4政府采购业务内部控制.docx
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4政府采购业务内部控制
P县发展和改革局政府采购业务
内部控制
第一部分政府采购业务内部控制制度
第一章总则
第一条为规范单位采购行为,防范控制采购风险,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规和县级相关规定,制定本制度。
第二条本制度所称政府采购,是指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
财政性资金是指纳入预算管理的资金,以财政性资金作为还款来源的借贷资金,视同财政性资金。
采购项目既使用财政性资金又使用非财政性资金的,使用财政性资金采购的部分,适用政府采购法;无法分割的,统一适用政府采购法。
第三条行政事业单位政府采购业务内部控制的目标是:
以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度,做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位,实现对政府采购活动内部权力运行的有效制约。
第四条政府采购业务控制,应关注的主要风险有:
(一)政府采购、资产管理、预算编制以及业务部门之间缺乏沟通协调,采购项目可行性论证不充分,重复或错误立项,需求审核不严格,采购与实际需求脱节,导致资金浪费或资产闲置;
(二)采购参数的制定缺乏公平公开透明的制衡机制和专业管理,采购预算定价市场调查论证不足,过高或过低制定预算,导致资金效用降低或资源浪费;
(三)未按规定选择采购方式、发布采购信息,甚至以化整为零或其他方式规避公开招标,对采购、招标缺乏有效的监督,影响单位正常业务活动开展,导致单位被提起诉讼或受到处罚。
(四)未准确把握落实政府采购的政策功能要求,未严格执行采购国货、采购节能、环保产品等要求,未预留采购项目预算专门面向中小企业采购,导致单位不能支付资金或被相关监管部门处理;
(五)政府采购信息公开不及时、不规范,未按规定要求公开采购过程信息、公告采购合同,导致单位被相关监管部门处理;
(六)采购验收不规范,合同和付款环节审核不严格,实际接收产品与采购合同约定有差异,导致采购资金损失或单位信用受损;
(七)采购业务档案管理不善,信息缺失,使政府采购信息和财务信息的真实完整性受到影响。
第五条单位应当针对政府采购业务的主要风险,结合单位实际情况,建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、政府采购验收管理等内部管理制度,采取有效控制措施,保证采购活动合法合规,有效防范舞弊和预防腐败,确保采购满足本单位工作需要。
单位主管部门应当指导并督促下属单位建立健全政府采购内控制度,加强对下属单位政府采购的专项检查。
同时,加强对下属单位日常政府采购活动的监督和检查,促进规范,做到日常监督与专项检查相结合,对发现的违规处置问题要严肃处理,并督促整改。
第二章管理机构及岗位职责
第六条单位应当合理设置政府采购业务管理机构,一般应当包括政府采购业务决策机构、实施机构和监督机构。
第七条单位领导班子是政府采购业务决策机构。
其主要职责包括:
(一)审定政府采购内部管理制度;
(二)研究决定重大政府采购事项,审定政府采购预算和计划;
(三)督促政府采购实施机构办理政府采购业务,协调解决政府采购业务执行中的重大问题;
(四)其他相关决策事宜。
第八条单位政府采购业务实施机构包括采购部门、财会部门、资产管理部门及相关业务部门等。
采购业务多的单位应当成立采购部门或指定归口管理部门(以下统称采购部门),采购业务少的单位可以由综合管理部门或成立采购小组承担采购部门职责。
第九条单位采购部门的主要职责包括:
(一)及时传达政府部门的有关管理规定及政府采购相关信息,拟定单位政府采购内部管理制度及细则,并根据有关规定及时更新和调整;
(二)审核汇总业务部门提交的政府采购预算建议数、政府采购计划、政府采购申请,按照国家有关规定确定政府采购组织形式和政府采购方式;
(三)组织实施单位自行组织的采购业务,组织或指导依法订立和履行政府采购合同,组织实施政府采购验收,组织处理政府采购纠纷;
(四)负责按规定公开政府采购过程的相关信息,采购合同等;
(五)妥善保管政府采购业务相关资料,及时向财会部门提交政府采购合同文本和验收证明,定期对政府采购业务信息进行分类统计和分析,并在内部通报。
第十条单位财会部门在政府采购业务方面的主要职责包括:
(一)负责汇总编制单位政府采购预算、计划,报同级财政部门批准、备案后,下达给采购部门和业务部门执行;
(二)审核采购部门和业务部门申报的政府采购的相关资料,确定资金来源,复核政府采购支付申请手续,办理相关资金支付;
