项目管理在企业组织结构中的运用.docx
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项目管理在企业组织结构中的运用
项目管理在企业组织结构中的运用
摘要:
本文主要论述了把现代项目管理的思想和工具用于消费企业组织架构优化咨询项目的整个进程,并且在实际中积极探求,停止了灵敏运用,收到了良好的效果。
本文对整个咨询进程停止了系统的总结与论述。
关键词:
组织架构职位剖析岗位职责项目团队
西安XX股份〔以下简称为XX公司〕,资产5000万,员工约80人,位于西安泾河工业园,主要消费锂电池极性资料,消费规模800吨/年。
但由于市场的变化和产质量量的不动摇,产品的市场占有率不高,运营状况不很理想,企业目前的消费状况为120-180吨/年。
鉴于目前的运营状况,公司指导拓展思绪,积极寻觅外援,请外部专家对公司停止片面的咨询诊断。
经过挑选,中高集团和西安某某公司承接了该咨询项目,担任对企业存在的效果停止诊断剖析,并提出相应的对策。
在该咨询项目的实施进程中,某某公司咨询团队运用了项目管理的思想和工具,使该咨询项目收到了良好的效果。
1调研调查,明白企业开展战略
接到该项目后,某某公司首先组织咨询专家对XX公司停止了近两个月的工厂实践了解和调查,明白了企业存在的主要效果有:
1〕产质量量不动摇;2〕产量相对低;3〕活动资金缺乏;4〕融资困难;5〕利润率低;6〕团队不动摇。
以后XX公司一切业务都是围绕锢酸锂电池正极资料的研发、消费、销售展开的,虽然目前运营出现了比拟严重的效果,但XX公司全体员工分歧以为只需从管理上、团队树立上下功夫,完成培育一支精英管理团队,维持企业的现有资产,为以后企业新项目的拓展、新产品的开发打下了坚实的基础是不难完成的。
为此,经过咨询专家的启示和协助,公司确定出了两年内两步走的近期开展战略:
1〕第一阶段为整理、培训、重组阶段。
充沛应用现有资源,停止资源的重新整合,经过培训,职能划分及鼓舞机制,使西安XX公司扭亏为持平。
2〕第二阶段为稳固恢复阶段稳固。
稳固第一阶段的效果,同时停止新产品、新项目的开发,树立上下游产业链,减低本钱,提高资产应用率,完成盈利,提高企业的中心竞争力,树立企业的品牌笼统。
2组建咨询项目团队
有效的项目团队是项目成功的基础。
咨询专家与XX公司确定了公司的开展战略之后,经过协商,与其共同组建了咨询项目团队,明白各团队成员的职责。
咨询项目团队构成如图1所示,该项目团队在全公司范围内担任咨询项目的组织、指点、监控和实施任务。
1)中高集团全权托管运营西安XX股份,中高集团总经理是本此次咨询项目的项目经理。
2)集团公司〔荣华集团〕在项目中是资源提供者和监视者,是项目的利益相关方。
西安XX股份是集团下设的一个子公司。
3)XX股份在项目中是主要的实施者。
4)西安某某公司是专业的咨询公司,咨询专家作为智囊团在项目中是指点者、宣传者、培训者、建议者和局部参与者。
3组织架构优化实施进程
简明、适用、迷信的组织架构、岗位职责是公司开展和战略完成的基本保证,只要合理地设置公司不同开展阶段的组织架构和岗位职责,才干有效地支撑未来企业的良性开展,才干保证公司各阶段战略目的的完成。
为此,项目团队首先展开实施了组织优化项目。
3.1中心业务流程优化
组织优化项目团队首先经过现场调查、访问座谈、专家讨论、问卷调查等方法,对锢酸锂产品从原料推销到市场销售的一切运作流程停止了优化,失掉现场任务人员的认可。
〔钴酸锂项目业务流程优化如图2所示〕
3.2确定组织部门及职责
