药品生产企业财务制度很实用.docx
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药品生产企业财务制度很实用
药品生产企业财务制度
(内部培训,很实用)
一、现金的管理
1、公司现金的使用范围有哪些规定?
(1)员工工资、补贴;
(2)个人的劳动报酬;
(3)广告费的开支;
(4)公司经营的主要商品和其他物资的采购;
(5)出差人员必须随身携带的差旅费;
(6)结算起点(1000)以下的零星支出;
(7)根据公司规定颁发给个人的各种奖金;
(8)公司确定需要支付现金的其他支出。
2、公司的现金管理有哪些其他规定?
(1)各办事处、分公司、公司总部库存现金最高限额为3,000元。
(2)各办事处、分公司、公司总部的所有现金收入都应于当日送存银行,当日送存有困难的,必须次日送存银行。
各办事处、分公司银行存款超过三十万元的部分必须汇回总部。
(3)各办事处、分公司、公司总部支付现金,可以从库存现金限额中支付或者从银行存款中提取,但不得从收入的现金中直接支付(即坐支)。
不得挪用现金。
(4)各办事处、分公司、公司总部每月的现金收支必须有计划、有预算,并按计划和预算执行。
每月对现金收支预算和计划进行分析总结。
(5)每月底,各办事处、分公司、公司总部都必须对现金进行盘点,办事处、分公司的现金盘点表连同财务报表一起上报总部财务中心。
(6)、各办事处、分公司、公司总部设专职出那人员负责现金收支、保管和日记帐的登记工作,其他人员不得经营现金。
(7)、现金清查:
现金清查采用定期和不定期清查两种形式。
定期清查由各办事处、分公司、公司总部负责人组织;办事处、分公司不定期清查由总部财务中心负责组织。
清查时出纳人员应积极主动配合,发现问题,及时查明原因,并上报总部。
3、办事处、分公司的现金审批权限是如何划分?
10,000以下的小额零星开支由各办事处负责人审批;10,000元-20,000元的由分公司经理审批,20,000以上的由公司总经理或总经理授权人审批。
凡超过10,000元以上的现金开支都必须要有预算、有合同、有方案,特殊费用项目的开支,要按照公司特殊规定的审批程序审批。
4、公司对账户的管理有哪些要求?
(1)总部在当地的银行开设总账账号,实行收支两条线,即总账账号设为收入总账账号和支出总账账号。
总部所有收入都必须进入总账账号,公司需要支出时,必须将收入总账账号的收入转入支出总账账号方可使用。
(2)、各分公司、办事处必须在总部开设账号的同一家银行体系内设立账号,与公司总部保持对应。
(3)、个分公司、办事处在当地的银行开设的账号称为二级账号,也实行收支两条线。
即设为收入总账账号和支出总账账号。
所有收入必须进入收入账号,需要支出时,必须将收入账号的收入转入支出账号方可使用。
(4)、凡分公司、办事处收入账号有款项,但分公司、办事处支出款项的用途不在其权力范围时,分公司、办事处申请从收入账号划款至支出账号,无须经过公司总部批准,随申请即划款。
(5)、各分公司、办事处收入账号有款项,但分公司、办事处支出款项的用途不在其权力范围时,应按照公司总部制定的规定程序,先报批支出款项的用途,然后才能申请从收入账号划款至支出账号。
(6)、各分公司、办事处收入账号无款项或款项不足,且分公司、办事处支出款项的用途又在其权力范围时,这时主要是申请借款,总部财务中心将审查分公司、办事处的偿还能力,报总经理或总经理授权人批准后,方可将款项从收入账号划至支出账号。
(7)、各分公司、办事处收入账号无款项或款项不足,分公司。
办事处支出款项的用途又不在其权力范围,这时不仅要按照公司总部制定的规定程序先报批支出款项的用途,而且申请的借款必须在总部财务中心审查分公司、办事处的偿还能力,总经理或总经理受权人批准后,方能申请从收入账号划款至支出账号。
(8)、各办事处、分公司根据需要进行银行开户,并且要根据业务性质进行分类,货款超过两千元一律打入公司银行账户,业务人员尽量减少直接接触现金,以避免资金不必要的损失。
(9)、不准出借账户。
5、公司物资采购付款规定:
1、公司所有物资采购付款都必须有合同,有预算,有方案。
2、付款时经手人必须填制付款申请单。
见附件
付款申请单
日期年月日
申请部门
申请人
职务
付款事宜
合同号
付款方式
申请金额
人民币(大写):
收款单位名称
收款单位银行
收款单位银行账号
总经理审批
经理审核
财务审核
部门审核
3、付款申请单依次经部门审核、财务审核、经理(分公司经理、办事处负责人)审核、总经理签字审批。
4、财务凭审批的付款申请单付款,未经审批一律拒付。
二、商品的管理
1、库存商品的采购程序是如何进行的?