(三)根据采购部门提交的政府采购合同、验收证明及结算票据,对政府采购业务进行账务处理;
(四)定期与采购部门沟通,掌握政府采购业务的执行和结算情况。
第十一条单位相关业务部门在政府采购业务方面的主要职责包括:
(一)申报本部门的政府采购预算建议数;依据内部审批下达的政府采购预算和实际工作需要编制政府采购计划,进行政府采购需求登记,提出政府采购申请;
(二)对政府采购文件进行确认,对有异议的政府采购文件进行调整、修改,对政府采购项目的预中标结果进行确认;
(三)参与政府采购合同的签订,参与政府采购验收,对验收结果进行确认,提出政府采购资金支付申请。
第十二条单位应当指定专业部门作为政府采购业务监督机构,同时应当积极发挥纪检监察部门对政府采购的监督作用。
政府采购业务监督部门的主要职责包括:
(一)对单位采购项目的招投标、竞争性磋商、谈判活动,采购项目验收、及履约情况等进行监督;
(二)监督检查业务部门、采购部门、财会部门执行政府采购法律法规及相关规定的情况;
(三)参与政府采购业务质疑、投诉答复的处理。
第十三条单位应当明确相关岗位的职责权限,并确保政府采购预算的编制与审定、政府采购需求制定与内部审批、采购文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管、付款审批与付款执行、采购执行与监督检查等不相容岗位相互分离。
第十四条单位应当按规定建立轮岗交流制度,按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期,风险等级高的岗位原则上应当缩短轮岗年限。
不具备轮岗条件的应当定期采取专项审计等控制措施。
建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。
第十五条单位应当提高政府采购效率,对信息公告、合同签订、变更采购方式、采购进口产品、质疑投诉处理以及其他有时间要求的事项,要细化各个节点的完成时限,力争在规定时间内完成。
第三章政府采购预算与计划管理
第十六条单位政府采购预算是部门预算的组成部分,与部门预算同步编制、统一批复。
政府采购预算的编制工作由单位财会部门牵头,组织各部门协同配合共同完成。
第十七条单位应当加强对政府采购预算的管理,建立财会、采购、资产管理及相关业务部门等部门或岗位之间的沟通协调机制,实现部门之间的信息共享,使政府采购预算能与资产存量相适应,并满足各项工作需要,避免出现重复购置或应购未购情况。
第十八条单位政府采购预算由业务部门根据实际需求提出预算建议数,由资产管理部门核实采购需求和相关标准,由采购部门审核汇总,由财会部门根据预算指标进行平衡,确定采购资金来源,经单位采购业务决策机构审定后形成单位年度政府采购预算,经财政部门批准后执行。
第十九条单位应当认真执行政府采购预算,按照已批复的预算编制政府采购计划。
年度内追加或者调整的政府采购项目,应当同时按原审批程序追加或者调整政府采购预算,经上级主管部门和同级财政部门批准调整本单位预算后执行。
第二十条单位应当加强对政府采购计划的管理,根据相关支出标准、采购预算和集中采购目录、采购限额标准编报政府采购计划,报财政部门备案。
第二十一条单位政府采购计划应详尽、完整、准确,涉及需要申请批准的内容如采购进口产品、采购方式变更等应事先获得批准,不得编报超预算、超标准、超配置的政府采购计划。
第四章政府采购活动管理
第二十二条单位应当加强对政府采购活动的管理,由采购部门实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、业务部门、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。
第二十三条单位应当建立公开透明、论证充分、相互制衡的采购参数和价格制定机制,对于采购额度较大的采购项目应当经过可行性研究和专家论证,保证政府采购项目及预算价格合理、参数公正可靠,向社会公众提供的公共服务项目,应当就确定采购需求征求社会公众的意见。
第二十四条单位采购部门应当按照规定,选择适合的政府采购方式,涉及采购方式变更的,应事前获得财政部门的批准,政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购及询价采购等。
第二十五条单位应当建立规范政府采购信息发布制度,在指定的政府采购信息发布媒体上发布政府采购信息,提高政府采购活动的透明度。
发布的政府采购信息主要包括公开招标公告、邀请招标资格预审公告、中标公告、采购文件、采购合同等。
第二十六条单位应当加强对政府采购申请的内部审核,由政府采购各相关部门对政府采购项目的合理性以及技术参数、预算价格、采购方式、信息发布等分别进行审核。