部门及职责是组织框架的基础,也是组织体系的中心,决议了组织构成的性质,直接关系到企业中心成员的利益和权利分配效果,咨询团队作为外来者更能在效率、公允、权利、利益之间协助XX做出一个最优化的选择。
经过优化后XX公司组织结构如图3所示。
图3XX公司组织结构图〔优化后的〕
为了保证组织优化项目的成功,咨询团队在该阶段重点思索了如下要素:
1〕任务剖析是对任务一个片面的评价进程,是组织规划与设计的基础。
此阶段咨询团队主要运用基于流程的任务剖析方法,对项目全体运作流程所触及各项任务的种类和属性停止分类、剖析。
设置基本业务部门并把各项主要任务职责归入相应部门,从而保证组织架构的调整是充沛支持公司以后业务需求。
2〕本次组织结构优化调整为了保证XX近期开展战略对组织架构具有可扩展性的需求,在XX公司职能部门设计上强调了项目化管理。
XX公司近期开展战略要求组织架构必需有发现、引进、管理新项目和开发、引进新产品的功用,经过各方论证,咨询团队决议为XX公司引入项目管理的思想,增设了开展规划项目部,担任项目的前期寻觅与开发。
并把以后的钴酸锂产品的全体运作作为一个项目停止管理,从而为公司的财务部、行政部等效劳性部门转变为多个项目的公共效劳部门,完成项目管理本钱的浪费,提供了组织基础。
3〕组织结构调整可以分阶段有步骤的逐渐推进,结合XX实践状况寻觅最优化、最灵敏而不是最完美的方案。
鉴于近阶段的公司运营状况,有些业务的任务量不是太多,一般员工的任务不是太丰满,人力资源管理本钱相对偏大。
采取一人多岗,发扬人力效益,如项目开发部可以监管证劵部的任务。
随着企业的开展将逐渐健全管理团队。
庞大应收账款的拖欠是影响公司正常运作的一个关键要素,应收账款的回收是以后公司的一个重要任务。
为了尽快回笼资金,市场部由总经理直接收理并增强应收账款的回收职能,增强市场拓展、市场效劳和货款回收的职能。
4)部门之间权责明晰、组织体系精简、高效。
原来消费部、质量部职能交织,责任不清,使产质量量不动摇,技术部新产品开发功用太弱,没有发扬作用,依据消费工艺流程和现场管理的要求,咨询团队对其职责停止了分拆与兼并,重新设立消费部和质管部。
消费部担任消费的组织和设备的管理,质管部担任质量的控制、检测、ISO树立和XX产品的开发。
5〕树立精益化的组织架构运作体系。
组织部门确定之后规则组织架构的运作形式是十分重要的。
在此阶段咨询团队自创了日本精义消费的理念,用图4所示的沟通原理图对信息沟通的进程停止了剖析论述。
从图中可以看出,发信者和收信者关于讨论对象的了解只要分歧了,沟通才是成功的,否那么就失败了,所以发信者在沟经进程中处于主导位置,他必需重复确定收信者能否真正了解自己的思想,假设收信者没有了解其责任在于发信者,而不是收信者。
从而得出管理者要对下级的行为结果担任,管理者要向员工及时提供完成任务的各种信息和资源,而管理者自己遇到资源缺乏效果时又可以向他的下级要求提供,如此层层上推,公司的运营责任最终便落在总经理的身上。
管理者只是下属的效劳者、资源的提供者和行为的担任者,这样的组织架构体系不只增强了管理者的任务责任心,也提高了员工的任务积极性和自动性。
从机制上保证了一切员工的发明性。
此外,咨询团队还运用了如:
〝部门间的决策流程和汇报关系表〞,〝责任分配矩阵〞等先进的项目管理工具,大大提高了任务效率。
3.3职位剖析方案选择
职位剖析关于一个员工较多的公司来说是一个相当大的任务量,但其确是编写组织架构、岗位说明书的基础,对组织架构的成功运转起到了至关重要的作用。
为了在不影响任务剖析质量的基础上保证项目的进度,组织优化项目团队采取了如下职位剖析方案:
1〕对XX公司的一切任务停止分类,把具有代表性的任务、重要性的任务视为样本,采取相应的剖析方法停止职位剖析。
