个人书信的书写格式与基本要求.docx
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个人书信的书写格式与基本要求
个人书信的书写格式与基本要求
个人书信,是指家人、亲戚、朋友、同志之间询问生活状况、叙谈友情、交流思想、传递信息、研究工作、讨论问题等等而写的私人信件。
下面是一封简短的家信:
妈妈:
您好!
7月5日的信和包裹均巳收到。
得知妈妈已经恢复健康,麦子又获得了大丰收,我和惠玲就放心了。
您让买的三九胃泰,在收到信的当天下午就已寄回两盒。
不几天,小王就会送到您手边的。
我们俩一切都好,小虎长得壮实可爱,在幼儿园里也很乖,请妈妈不必挂念。
今年暑假,我们一定会回家看望敬爱的妈妈。
望妈妈多多保重身体。
敬颂
安好!
儿宏伟工媳惠玲
7月15日
附:
小虎近照一张。
一般书信,大都分六个部分。
1.称谓。
称谓就是对写信人的称呼。
上面短信中的“妈妈”就是这一部分。
信上怎样称呼,要看写信人和收信人是什么关系。
一般说来,平时对收信人怎样称呼,信上就怎样写。
写给同学、同志、战友的信,可以直写名字,也可以在名字后面加上“同学”、“同志”、“战友”,如“志强”或“志强同学”等;如果名字只一个字,直呼名字可以,若要加上“同学”等称呼,一般应写上姓,如“刘琪同学”等。
写给兄弟姐妹的信,比自己年长者称“哥(兄)”、“姐(姐姐)”;或者在称呼前面加上排行,如“大哥”、“大姐”;比自己年幼者称“弟”、“妹妹”等,也可以直写名字。
写给晚辈的信,直写名字,或者在名字后面再加称呼,如“晓东”或“晓东儿”。
写给长辈的信,一般不能写名字,而要写尊敬的称呼,如“奶奶”、“爸爸”等,不过对某些长辈,为表示和其他人有区别,也可以在称呼前面加上名或姓,如“德忠大叔”、“马老师”;也可以在对长辈称呼的前面加上“尊敬的”、“亲爱的”、“敬爱的”一类表示亲热和敬意的词。
对学有专长、年高望重的老科学家、老教育家等,为了表示尊重,也可在姓之后加上个“老”字,如“郭老”、“叶老”等。
有时为了表示郑重和
尊重,写信人也可以用职务来称呼收信人,如“王院长”、“雷教授”、“周工程师”等。
称呼应从信笺第一行顶格写起,单独占一行,以表示尊敬和有礼貌,后面要加冒号,表示下面有话要说。
2.问候。
问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人关心的表示。
人们平时见了面,还要问声“您好!
”“最近忙吧?
”等等,何况书信一般多是写给不常在一起、不能见面交谈的人呢!
上面短信中“您好!
”便是。
问候语的选用,应根据和收信人的关系、写信的时间环境而定,既要有礼有节,也要有针对性。
例如对老年人,可以问健康状况:
“您身体好吧?
”“近来身体好吧?
”对一般人则可问声:
“您好!
”“近好!
”“工作顺利、精神愉快吗?
”对在校的学生,可以问问学习情况:
“学习紧张吧!
”“学习忙吧!
”对新婚夫妇,可以说:
“新婚快乐吧!
”若知对方有病,则可问“病好了吗?
”对方刚出医院,便可用:
“恢复健康了吗?
”如果适逢节日,便可用节日的问候,如“新年好!
”“新春偷快!
”“值此新春佳节之际,谨向您及其全家致以节日的问候!
”如果适逢季节变换之时,便可问寒问暖,如“当此春风送暖的日子里,您身体一定很健康吧!
