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试论EXCEL在企业存货管理中的运用
摘要I
AbstractI
一、绪论1
二、企业存货管理的特点和现状1
(一)企业存货管理的特点1
(二)企业存货管理的现状2
三、企业存货管理的目标及困难3
(一)企业存货管理的目标3
(二)企业存货管理的困难4
四、利用Excel建立企业存货管理模型5
(一)企业存货管理模型建立的目的5
(二)Excel电子表格模型建立设计方法…………………………5
(三)经济订货批量EOQ模型的实例建立6
(四)时差供货下经济订货批量EOQ模型的扩展7
五、Excel电子表格使用过程中常见问题分析8
总结9
参考文献10
试论Excel在企业存货管理中的运用
摘要:
企业库存管理是企业现金流管理中非常重要的一个环节,而管理的好坏直接影响到企业的资金占用水平和资产运营,企业必须采用相应的库存管理方法,才能有效地增加企业的收益。
库存计划管理是库存管理中非常重要的方法。
本文主要讨论Excel软件在企业库存管理中的应用,然后对所有的库存进行分类管理,可以使企业在存货管理上更加分清重点与层次,从而采取最合适的管理策略,进一步提高企业的库存管理水平。
目前,在中国许多企业纷纷采用Excel软件进行库存管理,建立相应的库存管理模型。
在此基础上,本文简要介绍了用Excel建立企业库存管理模型的步骤,并简要介绍了实际应用中常见的问题和结构化设计方法。
关键词:
Excel存货管理EOQ模型
OntheapplicationofExcelinthemanagementofenterpriseinventory
Abstract:
Inventorymanagementisanimportantpartofliquiditymanagementinenterprises.Thequalityofmanagementisdirectlyrelatedtothelevelofcapitaloccupationandoperationofassets.Byimplementingthecorrectinventorymanagementmethod,Intheend,wecanimprovetheeconomicbenefitsoftheenterprise.Andinventoryplanningisthefirstandthefirstimportantmanagementmethodininventorymanagement.ThispapermainlyexpoundstheapplicationofExcelinenterpriseinventorymanagement..Inventorymanagementcanenableenterprisestodistinguishprioritiesandlevelsininventorymanagement,andthentakecorrespondingmanagementandcontrolstrategiestoimproveinventorymanagementlevelofenterprises.Atpresent,therearemanyenterprisesinventorymanagement,theuseofExceltoolsalsoestablishedclassificationofinventorymanagementmodel,basedonthis,thispaperbrieflyexpoundsthestepsofusingExceltoestablishtheenterpriseinventorymanagementmodel,theproblemsandstructuraldesignmethodsofthemodelinpracticalapplicationareintroduced.
Keywords:
Excel;inventorymanagement;EOQmodel
一、绪论
库存是指各类资产,包括商品、产成品、半成品、和各种材料、燃料、低值易耗品等。
库存管理在企业当前资产管理中起着非常重要的作用。
库存管理的内容可以分为两类。
一是研究如何保持适当的库存,每年订购几次,每次订购多少,以及在什么情况下订购更合适,即“库存计划的决定”;另一种是研究如何在保证最优库存水平的前提下控制库存数量,即“库存控制”系统的决策。
对于企业来说,库存种类繁多,尤其是在大中型企业中,有几十种甚至几十万种。
在实践中,人们会发现一些库存是稀缺的,但价值是巨大的。
如果管理不慎,就会给企业带来巨大损失。
相反,有些库存的种类很多,但价值却很低。
即使管理上有一点差错,损失也是有限的,所以不会对企业造成很大的影响。
同样程度的去重视所有存货,不管本金如何,不仅使存货管理工作复杂化,而且会造成人力和物力的极大浪费。
在这种情况下,企业需要把重点放在关键的、高价值的库存产品管理上,因此库存分类管理理论应运而生。
当前会计人员的大部分工作是处理和处置各种表单,Excel电子表格就成为了一个非常好用的软件。
他不仅能够提供一般电子表格所具有的功能,同时它还提供了别的功能,如对管理和决策的分析。
因此,Excel可以帮助人们迅速有效的处理日常工作,并且准确的提供各项数据,而本文主要介绍的就是这个方面。
二、企业存货管理的特点和现状
(一)企业存货管理的特点
存货管理在企业的日常运营中起着很大的作用。
存货管理的好与坏对于企业资金管理的效率和质量有着举足轻重的作用,存货管理具有以下几个特点:
1.数据存储量大
在工业和商业企业中,库存产品的数量非常多,有的多达上万种,每一个品种的存储情况都需要具体详细的反应,所以会计不仅要反映各数量指标和反映区域价值的指标,还要反映动态情况和静态情况。
2.数据变化频繁
为了保证生产和销售的顺利进行,库存的采购活动必须定期进行。
因此,有大量的仓储和出库材料。
同时,随着销售业务量的增加,产品的入库和出库业务也非常频繁,无论是材料的采购,还是材料的使用,产品的生产和销售都伴随着大量的财务数据。
3.核算内容广泛
库存核算的内容包括很多方面,如原材料和产品的变化,包装材料、低值易耗品的处理等,因此核算涉及的内容很多。
4.核算方法复杂
存货核算方法有很多,可以用实际成本法计算,也可以用计划成本法来核算。
其中实际成本核算方法又分为:
先进先出法、加权平均法、移动平均法和个人估价法。
根据计划成本进行计算时,还要对成本差异进行计算和分配。
当存货账面价值与实际价值不同时,应根据存货项目、存货类别等因素进行期末存货成本的调整。
5.管理要求高
存货核算与管理要求正确地反映存货的各项信息,比如入库和出库的信息,并且整合各项信息,然后为企业各个部门提供最及时准确的信息。
(1)成本管理信息:
存货和商品销售成本;
(2)存货预警信息:
超额库存和储备不足是什么?