(1)、各办事处、分公司根据库存及市场状况编制商品申购计划表和组织货款,shang品申购计划表上报总部全国服务中心,货款汇入总部财务中心。
(2)、全国服务中心收到各办事处、分公司上报的商品申购计划表后,根据商品申购计划表,填制发货通知单,通知财务中心发货。
(3)、财务中心根据各办事处、分公司传真过来的打款凭条检查货款是否收到,收到货款后按全国服务中心传过来的发货通知单组织货源。
(4)、总部财务中心安排发货。
2、商品采购有哪些规定?
(1)、各办事处、分公司在付清货款一周内未收到所采购的商品,应立即向总部全国销售服务中心查询;一个月内未向总部全国销售服务中心查询造成损失的,由各办事处、分公司相关负责人自己承担责任。
(2)、各办事处、分公司收到商品时应检查是否与自己的商品申购计划表一致,包括商品名称、规格、数量以及质量。
如果发现有异议的应立即与总部全国销售服务中心沟通,凡在收到货物一周不向总部全国销售中心提出异议造成损失的,直接追究办事处、分公司负责人的责任。
(3)各办事处、分公司发现收到的商品出现质量问题和数量短缺的,应在收到货物后二十四小时内与全国销售服务中心取得联系,由全国销售服务中心负责与供货商协商退、换、补货事宜。
凡商品出现质量问题和数量短缺的,在收到货物一周内未与全国销售服务中心取得联系造成损失的,直接追究各办事处、分公司负责人的责任。
(4)、各办事处、分公司应对退、换、补过程中的商品实行二十四小时跟踪和监督,随时与全国销售服务中心保持联系,直到退、换、补的商品收到为止,凡不按规定执行,给公司造成损失的,直接追究相关责任人经济责任。
3、库存商品入库有哪些程序及管理规定?
(1)各办事处、分公司接到收货通知后,第一时间必须告诉库管,库管接到通知后立即组织提货。
(2)、库管提货到仓后,立即通知会计人员验收,未经会计人员验收的不准入账,更不准投入使用。
(3)、商品验收入库时,会计人员要亲自同库管办理入库手续,核对清点商品名称、数量是否一致,开具商品入库单,双方按要求签字,以明确承担商品保管的经济责任。
(4)、商品验收准确后,库管要凭商品入库单所开列的商品名称、型号、数量存放就位,并及时登记商品入库信息资料明细表和库存商品明细账。
_______________商品入库信息资料明细表
单位名称
单位
数量
商品编号
商品批号
生产日期
有效期至
备注
(5)、不合格商品应隔离堆放,严禁投入使用。
如因工作马虎,混入市场,库管应付失职的责任。
(6)、验收中发现的问题要及时通知办事处、分公司负责人处理,不得隐瞒不报,如有发生,会计和库管应付失职的责任和经济责任。
4、商品的保管有哪些规定?
