英文书信格式.ppt
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英文书信格式.ppt
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Lecture8EnglishLetters,书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、邀请信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。
如2001年6月(写一封信给一位校友,对度假安排提出建议)以及2002年1月(要求就本校食堂的状况给校长写一封信)。
书信写作格式非常重要,格式不正确往往是很多考生失分的主要原因。
一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分:
信头(Heading)、信内地址(InsideAddress)、称呼(Salutation)、正文(Body)、结束语(ComplimentaryClose)、签名(Signature)、附件(Enclosure)、副本转送(CarbonCopies)、再启(Postscript)等。
英文书信的组成部分,一般包括写信人的地址和写信日期。
一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。
西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称。
信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。
写信头时,先写发信人的地址,然后写其他项目和发信日期。
具体次序是:
第一行写门牌号和街名;第二行写区名、市、省、国家名;国家名前加上邮政编码,国家名称后面可以加上电话号码,最后一行写发信日期。
信头,ForeignLanguagesDepartmentCollegeofForeignLanguagesBeijingUniversityBeijing,100044PeoplesRepublicofChinaTel:
86-010-51688719Aug.20,2009(美式),579QianwangangRoadHuangdao,Qingdao,ShandongPeoplesRepublicofChina20Aug.,2009(英式),并列式,斜列式,信内地址即收信人的姓名和地址,它要写在信纸的左上角,低于写信人地址和发信日期一两行写。
其书写顺序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行。
信内地址,Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.,Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.,并列式,斜列式,JuniorClass1Dept.ofEducationShandongUniversityNo.579QianwanRoadQingdao,266000Apr.6,2008,信头寄信人的地址和日期,ZhiyuanMiddleSchool,No.579QianwanRoadQingdao,266000,信内地址收信人地址,DearMr.Wang,称呼,LearningfromMr.Zhou,ateacherin,正文每段开头右缩进约五个字母,Sincerelyyours,LiWei,结束语及签名正文下一、二行处,Encl:
PersonalResume,关于称呼,不认识的人:
DearSir/Madam认识但不熟悉的人:
DearMr./Mrs./Ms./Dr./Prof.Smith朋友:
DearMary,关于结束语,写给机关、团体或不认识的人:
Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely写给长者或上级:
Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently朋友或亲戚:
Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend,信件常用称呼和落款用法,附件信件若有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
若多个附件,则应写Encls.副本转送信件若有副本转送,应在左下角注明CC.再启再启部分用来补充正文中遗漏的话,一般应尽量少用,正式的文件中更应避免使用。
如果有可用P.S.补叙,并列式/齐头式/正排式这种格式的要领:
每个要素都从左边开始排列,每一行都不向右缩进,因而整封信的左边成一垂直线,右边参差不齐,单倍行距,段与段之间要空一行。
这种格式在商务英语信函中是目前最为流行的英文书信格式。
YourNameAdressPhoneDateRe:
TowhatthisletterrefersCERTIFIEDMAILPERSONALRecipientsNameCompanyNameAddressAttentionRecipientsNameDear*,BodySincerely,SignitureEncl:
cc:
信封的写法,WangHaiboDepartmentofEnvironmentHefeiUniversityofTechnologyHefei,230009Anhui,China,寄信人姓名地址,寄件人姓名地址,Dr.WilliamJones,收件人姓名,UniversityofPittsburghPittsburgh15213,收件人地址,英文书信的基本原则英文书信的书写可概括为7个C原则:
Completeness(完整),Clarity(清楚),Concreteness(具体),Conciseness(简明),Correctness(正确),Courtesy(谦恭),Consideration(谅解)。
1.完整一封完整的书信,有助于建立和表达友善关系,可以避免由于疏漏所导致的诉讼;一封书信写得是否完整,建议用5个W来检验。
例如在定货信中,必须明确说明:
(1)需要什么商品(Whatyouwant);
(2)何时需要(Whenyouneedthegoods);(3)货物发到何地何人收(toWhomandWherethegoodstobesent);(4)如何付款(Howpaymentwillbemade);(5)为什么(Why);如拒绝对方的要求,或对对方提出要求时应说明理由,2.清楚清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚,以免对方产生误解。
例如:
原句:
Iamwritingtoapplyforadmissiontoyouruniversity.改为:
Iamwritingtoapplyforadmissiontothegraduateschoolofyouruniversityinthespringof2009.,3.具体书信中的具体原则指信要写得具体明确。
特别是答复对方要求的信,一定要具体,如对电报、电传的日期、号码等要交代清楚。
例如:
原句:
Wewishtoconfirmourtelegramyesterday.改为:
WeconfirmourtelegramofMarch18.,4.简洁书信应行文流畅、言简意赅,避免冗长。
例如:
原句:
Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter改为:
Weapprciateyourletter,5.正确英文书信中,除了避免语法、拼写、标点错误外,所引用的史料、数据等也应准确无误。
6.谦恭语言要有礼且谦虚,及时回信也是礼貌的表现。
7.谅解写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。
例如:
原句:
Wewontbeabletosentyouourlatestcatelogthismonth.改为:
Wewillsentyouourlatestcatelognextmonty.,特殊信函
(1)投诉信,开头段:
说明与收信人的相关性,并标明写作意图。
主体段:
写明投诉的原因,要展开说明。
可以说具体理由,也可以说问题的具体体现方式。
