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应用文写作
请示
1、含义
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。
请示主要用于:
1.在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理;2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情;3.超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区的事情,请示上级予以指示。
2、和报告的关系
请示和报告既有相同之处,又有区别。
相同之处是两个都是写给上级的上行文,公文里都有陈述意见,反映情况的内容。
区别是:
第一,时间有别。
请示跟报告相比,时间要求更紧迫。
请示写的情况是未解决的,属于将来时,报告写的情况是已做过的,属于过去时;第二,内容的侧重点有别。
请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;第三,要求有别,请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。
3、请示的写法
(1)标题
请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成,如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。
也可以由事由和文种构成,如《关于成立老干部办公室的请示》。
(2)主送机关
请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。
(3)正文
请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。
开头主要表述请示的缘由,是上级机关批复的主要依据。
一般而言,这部分要写明所遇到的新情况、新问题,或自身没有能力解决的困难,要写得充分、恰当、具体。
主体是表明请示事项的部分,也是请示最核心、最重要的部分。
请求指示的请示,主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。
请求批准的请示,要把要求批准的事项分条列款一一写明。
如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助,更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确,以便上级及时批准。
请示的结语比较简单,在主体之后,另起一段,按程式化语言写明期复请求即可。
期复请求用语常见的有“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”,“以上请示如无不妥,请批转有关部门执行”等等。
(发文机关名称)关于(事由)的请示
主送机关:
缘由+请示事项。
期复用语(“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”等等)。
发文机关名称
二○○六年×月×日
中成药所需犀角来源问题的请示
××市外贸局:
犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料,生产的中成药出口换汇率很高,也是出口畅销商品。
目前犀角进口货源紧张,价格不断上涨,今后也不易进口。
鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源:
一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。
三、……
为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入,经研究意见如下:
一、请局协助向以上有关单位联系,对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。
二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况,是否可以按出口外汇价值结算,也可按进口价格折人民币结算。
以上意见当否,请审核批复。
××市土产畜产进出口公司
×年×月×日
通知☆
1、含义
通知适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免或聘用干部。
2、种类
根据内容与作用,通知可分为以下几种类型:
指示性通知:
有关行政法规和规章、办法、措施,不宜用命令(令)发布的,可使用这种通知行文。
指示性通知往往带有强制性、指挥性和决策性的特点。
批示性通知(批转、转发性通知):
用于发布某些行政法规,转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。
这类通知包括批转性和转发性两种。
批转性通知,适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发,需在标题中加“批转”两字;转发性通知是“转发”有关文件的通知,同样需在标题中注明“转发”字样。
事务性通知(工作通知):
要求下级机关办理某些事项,除交待任务外,通常还提出工作原则和要求,让受文单位贯彻执行,具有强制性和行政约束力,这种通知,便属事项性通知。
有些工作任务,不宜采用命令和意见行文的,可使用这种通知。
知照性通知:
用于告知某一事项或某些信息的通知,诸如庆祝节日,成立、调整、合并、撤销机构,人事任免,启用新印章,更改电话,更正文件差错等,都可用这种通知行文。
会议通知:
即告诉有关单位或个人参加会议的通知。
3、写法
通知由标题、正文和结尾三个部分构成。
通知的标题有完全式和省略式两种。
完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题,省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。
通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。
下面分别介绍几种通知正文的写法:
指示性通知的写法:
指示性通知的正文,一般先写发文的原由、背景、依据;在事项部分,或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等,或写带有强制性、指挥性、决策性的原则(或指示性意见)、具体工作要求等。
事项性通知的写法:
事项性通知正文的写作,要使受文单位了解通知的内容(即事项),以及做什么,怎样做,有什么要求。
正文一般分三部分。
第一部分是开头,一般是说明为什么要发此通知,目的是什么。
第二部分是主体,即事项部分,将通知的具体内容一项一项列出,把布置的工作或需周知的事项,阐述清楚,并讲清要求、措施、办法等。