超额库存周期是多久?
;
(3)占用资金分析信息:
多少钱用于每个存货,花多少钱在积压的存货上等;
(4)存货管理效率信息:
各种存货的周转率和周转天数;
(5)库存管理人员评估信息:
质量清单由谁组织采购,创造最有价值的采购人员的资料。
(二)企业存货管理的现状
研究发现,目前大部分人都认同中国现代库存管理理念,这个理念也被广泛传播,各种有效的库存管理方法在实际生活中非常实用,但是近些年,中国企业由于库存产品多而导致积压,特别是成品没有得到改善,和理想中的零库存还是有很大差距。
目前,中国的企业库存管理存在的问题:
1.管理方法不当造成的高库存问题
虽然库存管理在企业管理中占举足轻重的地位,但许多企业却总是忽视这一点。
大部分企业认为库存管理就是保证有一定库存数量,而忽略了库存的“质量”管理。
2.对存货价值形态管理的忽视
在库存管理中,企业在一定程度上注重对库存实物形态的管理和控制。
但对存量的价值管理没有足够的重视,造成了许多虚假信息。
导致了报表中所反映企业的资产和利润不能为企业的管理者提供有效的信息。
3.对资金流管理的不足
根据相关数据的分析,流动资金在不同的企业中也有很大差距。
值得注意的是,企业往往忽视对库存的管理,很多企业有大量的库存积压,并且不关心流动资金的多少,有的企业只是盲目的扩大生产和销售规模,从而导致了恶性循环,这在一定程度上影响了正常生产经营活动。
4.企业的账务处理不规范问题
目前我国的一些企业只关心眼前利益,忽视了企业的长远发展,所以企业的财务管理体系一片混乱。
会计处理不规范,比如:
已经实现的销售收入却不做销售收入入账,不按照规定设置保管员岗位,不按规定设置详细账户。
这些问题都对企业发展造成了严重的影响。
5.企业验收、保管销售的管理机制中浪费问题
目前我国大多数企业都有一定的管理意识,但是并不强,尤其在国有企业。
采购人员经常徇私舞弊。
而且许多企业缺乏强有力的惩罚手段。
因此造成了仓库管理人员管理意识薄弱,销售人员只对和自己有关的直接利益感兴趣,忽视了企业的长远发展,因此导致企业资源的浪费,从而减少企业的整体效率。
三、企业存货管理的目标及困难
(一)企业存货管理的目标
企业持有库存的原因一方面是为了使日常生产销售正常的进行,另一方面是出于对价格的考虑。
然而,过多的存货占用了大量的资金,导致了企业开支的增加。
因此,存货管理的目标是在企业正常运营的基础上,尽可能的去减少库存成本。
它包括以下几个方面:
1.保证生产正常进行
保证生产中有足够的原材料是一切的基础和前提。
为了使企业正常生产经营,必须预留一定的原材料,但企业想要实现零库存真的很难。
2.有利于销售
一定数量的库存储备可以增加企业在生产和营销方面的流动性和适应性。
3.便于维持均衡生产,降低产品成本
有些企业产品属于时令产品,企业为了降低生产成本,肯定会保留一定数量的产品库存。
4.降低存货取得成本
一般来说,当公司进行采购的时候,购买的总成本与产品的单价和购买数量有着密切的关系。
而且为了鼓励顾客更多地购买他们的产品,当顾客购买的产品数量达到一定量时,许多供应商往往会给予价格折扣。
5.防止意外事件的发生
在采购、运输、生产、销售过程中,企业可能发生意外事故,保持必要的库存,以避免和减少事故的损失。
(二)企业存货管理中存在的困难
1.仓储管理方面
仓储管理是指当企业产成品、原材料、包装材料等在企业库存中占的比例越来越大,如果实际库存管理控制不到位,会因为保管不善而出现损坏或被盗的存货;存货的验收不严格,使账面价值与实物价值不一致;企业的库存控制不合理,库存能力不能与生产计划相匹配。
存货占了很大的比例,仓库成本的增加会使现金流大量的被占用。
2.财务管理方面
由于库存管理不规范,库存计量不准确,库存管理信息失真给许多企业造成了很大的麻烦。
损益表和资产负债表的信息不能正确分析,信息使用者不能正确地分析、评价和做出决策。
3.核算方法方面
我国大多数企业的信息技术相对落后,没有实现全面的计算机化管理。
