存货采购管理知识.docx
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存货采购管理知识
第二节存货采购管理
三、采购批量的确定
(一)确定采购批量的必要性
采购批量的确定,不仅直接影响到生产和加工部门对物资的使用,而且关系到采购资金的使用周转以及仓库的占用。
采购数量如果过多会引起以下问题:
占用过多的资金,影响资金周转;增加储存成本,占用储存场地。
相反,如果采购的数量过少就会使库存中断,对产品的生产造成很大的损失。
由此导致的紧急购买会导致高价采购从而花费不必要的成本。
所以,确定合适的采购批量是非常重要的。
(二)确定采购批量应考虑的因素
采购批量的确定,需要考虑的因素有很多,只有全面综合的考虑多方面因素,才能得出最合理的采购批量。
确定采购批量需要考虑的因素包括以下几个方面:
1.企业商品的销售数量。
销售的商品数量增加,所需要原料数量自然增加。
2.原材料的成本。
原料成本上升,商品价格随之增加,销售量就会下降。
所以管理人员应该对各种原材料的需求状况和市场价格有整体的了解。
如果预计某项原料的供应价格将会下降,那么就可以少采购一些。
3.存储量。
首先要考虑仓库的容量,仓库的容量会限制采购的总量。
其次要考虑仓库现有的存储量,根据现有存储量和需求量确定采购量。
再次要考虑安全存储量,即要采购比需求量多一些的原料,防止发货中断和存货突降等问题。
4.供货单位的一些情况。
比如说供货单位可能会规定最低送货量,即规定送货的最低金额或最小数量。
此外,往往会有订货期,即订货点到实际收到货物之间的期间。
这一期间的所需货物也需要加以考虑。
(三)合理采购批量确定的几种方法
1.经济订货量法
经济订货量是指使企业在存货上所花费的总费用为最低的每次订货量
(1)储备存货的有关成本
①订货成本
订货成本是指取得订单的成本,主要包括物资的运杂费和到货的检验费、采购人员的差旅费和办公费等。
订货成本中有一部分与订货次数无关,如常设采购机构的基本开支等,称为订货的固定成本,用F1表示,另一部分与订货次数有关,如差旅费、运杂费等,称为存货的变动成本。
每次订货的变动成本用K表示;订货次数等于存货年需求量D和每次订货量Q之商。
订货成本的计算公式为:
订货成本=F1+K
②购置成本
购置成本指存货本身的价值,通常用数量和单价的乘积来表示。
年需要量用D表示,单价用U表示,于是购置成本为DU。
存货的取得成本即订货成本与购置成本之和,用公式表示为:
取得成本TCa=F1+
K+DU
③储存成本
储存成本指为保持存货而发生的成本,包括存货占用资金所应计的利息,库房建筑物及设备的折旧、修理费、库存物资的保险费、仓库职工的工资及办公费、库存物资的合理损耗等。
储存成本也分为固定成本和变动成本,固定成本与存货数量无关,如仓库折旧、仓库职工的固定月工资等,通常用F2表示。
变动成本与存货的数量有关,如存货资金的应计利息、存货的破损和变质损失、存货的保险费用等,单位成本用Kc表示。
用公式表达储存成本如下:
TCc=F2+Kc
④缺货成本
缺货成本指由于存货供应中断而造成的损失,包括材料供应中断造成的停工损失、产成品库存缺货造成的拖欠发货损失和丧失销售机会的损失。
如果企业紧急采购采购材料,那么缺货成本表现为紧急额外购入成本。
缺货成本用TCs表示。
综上,储备存货的总成本计算公式为:
TC=TCa+TCc+TCs=F1+
K+DU+F2+Kc
+TCs
需要注意一点,订货成本与订货次数成正比,储存成本则与订货次数成反比。
如果每次订货量越大,1年内的订货次数就越少,储存量就会越多,从而订货成本降低,储存成本增加;相反,每次订货量越小,每年的订货次数就会增加,储存量就会减少,从而订货成本增加,储存成本减少。
(2)经济订货量模型
为了降低这些成本,企业可以用经济订货量模型来确定最适宜的订货量。
