收文处理.docx
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收文处理
收文处理
姓名:
李娜班级:
11级公共事业管理学号:
1111030032
一:
定义
凡经接收室,市政府电子公文交换平台、邮政、市委机关要局等渠道送来的发至本单位的所有公文文件、材料、信函等,统称收文。
收文处理包括:
签收、拆封、登记、分类、组卷等前期准备阶段以及请办、传阅、催办、承办、办复、以及处置办毕公文等环节。
二:
特点
一、前期准备阶段
(一)签收
首先是文件收受,主要应做好五个“查清”:
一是查清所收文书是否属于本机关或者本机关管辖范围内的。
二是查清收、发文件机关或个人书写是否明确。
三是查清封口是否破损。
四是查信封号与递送人在签收登记簿上所登号码是否一致。
五是查清文件的登记件数与实有件数是否相符。
检查确认没有问题后,方可收下,然后签字画押。
此时的签字不是书法,而是凭证,字签的好,既尊重自己,又尊重别人。
从某方面讲,签字也可反映一个人的思想与作风。
所以签字时要注意做到名姓俱全,且字迹工整清晰,急件还要注明收到的具体时间,即年、月、日、时、分。
(二)拆封
拆封时要细心、认真,不要草率的把信封撕开。
信封打开,即可将文书小心取出,不然,用力过猛有可能将文书粘连处损伤。
拆开后,再将取出的文书逐件核对,有附件的按附件序号逐一清点,正件在前,附件在后,并用曲别针将正附件别在一起,纸型不规则的附件放在前面。
机密以上的文书,特别要注意核对发文通知单,如发现不符,应及时与相关部门联系,并采取相应的处理措施。
拆封也是一次签收的再检查过程。
拆封前,最好再一次核对信封的收受者,如发现注有领导同志亲启的信件,在领导同志不曾授权的情况下,应送请领导同志亲拆,重要的信件还应两人监督,以示负责。
(三)登记
签收的每一份文件都必须进行详细登记。
登记的方法有簿式登记、卡式登记、三联单式登记。
登记要依据来文的机关及文别分类进行。
登记时须将文书的标题、密级、缓急时限、来文单位、来文字号、来文分数、收到时间、信封号及处理情况等逐项登记清楚,并进行编号。
登记必须认真填写每个项目,做到“三不”,即不漏登,不错登,不乱登,达到完整统一。
(四)分类:
分类前先必须阅文。
阅文有粗阅和细阅两种方法。
粗阅,即只看标题,不看内容。
一般说来,报告、简报、信息、通报、通讯等只供阅知的文书多采用这种方法。
阅文时可同登记结合起来,边阅文边登记。
细阅则需要即看标题又看内容它适用于请示、通知等应当办理的文书。
文书阅毕,即归为两类:
一类叫办件,一类叫阅件。
邮政信件同公文差异较大,可以单独列类,这类信件一般没有标题,即使有标题的也不大可能完全反映信件的主题内容。
急件要单独分类。
(五)组卷
分完类后进行组卷。
急件要单独组卷,及时处理,组卷要做到“三登记”即:
卷内的每件文书都要的登记,卷号要登记,组卷时间要登记。
二 请办
(一)批抄
包含“请批”和“抄发”两层意见。
批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。
批抄包含在拟办中,就是给收文安排一个合理的批阅对象。
(二)加抄
加抄亦称加发。
指来文经过批抄以后,还要增发某些单位和个人。
(三)请办
指经授权的文书工作人员,将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。
请办是拟办意见的一种,可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。
并加盖公文处理章。
(四)请批
请批是文书部门将收文送领导同志批办。
一般要附上“公文处理单”,由领导同志批示具体意见。
请批是拟办的重要环节,也可以看作是拟办意见的主要内容。
请批一般有三种情形、三种写法:
1.经过深思熟虑,对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时,应该用简单、明确的语言,尽可能将处理方案写明;如果有两种以上的处理方案,也可一并提出,同时表明自己的倾向性意见,供领导决策参考。
这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”,下边写上具体方案。
2.提不出具体方案,但可以提出由哪个部门去办。
这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示,拟请××部门办理”或者“请××同志批示,拟请××部门主办,会同××部门处理”。
3.对重大问题不便发表意见,或者不能确定应该由哪个部门承办的,则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。