仓库的存储和收据的记录仅由手工登记,而且财务软件也并不完美,也就是说,“只在需要的时候,根据所需的数量生产所需的产品,也就是说,我们没有办法追求生产系统的最低库存或零库存。
如果使用Excel电子表格,就可以减少企业库存的占用成本,找到最优的订货量。
四、利用Excel建立企业存货管理模型
(一)企业存货管理模型建立的目的
一般来说公司存货占公司总资产的很大一部分,存货管理的好坏更是直接关系到了公司的经济效益。
经济订货量法是目前企业采用的一个主流方法,利用Excel来合理的分配和计算库存。
这是因为Excel软件及其数据处理库,能够根据不同的公司状况,建立最符合自己公司的Excel模型,并且直观的展现在我们面前。
从而给企业的财务和管理人员提供最及时、最准确的数据资源。
(二)Excel电子表格模型建立设计方法
电子表格模型设计的时候可以采用开发大型信息系统时所使用的结构化设计方法——生命周期法。
其设计方法分为以下四个步骤:
步骤1:
明确问题。
设计的第一步是要清楚要解决什么问题。
但是明确一个问题其中涉及到了很多方面,这些信息需要亲自向有关人员询问,有时人们不能清楚、正确地表达问题。
这就提高了对设计师的要求,需要用适当的方法和他人进行沟通。
步骤2:
定义模型的结构。
在了解清楚了问题是什么之后,就必须决定变量和输出量,以及它们的函数关系。
可以用不同的模型来解决问题,有尺度模型、物理模型、数学模型或纯文本描述模型。
采用一个合适的模型是很关键的一个步骤,而不是试图通过特定的模型来解决问题。
步骤3:
设计电子表格模型。
一旦完成了前面两步,就可以开始利用软件来设计自己需要的模型了。
实践中,第2步和第3步可以同时进行,但是我们不能够跳过他们的任何一步,虽然看似这两步差不多,但是如果缺少,可能会给后续的设计造成很大的麻烦,同时在设计时我们还要注意电子表格的易懂性,能够让人们更好的使用和修改。
步骤4:
对电子表格模型进行测试和分析。
在设计好的模型之后,我们需要对它进行测试,刚完成的电子表格或多或少会存在一些细节的缺陷,我们必须通过多次的测试来进一步的完善。
我们应该根据电子表格模型的正确性来分析和评估每个潜在计划的可行性和优点。
上述的四个步骤通常被称之为用电子表格解决问题的四步骤。
利用Excel工具,管理者可以很详细的去了解企业各项指标和数据,从而高效和准确的做出最有利于企业的决策。
(三)经济订货批量EOQ型的实例建立
本文介绍了如何利用Excel建立企业库存管理经济秩序的EOQ模型,EOQ模型英文为EconomicOrderQuantity,该模型适用于整个批次库存的补充、不允许缺货库存问题,即每个单位时间的物料需求量通常为D,单位时间消耗量以D的速度逐渐递减。
经过一段时间T,下降到零存储容量,此时开始订货,然后及时到货,库存从零库存到达库存量最高的Q,然后开始下一个存储周期,形成多周期存储模型。
假设一个公司对某种零件的年需求是100000个,单位存储变动成本是6元,每种产品的订货费用为人民币50元,每单位产品的价格是25元,单位产品的缺货成本是8元,5天的交货期限,日常配件每天耗用30件,60件的日交货数量。
交货期对存货需求量及概率见表1
表1某公司交货期的存货需求量及概率
要求:
①求该企业存货的经济订货批量、订货次数、再订货点、最佳订货周期、总成本和经济订货量占用资金;②计算不同保险储备情况下的总成本并且从中选出最佳方案。
首先,打开Excel软件,建立一个工作簿,命名为“经济订货批量模型”,然后按照企业的需求,分别输入各项指标名称、数据和计算公式。
主要计算公式为:
Q*=SQRT(2*DS/C)
式中,Q*——经济订货批量;
D——商品年需求量;
S——每次订货成本;
C——单位商品年保管费用。
最后把已知的值分别输入到库存决策模型数据表单元中,最终结果见表2
表2某公司经济订货批量EOQ模型一
计算结果表明,货物的经济订货量是365件,订货次数是22,再订购点是192,最好的订单周期是1个月,库存的总成本是2191元,经济订货批量占用的资金是4564元。