如:
抵消费工人主要采用了直接观察法、典型事情法、问卷调查法、面谈法;对行政人员主要采用了阶段观察法、面谈法;对财务人员主要采用了任务日志法、问卷调查法、阶段观察法;对市场销售人员主要采用了任务日志法、任务扮演法、面谈法、问卷调查法;对技术开发人员主要运用专家讨论法、典型事情、阶段观察法;对管理人员主要采用资料剖析法、文件调查法、阶段观察法、专家讨论法、任务日志法、资料剖析法、专家讨论法、阶段观察法。
2〕关于其他辅佐性职位,向有关人员停止了职位剖析方面的宣传,主要采用了直接观察法,问卷调查法、任务扮演法;如对平安保证人员主要采用了任务扮演法、阶段观察法,对后勤人员主要采用直接观察法、阶段观察法、面谈法。
然后咨询团队依照规范化步骤,在明白各部门与团体的信息搜集义务基础上,迷信、高效地停止任务剖析内容的搜集、整理。
3.4职位剖析实施进程
1〕与员工充沛沟通取得他们的支持。
在组织优化进程中,项目团队敏锐的发现公司员工人心不稳,有些员工对任务剖析敷衍塞责,局部员工暂时辞职,严重影响就任务剖析的停顿,为此在XX公司的协助下,组织优化项目团队迅速召集员工大会,从工资待遇,员工培训,任务剖析的目的等方面向员任务了耐烦、客观的宣传,让员工了解就任务剖析的重要性,了解就任务剖析对他们所带来的价值并且把任务剖析作为绩效考核的一项重要目的,从而保证了任务剖析相关人员的动摇性。
消弭了参与任务剖析相关人员的顾忌,从而也保证的任务剖析结果的客观性。
2〕对搜集到的任务剖析资料停止统计、剖析、研讨、归类。
在该阶段咨询团队主要运用了对搜集到的资料停止编号,一致格式,一致方式等手腕,使资料的剖析、分类、研讨任务迅速、顺利地完成。
同时还留意参考同行业同职位其他企业的相关任务剖析的资料,从而提高任务剖析的牢靠性、和完整性。
4组织架构优化方案结果表达
为了保证优化方案全体的可操作性,组织优化项目团队紧紧抓住任务剖析、业务流程、部门、岗位职责之间的亲密关系,尽力做到这三者之间的可以相互支撑、严密配套。
运用了〝任务人员需求剖析表〞、〝人员定编表〞等先进的项目管理工具,依据任务剖析的结果停止岗位及其职责设置,同时对部门业务流程也作了进一步适用性调整,再思索到XX公司以后产量萎缩的现状,咨询团队建议在人员定编上采用一人多岗制,从而精简了机构,提高了效率,也有利于培育精英团队,为企业的迅速转型了发明条件。
优化方案内容包括〝组织架构图及其运转解释〞,〝业务流程图及其运作解释〞,〝部门职责〞,〝岗位职责〞,〝职位资历要求〞、〝组织架构继续改良流程及职责〞等外容,同时咨询团队运用了规范的用语、规范一致的方式、符算计算机输入的要求,迷信地描画出这几方面内容,失掉了客户的好评。
组织优化方案编制完成后还需求停止试用和调整,咨询团队首先把组织优化的总体方案经过书面下发、召开宣讲会的方式让一切相关担任人了解优化方案,也让一切员工提出自己的意见或建议,就大家共同关注的效果停止讨论并对方案停止调整,并失掉一切利益相关者的认可。
这对组织优化方案的适用性和继续改良才干的提高具有至关重要的作用。
5组织优化方案的正式运转
组织架构优化方案其实是XX公司一切员工的智慧的结晶,在方案编制进程中咨询团队只是作为启示者、指点者和整理者,方案的实施是XX公司一切员工的任务,也只要经过他们自己的实际,优化方案才干发扬应有的作用。
经过本次组织优化项目的实施,使XX迅速完成了企业的成功转型,优化方案也失掉了XX相关人员的好评。
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- 项目 管理 企业 组织 结构 中的 运用