对采购进口产品、变更采购方式等事项应当重点审核,严格履行审批手续。
第二十七条政府采购实行集中采购与分散采购相结合,对纳入集中采购目录的采购项目,应委托集中采购机构实行集中采购。
对集中采购目录以外,采购资金在采购限额标准以上的采购项目,实行分散采购。
非政府采购项目,单位应明确自行组织采购的相关管理办法,也可参照政府采购的相关规定执行。
第二十八条单位采购部门应协调业务部门全程参与政府采购活动,资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门或岗位应做好事前和事后监督检查工作,保障采购活动的合法性、合理性。
第二十九条单位应当加强对政府采购业务质疑、投诉答复的管理,指定牵头部门,采购部门、业务部门及相关人员参加,针对质疑、投诉事项查清原委,并依据相关规定对质疑投诉人做出正式答复。
第三十条单位应当加强对涉密采购项目安全保密的管理。
涉密采购项目的认定,应当报政府保密局认定,经核准后方可按涉密项目采购,并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。
采购合同中涉及保密事项的,应有法律方面的专家参与制定。
第五章政府采购验收管理
第三十一条单位应当加强对政府采购项目验收的管理,成立验收工作小组,根据规定的验收制度和政府采购文件,对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
验收工作小组成员应当在验收证明上签署验收意见,验收单位应当加盖公章,并承担相应的责任。
第三十二条单位验收工作小组为非常设机构,成员可以根据采购项目情况确定,一般由采购、资产管理、财会、内部审计和纪检监察等部门或岗位人员组成,直接参与该项政府采购活动的工作人员不得作为验收工作的主要负责人。
第三十三条验收工作小组应当依据政府采购合同的规定,对采购项目的各项技术指标进行验收,技术指标均达到或超过规定的标准方可确认为验收合格。
第三十四条对大型或者技术复杂的政府采购项目,单位应当聘请国家认可的质量检测机构或有关专家参与验收工作。
第三十五条验收证明是支付政府采购资金、办理资产交付使用的必要文件,应及时传递给财会部门和资产管理部门,以保证采购资金及时支付和资产及时入账。
第六章政府采购业务信息管理
第三十六条单位应当加强对政府采购业务的记录控制。
妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料,防止资料遗失、泄露。
第三十七条单位应当按照规定建立政府采购档案,指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。
按年度、分项目归集政府采购档案。
采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。
第三十八条单位应当定期对政府采购业务信息进行分类统计,相关部门定期核对信息,并在单位内部通报政府采购预算的执行情况、政府采购业务的开展情况,提高采购透明度。
第二部分政府采购业务内部控制流程图及流程节点描述
1.政府采购预算管理
1.1政府采购预算管理流程图
1.2政府采购预算管理流程节点描述
2.政府采购计划审批业务管理
2.1政府采购计划审批业务流程图
2.2政府采购计划审批业务流程节点描述
3.政府采购执行业务管理
3.1政府采购执行业务流程图
3.2政府采购执行业务流程节点描述
4.政府采购验收结算管理
4.1政府采购验收结算流程图
4.2政府采购验收结算流程节点描述
1.政府采购预算管理
1.1政府采购预算管理流程图
1.2政府采购预算管理流程节点描述
节点
流程节点描述
采购预算编制
A1
业务部门根据年度计划和资产存量配置情况,提出采购预算建议数,编制采购预算
采购预算审核
B2
资产管理部门审核采购预算的科学性、合理性
C2
单位采购部门审核汇总采购预算
采购预算汇总
D3
财会部门从控制预算指标额度的角度,审核汇总采购预算,编报到单位部门预算中,上报单位决策机构
采购预算审批
E4
单位决策机构审定采购预算,通过则报送上级主管部门、财政部门审批;未通过则反馈信息,相关部门调整预算
F4
上级主管部门、财政部门审批采购预算
采购预算下达
F5
财政部门、上级主管部门下达采购预算批复
D5
财会部门分解细化并下达采购预算指标
C5
单位采购部门收到采购预算指标并监督执行
A5
业务部门收到并执行采购预算指标
相关规范
应建规范
政府采购内部管理制度
参照规范
《中华人民共和国政府采购法》
《中华人民共和国预算法》
《中华人民共和国政府采购法实施条例》
2.政府采购计划审批业务管理
2.1政府采购计划审批业务流程图
2.2政府采购计划审批业务流程节点描述
节点
流程节点描述