此外,提出你对如何改进或解决问题的建议,清楚地表明你希望问题如何得到解决。
结尾段:
表达你希望上述问题得到迅速解决的强烈愿望,并对有关人员作出的努力表示感谢,希望尽快得到满意的答复。
特殊信函
(1)投诉信,Dear*,_.NowIamwritingtocomplainabout_._.ButIamcompletelydisappointedatwhatIexperiencedthere.Firstly,_.Moreover,_.Worseofall,_.Ibelieve_.Itisnotproperlysettled,IwouldcomplaintotheConsumersAssociation.Atthesametime,Isincerelyhopethat_.Iwouldbegladtosee_andIlookforwardtoadaywhen_.,句型:
IamwritingtoyoutocomplainaboutToimprovethissituation,itisadvisabletotakethefollowingmeasure.Foronething.Foranother,Idohopethattheproblemswillbesolvedassoonaspossible.,特殊信函
(2)求职信,开头段:
说明信息来源,并说明写作意图。
主体段:
介绍相关工作经历、学习经历及个人本性,以表明你可以胜任这个职位。
结尾段:
表示强烈的期盼,并希望尽快得到答复。
特殊信函
(2)求职信,DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor_thatyouadvertisedin_.Iamastudent_,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,_.Ihaveafairmasteryof_.Asforexperience,_.Therefore,Iamconfidentthat_.Incidentally,couldyoupleaseinformmeof_?
Ihope_.Icanbereachedat_.Thankyouforconsideringmyapplicationagain.Iamlookingforwardtoyourreplyandeventually,meetingyou.,句型:
Ihavereadyouradvertisementin(刊物名)of(时间)forasecretary,andshouldbegratefulifyouconsidermeasacandidatefortheposition.Ishallbepleasedtofurnishyouwithanyfurtherinformationconcerningmyeducationandworkexperience.,特殊信函(3)询问信,开头段:
说明写作意图,说明写这封信的目的是寻求什么样的信息或帮助。
主体段:
询问具体问题,强调所需信息的重要性。
结尾段:
表达获取信息的强烈期盼,提供联系方法以供收信人与你联系。
并对有关人员表示感谢。
特殊信函(3)询问信,DearSirorMadam,Iamwritinginthehopethat_.Iamastudentmajoringfor_,who_.Iamlongingtojoinacluborcommunitybecause_.Furthermore,_.Inmysparetime,_.Specifically,Iwouldliketo_.Ifpossible,Iwouldliketo_.Iwouldbemuchobligedtoyouif_.AndIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.,句型:
IwouldliketoinquireaboutsomeinformationonIshallbegratefulifyoucouldhavedetailsconcerningIamlookingforwardtoafavorablereplyatyourearliestconvenience.,道歉信句型,ImustapologizetoyouforPleaseacceptmysincereapologyforoncemore.,感谢信句型,IamthankfultoyourforyourunselfishassistanceduringMyappreciationtoyouforyourgeneroushelpisbeyondmywords.IwishIcouldrepayitsomeday.,邀请信句型,IampleasedtoinviteyourtoparticipateintobeheldformtoinIamlookingforwardtoyourreply,andeventuallyseeingyou.,求学信句型,Iwishtoapplytoadmissiontoyourdepartmentasapostgraduatestudent.Itwouldbeappreciativeofyouifyoucouldsendmesomerelevantinformationatyourearliestconvenience.,推荐信句型,Iamverygladtorecommendtoyouastudentofmine,Mr./Miss,tobeanidealcandidateforIfanyfurtherinformationabouthim/herisrequired,pleaseletmeknow.,ARequestforStudyingAbroad,DearSirorMadam,IamwritinginthehopethatImayobtainanopportunitytopursuemystudyinmathematicstowardmasterdegreeinyouruniversity.MynameisWangFri,anundergraduatestudentoftheDepartmentofScience,ShandongUniversity.Nextyearinthesummer,IwillgraduateandgetmyBSdegree,IchosePrincetonUniversitybecauseitisoneofthemostoutstandinguniversitiesintheworld,especiallyinthefieldofmathematics.Undertheinstructionsoffirst-classprofessorsandinanintenseacademicatmosphere,Icangetaccesstoalotofprofoundknowledgeandbringmypotentialintofullplay.Ibelievemysolidacademicbackgroundwillmeetyourgeneralentrancerequirementsforgraduatestudy.,IwillappreciateitverymuchifyoucouldsendmetheGraduateApplicationForms,theApplicationFormforScholarships,adetailedintroductiontotheSchoolofScience,andotherrelevantinformation.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon.Sincerelyyours,WangFei,写作实践,Directions:
Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetterrequestingforhelp.Yourcompositionshouldbenolessthan120wordsandbebasedonthefollowingcontextinChinese.,你的一位朋友小王将去旧金山。
你写信给住在旧金山的另一位朋友Peter,希望他能抽出一些时间招待一下小王。
在信中,介绍小王的情况(他将在一月七号到达,停留一周左右。
他的职业,性格,爱好等)。
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