经济订货量模型需要建立的假设条件是:
①企业能够及时补充存货,即需要订货时便可立即取得存货。
②能集中到货,而不是陆续入库。
③不允许缺货,即无缺货成本。
④需求量稳定,并能够预测,即D为已知常量,即TCs为零。
⑤存货单价不变,即U为已知常量。
⑥企业现金充足,不会因现金短缺而影响进货。
⑦所需存货市场供应充足,不会因买不到需要的存货而影响其它。
设立了上述假设以后,存货总成本的公式可以简化为:
TC=F1+
K+DU+F2+Kc
当F1、K、D、U、F2、Kc为常数量时,TC的大小取决于Q。
为了求出TC的极小值,对其进行求导演算,可得出下列公式:
Q﹡=
此公式即经济订货量基本模型,求出每次的订货批量,可以使TC达到最小值。
此最小值公式为TC(Q﹡)=
运用经济订货量来进行存货管理,需要具备一定的条件,比如应能正确的预测未来的耗用量,并且全年各时期的耗用量基本相等。
这些条件对企业来讲,有时是很难做到的,因此,在运用经济订货量法时,不能硬套用该模式,而要结合企业自己情况,分别不同情况控制最佳订货量,可以将不同方案的存货费用进行比较,选出总费用最低的方案。
在这一比较过程中,考虑的因素越多,所选出的存货控制方案的准确性越高。
【练习1】
【习题·单选题】
根据存货经济订货量基本模型,经济订货量是能使()的订货批量。
A、存货购置成本与变动储存成本相等
B、取得成本与储存总成本相等
C、变动订货成本与变动储存成本相等
D、固定订货成本与变动储存成本相等
【答案】C
2.订货点法
订货点是指某项物资在一定时期必须进行订货的存货数量,即存货量达到此点时就要订货。
通常情况下,企业提出订货时尚有一部分存货未用,以便在发出订货单至货物抵达企业这段时间内继续耗用,这部分未用存货数量的多少取决于每日耗用量的大小和订货时间的长短。
每当企业存货降至这一点时,就需要重新订货,以满足经营活动的顺利进行。
而且企业经营的波动性会造成旺季对库存物资消耗量大增,如果没有一定的保险储备量,势必造成旺季脱销的局面,使企业蒙受信誉和营业收入方面的损失。
因此,在确定订货点时,要加上一定的保险储备量,以防存货供应的中断。
这样,订货点量可以用以下公式表示:
订货点量=平均每日消耗量×订货时间+保险储备量
【案例3-11】
某企业生产用原材料,全年耗用量20万公斤,订货时间3天,最低存储量(保险储备)100公斤,则订货点量为多少?
【解析】
订货点量=(200000/365)×3+100=1744(公斤)
即该原材料库存降至1744公斤时,就需进行采购,以保证企业业务经营活动的正常进行。
订货点法的原理:
在物料不断消耗的过程中,一旦库存量降低到剩余库存减去安全库存后可供消耗的时间刚好等于订货需要的时间时,发出采购订单。
订货点法的局限性:
(1)订货点法能够为企业正常生产提供足够的原料,但是会有库存积压现象;
(2)订货点法对原料的要求较高,要求原料具有以下特点:
对各种物料的需求是相对独立的;物料需求是连续发生的;提前期是已知的和固定的;库存消耗之后应立即补充;无法很好的解决何时定货的问题。
在订货点法的基础上,发展出物料需求计划(MRP),较好的解决了何时订货的问题。
物资需求计划即(MaterialRequirementPlanning,MRP)是指根据产品结构各层次物品的从属和数量关系,以每个物品为计划对象,以完工时期为时间基准倒排计划,按提前期长短区别各个物品下达计划时间的先后顺序,是一种工业制造企业内物资计划管理模式。
MRP是根据市场需求预测和顾客订单制定产品的生产计划,然后基于产品生成进度计划,组成产品的材料结构表和库存状况,通过计算机计算所需物资的需求量和需求时间,从而确定材料的加工进度和订货日程的一种实用技术。
四、采购价格的确定
(一)多方报价及多方询价制度
1.多方报价制度