(1)、商品的储存保管,原则上应以商品的属性、特点和用途设置库位,并根据仓库的条件考虑划区分工,凡吞吐大量的落地堆放,周转量小的货架存放。
(2)、物资堆放的原则:
在堆垛合理安全可靠的前提下,推行五五堆放,根据货物特点,必须做到过目见数,检点方便,成行成列,文明整齐。
(3)、仓库库管对库存、代保管、待检验商品等物资的安全完整负有经济责任和法律责任。
仓库商品如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等情形发生,库管不得隐瞒不报或采取“发生盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。
(4)、保管商品要根据其自然属性,考虑储存的场所和保管常识处理,加强保管措置,同类物资堆放,要考虑先进先出,发货方便,留有回旋余地。
(5)、库存商品,未经办事处、分公司负责人和财务人员双重同意,一律不准擅自借出。
总成商品,一律不准拆件零发,特殊情况应报经办事处、分公司负责人批准。
(6)、经验收入库的商品一律贴上本地区专销标签,标签必须粘贴在外包装盒统一的位置上,若为廯清,则贴在“廯清”两个字的右边,日本字体上。
(7)、仓库要严格保卫制度,禁止非本仓库人员擅自入库。
仓库严禁烟火及明火作业,要注意防潮、防湿、防漏。
5、办事处。
分公司商品发货有哪些规定?
(1)、每天下午下班前一小时,业务人员根据辖区内商品销售情况,制定销售计划,经审核后,并连同货款(现金或经销商打款证明单据)到财务部门申请开具出库单。
(2)、财务部门依据销售计划申请单收清货款或验证经销商打款证明单据后开具出库单。
(3)、业务员在下班前将出库单全部交到库管,由库管备货。
(4)、库管收到出库单后应积极备货,属于市内的货物在第二天上班九时前依据出库单将货全部交到业务员手中,由业务员将货送到经销商手中。
(5)、属于地市县货物,在第二天下午三点到五点由办事处库管或专人以物流的形式发送给经销商,并及时电话通知经销商。
6、商品的出库及管理有哪些规定?
(1)、商品出库时,一律凭财务部门填写的一式三联出库单(送货单或调拨单),无单不得出库。
填开出库单要内容完整、自己清楚、项目齐全、数字准确,不许有涂改字样,同时出库单上应有提货业务员的签字,特殊情况还应有负责人签字。
(2)、正常商品出库,即退货换货,退回的商品应另填写红字送货单或调拨冲回,发出商品按正常商品出库填写蓝字送货单或调拨单,采用“交旧领新”的方式办理出库手续。
(3)、商品出库,库管要核对商品名称、型号规格、数量以及财务部门是否在送货单上盖有财务部门收款讫章,或者财务人员和业务人员是否同时在调拨单上签字,方可办理物资出库手续。
发现商品名称、型号规格、数量以及财务部门收款讫章不符,或者调拨单上未签字等,应立即通知财务部门更正后发货。
(4)、发出商品必须与业务人员办理交接,当面点交清楚,防止差错出门。
(5)、所有发货凭证,库管应妥善保管,不可丢失。
(6)、所有发出的商品,库管必须登记商品出库信息资料明细表,详细记录经销商名称、商品名称、商品数量、商品批号或生产号或编号、生产日期、有效期至。
见附表:
____商品出库信息资料明细表
日期
规格
发出单位名称
单位
数量
商品编号
商品批号
生产日期
有效期至
备注
(7)、未经总部财务中心批准,严禁办事处、分公司之间私自调换商品,一经查证,将从重从严处罚。
(8)、各办事处、分公司负责人未经过财务部门,不得直接指挥、命令库管发货、退货、换货。
一经查证将从重处罚。
(9)、各办事处、分公司不得以借条、欠条的形式从仓库领出商品。
(10)、没有贴上本地区专销的商品一律不得出库。
7、二级市场的商品管理应如何进行规范?
