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应用文学习
文秘和办公室工作学习资料
(第82期)
张家口市人口计生委办公室2007年4月20日
应用文学习方略
应用文写作是综合性的实践活动,它是作者多种素质和智能的综合体现。
就写作能力而言,需要经过长期的严格训练。
一、认真掌握应用写作的理论知识
有些人承认写作有理论,却不承认应用写作理论的存在。
在他们看来,应用文与其他文章写作,都以语言文字为媒介,都有一定的写作目的,都需要收集材料、构思立意,都产生出精神产品等。
但他们却忽视了应用文写作与其他文章写作的不同点。
其实,无论是作者、写作过程、文体、读者,应用文写作都有自己鲜明的“个性”。
自20世纪80年代以来,应用文写作已初步形成了自己的基本理论体系,正处于发展完善之中。
认真学习和掌握应用文写作理论,用它来指导自己的写作实践,可以避免盲目性,增强自觉性,少走弯路,取得事半功倍的效果。
二、多读古今应用文名篇,从中获益
应用写作源远流长,注重实用是我国文章写作的优良传统。
东汉人王充就说过:
“为世用者,百篇无害;不为世用者,一章无补。
”古代仁人志士、文章高手,曾写过大量经世致用的应用文佳作,成为中华民族精神财富中极其宝贵的遗产。
这些应用文佳作“事信言文”、“简而有法”(欧阳修语),脍炙人口,可供我们学习借鉴。
更主要的是要多读优秀的现代应用文,如毛泽东、刘少奇、周恩来、邓小平、陈云等老一辈革命家都亲自写过不少重要公文,思想、文字水平都高,且各具特色,值得我们认真学习。
各级机关、各行各业的“文件汇编”里,都不乏佳作,也是我们学习的好资料。
有些应用文,在报刊上公开发表可剪下来作为学习之用。
总之,要做有心人,善于学习,“取法乎上”,从古今的应用文佳作名篇中获得宝贵的借鉴。
三、坚持不懈苦练应用文写作基本功
应用文写作课是一门实践课,光学点理论、读些名篇而自己不动手写是不行的。
要提高应用文写作能力,关键在于动手多写,坚持不懈苦练应用文写作基本功。
在写作实践中,不仅可以使自己的文章内容扎实,文从字顺,符合体式规范,而且会练就一个灵敏的头脑,一支过硬的笔杆,成为应用文写作的高手。
在平时,要多写日记、读书笔记,多写书信及其他日常应用文;在工作中,要主动请战,承担公务文书的撰写任务,在实践中提高,在“严”字上下功夫。
没有严格的要求,不下苦功夫,即使写得再多,也难以提高应用文写作水平。
以应用文写作理论为指导,以古今应用文名篇为借鉴,坚持不懈地在教师指导下苦练应用文写作基本功,就能够达到提高自己应用文写作能力的目的。
秘书的“做与说”
秘书要“精于做”
所谓“精于做”就是要会办事。
秘书工作部门作为为领导、基层、群众服务的枢纽部门,要做到高效运转,就必然要求直接从事服务工作的秘书人员办事讲求高效率。
要努力成为写作的高手。
众所周知,写材料是办公室最苦、最累的事,但又是政务服务中非常重要的工作,有能力的人不愿干,没本事的人干不了。
许多人虽然处在这个岗位,但往往绞尽脑汁写出的东西不是被领导大刀阔斧地“改了革”,就是要求推倒重来,常常是“费力不讨好”,特别是对于初涉文字综合工作的新手来说,感受更深切。
因此,能够写材料,能写一手好材料成为大多数文秘人员的工作追求。
这就要求我们在政务服务工作中努力做到“三勤”、“四紧贴”。
即勤思考、勤学习、勤动手。
紧贴上级政策,钻深吃透政策,做到写材料时心中有底不跑题;紧贴时代脉搏,一个时代的主题是什么,中心是什么,在写材料时心中要有数;紧贴领导的思想,思领导之所思,想领导之所想,做到与领导的思维同步,与领导的风格一致;紧贴群众的呼声,多做社会调查,多与群众沟通,反映群众的要求,做群众的贴心人,从而使写出的材料有理有据、有血有肉。
要努力成为协调的能手。
随着经济全球化、政治一体化进程的加快,社会分工越来越细,工作职能越来越具体,作为综合协调部门,办公室的协调任务越来越多,也显得越来越重要。
一是要增强协调意识。
在政务服务方面,秘书工作者要有前瞻性,要善于在一个大的决策出台之前,制定协调工作预案,供领导参考。
二是要积极参与决策落实中的工作协调。
