集团总裁办会议管理办法.docx
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集团总裁办会议管理办法
集团总裁办会议管理办法
第一章总 则
第一条为加强集团各类会议的组织与管理,提高会议效率,加强集团内部的沟通与协调,促进集团各项工作的整体推进,特制定本办法。
第二条本办法适用于以集团或各中心、各公司名义召开的各种工作会议。
第三条为避免会议过多或重复,集团正常性的会议尽可能纳入例会,原则上按规定的时间、地点、内容组织召开。
第四条各种会议应当本着“务实、高效、节俭”的原则,严格控制时间、规模、层次和人数,尽量开短会,不召开没有准备、没有主题、不解决实际问题的会议。
第二章例会管理
第五条集团半年、年度总结、表彰、规划大会
由总裁办公会商定具体议题、时间、地点及其它事项,总裁办负责组织实施。
第六条集团总裁办公会
(一)会议时间和地点
每周一召开集团总裁办公会议,具体时间和地点由总裁办负责通知;
(二)参会人员
详见《总裁办公会议规则》,会议由总裁办主任主持。
(三)会议内容
1、集团日常经营管理决策(各部门周、月工作计划的审定);
2、集团组织架构调整方案;
3、集团年度经营目标及年度预算;
4、集团高级管理人员人事异动;
5、集团基本管理制度和流程的审定;
6、集团总裁提议审议的其他事项。
第七条集团专业管理委员会例会
集团因工作需要成立的各种专业委员会例会,如投资决策委员会、预算管理委员会等,由委员会的秘书机构负责组织召开,时间根据委员会需要确定,相关委员会成员参加,会议讨论、研究相关的专项工作。
第八条系统专题例会
(一)系统按集团相互关联的管理中心或部门所划分。
专题例会可以是业务专题会议或管理专题会议,如运营管理系统、人力资源系统等。
(二)各系统根据实际情况和运作模式,制定本系统的例会管理办法,内容包括季度、年中和年度会议以及一些专项会议。
(三)系统例会管理办法中需明确例会的名称、会议时间(地点)、参会人员、会议内容、会议的组织以及会议方式等。
(四)系统例会议定的问题,如事关重大,应根据集团会议程序提交集团总裁办公会讨论决定。
第九条各管理中心、子公司内部例会
(一)会议时间
每周召开一次工作例会,每月召开一次总结和计划例会。
并按集团要求按季度、半年和年终召开相应的总结规划例会。
具体时间由各管理中心、子公司根据实际情况自行确定。
(二)参会人员
各管理中心、子公司根据会议议题自行确定。
(三)会议内容
1、传达和贯彻落实集团的重要会议、文件和制度精神。
2、各部门各时间段(如周、月、季、年)的工作总结和下个时段工作安排。
3、协调解决工作中存在的主要问题。
4、讨论相关专题内容或工作。
第三章临时会议管理
第十条各类临时会
各管理中心、子公司讨论、研究、协调工作中的专业问题、技术方案或专项管理工作会议,会议由专项工作的牵头部门负责组织召开,集团领导视情况需要参加。
第十一条临时会议
各部门或系统根据工作的进展情况、存在的问题等临时决定召开的各种协调、讨论会,会议的时间、地点、参加人员以及会议内容等由牵头部门根据需要确定并组织召开。
第四章会议管理程序及要求
第十二条会议的确定
(一)需要两位或两位以上集团领导同时参加的会议需提前三天向总裁办申请,填写《会议申请表》。
(二)对不定期的大型或重要会议,会议组织部门应提出会议企划报告,该报告包括:
(1)会议名称;
(2)会议主旨和目标;(3)会议议题;(4)会议时间;(5)会议地点;(6)会议议程;(7)会议主持人;(8)出席人员(名单);(9)会议财务预算;(10)接待工作说明;(11)现有筹备情况及进展;(12)(可能)存在的问题、解决方案及要求;(13)筹备时间进度表等,经部门负责人和主管副总裁批准后执行。
(三)会议采用电话或视频会议的形式时,会议组织部门应提前一天向集团总裁办申请使用电话或视频会议设备。
第十三条会议的组织
会议组织部门可根据所组织召开会议的级别、规模以及形式等决定开展相应的会议组织和会务工作。
(一)会议准备:
1、明确会议议题:
相关部门应于会前向会议组织部门提交需研究解决的问题,报会议主持人审定;一次会议讨论的问题不宜太多,对中心议题一定要预先作充分的调查研究。
2、确定会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、会议大致时间等内容,并指定专人负责会议准备工作。
3、下发会议通知:
