大学毕业论文秘书处理与领导关系的礼仪手段.docx
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大学毕业论文秘书处理与领导关系的礼仪手段.docx
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大学毕业论文秘书处理与领导关系的礼仪手段
目录
中文摘要…………………………………………………………2.
关键词……………………………………………………………2.
Abstract…………………………………………………………2.
KeyWords………………………………………………………4.
前言………………………………………………………………4.
一、秘书工作的特点及其与领导之间的正确关系……………4.
(一)、秘书工作的特点……………………………………………4.
(二)秘书与领导之间的正确关系…………………………………5.
二、秘书工作的基本礼仪及秘书处理与领导关系的礼仪手段
……………………………………………………………………7.
(一)秘书工作的基本礼仪…………………………………………7.
(二)秘书处理与领导关系礼仪的重要性…………………………8.
(三)秘书处理与领导关系的礼仪手段……………………………10.
三、国内、外秘书的职业特点…………………………………12.
(一)国内秘书的职业特点…………………………………………12.
(二)国外秘书的职业特点…………………………………………14.
四、结束语………………………………………………………15.
五、主要参考文献………………………………………………16.
毕业设计(论文)原创性声明和使用授权说明
原创性声明
本人郑重承诺:
所呈交的毕业设计(论文),是我个人在指导教师的指导下进行的研究工作及取得的成果。
尽我所知,除文中特别加以标注和致谢的地方外,不包含其他人或组织已经发表或公布过的研究成果,也不包含我为获得及其它教育机构的学位或学历而使用过的材料。
对本研究提供过帮助和做出过贡献的个人或集体,均已在文中作了明确的说明并表示了谢意。
作者签名:
日 期:
指导教师签名:
日 期:
使用授权说明
本人完全了解大学关于收集、保存、使用毕业设计(论文)的规定,即:
按照学校要求提交毕业设计(论文)的印刷本和电子版本;学校有权保存毕业设计(论文)的印刷本和电子版,并提供目录检索与阅览服务;学校可以采用影印、缩印、数字化或其它复制手段保存论文;在不以赢利为目的前提下,学校可以公布论文的部分或全部内容。
作者签名:
日 期:
学位论文原创性声明
本人郑重声明:
所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。
除了文中特别加以标注引用的内容外,本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。
对本文的研究做出重要贡献的个人和集体,均已在文中以明确方式标明。
本人完全意识到本声明的法律后果由本人承担。
作者签名:
日期:
年月日
学位论文版权使用授权书
本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定,同意学校保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版,允许论文被查阅和借阅。
本人授权 大学可以将本学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索,可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本学位论文。
涉密论文按学校规定处理。
作者签名:
日期:
年月日
导师签名:
日期:
年月日
指导教师评阅书
指导教师评价:
一、撰写(设计)过程
1、学生在论文(设计)过程中的治学态度、工作精神
□优□良□中□及格□不及格
2、学生掌握专业知识、技能的扎实程度
□优□良□中□及格□不及格
3、学生综合运用所学知识和专业技能分析和解决问题的能力
□优□良□中□及格□不及格
4、研究方法的科学性;技术线路的可行性;设计方案的合理性
□优□良□中□及格□不及格
5、完成毕业论文(设计)期间的出勤情况
□优□良□中□及格□不及格
二、论文(设计)质量
1、论文(设计)的整体结构是否符合撰写规范?
□优□良□中□及格□不及格
2、是否完成指定的论文(设计)任务(包括装订及附件)?
□优□良□中□及格□不及格
三、论文(设计)水平
1、论文(设计)的理论意义或对解决实际问题的指导意义
□优□良□中□及格□不及格
2、论文的观念是否有新意?
设计是否有创意?
□优□良□中□及格□不及格
3、论文(设计说明书)所体现的整体水平
□优□良□中□及格□不及格
建议成绩:
□优□良□中□及格□不及格
(在所选等级前的□内画“√”)
指导教师:
(签名)单位:
(盖章)
年月日
评阅教师评阅书
评阅教师评价:
一、论文(设计)质量
1、论文(设计)的整体结构是否符合撰写规范?
□优□良□中□及格□不及格
2、是否完成指定的论文(设计)任务(包括装订及附件)?