采购价格控制的目标是,防止采购人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。
为达到这个目标,可以采用多方报价的控制制度,即在订货前,须征询三个或者三个以上的供应商的送货价格,然后确定选用哪家供应商的商品。
但要注意的是,供应商的报价不仅仅是价格,而是全面的成交条件。
所以要全面衡量,找到最优价格。
具体做法如下:
(1)采购部按照采购申请单的要求搜集信息,填制采购申请单前,向有关供货商询价并填制报价单。
报价单内容包括所所需要的物品名称、规格、数量、包装、质量标准以及交货时间。
(2)财务总监、总经理或采购委员会根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部意见,对几个供应商的物品价格及质量、信誉等进行评估,向供应商订货。
(3)选定供应商后,由采购部门根据审批完的采购申请单签署采购清单,向供应商订货。
如果所要采购的物资是属于日常消耗量大、进货周期较短的鲜活物品,应根据具体情况实行3天一定价或者5天一定价的制度。
并且,采购部门要定期派采购人员到市场上视察、询价,以保证供应商的报价准确。
2.多方询价制度
上述所说的多方报价制度是由采购部一个部门完成的。
如果采购部恶意舞弊,多方报价制度将失去意义。
所以,还要建立多方询价制度。
这种制度是指建立财务、采购、使用部门或者其他相关部门联合询价制度。
各部门在同一时间,分别针对相同的商品进行询价,各部门在询价时是独立于其他部门的,询价结束后,各个部门都制定报价单,然后集中审批,看哪一个部门的价格和质量最为合理,由采购委员会进行评估,选择出一家供应商进行采购。
3.正式招标法
招标是获取与选择供应商报价的最正规的方法。
但是也是最复杂和成本最高的方法。
只有在采购相当复杂且采购价值非常高的时候采用这种方法。
因为在这种情况下,采购过程应以文件的形式较好的记录,以保证管理控制和内部反馈及估价的需要。
但是,只有一个或者几个供应商时,招标方法是不适用的。
在市场条件或产品变化迅速,或需要快速行动的情况下,招标也不适用。
(二)建立价格信息中心
企业在硬件设备允许的情况下,可以专门建立一个价格信息中心,对各种商品的采购价格提供信息。
信息员将各种商品的价格建立数据库,并根据商品的时令性和变动趋势进行适当的修改。
企业的采购委员会可以根据数据库中的数据对采购部门的采购价格进行监督控制。
当采购部门的采购价格接近于数据库中的采购价格时,可以确认采购部门没有进行徇私舞弊;如果采购价格大大偏离于数据库价格时,就要对采购人员进行稽查,查出偏差原因,防止采购人员的舞弊。
这种方法只是作为一种对采购价格的参考控制,不能完全按照其所提供的采购价格进行价格的控制。
并且数据的及时更新是非常重要的。
五、采购合同签订
采购合同使买方与卖方的交易有了法律保障。
起草一个好的合同,并对其进行恰当的管理,这是法治社会中进行采购的一项重要工作。
合同的效力与法律息息相关,但由于世界上存在诸多法律类型,同时这些法律体系有着诸多矛盾与冲突。
所以合同签订对采购有着重要影响。
存货采购合同的具体内容因各个交易的具体情况不同而不同。
而且,在以信件、电报或电传形式签订合同时,合同的内容常常可能并不十分规范。
一般而言,其主要内容归纳如下:
(一)合同主体
合同主体一定要具备相应的经营资质,签订合同时,应要求供货方提交其营业执照,没有营业执照,就没有营业资质;如果采购的是特殊的材料,还要其提交特种经营许可证等材料。
(二)采购货物的名称数量
采购合同中所列的货物的名称、数量一定要明确,例如采购地板,就一定要列明所采购地板的品牌、型号、采购数量等,一定不要仅仅只有“地板”、“一批”等字样。
(三)定金条款
定金与订金是有区别的,采用“定金”,在对方不履行合同时,可以要求双倍返还,而订金就没有此效果。