会议通知至少提前一天下发,需提前发放的材料应一并发放,对重要会议须通过电话等方式确认将出席会议的重要或主要人员是否能如期出席,并做相应安排。
4、会议材料的准备:
包括会议文件的收集、撰写、打印、装订、发放等。
5、如有特殊原因需要变更、取消会议的,须提前通知各参会人员。
(二)会务工作
1、预订会议室,对于在外召开的会议需提前联系、协调会议宾馆。
2、确定食宿标准,安排参会人员的用餐和住宿等事宜。
3、确定会议前和会议期间车辆使用和调度的责任人。
4、会场的布置,包括安排会议格局、座位与座次,准备并悬挂横幅,调试音响设备,摆放座位名卡、会场指示牌等,必要时安排录音、录像或照相等。
5、准备会议用仪器、用品及用具,包括投影仪、笔记本电脑、教鞭、签字笔、本、文具、签到登记表、奖品、纪念品或礼品等。
6、所有大型、中型会议都要实行签到,由会议的组织部门负责签到工作,及时统计到会和缺席人数,并向会议主持人反馈。
7、会间会后应及时清理会场,回收多出的礼品、资料、文具,收存会议用仪器、文件,保持会场整洁。
8、安排好外地参会人员的返回服务工作。
9、其它会务工作。
第十四条会议的要求
(一)会议汇报发言应紧扣议题,简明扼要,以确保会议有较多的时间充分讨论决定问题;各种沟通协调和讨论会必须形成决议。
(二)参加会议人员必须严格遵守会议纪律,不迟到、早退,如出差在外或遇紧急事项确实不能参加,须提前向会议的组织部门请假,根据需要指定代理人参加;召开重要会议时,各相关人员必须按要求参加,不得随意指派其它人员。
(三)参会人员应认真做好会议记录,不从事与会议议题无关的事情,遇特殊情况需离开时,应经会议主持人同意。
(四)所有与会人员在会议开始前应将手机设为“振动或静音”状态;会议进行中无特殊情况不得接打电话,若确需要接听电话,请到会场外进行接听,但时间不宜过长。
(五)参加集团总裁办公会和其它一些涉及集团经营活动重要会议的人员应严格遵守保密制度。
不得泄漏会议内部讨论情况和尚未正式公布的议定事项;会议讨论文件不得带出会场,确有必要留用的,须经会议的组织部门同意。
第十五条会议纪要
(一)会议的组织部门确定专人负责会议的记录工作,集团总裁办公会、投资决策或重大项目等专题会议要建立专用记录本,并按要求及时整理会议纪要。
(二)凡多部门参加的会议,会议纪要需经各部门相关负责人签字确认后方可下发。
(三)集团总裁办公会的会议纪要直接以总裁办的名义下发,其它需以总裁办名义下发的会议纪要需经总裁办主任审核,由总裁签发并确定发放范围。
(四)各管理中心、子公司组织召开各种会议的会议纪要需上报直接主管领导及相关部门。
第十六条会议决议的落实
各有关领导、部门、系统必须按照会议的部署和会议纪要的要求做好会议精神的贯彻和落实。
(一)集团总裁办公会要求落实事项若无特殊要求的,相关责任部门须在会后制定详细的实施计划,包括解决措施(方案)、所达成的目标、目标的评价标准以及完成时间、主要承办人、所需资源等,并在要求时间内上报总裁办;
(二)有关部门或人员应及时向会议的组织部门反馈会议需落实事项的开展情况,对于逾期不能完成的须说明未完成的原因、存在的问题等;
(三)会议的组织部门应指定专人负责督促、检查会议需落实事项的落实与完成情况,落实事项一个月内完成的每周至少督办一次,落实事项一个月以上完成的按月进行督办,并将落实情况以书面形式上报相关领导。
(四)会议的通知、签到表、专用记录本、会议纪要、会议落实情况报告、会议文件(包括参考文件)以及录音、录像、照相等资料由会议的组织部门负责编号归档保存,以便查询。
第五章监督与检查
第十七条总裁办作为集团会议的归口管理部门,负责对集团各种例会的实施情况以及各种会议的组织、会议效率和会议精神的贯彻落实情况等进行监督检查。
(一)监督检查
总裁办将不定期对各管理中心、子公司例会以及会议的组织、效率和会议精神的落实情况进行抽查,主要检查会议的通知、会议纪要、会议签到表、会议决议的落实情况报告以及各种会议资料的归档情况等。
(二)结果处理
各管理中心总监、子公司总经理作为集团会议管理工作的主要责任人,执行《会议管理办法》的情况将作为其考核的依据之一。
1、提供要求各管理中心、子公司相关领导必须参加重要会议的出勤情况;
2、提供所抽查管理中心、子公司例会的落实以及会议的组织、效率和会议精神的落实情况等。
第六章附则
第十八条本办法由总裁办负责解释、修订。
第十九条本办法自颁布之日起实施。
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- 集团 总裁 会议 管理办法