要学会及时协调处理领导分管或联系部门之间的工作协调衔接,谨慎做好领导之间的协调,稳妥做好同级部门之间的协调,特别是要增强协调做好突发事件应急处理的工作能力。
要努力成为办事的里手。
随着工作节奏的加快,对秘书工作人员办事的要求越来越高,秘书工作者要学会办事。
一是要能办大事。
对于决策层次的问题,要善于做好超前服务,领导决策前,秘书工作人员要进行详细、周密、深入、细致地调查研究,提出可行性方案;决策中,要及时拾遗补缺,帮助完善;决策后,要抓好督促检查,搞好信息反馈,努力推动决策落实。
二是要会办“小事”。
办公室工作无小事,但相对于政务服务来说,事务性服务可以称“小事”。
不仅要精于办会务,善于搞接待,还要周到细致做好扫地抹桌、整理文件和接打电话等“小事”,不能丢三拉四;对于领导个人生活方面的服务,要做到细致入微,帮助领导同志从繁琐的事务工作中解脱出来。
秘书要“善于说”
所谓“善于说”,就是要讲究说话的艺术,既要得体,又要说到点子上,同时还要保持良好的形象。
对领导说话要尊重。
维护领导的权威是秘书最起码的素质。
一要谦虚谨慎。
作为秘书,无论是汇报工作,还是与领导交流思想,都要尊重领导,以谦虚谨慎的语气与领导交谈。
特别是在领导信任的时候,更要保持好的心态,不可忘乎所以,口无遮拦,随便说。
尤其是没有根据的话不说,没有经过认真思考的话不说,涉及领导隐私的话不说。
二要当说则说。
秘书要善于把握领导的思想动态,对于领导关注的重点、工作中的难点、群众关心的焦点问题,要及时说、详细说,对于领导不感兴趣的话题要尽量少说、最好不说。
要做到实话实说,实情实报,给人信赖感。
对群众说话要庄重。
一要以理服人。
在群众面前,秘书是领导的使者和代言人,决不能因为自己在领导身边工作,便以此为护身符。
自高自大,在群众面前打官腔、说大话,要用政策引导、说服群众。
二要以情动人。
要始终坚持群众路线,坚持求真务实,一切从实际出发,给群众解释政策要热心,做群众的思想工作要耐心,特别是在接待来访群众时,要做到不温不火,给人庄重感。
对同级说话要稳重。
一要注意场合。
在与同级机关的同志说话时,要注意影响,注重形象,讲究说话艺术,在公共场合要文明,不信口开河;在其它场合要坚持己见,不随波逐流。
二要慎选话题。
不要认为彼此差不多,无所顾忌,尤其是不能把单位上的一些轶事、同事工作中的失误、心中的牢骚作为谈论的话题,要牢记祸从口出的古训,始终做到不该说的不说,决不捕风捉影乱说,给人稳重感。
秘书要“多做少说”
有句名谚说得好:
“光说不练是假把式,光练不说是傻把式,又说又练才是真把式”。
作为秘书,要正确处理好做与说的关系,坚持多做少说,努力使自己成为办公室工作的“真把式”。
要正确认识自己所处的幕后位置,坚持多做少说。
办公室工作的性质决定了工作是被动的,作为秘书始终要正确认识工作的从属性,认清自己的角色,摆正自己的位置。
要时时处处事事想到,抓落实是自己的本职,工作要落实,就得靠扎扎实实地做。
不要老把自己的成绩挂在嘴边炫耀,生怕别人不知道。
要把领导满意、群众满意作为自己工作的最终目标。
要努力塑造注重实干的秘书形象,坚持先做后说。
要发扬实干的传统,坚持求真务实,对于领导安排的工作,不要讲价钱,讲困难,把它当成包袱;要乐于接受,千方百计做好,至于效果怎样,让领导来评判。
相信只要自己尽了力,就会问心无愧;万一做不好再实事求是的给领导汇报,寻求帮助。
要牢固树立谨言慎行的思想意识,坚持没做不说。
秘书始终要有甘当老黄牛、马前卒的精神,要管好自己的嘴,一件事未办成或未办之前,不要夸夸其谈,要学会用事实说话,一步一个脚印地把工作做好,用实绩来证明自己能做事。
(作者单位:
桑植县委办公室向志武)
文秘工作与速记
速记是为解决人们书写速度赶不上说话速度而制定的一种能快速书写的符号,是一门录音技术。
其功能是:
能快速、准确、及时地记录他人的讲话,从而较好地解决了“写赶不上说”的矛盾。
一个秘书人员在工作中,如何运用速记,充分发挥其功能和作用,提高工作效率,以适应改革开放、建立社会主义市场经济新形势的需要,为领导当好参谋和助手,更好地为领导服务,是一个非常重要的问题。
一提到加快工作节奏、提高工作效率,人们就往往同加班加点、增加劳动强度联系起来,似乎要提高工作效率,非延长工作时间不可,结果表面上忙忙碌碌,其实是把宝贵的时间和精力都耗费在重复的、低效的劳动中了,实际这是事倍功半的做法。