提出采购申请
A1
业务部门在采购预算指标批准范围内,根据自身工作需要拟定采购方案,提出采购申请
采购申请审核
B2
资产管理部门审核采购事项的合理性,是否和现有资产存量相符
C2
财会部门审核确定是否符合采购预算指标
D2
单位采购部门审核采购申请,按照单位采购管理办法规定授权范围内的采购计划直接申报,XX的报单位决策机构审批
E2
单位决策机构根据单位年度发展规划等,审批采购申请报告,审批未通过则终止该部门的申请;审批通过的交由单位采购管理部门按规定程序上报
审批事项报批
D3
采购申请属审批事项的,单位采购部门要报财政部门审批
F3
财政部门审批如采购进口产品是否经过专家论证、审批;超过采购公开招标数额标准以上的货物或者服务,或者有需要执行政府采购政策等特殊情况需变更采购方式的审批。
采购计划备案
D4
单位采购部门按照规定申报采购计划
F4
财政部门备案采购计划
采购计划执行
D5
单位采购部门按照批复的采购计划,执行采购流程,同时向上级部门备案
相关规范
应建规范
政府采购内部管理制度
参照规范
《中华人民共和国政府采购法》
《中华人民共和国预算法》
《中华人民共和国政府采购法实施条例》
《国务院办公厅关于进一步加强政府采购管理工作的意见》(国办发〔2009〕35号)
《财政部办公厅关于政府采购进口产品管理有关问题的通知》(财办库〔2008〕248号)
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第18号令2004.8.11)
《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部第74号令2013.12.19)
《财政部、国家发展改革委关于印发<节能产品政府采购实施意见>的通知》(财库〔2004〕185号)
《国务院办公厅关于建立政府强制采购节能产品制度的通知》(国办发〔2007〕51号)
《财政部关于印发<政府采购进口产品管理办法>的通知》(财库〔2007〕119号)
《财政部、国家环保总局联合印发<关于环境标志产品政府采购实施的意见>》(财库〔2006〕90号)
《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)
《国务院办公厅关于进一步规范招投标活动的若干意见》(国办发〔2004〕56号)
《浙江省财政厅关于进一步加强政府采购进口产品管理的通知》(浙财采监〔2010〕51号)
《浙江省人民政府办公厅关于建立政府优先强制采购节能环保和自主创新产品制度的通知》(浙政办发〔2008〕29号)
《浙江省财政厅关于进一步创新管理提高政府采购工作效率和服务水平的意见》(浙财采监〔2010〕52号)
3.政府采购执行业务管理
3.1政府采购执行业务流程图
3.2政府采购执行业务流程节点描述
节点
流程节点描述
采购计划实施
B1
单位采购部门按批复计划组织采购
采购文件编制
B2\D2
单位采购部门根据采购项目情况决定是否委托代理机构,如委托政府采购代理机构组织采购,需要签订委托协议
B2\D2
单位采购部门或采购代理机构编制或修订采购文件
采购文件确认
B3
单位采购部门组织业务部门对采购文件进行审核确认,对业务部门修改后的采购文件进行复核
A3
业务部门核对采购技术参数,对采购文件进行确认
C3
单位决策机构审批采购文件
采购、招标
B4\D4
单位采购部门或政府采购代理机构发布采购信息,进行采购、招标,公布采购结果
C4
单位决策机构授权单位纪检部门对采购、招标过程进行监督;确认招标结果
签订合同并公告
B5
单位采购部门组织签订采购合同
A5
业务部门签订采购合同并向财会部门备案
B5
单位采购部门将采购合同公告
相关规范
应建规范
政府采购内部管理制度
参照规范
《中华人民共和国政府采购法》
《中华人民共和国政府采购法实施条例》
《国务院办公厅关于进一步加强政府采购管理工作的意见》(国办发〔2009〕35号)
《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第18号)
《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)
《财政部关于印发<政府采购进口产品管理办法>的通知》(财库〔2007〕119号)
《财政部监察部关于印发<政府采购评审专家管理办法>的通知》
(财库〔2003〕119号)
《政府采购供应商投诉处理办法》(财政部令第20号)
《政府采购信息公告管理办法》(财政部令第19号)
《财政部关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知》
(财库﹝2007﹞2号)
《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)