”
问候的话,可以紧接称呼语后面写,也可以写在称呼语的下一行,空两格,单独成为一个段落。
3.正文。
正文是书信的主要部分。
凡是要告诉对方的事情,回答对方的问题,或向对方询问的情况等等,都要写在这一部分。
具体说来,正文可分为连接语、主体文和总括语三个部分。
连接语有承上启下的作用,是在问候之后,说明为什么要写这封信。
例如“许久没有通信了,很是想念,特地写信问候。
”“喜闻你考上大学了,夙愿得偿,特去信向你表示祝贺。
”“我在学习古典文学时,有一个问题百思不解,今写信向您请教。
”“听说西安新华书店正在出售广西人民出版社出版的《古代诗词曲名句选》,请你代买一本。
”如果写的是回信,先要写明“X月X日的来信已经收到,请勿念。
”之类的话。
正文的主体文要另起行空两格写起。
如果要说的话,要托办的事较多,就应该分段来写,一件事或一层意思写成一个自然段,这样显得眉目清楚,对方也一目了然。
上面那封短信中,从“7月5日”到“看望敬爱的妈妈”就是主体文,分了三个自然段。
如果是复信,最好在主体文开始时先把来信中询问的问题,或者委托过什么事情,有什么结果等,明确地告诉对方,因为这是收信人最关心的事情,然后再写自己要说的话。
主体文是书信的主要部分,写信时不仅要把要说的话、要办的事说明白,写清楚,而且要简明扼要,措辞得当。
4.结尾。
结尾是写完正文,临结束时写上一句祝颂或表示敬意或勉励的话。
这是一种礼节。
上面短信中的“敬祝安好”便是。
我国历来是讲究文明礼貌的,祝颂语也是多种多样,写信时该用哪个祝颂语更为合适,这要根据自己同收信人的关系、信的内容,以及有关具体情况而选用,切不可信手拈来。
一般说来,给长辈写信,可以写“祝您安好”、“敬颂健康”、“敬祝全家平安”,等等。
给平辈写信,可以写“祝你健康”、“祝你进步”、“祝幸福”、“祝工作顺利”,等等。
给晚辈写信,一般不写祝愿的话,而写希望、勉励一类的话,如“望努力学习”、“希你努力工作”、“盼儿工作顺利”,等等。
给组织或领导写信,可以写“妥否请批复”、“请指正”、“并请函复”、“此致敬礼”,等等。
若遇到节日,可以写“敬祝春禱”(春节)“祝你节日愉快”等。
如慰问病人,可以写“祝早日恢复健康”、“敬
祝痊安”(病愈后)等。
另外,对我国古代流传下来的祝颂语也可以适当地选用。
如对编辑人员,也可以写“祝编安”;对教师,也可以写“即颂教祺”;对搞创作的,也可以写“即颂著安”;对夫妇二人,也可以写“祝俪安”,等等。
祝颂语的格式,一般先写“此致”、“祝你”等词语,这样的词语可以紧接正文写,也可以另起一行空两格写;“敬礼”、“近安”、“生日快乐”等词语,一定要另起一行顶格写,表示尊敬。
“生日快乐”等词语后面,一般不用感叹号。
如果正文结束处正好在一行的末尾,右边写不下其他字了,则应另起一行,空两格写“此致”、“祝”等词;另起一行顶格写“敬礼”、“健康”等词。
5.署名。
署名,是指在书信的最后一行署上写信人的姓名,有时还要在名字前面加上称谓,如“弟XX”、“儿xx”等。
署名的写法,同样也要考虑和收信人的关系。
一般地说,署名和称谓要对应。
如果是写给平辈的信,可只写名字,不用自称,不带姓。
如果关系不太密切,或初次写信,以写全姓名为好。
给长辈写信,要在署名前加上自称,上面短信中的“儿”、“媳”便是。
给晚辈的信,一般只写自称,如“父”、“姑姑”等,也有的还加上名字,或只写名字。
署名应写在正文结尾后面一行的后半部分,也就是全信的右下角。
自称和名字一般各占一行,先写自称,后写名字,名字写在下一行的自称之后。
6.日期。
信的最后,在署名的下一行,再稍靠后一点,写上发信的日期,上面那封短信中的“7月15日”就是。
这也是一封书信中不可漏掉的一部分。
有了日期,不仅便于收信人査收,而且往往与信的内容密切相关。
如有的信上说:
“昨天收到你的来信”、“明天我们就去上海实习”等,如果不写明写信日期,收信人就弄不清你所说的“今天”、“明天”到底是哪一天。
日期一般要写公历(阳历),如果写的是农历(阴历),就应在日期前边加上“农历”或“阴历”二字,以免发生误会。
写日期时,一般只写清月、日即可。
如果是重要的,或者是时间性较强的信件,除了写年、月、日以外,还要写明更为确切的时间,如“1990年4月3日凌晨5时50分'节日前夕或节日期间写信,也可以用节日名称代替日期,如“元旦前夕”、“春节”、“端午节”等。
如果在旅途中写信,还可以在日期后面附带写上写信的地点,例如:
“8月15日晚于西安唐都宾馆”。
以上是一封信应有的六个部分。
此外,如果信已经写完,临时又想起一些事情要告诉对方,或觉得某件事叙述得还不够全面时等,在信的后面还可以补写。
为醒目起见,常在补写话语的前面加上“另”、“又”、“另外”、“还有”等字样。
或者在附言之后写上“又及”二字。
信封里附有照片、卡片等轻薄物品时,应写上“附:
xx百日照一张”、“随函附寄卡片两张”等。
上面那封短信中的“附:
小虎近照一张”*。
如果在信里要代别人问候收信人,或托代问候的话,可以在日期下边一行的左方,写上“xxx向你问好”,或“请向伯父、伯母问好”。
写信还包括写信封。
在未谈信封的写法之前,请先看看这个信封:
□□□□□□
1!