□优□良□中□及格□不及格
二、论文(设计)水平
1、论文(设计)的理论意义或对解决实际问题的指导意义
□优□良□中□及格□不及格
2、论文的观念是否有新意?
设计是否有创意?
□优□良□中□及格□不及格
3、论文(设计说明书)所体现的整体水平
□优□良□中□及格□不及格
建议成绩:
□优□良□中□及格□不及格
(在所选等级前的□内画“√”)
评阅教师:
(签名)单位:
(盖章)
年月日
教研室(或答辩小组)及教学系意见
教研室(或答辩小组)评价:
一、答辩过程
1、毕业论文(设计)的基本要点和见解的叙述情况
□优□良□中□及格□不及格
2、对答辩问题的反应、理解、表达情况
□优□良□中□及格□不及格
3、学生答辩过程中的精神状态
□优□良□中□及格□不及格
二、论文(设计)质量
1、论文(设计)的整体结构是否符合撰写规范?
□优□良□中□及格□不及格
2、是否完成指定的论文(设计)任务(包括装订及附件)?
□优□良□中□及格□不及格
三、论文(设计)水平
1、论文(设计)的理论意义或对解决实际问题的指导意义
□优□良□中□及格□不及格
2、论文的观念是否有新意?
设计是否有创意?
□优□良□中□及格□不及格
3、论文(设计说明书)所体现的整体水平
□优□良□中□及格□不及格
评定成绩:
□优□良□中□及格□不及格
(在所选等级前的□内画“√”)
教研室主任(或答辩小组组长):
(签名)
年月日
教学系意见:
系主任:
(签名)
年月日
秘书处理与领导关系的礼仪手段
中文摘要
秘书处理与领导关系是秘书工作的核心问题。
秘书工作的第一步就是要处理好秘书与领导之间的关系;只有真正弄清并正确掌握二者的关系,才能始终保持认识上的清醒和工作上的主动。
秘书与领导是相随相应的、不可分离的。
秘书应该如何处理好与领导人的关系,这可以说是一个经验问题,有理论和共事艺术,也有着很重要的现实意义。
由于每一个领导都有自己不同的性格特点和处事习惯,所以他们的气质、习惯、要求、喜好等等都有千差万别,道理可以说上千百条,临到具体的人,要做好服务工作的话,还是要靠每一位秘书自己去摸索。
但从总体上观察,我们也可以发现一些普遍性、规律性的东西。
这些看似简单的问题,当你亲身去经历的时候,你会发现它其实是一些非常棘手的问题,只有我们一点一滴的去积累这方面的有关解决方法,从一些前人们的经历中去总结一些经验性的东西,再把它们整理成文,变成一种财富去享受。
这也正是我想要选这个论题的目的所在。
当我们真正的了解了这个问题之后,我们在以后的从业道路上也会有更多的经验去处理好作为一个秘书与领导之间的关系。
关键词:
秘书、领导、礼仪、日常工作、重要性
Abstract
SecretaryofhandlingrelationswiththeleadershipofSecretaryoftheworkisthecoreissue.SecretaryofthefirststepistoworkwiththeSecretaryofleadershipnecessarytoproperlyhandletherelationshipbetweentheonlytrulyunderstandandcorrectlygrasptherelationshipbetweenthetwo,beabletoalwaysmaintainasoberunderstandingontheinitiativesandwork.Secretaryisaccompaniedwiththeappropriateleadership,inseparable.Secretaryofhowtoproperlyhandletherelationswiththeleaders,thiscanbesaidtobeaquestionofexperience,theoryandartwork,therearealsoveryimportantpracticalsignificance.Asaleadingcharacterhasitsowndifferentcharacteristicsandhabitsofdoingthings,theircharacter,habits,demands,preferencesandsoonaredifferent,thetruthcanbesaidthatthethousandsofspecificpeople,todoagoodjobServicework,itistodependoneachandeverySecretarytoexploretheirown.Butonthewholeobservation,wecanalsofindsomeuniversal,regularthings.
Theseseeminglysimplequestion,whenyouhavepersonalexperiencetothetime,youwillfindthatitisinfactsomeverydifficultissues,theonlybitbybitwehaveaccumulatedinthisregardtothesolution,fromsomeformerpeople'sexperiencestosumupSomeempiricalthings,thentheyorganizewritten,becomeanassettoenjoy.ThisiswhatIwanttoelectionsthepurposeofthistopic.Whenwetrulyunderstandthisissue,weinthefuturebusinessontheroadwillhavemoreexperiencetohandleasasecretaryandtherelationshipbetweentheleaders.