秘书工作概括起来说有三种工作形式:
一是负责处理文件、撰写文稿,包括筛选文件供领导阅读,登记领导批示等;二是负责安排好各种会议;三是负责安排好领导的各项活动。
这三项工作,都离不开“写字”。
如果提高了“写字”的速度,就相应地提高了工作速度和质量,所以在文秘工作中应用速记是秘书提高“写字”速度的最简便有效的办法。
下面就秘书工作中应用速记的情况分别加以阐述。
一、应用速记可以加快“书写和思维”速度,大大地缩短起草文稿的时间
秘书既然以“写字”为主要工作任务,如果掌握速记后,便给“写字”带来极大的方便。
比如起草文稿,用汉字起草每分钟最多只能写40字左右,而用速记起草文稿,每分钟最少能写120-160字。
最为优越的是,它能抓住稍纵即逝的思维和灵感,使之在一瞬间书写出来,笔者对此深有体会。
就以会议为例,各种会议大致可分为以下几个阶段:
(1)会议议题的选择;
(2)会务工作事项及议程安排;(3)会议发言记录整理;(4)编写会议纪要。
大家知道,开会的最终目的是要做出会议决议,形成会议纪要,以便各级领导按照会议纪要的决定事项贯彻执行。
所以编写会议纪要是十分重要的工作,而且在准确性、时间性上都有较高的要求。
往往是会议刚刚开完,各处就打来电话询问会议纪要什么时间能发下来。
使用速记来编写会议纪要,就能大大缩短起草与印发会议纪要的时间,从而加快了会议纪要下发的速度,以便及时地推动各项工作的开展。
二、应用速记能准确及时地记录领导的指示和讲话
还以会议为例。
一般来说,领导在会上的发言都不会是“照本宣科”地念事先准备好的讲话材料,他要先听取各个部门、各有关人员在会上发表的意见,最后综合全面情况才做结论性发言,而且有许多内容、观点都是即席发挥的,这个发言是整个会议最重要的内容,应该是全面准确地记录下来。
前面说过,汉字每分钟极限书写速度大约是40字左右,超过40字可能连本人也不认识了。
领导的讲话速度一般在每分钟160字左右,如果连续讲20分钟,大约是3200字,而汉字最多只能记下800字左右,仅记下四分之一,漏记四分之三,讲的时间越长,漏记的就越多,而速记就能百分之百地记录下来,充分地显示了速记的功用。
如果用速记记录一些领导到基层视察工作的即兴讲话,整理后,及时印发给各机关、党委、人大、政府、政协、纪委的负责同志及有关部门,用于指导工作,会收到很好的效果。
三、运用速记处理日常工作,可以提高办事效率
秘书的日常工作,很大部分是利用电话,上传下达,沟通左右,接待来访者等。
如果掌握了速记,既缩短了谈话和记录时间,又减轻工作程度。
文秘人员用速记记录电话会议通知,复述一遍后,对方会很惊奇地说:
“你怎么能记得这么快而且一字不漏呢?
”其实是速记帮了忙。
又比如领导交办一件事情,用速记把交办的事项记录下来,又快又准确,办起来自然毫无差错。
再比如领导让你起草一个文稿,他先把自己的思路说一说,文秘人员用速记记下来,按照这个完整记录稿来起草文稿,一般领导都是很满意的。
所以文秘工作者如果掌握了速记,工作起来就会轻松自如,游刃有余,即使处理复杂的工作和事务,也不至于忙乱。
可以说,速记确实是秘书人员作好工作的秘密武器。
四、运用速记是做好保密工作的有效手段
保密,无论对政府机关、工厂企业,还是对个人都很重要。
人类为了不忘记已经发生的事情,发明了文字来记载,但通用的文字却不能保密。
如果运用速记来记录,既可达到记载事情的目的,又不致被别人所知,起到保密的效果。
例如世界著名的“沃伊尼克手稿”和“佩皮斯日记”,就是用速记记录下天文观测结果和军事情报的,具有很强的保密性,一直到19世纪才被破译。
在机关、企业工作中,有些会议是需要保密的,如果用速记来记录,别人既使看到了记录稿,他也看不懂里面的内容,不致泄密。
综上所述,速记技术对做好文秘工作非常重要,何况当今正处在信息时代,谁赢得了时间,谁就领先一步。
如果你掌握快速记录的技术,结合当前高科技,编排一些速记码,用电脑直接译写速记稿,一定会进一步提高工作学习效率。
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