(五)批办
需要贯彻落实的文件,通常有两种批办方法:
一是先批请单位领导人阅示;二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。
需要办理和答复的文件,要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。
需由两个以上部门承办时,要明确指定牵头的部门,即主办单位。
对紧急重大和有疑难问题的文件,应首先请机关领导人阅示,然后再按领导指示办理。
阅知性文件,批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。
批办意见没有固定不变的格式。
一般来说,,用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等,承办部门或承办人必须提出答复意见,不能办理的,要说明原因。
另有些来文在结尾写有“如有不妥,请批示”、“不妥之处,请予指示”等,就属于无问题便无需答复的范围。
批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。
这类批办意见,常用于阅知性工作。
三、传阅
(一)传阅的范围
1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。
2.需要几位领导共同批办的文件。
包括下级机关的请示,上级机关有关部门专项业务文件,以及本机关制发的需要会签的文件等。
3.机关领导在文件上有重要批示,需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。
4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。
(二)传阅的要求
应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。
文件阅毕后,阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
(三)传阅的方法
1.分送传阅法
先送第一应阅人,第一应阅人退回后,再送第二应阅人,依次传阅,直到最后一人阅读完为止。
2.集中传阅法
利用单位领导集中学习或开会的机会,在会前或会后,将紧急而又简短的传阅件集中传阅。
或者组织一次活动交流会,使全体成员能够及时准确的了解重大活动信息的发布。
3.设立阅文室法
大中型机关设有“阅文室”,有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。
阅文后也应在传阅单上签名,便于管理谁看了、谁还没有看,防止漏阅。
4.横传法
即文件从主任部门送出后,第一应阅人阅后传至第二应阅人,直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。
横传交接,阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”,让办公室及时掌握文件的去向。
5.回传法
后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报,这个倒流传阅的过程称作回传。
6.专传法
由专人将文件送给有关领导同志,坐等领导同志阅完后,马上送其他领导,直到传完为止。
这种方式只在两种特殊情况下采用:
一是特急件,二是绝密件。
四、催办
(一)催办的具体范围
1.上级机关主送本机关,并需要具体实施、贯彻执行的文件。
2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。
3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务,需办理或答复的函件。
办公室催办工作的重点应放在对内催办上。
对外催办一般可由机关主管业务部门负责。
(二)催办的方法
1.电话催办,主要方法就是通过电话联系,催促并询问相关文件信函的处理进程,以求高效率完成文件的办理工作。
2.发函催办,函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
在此可以对办理文件的相关部门采取发函的形式,催促或提醒文件的尽早办理。
3.登门催办,如果所办理单位较近,或者文件十分重要急待批复,可以采取登门催办形式。
4.请承办部门来人汇报,可以定期要求所办理文件部门派出人员对所办理文件进行汇报总结,使之了解办理进度。
(三)催办的具体要求