KeyWords:
Secretary,lead,Rituals,dailywork,importance
前言
为了进一步的提高自我对文秘专业知识的学习能力。
在中所的毕业论文题中我选择了“秘书处理与领导关系的礼仪手段”一题。
其中最主要的目的,就是为了提升自己的个人素养。
作为一名“文秘与办公自动化”专业的学生,我认为,首要的任务就是要具备一种专业学生素养,能让我们在芸芸众生中脱颖而出的,也就是这种内在的素养,一种“文秘”专业学生专有的素养。
所以,要想到达这个目的,我们要求的第一步便是熟练的掌握这些基本礼仪规范。
这不仅仅只存在于秘书与领导之间,更多的是秘书与同事之间、上下级之间等等,甚至可以发展到人与人之间,永远都缺少不了这种称之为“礼仪”的东西。
因此,我觉得谈谈礼仪手段是非常有必要的,最后再联系到我们文秘专业的学生来说,礼仪规范就更是我们做好本职工作不可或缺的一块终极筹码。
相信在完成这篇论文之后,不仅给我自己,更希望给大家也带去一些值得回味的东西。
一、秘书工作的特点及其与领导之间的正确关系
(一)、秘书工作的特点
我们可以从以下三个方面去了解秘书工作的特点:
1.机要性
所谓机要性就是指机密和重要的意义。
秘书身处领导、上司身边,秘书部门是最贴近领导中枢的部分,秘书工作就是辅助领导上司进行管理决策和公务活动,所以在秘书工作中,有相当的内容是领导上司的工作范围和掌握了解的范围,正因为工作需要,秘书必须了解掌握,甚至是在需要的时候,代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动。
这些都是秘书工作的重要性所在。
在领导、上司的工作内容中,相当一部分内容有关重大、重要事项,在研究和形成决策的过程中属于机密性较强的事项;还有一些工作,是在一定的时间、地点或条件上属于保密内容的或不便被下属、基层知道的,但是由于办理保密内容的事务的需要,领导对秘书是不保密的,有时为了便于处理事务,秘书比别人知道得更多一些。
这正是秘书工作的机密性所在。
2.辅助性
秘书工作的辅助性具体表现在:
其一,所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开,领导工作涉及到哪里,秘书工作范围就要扩大或延伸到哪里,从这里正可以看出秘书处理好与领导处理关系的重要性。
其二,现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题,他们甚至有机会提出一些解决问题的方案;其三,现代秘书人员在处理任何问题时,要依据领导的意图和指示精神办理,不能擅自超越职权范围自作主张,自行其事。
我在这里所说的辅助性是由秘书的从属地位决定的。
秘书的从属地位,决定了秘书所做的一切工作,都是对领导、上司工作的辅助,协助帮忙,而不必主动做主角,不必主动主持。
过去有人称秘书工作是“幕后”工作,这里有一定道理。
可现代秘书工作,要求秘书“走到前台”,但也决不是上台扮主角,仍然是做参谋性助手性工作。
3.综合性
秘书称得上是领导的左右手,秘书部门是综合办事部门,秘书的工作是为领导工作服务,因此秘书工作内容和活动方式必然涉及到领导工作的各个方面,具有鲜明的综合性。
秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。
首先,秘书工作的内容涉及到本组织的全部工作。
相比较而言,其他业务职能部门一般只担负某一方面的工作,各司其职,唯有秘书部门工作范围覆盖组织全部工作,并时刻伴随组织和领导工作的拓展而拓展,因此具有全面性。
其次,秘书工作是为领导部门和整个组织服务的,这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。
涉及领导工作运转的一切事务,秘书人员和秘书部门都有责任担负起来;涉及职能部门协调运作的一切事务,包括由业务工作引起的各种事务,也是秘书部门的工作;单位中出现的新事务,遇到的棘手问题,部门分工不到位的事情,都由秘书部门承担。