《关于做好政府采购信息公开工作的通知》(财库〔2015〕135号)
《浙江省政府采购活动现场组织管理办法》(浙财采监〔2015〕13号)
4.政府采购验收结算管理
4.1政府采购验收结算流程图
4.2政府采购验收结算流程节点描述
节点
流程节点描述
验收申请
A1
业务部门收到供应商供货,提出验收申请
B1
资产管理部门拟定验收方式
D1
单位决策机构审批确定验收方式,由单位组织验收或委托专业检测机构进行检测验收
E1
大型、技术复杂项目委托专业检测机构进行检测验收,签订委托协议
成立验收小组
B2
资产管理部门按单位决策机构批准意见成立验收小组,组织相关部门参与验收
现场验收
A3/B3
验收小组/专业检测机构根据相关技术标准及合同规定,对标的物进行现场勘查检验,判定是否合格,对不合格的通知供应商进行修正,待修正后重新提出验收申请。
对判定合格的验收,在验收报告上签字确认
结算付款
D4
采购项目结算通知经单位主管领导审批,向财会部门提交支付手续
C4
财会部门根据结算通知、验收单、发票、合同等相关资料付款并进行账务处理,国库支付项目按规定支付
相关规范
应建规范
政府采购内部管理制度
参照规范
《中华人民共和国政府采购法》
《中华人民共和国预算法》
《中华人民共和国政府采购法实施条例》
《中华人民共和国产品质量法》
《中华人民共和国反不正当竞争法》
《政府采购供应商投诉处理办法》(财政部令第20号)
《政府采购信息公告管理办法》(财政部令第19号)
《关于做好政府采购信息公开工作的通知》(财库〔2015〕135号)
《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)
第三部分政府采购业务关键控制环节的
主要风险及防控措施
业务环节
风险点
主要防控措施
采购预算编制
1.预算编制不合理,政府采购、资产管理、业务各部门之间缺乏沟通协调,采购项目可行性论证不充分;
2.预算审核不依据业务需求,不考虑资产的存量配置,存在重复购置,资金浪费风险;
3.因询价制度不健全或制度执行不严格,预算审核不科学,存在重复购置,资金浪费或未予购置影响业务;
4.预算审核存在漏报、重复预算,没有严格控制预算额度,造成资金浪费;
5.采购预算审定不认真,存在宁多勿少观念,造成重复预算浪费资金。
1.建立部门之间协调机制,加强采购的可行性论证,依据报告及专家评审意见等资料认定采购必要性;
2.充分利用信息技术,保证资源分配的效率性,避免重复采购;
3.严格执行审核、汇总预算工作流程,严格控制预算指标额度;
4.建立监管机制,明确责任,追踪问责。
采购计划审批
1.采购事项不合理,化整为零等方式规避公开招标;
2.采购申请不在预算范围内,不考虑资产的使用效益,造成资金浪费或资产闲置;
3.资产配置标准不相符,存在重复采购行为;
4.采购技术参数不完备或不专业;
5.未经充分论证采购立项,立项不科学导致损失浪费,未经集体决策,营私舞弊;
6.未经专家论证和财政部门审批购买进口设备,超标准采购;未经审批变更采购方式,规避招投标,营私舞弊;
7.采购计划申报不及时,未按规定选择采购方式,人为暗箱操作,监督不到位。
1.严格审核资产存量及配置标准,依据实际需要确定采购需求,注重采购规模效益;
2.严格执行采购预算,审核采购数量、金额、资金来源与预算批复相对应;技术参数要由相关技术部门出具审核意见,明确责任,追踪问责;
3.充分发挥专家作用,经专家论证可行性意见,单位决策机构集体决定;
4.严格执行政府采购进口产品管理办法和政府采购关于变更采购方式的规定;
5.发挥监督管控机制,严格履行程序,不相容岗位相互分离,相互制约。
采购执行业务
1.未按规定选择采购方式,规避公开招标,出现围标、舞弊等问题;
2.不具备组织采购的能力,采购程序不规范,出现违规问题;
3.人为设置不合理标准,形成单一来源或围标等违规事项;
4.采购参数具有排它性、泄露采购信息;
5.未按规定发布采购信息,形成单一来源或围标等违规事项。
1.严格按规定选择采购方式,按审批权限报单位决策机构批准;
2.选取有资质信誉好的招标代理机构组织采购;
3.严格依据规定编制招标文件,并组织对招标文件进行审核,严格保密程序;
4.建立信息发布制度,在规定范围、规定媒介上发布采购信息;
5.建立采购监督制度,审计、纪检等内部监督部门对采购进行全程监督。
采购验收结算
1.未按规定权限组织验收,出现验收无效或达不到验收效果;
2.未按规定组织相关部门参加验收,验收人员不专业;
3.未按合同、标准进行验收,产品与合同约定有差异;
4.付款审核不严,手续不完善,未按规定付款。
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