另外定金注意不能超过合同价款的20%。
(四)质保金和保修金条款
在采购合同中,作为采购方,尽量要坚持约定质量保证金和保修金条款,一般来说,必须留保修金的材料为:
(1)灯具,开关插座;
(2)空调设备;(3)自动门;(4)定制加工的固定、活动家具;(5)成套电箱;(6)各种门锁;(7)镜子,烤漆玻璃;(8)包工包料的防水工程。
其它的采购,能约定质量保证金或保修金的,也要约定。
(五)付款方式条款
采购方在这部分需要把握两点:
(1)先供货,后付款,分批供货的,分批付款;
(2)定金应该在货款支付的时候首先抵扣货款,而不是等合同全部履行完毕,最后结算时再抵扣。
(六)送货方式、包装与运费承担条款
运输费用是一笔相当大的开支,送货方式还涉及到风险的转移的时间问题,所以该部分一定要约定明确。
根据法律规定,一般是货物交付时风险转移,如果选择供货方送货方式,则在采购方工地交货时风险转移,如果选择采购方提货方式,则风险自在供货方提货时转移,作为采购方,当然尽量应要求采用供货方送货方式,同时,运输过程的包装费和运费也要由送货方承担。
(七)安装条款
如果采购的货物需要供货方安装的,一定要在合同中明确约定,而不能仅仅是简单口头约定。
(八)保险条款
运输过程中,一般存在较大的风险,采购合同中,尽量要约定保险条款。
作为采购方,应该尽量要求由供货方购买保险,承担保险费用,受益人为供货方,保险索赔由供货方进行。
(九)违约责任条款
该部分要尽可能的详尽、细致,尽量罗列各种可能的违约情形的违约责任。
(十)争议解决条款
关于此条款,主要是解决在发生争议时,是申请仲裁还是提起诉讼,向哪个仲裁委申请仲裁或向哪个法院提起诉讼的问题。
北京英斯泰克视频技术有限公司
操作手册
手册名称:
存货核算操作手册
适用部门:
库房记账、财务部、多媒体
编写人员:
版本号
1.0
编写日期
2003年5月20日
对口支持
业务
财务部
敖伟新
业务问题、操作问题
财务部
马雪
业务问题、操作问题
财务部
孙力
业务问题、操作问题
多媒体
董欣
业务问题
技术
财务部
白小宇
软件问题、错误提示
计算机
网络、硬件、系统故障
一、部门职责:
库房记账的日常工作在ERP系统处理中主要工作有:
1、在库存管理模块进行日常材料出库、销售出库、其他出入库的单据录入工作。
2、在库存管理模块进行日常产成品入库、采购入库、其他入库的单据录入工作。
3、进行日常的外协加工、备品管理、借入、借出管理工作。
4、对单据录入的正确性进行负责。
5、进行库存管理模块的结账工作。
财务部门:
1、核对库存单据的正确性。
2、进行采购结算、暂估处理核算采购入库、材料领用的成本。
3、进行成本核算计算半成品、产成品的出入库、销售成本。
4、进行发出商品的记账、分期结转销售成本。
5、编制各种材料的出入库业务凭证。
6、各库房的登账和期末处理工作。
7、存货核算模块的月底结账工作。
二、部门岗位划分:
库管记账:
根据库存材料日常出入库业务在库存管理模块进行单据录入。
材料成本会计:
对库房传递过来得单据,核算产成品入库单、材料出库、销售出库等单据核算成本,进行登记存货总账、存货明细账,进行制单,传递到总账会计进行科目账登记。
总账会计:
对材料成本会计编制的材料出入库凭证进行登账、记账处理。
三、系统业务处理流程:
1、库房人员在库存管理模块录入各种日常出入库单据。
2、材料成本核算会计对采购入库单进行记账,核算材料入库成本;如果没有来发票进行采购结算的采购入库单需要进行暂估处理,以便对材料领用提供比较准确的成本。
3、材料成本核算会计对本月各部门材料领用进行单据记账,核算当月材料消耗成本。
4、进行原材料仓库的期末处理、制单工作。
5、成本核算会计从成本管理模块取数各部门当月原材料消耗数据,和其他成本资料进行成本计算,得出半成品的成本。