(1)调货规范程序
①向上级办事处、分公司提出调货申请
②上级办事处、分公司负责人审核批准
③财务部门按要求开票
④库管接单发货,并电话通知二级市场
⑤二级市场收货后验货入库
⑥验货入库后两日内电话再通知上级财务部门,不履行告知义务的,视同贪污、隐瞒、转移公司财产之嫌。
(2)商品出库、商品管理、专柜管理、商品盘存等规范参照办事处规范执行。
8、库存商品盘点程序
(1)、确定盘点日期:
公司规定每月15日和30日。
(2)、财务轧账:
会计和库管将截止盘点日所有的出入库单据(送货单和调拨单)登记入账,并结出余额,同时停止对外一切财务工作。
(3)、办事处、分公司负责人、会计和库存商品进行全面盘点,盘点后所有参加人员应签字证实。
(4)、会计和库管盘完后对库存商品账上数字和惨何苦实际数字进行核实,对出现的差异进行,并明确相关责任。
(5)、会计提交盘点报告,办事处、分公司负责人审阅。
(6)、向总部上传盘点报告。
9、库存商品盘盈盘亏的处理规定?
(1)、在清查盘点中发现的盘盈、盘亏或毁损,应当及时查明原因,分别情况及时处理。
(2)、盘盈的存货,报经总部财务中心批准后冲减当期销售成本。
(3)、盘亏的存货,由责任人照价赔偿。
(4)、毁损和报废的存货,属过失人造成的,由过失人负责赔偿损失:
非过失人造成的,填写毁损报废单,经办事处负责人、财务部门、分公司经理、总部财务中心、总经理签字后,计入营业费用。
人和部门和个人不得私自处理公司存货。
10、对专柜、代销及连锁的管理要求?
(1)、各办事处、分公司根据市场运作的需要,设立的专柜、代销及连锁销售网点,所有发货一律填开调拨单,结算货款时一律开收款收据。
各办事处、分公司必须建立内部各专柜、代销及连锁的商品进销存明细账,记录各专柜、代销及连锁网点后应取得的收货证明单据或结款单据,回办事处、分公司后应立刻交给财务部门包挂,借款时再从财务部门领出,未结成款的应及时还给财务。
财务部门应及时作好记录。
(3)、各办事处、分公司财务人员和业务人员每月要及时与各专柜、代销及连锁结账对账,对账无误后三方或两方签字证实。
月末跟进表核对无误的明细账填制发出商品明细表。
三、费用的管理
1、在费用报销中对票具有哪些要求?
(1)、报销人员报销费用时必须提供合法的原始凭证。
原始凭证要有:
凭证的名称:
填制凭证的日期:
填制凭证饿单位名称、印章:
经办人的签名或盖章:
接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。
从外单位取得的原始凭证(如发票、收据等),经济业务内容必须真实有效,均应套印有县(市)以上税务机关发笑监制章或财政机关票据监制章(一般套有防伪标示),收据应该有填制单位的印章。
(2)、凡在报销时财务认定的假发票或假收据的可不予报销。
会计人员应当对原始凭证进行审计和监督,“会计人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对弄虚作假、严重违法饿原始凭证,在不予受理的同时,应当予以扣留,并及时向单位领导人报告,请求查明原因,追究当事人的责任。
对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,并要求经办人员更正、补充。
”
(3)、本着会计权责发生制原则,所有费用应发生的会计期间内据实报销,不得提前,也不得延后。
不得将数期(次)的费用集中一次报销,也不得将一期(次)的费用分数期报销。
2、对差旅费报销有哪些规定和要求?