同时可以看出,在不同的保险储备情况下产品的总成本是不同的:
如果保险储备是0,那么此时的总成本为2418.7元;如果保险储备是10,那么总成本就是270.3;如果保险储备是20,总成本就是155.1元;如果保险储备是30,总成本变成180元。
所以最小成本是155.1,再订货点是212。
最合适的保险储备是20。
(四)时差供货下经济订货批量EOQ模型的扩展
假设某公司某一部分需求为100000件,每次订货费用为5000元,每单位产品存储成本20元/年,如果允许发生库存缺货,每一个产品的年缺货成本为15元。
零件日到货量为300件,零件日消耗量为200件。
首先建立一个Excel工作簿,命名为“库存决策模型”,然后建立一个表,如图所示,把所有指标和数据输入到表格中,并且设计两个控件,因为题目要求该货物在到达和缺货时存在许多不同类型的情况,这就必要考虑几种情况,最后分别计算经济订货量的最佳批量、次数和费用。
(见表3)
表3某公司经济订货批量EOQ模型二
如图所示,建立了既定条件下的经济订单量的计算模型。
如果零件是连续使用和供应,并且允许短缺,那么可以计算出经济订单数量为28147件,订单为一年6次,最低储备成本为99456元。
如果允许短缺,且零件是瞬时的,经济订单数量为10801。
订货次数是9次一年,最低的储备费用是98582.01元。
如果不允许出现短缺,且零件是陆续到达,那么经济订单批次是7071,订货次数是一年14次,最低的储备费用是141421.36元。
如果不允许出现短缺,但是零件是及时到达,此时经济订货量为11180,次数是一年9次,最低储备成本为93526.81元。
五、Excel电子表格使用过程中常见问题分析
Excel表格由于使用的简便灵活,所以被广泛的应用在工作中。
但是就是由于使用的方便,经常会在使用的途中产生一些问题。
首先,Excel电子表格的用户一般都是普通工作人员,他们对软件的一些问题不是很擅长。
但是电子表格应用系统的开发人员一般都不会去考虑这方面的问题,他们不能够认识到开发结构化分析方法的重要性。
其次,因为电子表格的修改很容易,所以专门修改表格的人员在修改了之后,不太会再回头去关注修改的结果。
在企业的内部网络中,用户可以去随意的使用别人设计好的电子表格。
原来单一用户使用的表格变成了现在的多用户使用。
在这种情况下,每个用户就不可能很清楚的去了解输入数据的适当位置和格式。
然后,电子表格是面向使用者的,自上而下主要可以分为工作簿、工作表、工作区、单元格,电子表格里可以有很多个工作簿,工作簿中又可以存在多张工作表,工作表中还有很多的领域,想要看到模型设计必须将屏幕滚动一段时间,一般的用户就会很难分清他们之间的关系,从而不知道该采用哪一个。
再次,因为电子表格采用的是自动计算功能,用户就会发现不了公式。
一般用户很难知道数据和公式分别在哪一个单元格,在哪里输入数据。
与此同时,用户也不知道一个数据的变化会引起整体的如何变化。
最后,由于电子表格的建立没有统一的标准,但是如果不按照一定的逻辑来设计模型的整体布局的话,那么设计出来的表格就会很随意,影响人们的使用和理解。
同时,当发生错误时也不便于审核。
总结
EXCEL被广泛运用于财务管理中。
而且在实际会计工作中,除了库存管理,EXCEL表格还被运用到许多其他的工作中去。
我们需要在实际工作中不断的去完善各种模型。
在改进该模型后,其灵活性和适用性大大提高。
首先,这个模型可以随意改变每个项目的数值,并且随意增加项目,自动计算值,对ABC进行分类,大大减少了财务人员的工作量。
其次,该模型不会破坏整个信息表的格式,可以保持表的通用性,突出各部门的需求。
我们应该注意材料的信息,满足不同部门的需求。
此外,该模型还添加了摘要分析功能,使用户能够获得一般的信息概述。
经过改进,该模型基本满足了相关财务人员的应用要求,操作简单,大大提高了模型在企业财务管理中的实用性。
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