KUMMM采购申请采购订单操作手册Word文件下载.doc
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在系统中创建、修改、删除采购申请和采购订单,指导相关业务人员在系统中的实际操作
2.适用范围:
采购
3.相关流程:
HTP-TOBE-MM-003HTP-TOBE-MM-004HTP-TOBE-MM-006HTP-TOBE-MM-007HTP-TOBE-MM-008
4.内容概述:
在系统中创建、修改、删除采购申请和采购订单。
5、操作步骤:
5.1创建采购申请
系统路径
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→创建
事务码
ME51N
采购申请在SAP系统中可以有两种方式获得,第一是MRP运算后自动生成的采购申请,第二是通过手工在系统中维护得到采购申请,以下主要介绍的是手工维护采购申请的具体操作。
双击这里
说明:
进入采购申请创建界面有两种途径,如上图所示,一种是在红框中输入事务代码ME51N,另一种是找到路径后双击进入。
下图是采购申请创建初始界面:
项目类别
科目类别
需要特别注意的是,根据不同的采购情况,会有不同类型的采购申请生成,根据天普化工的蓝图设计,采购申请类型分为以下五种:
1.固定资产类采购申请(采购申请中的科目分配类别“A”)由申请部门在SAP系统中创建。
2.生产性物料,包括需要库存管理的物料和备品备件,由(需求部门)在SAP系统中创建。
3.费用类,消耗类采购申请(采购申请中的科目分配类别“K”)由各申请部门在SAP系统中创建。
4.服务类(采购申请中的项目类别“D”)由各申请部门在SAP系统中创建,同时需要在科目分配类别中输入“K”。
5.外包类(采购申请中的项目类别“L”)。
注意:
若为非保税物料、非外包类采购申请,订单类型为NB;
保税采购申请类型为ZNB;
进料加工的采购申请类型为JNB。
5.1.1创建普通采购申请
对于有物料编码且需要做库存管理的生产性物料、备品备件,创建采购申请过程如下:
此红圈内为行项目概览
填写需申请数量
填写工厂代码
填写采购组
填写需申请物料代码
此红圈内为对应行项目的项目明细
行项目中需要维护以下信息:
物料:
填写需要申请的物料号码。
物料描述可以由物料代码直接带出。
申请数量:
填写需要申请的数量
交货日期:
交货日期会自动带出,但可以根据需要自主修改
工厂:
填写对应的工厂代码
采购组:
采购此物料的采购组
若想在创建采购申请时就制定供应商,则可以在项目细节的“供应源”,输入可以参考的协议(合同)、固定供应商号码、信息记录或期望供应商等。
以上信息输入完后,点击,系统会自动检查输入是否有错误,若没有错误,则系统会显示,若有错误,系统会给出相应提示。
没有错误后,可以点击保存,创建完成。
5.1.2创建费用类、消耗类采购申请
费用类,消耗类(无库存类)采购申请(采购申请中的科目分配类别“K成本中心”)由各申请部门在SAP系统中创建。
使用交易代码ME51N进入采购申请创建界面
各申请人员需要在科目分配类别A中选“K”,表示为某个成本中心采购。
若采购有物料编码的物料,则同上一节,输入物料编码和数量,若没有物料编码,则输入短文本,如“机器维修”,以及输入申请数量。
输入工厂和物料组、采购组,回车
系统会提示输入成本中心,输入成本中心,回车
由于没有物料主数据,系统需要人为输入评估价格,此价格后续可以修改。
这里输入评估价格后回车,系统会再次检查,
如果交货时间不用更改,则回车,点击检查
检查无误后,点击保存
5.1.3创建固定资产类采购申请
固定资产类采购申请由各申请部门创建。
创建时,科目分配类别为“A固定资产”,进入采购申请创建界面:
如上输入后,回车
系统会提出输入固定资产号,可以从中选择,回车
系统会检测哪些信息没有输,按照系统信息维护即可。
点击保存
5.1.4创建外协加工类采购申请
此采购申请主要用于泸州和苏州间的外协加工业务。
此时,采购申请类型选JNB,采购申请中的项目类别“L”,见下图:
输入需要外协加工的成品(或半成品)料号、数量、工厂、采购组,回车,点击检查
若没有错误,则点击保存
若为保税采购申请,则采购申请类型为ZNB(保税采购申请),其他操作和上面相同。
5.2更改采购申请
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→更改
ME52N
事务代码:
进入采购申请更改界面也有两种途径,如上图所示,一种是在红框中输入事务代码ME52N,另一种是找到路径后双击进入。
在此处输入或选择要更改的采购申请号
单击该图标出现下面的对话框
回车出现如下图:
根据实际情况可以对物料、数量、交货日期、工厂、采购组进行更改,此处将数量100改成200,交货日期2008.10.24改成2008.10.27
点击,显示采购申请被更改,如下图所示:
若采购申请已被审批,则数量已不能被改变,需要审批人员撤销审批后才能修改。
修改后需要再次审批,否则采购申请将不能被用来创建RFQ或者采购订单。
5.3显示采购申请
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购申请→显示
ME53N
输入T-code或者双击路径菜单,进入采购申请显示界面:
在此处输入要显示的采购申请号
可以显示该张采购申请。
5.4删除采购申请
采购申请删除前几步操作同采购申请更改一样,当进入下图时:
选中所要删除的行项目,再按出现如下图
当行项目上出现标记,说明采购申请已删除。
点击,对删除操作进行保存,出现下图:
系统提示采购申请已被更改。
5.5创建采购订单
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购订单→创建→已知供应商/供应工厂
ME21N
采购订单主要可以通过以下途径获得:
一、参照采购申请创建
二、参考供应商的报价单创建
三、参照合同创建
四、直接用事务码ME21N进行创建
下面首先以事务码ME21N直接创建采购订单
输入事务代码:
ME21N或者双击路径菜单:
回车进入以下界面,首先选取采购订单类型,本公司保税物料采购订单类型为ZNB,外协加工采购订单JNB,其他类型均为NB。
输入供应商、采购组织(4723)、采购组、公司代码,要采购的物料编码、数量和工厂代码,回车
系统会自动带出物料描述、单位、交货日期等内容,点击检查,
若有错误,系统会有相应提示,否则,点击保存即可
以上是标准采购订单的例子,若有费用类、消耗类、资产类等其他类型的采购订单,创建方法类同采购申请。
需要注意:
这三类采购订单创建时,在项目细节中“交货”栏中,“无估价的收货”要勾选,方便后续财务分配科目,具体如下图:
若要创建免费收货的采购订单,则创建时需要勾选行项目里的“免费”,如下图:
若要创建退货的采购订单,则必须勾选“退回项目”。
以上为无参照的创建采购订单,如需参照采购申请创建,则在创建采购订单界面上,点击”凭证概览打开”按钮,
点击这里
系统会出现选择画面
点击采购申请
选择下拉按钮
进入采购申请搜索界面,如下图所示:
可以直接输入采购申请编号后运行,也可以通过采购组、物料组、日期等字段来查询需要的采购申请,找到后运行按钮,进入下一界面。
选择该采购订单,拉到右边的小车里,
选中此采购申请号,拖动到上面的红圈中的小车里即可
当完成上述操作后,进入下一界面:
此时系统已将采购申请中相关内容带进采购订单。
若采购申请中没有供应商,需要在采购订单中输入供应商、采购组织等必要数据:
点击按钮检查采购订单,如下图所示:
黄色的警告信息供用户参考,若忽略,则回车即可。
本例中,由于没有参照该物料的合同创建采购订单,所以系统自动发出警告。
回车继续以下操作。
点击按钮出现下图:
出现保存文档对话框,提醒是否需要处理刚才的警告信息。
选择保存继续,出现下图:
出现红框中的提示,说明采购订单4572000019创建完成。
同理,若要参照采购合同或者报价单创建,操作方法和参照采购申请类似。
5.6更改/删除采购订单
SAP菜单→后勤→物料管理→采购→采购订单→ME22N→更改
ME22N
回车进入采购订单修改界面:
若要选择采购订单,则点击按钮如下图:
单击该图标出现如下对话框
输入要更改的采购订单号
回车,系统会带出相应采购订单:
若采购订单还未被审批,则可以直接修改。
若已经审批过,则修改后需要再次审批。
可以修改采购订单中的物料、数量、交货日期、净价等信息,这里将数量100改为500,修改后保存即可。
采购订单已被修改,且状态也转为冻结。
如果要删除采购订单,进入采购订单更改界面,输入采购订单号,步骤同上。
如图所示:
选中订单中的行项目,按按钮,显示下图:
当行项目打上删除标记后,按保存按钮,
系统提示,删除采购订单完成。
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