1.重视催办工作,为了提高工作效率,畅通信息渠道,嘉庆工作监督,所以催办工作的顺利进行在一定程度上也影响到了整个文件办理的进程。
2.健全催办制度,催办人员应及时汇报催办工作办理情况。
催办人员可根据工作重要程度采用口头汇报、书面汇报等多种方式向上级领导反映催办事项的进展情况。
遇紧急情况可直接向领导汇报,请求协调。
催办制度是整个收文处理中必不可少的一环节,要加强对催办制度的完善。
一,可建立催办事项进展状况的登记记录制。
二,复命制。
催办工作完成后,对所记录催办事项的办理结果向发出指令的领导作相应反馈。
三,行政部设专人负责催办工作
催办工作的程序:
接受催办工作填写“催办单”催办信息反馈
结束催办工作、汇报
3.催办文件要有登记——也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”(在“收文登记簿”上留出一部分帐页专门登记催办性文件)。
五、承办
承办工作的要求
1.按照领导批示,及时提出具体处理意见(有前案材料的应将前案材料附在后面),报本部门领导审批后立即处理,并将处理结果及时报告领导。
2.凡领导“批办意见”中明确提出由某部门牵头承办的,牵头部门就要先准备好处理意见,邀请协办部门协商会签,将意见归纳整理,报领导审批。
如有分歧,应报送领导裁决,或按照领导意见再次会商。
3.承办人要将“处理结果”填写在“文件承办单上”,或另写一份材料附在承办文件上(注明承办部门和承办人),然后将承办文件转回主管部门拟复。
4.对已经办理结案的文件,要向交办机关报送结案报告,并做好注办工作。
六办复
(一)办复的含义
办复是指需要办理的文件在办理完毕后,对来文机关所作的答复。
它体现了收文处理过程的最终结果。
办复通常由主管部门承担,但有些承办文件,承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。
(二)办复的形式与做法
1.函复
即用行文的形式答复。
一般情况是,由承办人代拟文稿,然后经部门负责人审查签署后,连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。
2.口头答复
传达处理意见后都要作记录。
记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面,以备查考。
3.复印领导批示
有些下级来文,领导批示了具体的处理意见,就可以将其直接复印后发送来文机关。
4.就地处理
有些比较复杂的问题,需要承办人出面,带着审定的处理方案前往来文机关,就地研究解决问题。
必要时,要形成“会谈纪要”,作为结案的依据。
如无纪要,也要有“处理记录”以备查用。
5.统筹安排
在年终或年初经过研究确定,对最终文件及其事项作出最终安排规划。
七、处置办毕公文
(一)归档
处理完毕具有保存价值的文件都要立卷归档。
归档的范围有四部分
1.上级机关下发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件如指示、命令、通知、批复等;
2.同级机关或非隶属机关发的文件材料,如需要执行的法规性文件,有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件,协商工作的重要来往文件等;
3.本机关重大活动和重大会议的有关文件,本机关的工作计划、总结、领导在重要会议上的讲话;
4.下级机关报送的有关方针政策性的重要问题的请示、报告、总结等文件材料。
归档的时间一般在第二年上半年进行。
在归档的过程中有三项要求:
1.应归档的文件要齐全完整
2.文件和电报按其内容的联系合并整理立卷,每份文件的正件与附件、文本与文稿、批复与请示,以及多种文字形成的同一文件,要集中立卷,不得分家。
3.应归档的文件材料要保持它们之间的历史联系,区分保存价值、分类整理立卷,案卷标题要简明确切,便与保管和查找利用。
一个机关、单位的档案应集中统一管理,机关下属部门如党委下属的宣传部、组织部形成的文件,可以交到党委办公室整理立卷,也可由本单位自己立卷后交给档案室。
(二)清退
按照省委文件请退单,将文件逐件清点、核对,随之对不需要清退的文件也要清点。
文件核对完无缺后,要在文件请退单上签名,以示负责。
然后,将清退的文件用专车送到省委办公厅,让负责同志签收验字后,即可结束。
2、销毁
清退归档后剩下的文书要及时销毁,不要随便乱扔。
销毁文件经主管领导人批准,秘密文件还必须履行严格的登记手续,由二人以上监销。
在销毁文件的过程中应禁止无关人员的介入,以防泄密。
三:
例文
(一)关于传阅的相关例文:
关于建立部门文件资料传阅制度的通知
舟山机关事务管理局2012-05-1609:
25:
22作者:
来源:
文字大小:
[大][中][小]
舟管局〔2010〕9号
舟山市机关事务管理局办公室
关于建立部门文件资料传阅制度的通知
局机关各处室、局属各单位:
为充分发挥文件、资料的作用,加强对政策、规章、制度的学习和执行,推进学习型组织建设,根据局领导意见,决定建立部门文件资料内部传阅制度。
现将有关事项通知如下:
一、各处室、单位设一名兼职内勤(报局办公室备案),负责本部门文件、资料的登记、传阅、归档、保管等工作。
2、各处室、单位内勤人员应每天将局印发的各类文件、资料进行登记,根据急缓程度及时送处室、单位主要负责人阅处,再按照部门负责人的意见进行传阅。
3、对涉及下列事项的文件资料,必须在本处室、单位全体工作人员中传阅:
1、文件明确须传达至全体工作人员的;
2、涉及全体干部职工利益的;
3、涉及本部门重要业务的;
4、其他应当在全体工作人员中传阅的。
四、各处室、单位工作人员应及时阅文,并签名确认;传阅文件过程中须遵守保密制度,爱护各类文件、资料,不随意将阅文夹中的文件、资料抽出。
5、各处室、单位内勤人员应加强传阅文件的收、转、催、办,防止文件积压、延误,传阅结束后应将文件及传阅单进行归档备查。
6、各处室、单位可根据本通知精神,制订切合本部门实际的具体细则和措施。
二〇一〇年六月二十八日
主题词:
制度文件传阅 通知舟山市机关事务管理局办公室 2010年6月28日印发
(二)关于批复的例文:
关于《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》的批复
国函〔1997〕209号
国家旅游局、公安部:
国务院原则同意《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》,由你们发布施行。
附:
中国公民自费出国旅游管理暂行办法
国务院
一九九七年三月十七日
(三)关于办复的例文:
关于市人大108号建议的答复
尊敬的丁一飞、袁爱军、石建萍、廖小甫、王刚强五位代表:
你们《关于适当调整电价政策解决贫困县小城镇路灯电费来源途径的建议》(总编号第108号建议)收悉。
衷心感谢你们对价格工作的关注和支持,以及对价格政策提出的良好建议。
收到您的建议后,我局领导高度重视,责成相关人员认真研究并向省物价局请示汇报,现根据相关政策和省物价局的意见,就108号建议答复如下:
一、你们的建议非常必要和及时,值得引起高度重视,认真研究加以解决。
随着农村小城镇建设步伐加快,小城镇规模越来越大,人口越来越集中,大多数乡镇还建起了路灯,但因没有稳定的路灯电费来源,致使乡镇亮化工程无法正常运转,给群众的出行造成了极大的不便,也给当地社会治安造成了很大的压力。
你们提出由乡镇受益居民每度电负担一定比例的费用,随国家电费一同收缴的建议是解决乡镇路灯电费来源的可行办法。
二、乡镇路灯电费无来源的问题我们已多次向省物价局反映,这次我们收到108号建议后,又专门向省物价局进行了汇报和请示,但因电费公用事业附加的设定权在省人民政府,还须各市州人民政府和省物价局积极向省政府反映,共同推进这一问题的解决。
三、我省城乡居民(含贫困县)生活用电已实现同网同价,根据省物价局《关于农村居民生活用电价格有关问题的复函》(湘价重[2005]04号)精神,我省城乡居民生活用电虽已实现同价,但其电价构成却不相同,城市居民生活用电价格中包含了0.02元/千瓦时的城市公用事业附加,而农村居民生活用电价格中不含城市公用事业附加,每千瓦时0.02元价差为农村低压电网维护费。
你们提出的针对贫困县适当调整湘价重[2005]04号函中的有关规定,增加农村居民生活用电价格中含城市公用事业附加的要求,考虑到政策的统一性和严肃性,省物价局不予支持。
以上答复,不知是否满意,如有不妥,敬请原谅。
联系人:
卜佑贤联系电话:
42***0101397***0650
(四)关于收文处理的流程图:
人民政府办公室发、收文处理流程图
四:
练习
结合本章所学内容及其例文提示,请你以学校为例做出一个收文处理的流程图,或者写一份有关批复、承办、拟办的文书。
五:
参考文献
【1】朱桂英.浅谈收文处理程序【C】中国学术期刊电子出版社,2012.,pp43-44.
【2】汪天逸.把握“流水线”运行原则和环节做好收文办理工作,【C】办公室业务之公文处理,2013-02,pp26-27.
【3】白延庆.公文写作【M】北京,清华大学出版社,2006-12-01
【4】刘锡庆.公文写作【M】北京,北京师范大学出版社,2007-09-01
【5】张保忠.党政公文写作规范技巧范例全书,【M】研究出版社,2012-06-01
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