占由P
票处
□□□□□□
这是实行邮政编码后用的标准信封。
它包括五个部分,左上方的六个方格,写收信人地区的邮政编码;右下方的六个方格,写寄信人地区的邮政编码。
填写数字前,一定要査问清楚,并且要按照信封封口上的标准字体书写,它关系到分拣、投递的速度和准确度,一点不能马虎。
左上方的六个方格的下面空两三个字写收信人的地址,这一定要写得详细具体,地名、单位要写全称。
在大地名和小地名之间,地名和号数之间,都要空一格断开,以给人眉目清楚之感。
一行写不完,转行时,也不要把地名的字与字之间、号数的数目之间拆开,以免看错而误投。
中间写收信人的姓名,字迹可略大一些。
姓名后面可以空两三个字,根据和收信人的具体情况写上“同志”、“先生”、“女士”、“教授”等称呼,也可以不写诸如此类的称呼。
这里特别值得一提的是,收信人的姓名既是给收信人看的,也是给邮局和收发工作人员看的,因此,在收信人姓名后面写“父亲”、“岳父”、“儿”之类的称呼是不合适的。
在收信人的下边、信封偏右的地方,用比收信人字迹略小的字写发信人的地址和姓名。
地址应当写全称,姓名写全称,或只写姓,这样若万一投错,也能迅速退还本人;同时,收信人一看到信封,也就知道是谁从何处寄来的。
信封上的字,要用毛笔、钢笔、圆珠笔书写,不能用铅笔写,以防模糊不清;也不要用红色笔去写,这会被认为是绝交信。
信封写好后,把信瓤平整地叠成长方形,装人信封内,封好口。
邮票应贴在右上角贴邮票的地方,不要贴在信封背面或封口处,这样不便邮局盖戳销票。
若属重要书信,最好到邮局办理挂号、特快专递或保价手续,以防丢失。
若寄航空信,还须向邮局索取航空标志,贴在邮票旁边,也可以买专用航空信封。
不通过邮局寄发,托人捎带或派专人送去的书信,如果捎信人或送信人熟悉收信人的地址,信封上就不必写了,只在收信人地址的位置上,空三五个字写上“面交”、“烦交”、“呈交”、“送交”、“专送”等字样即可。
如果捎信人或送信人不知道收信人地址,则应与普通信封一样,写得越详细越好。
由于是面交,发信人的地址就不必写了,一般在发信人地址的位置上空半行处写上“X托”,或“XXX拜托”就行了。
例如:
烦交
刘在远同志启
李托
下面再说国际通用信封的格式和写法:
国际上使用的信封是横式的。
按国际规定,寄往国外的书信,收信人姓名、地址要写在信封的右下角,寄信人姓名、地址要写在信封的左上角或写在信封背面的上半部。
同时,信封要用英文、法文或对方国家通用的文字书写,并用中文注明对方的国名和地名。
如果不用英文、法文书写,也应用英文、法文注明对方的国名和地名。
但是,寄往日本、朝鲜和蒙古的书信,封面可以用中文书写。
还必须强调指出的是,寄往国外的信,必须写明收信人和寄信人的国家、地区、城市、街道名称和门牌号码。
下面这个信封,收信人的姓名和地址是用法文写的,寄信人的姓名和地址除“Rue(路)”外,则是用汉语拼音字母写的(用汉字书写也可)。
寄信人姓名YangChangLong地址RueTaibai
城市(省)名Xi’anShaanxi国名PEOPLE’SREPUBLICOFCHINA
邮票
收信人姓名MelleSilvieLevey
地址7RueM6rim6e
城市名称75016Paris国名(地区)France
最后再说说*的使用。
*是一般书信的一种样式。
因为邮寄时没有信封,内容完全外露,所以叫*。
它使用方便、迅速,邮费仅为普通信函的一半。
*是一种长方形的硬纸卡片,归邮局统一发行。
现在常见的标准*有以下两种:
第一种:
正面分左右两边,左边填写收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名。
右边空白处和背面(有的背面印的有各种图案)写
要写的话。
例如:
中国人民邮政*
□□□□□□!
................:
收信人地址:
收信人姓名:
寄信人地址姓名:
□□□□□□
第二种:
正面如同信封,填写收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名,背面写要说的话。
例如:
(正面)
中国人民邮政*□□□□□□收信人地址:
收信人姓名:
寄信人地址姓名:
□□□□□□
(背面)
使用*应该注意的是:
第一,因为内容完全外露,只适宜写一般的、可以公开的事情,凡是重要的、保密的事情,不要使用*,以免泄露机密。
第二,篇幅容量有限,只能写简短的几句话,因此,只适宜写简单的事情,或表示节日祝贺等;不是三言两语能说清楚的,最好不要用*,免得给对方带来麻烦。
第三,语言要简练,书写要工整。
不能用铅笔写,免得经过摩擦,字变得模糊不清;也不能用红色笔写,让人误认为是绝交书。
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