(1)、出差的范围
经公司各单位(办事处、分公司、公司总部)中级管理人员初审、主管副总经理及以上高级管理人员批准的外出联络业务工作;经公司总经理批准,派驻外埠的短期工作;经公司人力资源部初审,主管副总经理及以上高级管理人员批准的外出接受培训、探亲等活动。
(2)、各单位对出差人员要定任务、定人数、定地点、定时间(注:
出差时间=完成任务天数+往返路途天数),如因特殊情况,实际出差天数超过原计划天数的,须经主管领导批准,财务部门方能报销其超过天数的费用。
(3)、公司员工出差旅费包括:
交通费、住宿费、交通补助、通讯补助、误餐补助和常驻员工的固定补助。
(4)、出差人员的交通补助、通讯补助、误餐补助实行“总额包干、分项计算、节约归己、超支不补”的办法。
(5)、住宿费、交通补助、通讯补助、误餐补助均按公差人员出差自然(日历)天数计算,头尾两天只算一天(即算头不算尾,算尾就不算头)。
(6)、住宿发票应作为原始凭证交财务部门作报销依据,无住宿发票不规范的,财务部门不予报销住宿费。
(7)、出差人员自带交通工具或接待单位提供交通工具的,不记交通费。
(8)、对于到公司办事处、分公司所在城市出差,由当地办事处、分公司负责提供住宿,不得在社会上具有营利性场所住宿,回来后不再报销住宿费,特殊情抗报公司领导批准后方可。
(9)、出差人员在出差期间,不分职务,每人每天发给交通补助10元包干使用,不再报销市内交通工具票证(包括中巴、出租车)。
交通费、住宿费、通讯补助、误餐补助等级标准:
人员级别
往返交通
住宿
通讯补助
误餐补助
A类
B类
C类
总经理(副总)
飞机/火车/动列车组
350元
200元
150元
30元
50元
高级管理人员
火车/软卧/动列车组
300元
150元
120元
20元
40元
中级管理人员
火车/硬卧/动列车组
150元
100元
90元
15元
30元
基层员工
火车/硬座
100元
70元
60元
10元
20元
其中城市级别划分如下:
A类:
直辖市、经济特区、广州、福州、南京、济南、成都、昆明。
B类:
其他省会城市及地级市以上的全国大众城市。
C类:
县城。
(10)、出差人员一般不得乘飞机,确因工作需要并事先经总经理或总经理授权的负责人批准后方可乘坐,返公司后飞机票需经原批准人签字准予报销。
(11)、乘坐火车符合上述条件而不买卧铺的,按实际乘坐的火车硬席位票价的30%发给补助;符合乘坐火车软卧铺条件的,如果改乘硬座、软座的按以上标准计发,但改乘硬卧的,不执行次规定,也不发给软卧硬卧票价的差价。
(12)、到外地参加会议、学习、培训的,凡会议、学习、培训期间提供食宿的一律不再报销各种出差补助;凡会议、学习、培训期间不提供食宿的,住宿费凭住宿单据按级别报销,各种补助按每天30元发放。
回总部开会和参加活动的,按级别只报销往返车票。
(13)、凡参加会议、学习、培训、视察和联络业务的,回来一律上交出差报告,无出差报告的一律不得报销差旅费。
(14)、节假日在外的公出人员,一律不得申报节日期间的加班费等。
(15)、职工趁出差工作之便,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均由个人自理。
(16)、经人力资源部批准探亲的,可报销本人的往返车、船票(火车硬座,汽车座席、轮船四等舱)。
(17)、出差人员回来后,7日内必须到期财务部门报销差旅费,并附出差报告。
财务部门按“多退少补”的原则结账。
报销后原借款有剩余款必须当时交回,特殊情况不能交回者,财务部门从当月工资中扣回。
(18)、出差人员借款,财务部门根据出差地点、计划时间及费用标准严格限制借款,凡与财务部门借款未结清者,财务部门一律不予借款。
3、公司对其他费用报销的管理规定有哪些?
(1)、广告费报销时必需附上合同、发票,在报刊上做广告的还要提供报刊样本,经办事处、风偶公司负责人和快捷批准后方可报销。
(2)、招待费实行请示制度,如有必要发生宴请招待业务时,相关人员应提前向上级请示,经审核批准后方能执行。
公司实行三级请示制度,一级请示在800元以内的,由办事处负责人审核批准;二级请示在800-1300元以内的,由财务中心或分公司负责人审核批准;三级请示在1300元以上的,由总经理或总经理授权人审核批准。
请示时应填写招待费申请单,报销时连同发票一起报销,无申请单的招待费一律不得报销。
附件:
招待费申请单:
招待费申请单
日期:
年月日
申请部门
申请人
职务
招待事宜
招待金额
人民币(大写):
¥
总经理审批
财务中心、分公司经历审批
办事处主任审批
部门审核
(3)、参照人力资源部制定的(办公用品及固定资产采购、保管制度)进行办公用品采购,具体报销事宜由负责采购人按报销流程凭发票及验收单据到财务部门报销。
固定资产的采购按公司固定资产管理规定。
(4)、凡发生邮寄货物或文件发生的费用,经办事处、分公司负责人批准,已经把报销程序据实报销。
(5)、其他费用根据实际发生的金额,经办事处、分公司负责人批准后,依据报销程序据实报销。
4、公司费用报销签字流程?