6、材料成本核算会计在存货核算模块进行产成品成本分配,读取半成品仓库的半成品加工成本。
7、材料成本核算会计在存货核算模块进行单据记账(主要是半成品仓库的半成品的入库、出库成本)。
8、进行半成品仓库的期末处理、制单工作。
9、成本核算会计从成本管理模块重新数各部门当月原材料消耗数据,和其他成本资料进行成本计算,得出产成品的成本。
10、材料成本核算会计在存货核算模块进行产成品成本分配,读取产成品仓库的产成品加工成本。
11、根据半成品加工层次的不同,重复7~10步序
12、最终产品成本成本取出后,进行产成品仓库的出入库单据进行记账,核算出产品的销售成本,为决策层提供准确的销售毛利数据。
四、部门日常业务系统处理:
1、存货核算系统设置:
✧1)存货科目设置:
⏹存货对应科目:
操作路径:
【存货核算】—【初始设置】—【存货科目】
仓库名称
存货分类
会计科目
分期收款发出科目
原材料
原材料
半成品
自制半成品
机加产品
产成品—机加产品
分期收款发出商品
转播车
产成品—转播车产品
分期收款发出商品
系统集成
产成品—转播车产品
分期收款发出商品
电子产品
产成品—电子产品
分期收款发出商品
商品
库存商品
分期收款发出商品
多媒体产品
库存商品
分期收款发出商品
XX喷塑厂仓库
委外加工物资
借出物资仓库
借出物资
注意:
每类物资按照会计核算要求对应一个会计核算科目。
对于现在的设定已经如果以后是增加大类下的具体档案则不必进行修改增加;如果增加了一级存货大类需要在此进行维护,以便在制单时能自动带出会计科目。
对于委外加工物资而言在所有权上依然为公司所有,我们把委外加工厂做为我们的库房管理,所以只要是调到委外加工厂的物资应用会计科目“委外加工物资”,以后每增加一个委外加工厂仓库,都需要在此进行维护,以便制单时能自动带出会计科目。
对于借出物资在管理上同委外加工厂处理,只要借出的物资全部在借出物资进行管理,所以对应的会计科目为借出物资。
⏹对方科目设置:
操作路径:
【存货核算】—【初始设置】—【对方科目】
此功能用于设置本系统中生成凭证所需要的存货对方科目(即收发类别)所对应的会计科目,因此用户在制单之前应先在此模块中将存货对方科目设置正确、完整,否则无法生成科目完整的凭证。
收发类别
部门
存货分类
对应会计科目
暂估科目
采购入库
物资采购
应付暂估款
销售出库
机加产品
产品销售成本-机加产品
销售出库
转播车产品
产品销售成本-机加产品
销售出库
系统集成
产品销售成本-机加产品
销售出库
商品
商品销售成本-商品
销售出库
多媒体商品
商品销售成本-多媒体
钢板领用
机加车间
生产成本---钢板费用
铝型材领用
机加车间
生产成本---铝型材费用
材料领用
机加车间
制造费用—机物料
材料领用
转播车
生产成本—直接材料
材料领用
系统
生产成本—直接材料
半成品领用
生产成本—自制半成品
产品入库
生产成本—成本结转
委外加工出库
调拨中转科目
委外加工入库
调拨中转科目
借出出库
调拨中转科目
借出归还
调拨中转科目
借入物资
调拨中转科目
借入归还
调拨中转科目
盘亏出库
待处理财产损益
盘盈出库
待处理财产损益
调拨出库
调拨中转科目
调拨入库
调拨中转科目
因为现行科目设置对于销售出库的情况安装产品分开,所以如果增加新的商品需要进行维护对应科目。
材料领用的科目设置以部门设置不同,所以以后如果进行组织结构变动增加新的生产部门则需要维护科目。
2、存货核算业务日常处理:
✧日常业务:
⏹录入采购入库单金额
Ø单击【单据】,选择【入库单据】中的【采购入库单】,进入单据列表界面。
Ø在采购入库单列表界面查找到要修改的采购入库单,双击,进入单据卡片界面。
Ø也可以在单据卡片界面,单击工具条上的〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮,查找需修改的采购入库单。