这类通知多数用于布置工作,因此也有人称之为“工作通知”。
第三部分是结尾,多提出贯彻执行要求,如“请遵照执行”,“请认真贯彻执行”,“请研究贯彻”等习惯用语,也有的通知结尾不写习惯用语。
知照性通知的写法:
知照性通知的正文,只要写清楚行文的依据、目的和事项即可。
要求文字简练、明白。
会议通知的写法:
会议通知依据其不同类型,有不同的写法。
通过文件传递渠道发出的会议通知,一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等,通常采用条文式写法,要求内容周密、语言清楚、表述准确,不致产生歧义。
供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知,正文开头可不写受文对象,应在通知事项中说明会议时间、地点、内容、准备材料及出席人员等。
语言力求简短、明白。
任免通知的写法:
任免通知的写法比会议通知更为简单,一般的固定格式是:
按任免决定写上任免人员即可。
通知的结尾一般要写明发文机关和时间,如标题中有发文机关的,可省略。
事项通知(工作通知、事务通知):
(××机关)(关于××事项的)通知
××机关①:
1、事由(为什么要发此通知,目的是什么;)2、事项(通知的具体事项——做什么和怎么做;)3、提出执行要求(用“请遵照执行”,“请认真贯彻执行”,“请研究贯彻”等习惯用语)
××机关(章)
年月日
×市人民政府办公厅关于加快调整城镇
供水、防汛工作业务分工的通知
市政办发〔1996〕210号
一九九六年十二月十一日
根据《*省人民政府办公厅关于调整城镇供水,防汛工作业务分工的通知》(×政办发〔1996〕81号)精神,市政府要求认真做好我市的调整工作,现就有关问题通知如下:
一、充分认识调整城镇供水,防汛工作业务分工的作用。
多年来,我市城乡供水和防汛工作体制一直是城镇区域内由城建部门管理,区域外由水利部门管理。
这种管理权限上的分割,已经不能适应我市经济、社会发展和人民生活的需要。
随着“甘露工程”的实施和防洪保安专项资金的征收,水利部门用于供水工程和防洪工程建设的投入将有较大的增加。
鉴于此,省人民政府决定将城镇供水和防汛业务划归水利部门管理。
这不仅有利于实现城乡供水,城乡防汛工作的统一管理,也有利于资源的综合开发和有效保护,而且必将有力地推动城镇供水和防汛基础设施建设,增强供水、防汛能力。
以于发问人民生活、保障和推动县或经济发展,都具有十分重要的意义。
……
五、城镇供水、防汛工作业务调整后,水利部门要加管理,合理调整供水水价,不断提高效益,把供水产业尽快推向市场。
同时,还要搞好城镇供水、防汛工程规划、设计工作,全面促进城镇供水、防汛工程的建设和管理。
注释:
①如果是用广播等方式让人周知的通知,可省略主送机关。
周知性通知:
(××机关)(关于××事项的)通知
××机关:
1、缘由(为什么要发此通知,目的是什么;)2、事项(希望让人知道的事项。
)
××机关(章)
年月日
会议通知:
关于××会议的通知
称谓:
1、召开会议的原因、目的;
2、参加人员;
3、会议的主要议题;
4、召开会议的时间;
5、会议地点;
6、有关事宜。
××机关(章)
年月日
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部,柳铁党委宣传部:
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下:
一、会议议题
传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署下一步工作。
二、参加人员
各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间
9日9-10日(会期一天半,9日8日下午报到)。
四、会议地点
报到及住宿地点:
南宁市七星路广西宣传干部培训中心。
会场:
区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
(一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份,在报到时交会务组
(打印要求:
16开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。
(二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作,准时出席会议。
在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。
(三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治
区党委宣传部办公室。
联系人:
×××,电话:
××××,传真:
××××××。
中共广西壮族自治区委员会宣传部
二○○三年九月四日
通报
1、含义和作用
通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误,传达重要精神或通报有关情况的公文。
通报的应用也比较广泛,可以用于表扬好人好事、新风尚;也可以用于批评错误,总结教训,告诫人们警惕类似问题的发生;还可以用来互通情况,传达重要精神,沟通交流信息,指导推动工作。
2、通报的种类
根据内容不同,通报可以分为表彰性通报、批评怀通报和情况通报三种。
表彰性通报:
是用来表彰先进单位和个人,介绍先进经验或事迹,树立典型,号召大家学习的通报。
批评性通报:
是用来批评、处分错误,以示警戒,要求被通报者和大家吸取教训的通报。
情况通报:
是在一定范围内传达重要情况和动向,以指导面上工作为目的的通报。
3、写法
通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
首部:
通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。
标题通常有两种构成形式:
一种是由发文机关名称、事由和文种组成,如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》;另外一种是由事由和文种构成,如《关于给不顾个人安危勇于救人的王××同志记功表彰的通报》。
此外,有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称,如《中共××市纪律检查委员会通报》;也有的通报标题只有文种名称。
主送机关:
除普发性通报外,其他通报应该标明主送机关。
正文:
通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。
开头说明通报缘由;主体说明通报决定;结尾提出通报的希望和要求。
不同类别的通报,其内容和写法有所不同,现分述如下:
(1)表扬性通报
1)叙述先进事迹,包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果;2)对上述事件进行分析、评议,指出其典型意义,或概括其主要经验。
3)写明通报决定。