(1)、费用发生后,由经手人将票据规范粘贴并填写相应报销单据。
(2)、主管上级签字
(3)、部门负责人签字
(4)、财务部门审核签字、不合格的退回
(5)、办事处主任审批签字
(6)、分公司经理签字
(7)、公司总经理或总经理授权人签字
注:
上述报销签字层次,有则签字,无则跳过。
四、借款管理
1、出差及其他事项借款的流程?
(1)、差旅费借款
(2)其它事项借款:
注:
主管上级依次包括部门负责人、办事处负责人、财务部门负责人、分公司经理、公司总经理。
2、公司员工出差的管理要求?
员工因公出差必须填写《员工出差申请单》:
对出差地点、办事事由、交通方式等事项进行填写,然后报部门负责人签字审批。
若乘坐超过员工层级的交通工具时(员工层级乘坐交通工具见公司《费用报销管理办法》),须报请办事处、分公司负责人在《员工出差申请单》上签字。
员工出差申请单
日期:
年月日
出差人
部门
职务
姓名
出差事项
出差时间
自年月日时起至年月日时止
共日
赞支旅费
出差地点
业务主管审核:
交通方式:
办事处负责人批准:
分公司经理批准:
(注:
办事处、分公司使用版)
3、公司员工借款的管理规定:
(1)、公司员工因公出差须借款时,持《员工出差申请单》及填写规范并经直接主管签字、主管上级签字审批的《借款申请单》到财务部出纳处借款。
附件:
借款申请单
借款申请单
日期:
年月日
申请部门
申请借款人
职务
借款事由
借款金额
人民币(大写):
¥
总经理审批
分公司、财务中心审批
办事处负责人审批
财务部门核准
业务主管核准
(注:
办事处、分公司使用版)
(2)、公司规定员工借款最高限额800元,中层以上借款最高限额2000元,特殊情况除外。
(3)、财务部根据员工出差天数X每天的出差补助+往返车船费计算的金额为标准借支差旅费。
(4)、员工因公出差借款,须填写《借款申请单》,经业务主管、主管上级签字审批后到公司财务部出纳处借款。
(5)、借支金额在2000元以内的由办事处(部门)负责人审批,2000—3000元由分公司负责人审批,3000—4000元由财务中心负责审批,4000元以上由总经理负责审批。
(6)、员工出差返回7日内须走完差旅费报销流程(按《费用报销管理办法》规定)。
出纳根据其借支金额及实际报销金额核实应收或应付的金额,并将《借款申请单》退还给借支人。
4、公司费用报销的其他管理要求
(1)、公司统一规定费用的报销时间。
每周二、周五上午8:
00~10:
00,如有遇财务扎帐或特殊情况另行通知。
(2)、因公出差员工报销时一律附上《员工出差申请单》和出差报告,因公出差借款大额费用报销时一律附上《费用开支申请》,否则财务部门不予报销。
(3)、对于分管报销的会计须审核的内容:
单据填写是否规范,大小写是否统一,内容及金额与原始发票是否一致,票据是否合法,印章是否清晰合规,签字是否齐全,签字人权限是否正确,是否符合相关费用管理规定。
如有不符应坚决退回。
(4)、如办理某些特殊事项无法取得合法票据,须两人同往,报销时应有当事人写清“情况说明”,证明人签字,业务主管签字,主管上级签字审批同意后作为报销附件才可报销。
(5)、出差人员回来后7日内应按规定粘贴所有有效凭证报销差旅费,有借支的应在七日内清
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