或单击鼠标右键,弹出右键菜单,利用定位功能,将光标定位在需要修改的采购入库单上。
Ø单击工具条上的〖修改〗,进入输入状态,采购入库单的金额,录入完成后再找下一张需录入的采购入库单,重复第四步,如此直至修改结束。
⏹录入其他入库单金额
Ø进入其他入库单,可输入单据过滤条件,进入其他入库单列表界面。
Ø可在单据列表界面,查找到要修改的其他入库单,双击,进入单据卡片界面。
Ø也可以在单据卡片界面,单击工具条上的〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮,查找需修改的其他入库单。
或单击鼠标右键,弹出右键菜单,利用定位功能,将光标定位在需要修改的其他入库单上。
Ø单击工具条上的〖修改〗,进入修改状态,加入单价和金额,修改完成后,单击[保存],再找下一张需修改的其他入库单,重复第四步,如此直至修改结束。
⏹其他单据
Ø对于产成品入库单的单价是从成本管理计算完毕后读取的,不需要手工录入。
Ø对于材料出库单、销售出库单、其他出库单是存货核算模块根据记价方法进行计算得出的,也不必手工录入。
⏹调整单
出入库单据记账后,发现单据金额错误,如果是录入错误,通常采用修改方式进行调整。
但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额的情况时,只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。
Ø入库调整单:
入库调整单是对存货的入库成本进行调整的单据,它只调整存货的金额,不调整存货的数量;它用来调整当月的入库金额,并相应调整存货的结存金额;可针对单据进行调整,也可针对存货进行调整。
【操作流程】
✓用鼠标单击【日常业务】,选择【调整单据】中的【入库调整单】,进入单据卡片。
进入入库调整单,系统自动新增一张空白的入库调整单,显示录入状态。
✓输入单据头的各项内容,参见【表头栏目说明】;用鼠标单击工具条上的〖增行〗按钮或使用快捷键[Ctrl+I],系统自动在单据体新增一条空白记录,输入单据体的各项内容,存货:
存货必须输入。
✓被调整单据号:
可输可不输;如果用户想针对某一单据的存货调整金额,应输入对应的单据号,如果不输入单据号,则直接调整存货,即在明细账中记录一笔只有金额没有数量的记录;如果输入的单据号在本月单据中未找到,则所输的被调整单据号无效,系统自动清空,并按调整存货方式记账。
个别计价方式核算的存货,不能输入被调整单号,即不能对入库单的成本进行调整。
✓金额:
必须输入,金额可为正数,也可为负数;不允许为零。
✓如入库调整单填制完毕,发现有错,可直接进行修改。
✓如果入库调整单中有填写了对应单据号的记录,系统只显示〖记账〗按钮,用户直接记账。
✓如果入库调整单中没有填写对应单据号的记录,则用户可将单据保存记账,也可在【单据记账】处进行记账。
✓用户若在单据卡片选项选择“是否调整对应出库单”为是,则在入库调整单记账时,则将调整金额加到对应出库单上。
Ø出库调整单:
出库调整单是对存货的出库成本进行调整的单据,它只调整存货的金额,不调整存货的数量;它用来调整当月的出库金额,并相应调整存货的结存金额;只能针对存货进行调整,不能针对单据进行调整。
【操作流程】
✓用鼠标单击【日常业务】,选择【调整单据】中的【出库调整单】,进入单据卡片。
在新增出库调整单时,点击其他则代表该出库调整单的属性为其他属性;点击销售则代表该出库调整单的属性为销售属性的出库调整单。
✓进入出库调整单,系统自动新增一张空白的出库调整单,显示录入状态。
✓输入单据头的各项内容。
用鼠标单击工具条上的〖增行〗按钮或使用
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