4)提出表彰或发出号召。
如果是转发式的表彰通报,正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价,加上批语,即对被表彰者进行评议等,再发出号召或提出要求。
(2)批评性通报
1)通报原由,即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚。
2)对事故进行分析评议,重点分析事故发生的原因,指出事故的性质及其危害,并提出处分决定。
3)写明防止此类事故的措施,要对症下药,提出告诫,或重申某一方面的纪律。
也有的批评性通报,是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出的批评的。
这类通报,虽然涉及的面比较广,但因其错误性质基本相同,所以写法上以概括为主,大体和情况通报相近。
(3)情况通报。
主要起着沟通情况的作用。
旨在使下级单位和群众了解面上的情况,以便统一认识,统一步调,推动全局工作的开展。
1)叙述情况;2)分析情况,阐明意义;3)提出指导性意见。
)
尾部:
包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。
有的在通报标题中已标明发文机关名称,这里就不必再写。
表彰性通报:
(××机关)(关于××事项的)通报
××机关※:
1、开头(通报缘由:
叙述先进事迹,包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果。
)2、通报决定(对上述事件进行分析、评议,指出其典型意义,或概括其主要经验。
在此基础上,写明通报决定。
)3、结尾(提出表彰或发出号召。
)
××机关(章)
年月日
××市人民政府
关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报
各县(市、区)人民政府,市属各部门:
“九五”计划期间,我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作,认真贯彻省计划生育条例,切实加强对计划生育工作的领导,全面完成了省下达的“九五”人口计划和各项计划生育指标任务。
二000年度,全市人口出生率降到5%,平均生育率为0.87,低于全国、全省水平。
这是全市各级干部、计划生育工作者和全市人民共同努力的结果。
为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展,市人民政府决定授予××县等三十五个单位“全市计划生育先进集体”光荣称号,授予×××等四十五位同志“全市计划生育先进工作者”光荣称号。
希望受到表彰的单位和个人,要戒骄戒躁,继续努力,为我市计划生育工作向深层次、高质量发展做出新的贡献。
二○○一年,是“十五”计划的第一年,各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神,继续把计划生育工作放在更加重要的地位,坚持不懈地抓下去,切实加强领导,坚持按《条例》规定依法管理,大力加强基层基础工作,力争我市“十五”期间人口出生率控制在5%以内,为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗。
附:
××市计划生育先进集体、先进工作者名单。
(略)
××市人民政府(盖章)
二○○一年二月五日
说明:
普发性通报可以省略主送机关。
批评性通报:
(××机关)(关于××事项的)通报
××机关:
1)通报原由,即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚。
2)对事故进行分析评议,重点分析事故发生的原因,指出事故的性质及其危害,并提出处分决定。
3)写明防止此类事故的措施,要对症下药,提出告诫,或重申某一方面的纪律。
××机关(章)
年月日
国务院办公厅关于××省××市××县
擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报
1999年12月5日,××省××市××县举行××高速公路在本县通车仪式,××县主要领导擅自决定,让本县部分中、小学校停课参加通车仪式,近千名中小学生在风雪天等候长达二小时,致使部分中小学生生病,学生家长和群众极为愤慨,致信中央要求坚决制止此类现象。
中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序,这是教育教学质量的保证,任何单位和个人都不能随意破坏。
现在一些地方的个别领导利用自己的权力,动辄调用中小学生为各种会议、考察、参观、访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动,有些地方还因此发生了严重的安全事故,造成极恶劣的社会影响。
××县发生的问题,已不只是一般的形式主义,而是官僚主义,严重脱离群众,此类不良风气必须坚决予以制止。
各地区、各部门以及各级领导干部,要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训,切实增强群众观念,杜绝此类事件再度发生。
中小学生是祖国的未来,他们的学习和活动安排,要有利他们的学习和身心健康。
今后各地区、各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定,不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或“礼仪”活动,如确有必要组织的,须报经省级教育行政部门批准。
国务院办公厅(盖章)
一九九九年十二月二十日
公函
1、函的概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
2、函的结构、内容和写法
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(1)首部,主要包括标题、主送机关两个项目内容。
公函的标题一般有两种形式。
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
另一种是由事由和文种构成。
主送机关。
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
(2)正文,其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
开头。
主要说明发函的缘由。
一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:
”或“现将有关事项函复如下:
”等过渡语转入下文。
复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
主体。
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。
函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。
无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
(3)结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(4)结语。
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(5)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
主动发函:
(××机关)(关于××事项的)函
××机关:
开头(主要说明发函的缘由。
)过渡(“现将有关问题说明如下:
”)主体(函的核心内容部分,主要说明致函事项。
)结尾(用礼貌性语言向对方提出希望,或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函等。
)结语(“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”)
××机关(章)
年月日
中国科学院×研究所关于建立全面协作关系的函
×大学:
近年来,我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持,取得了一定的成绩,建立了良好的协作基础。
为了巩固成果,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。
(略)
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。
(略)
三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。
(略)
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备,在可能的条件下,予对方提供利用。
(略)
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋,达成协议,以利工作。
特此函达,务希研究见复。
中国科学院*研究所(盖章)
一九九五年×月×日
复函:
(××机关)(关于××事项的)复函
××机关:
开头(首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。
)过渡(“现将有关事项函复如下:
”)主体(函的核心内容部分,主要针对来函事项进行回答。
)结尾(用礼貌性语言向对方提出希望,或请对方协助解决某一问题。
)结语(“此复”、“特此函复”)
××机关(章)
年月日
中国科学院×研究所关于建立全面协作关系的函
××市人民政府办公厅关于临时工、合同工
能否执罚问题请示的复函
市政办函[1996]40号
市市容环境卫生管理局:
你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。
现复函如下:
《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。
该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。
按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》,从今年10月1日起,合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。
……
你局应按照上述精神,对全市市容卫生执罚人员进行清理,理顺执罚体制,保证行政处罚法的贯彻实施,促进市容卫生管理工作。
此复
××市人民政府
一九九六年十月七日
启事☆
1、含义
启事是机关单位、社会团体、企事业或公民个人公开申明某件事情,希望有关人员参与或者协助办理而使用的告知性应用文。
启事这种文体的种类很多,使用范围也越来越广泛,已由原来仅限于“寻人”、“寻物”、“招领”等启事,发展到“征婚”、“招贤”、“招聘”、“征集”等几十种类型,涉及社会生活的各个方面。
尤其是机关、团体、各群体、各个角落传递信息,以处理各自公务。
2、种类
启事根据内容、性质的不同来划分,可以分为招领启事、迁移启事、房屋租赁启事、开业启事、单位成立启事、庆典启事、招聘启事、招生启事、征文启事、征集启事、更名启事、邮购启事、供货会启事等数十种。
3、写法
启事一般由标题、正文和尾部组成。
(1)标题。
启事的标题构成形式比较灵活,可以由事由和文种构成,如《征集启事》、《征稿启事》;可以只写文种《启事》;可以由启事机关单位的名称和事由组成,如《××公司微机培训班即日起开始报名》。
(2)正文。
是启事的主体部分,主要说明启事事项。
具体包括发出启事的目的、意义,办理启事事项的方式、方法,要求等内容。
正文部分的写法比较灵活,可以分段说明,也可以不分段说明;可以标序列述,也可以分层次列小标题分述。
同时要注意以下三点:
一是不同的启事,写法不尽相同,形式应该为内容服务;二是表述要简洁、明确、直截了当;三是要恰当使用礼貌用语。
(3)尾部。
包括署名、时间和附项等内容。
附项即在正文左下方注明联系地址、邮编、电话及联系人等项内容。
(事由)启事
正文(目的、意义,办理启事事项的方式、方法,要求等内容。
)
××机关(或署名)
年月日
附项:
联系地址、邮编、电话及联系人等
4、几种常用的公务性启事的写法
(1)寻物、寻人启事。
寻物、寻人启事是国家机关、社会团体、企事业单位公开向社会申明寻找丢失物品或寻找、查询有关人员时所使用的一种启事。
这种启事由标题、正文和尾部三部分组成。
标题由事由和文种构成,如“寻物启事”、“寻人启事”等,也有的标题直接写上文种名称“启事”。
正文主要包括两项内容:
如为寻物启事,要简明、准确地介绍丢失物品的时间、地点、名称、数量、特征等项内容,失物的特征要写得详细、具体,其中包括物品的形状、质地、色彩、记号等等;如寻人启事,要根据寻找的对象的情况来写。
例如,对走失人员,要交待走失的原因、时间、地点及体貌特征、服饰特点等;对查询对象,则要写明查询的原因、查询的具体内容,并提供已知的情况和线索。
之后,要向受文者交代清楚联系的地址、方式、联系人及电话号码等项内容,一般分项写在正文下面左方空白处。
尾部于正文右下方署上启事单位的全称和具文的年、月、日期。
例文一寻物启事
寻车启事
2001年4月1日上午7时许,兰天出租汽车公司京B·E2885号红色夏利出租车,由司机王××(男,45岁)驾驶外出营运,至今未归,该车发动机号为:
9750147,车架号为:
970896,车门上印有“兰天出租汽车公司11015”字样,如有线索,请速与兰天出租汽车公司联系,联系电话:
(010)6254××××,联系人:
王××,有重谢!
兰天出租汽车公司
2001年4月5日
例文二
寻人启事
3月31日上午10点,我带女儿去××商场购物,不慎女儿走失,请帮查找。
我女儿叫王晓,3岁,身高60公分;圆脸,单眼
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