因此,秘书工作的内容也是复杂多样的。
再次,秘书工作的综合性就表现在条理化、系统化处理范围广、形式多、纷繁复杂的事务性工作。
秘书工作的综合性,就是复杂的工作条理清楚,事务性工作有章可循,各方面工作形成有机的运作系统,在综合服务中完成辅助管理的职责。
全面、透彻地认识秘书工作的特点,是我们做好秘书工作的一个重要前提。
(二)秘书与领导之间的正确关系
我们从以上的秘书工作的特点中可以清楚的了解到,秘书日常的工作就是协助好领导完成工作。
秘书每天都要与自己的领导见面、交流,这时,要想更进一步的做好秘书的本职工作,处理好与领导之间的关系就显得尤为重要。
我们可以从以下几点去了解秘书与领导之间的正确关系,其中在《秘书的职责》一书中这样讲到的:
1.秘书必须保证办公室的所有工作准确无误,这样可使领导用不着费心检查所有文件单据。
秘书须向领导显示她是有能力靠自己的主动性做好工作。
“主动性”是做好工作的关键。
所有领导永远都不希望看到自己的贴身员工
闲在那里无所事事,说一下动一下的。
有事情摆在眼前,我们就应该主动的去解决,不要等到事到临头了才发现还有一堆事情都还没有完成好,那样工作是永远得不到领导的赏识。
2.秘书必须能圆满地处理任何询问的电话,领导必须相信秘书在办公室内处理的所有问题都能保密。
3.秘书必须能向领导转达和流水帐中的主要事实,使他用不着亲自仔细阅读它们。
4.秘书应该知道,如果有紧急情况有待处理,她必须晚走。
但是,当工作并不需要紧急处理时,领导不应该老是希望他的秘书加班加点地干。
对于下班是否晚走这件事情上,每个人都有着自己不同的看法。
在我看来,
下班了可以走人,但前提是今天的工作你必须完成了,否则你就得留下处理那些你还没有完成的工作。
因为你如果在今天,你职责范围内的事情还没有做完,那就是你的失职。
我在毕业实习的工作单位,就亲身经历过这样的事情,公司的老板非常讨厌员工比自己先离开公司,而且总喜欢找点借口让你留下来,所以,你想按时下班,唯一的方式,就是在离开之前完成你今天必须完成的所有事情。
5.在领导外出期间,秘书对承担的工作范围应有明确的了解,而领导对他的秘书在他外出时能处理可能出现的业务问题也应感到满意。
6.领导应该让秘书知道他在干的所有的事务,这样才能是她对领导起最大的作用。
7.领导应意识到有些错误是由他自己引起的,如果是他错了,应向秘书道歉。
领导必须能依赖秘书的准时,但在某些场合下,秘书对领导不够准时应有所准备。
8.双方都应有幽默感。
9.秘书应树立高标准的言行举止和工作效率作为办公室其它雇员的楷模。
她外表必须永远是清洁整齐的,因为这能增进他领导和她自己的声音。
10.秘书对遇到诸如特殊场合下用何种鲜花和祝贺卡等领导的琐事时应该过问①。
简单的说,我们可以把以上的十点概括成以下三各方面:
1.在职能上,为领导人服务,做领导人工作上的助手;
2.在组织上,是上下级关系;
3.从体制上、职务上说,两者的关系只有一种——工作关系。
从以上十点理论中,我们可以清楚的了解到秘书与领导之间的关系,他们可以说是建立在一种相互信任、相互理解之上的。
领导可以在自己外出工作的时候,很轻松的将公司里所有的事务都交由他的秘书打理,这就是领导对于秘书的信任。
领导也许会在自己心情不好的时候与自己员工之间产生一点摩擦,这时就需要秘书——我们做员工的去理解领导当时的心情。
毕竟,理解是相互的,当你轻轻的安慰他人的时候,你得到的也会是同样的回报。
我们常常说的同志关系、朋友关系、诤友关系、互助关系、互补关系等等,都是对的,是从怎样处理好领导的共事关系这个角度提出的要求,是指秘书同领导人关系中应当体现的一种政治本色和道德精神,不是指两者的组织隶属和工作职能。
秘书与其服务的领导人则不同,他们除了与领导有共事中的互助互补、诤友关系外,更主要的还是受组织之派去为领导人服务的。
这才是他们之间的本质关系。
当我们了解以上秘书与领导之间的关系以后,接下来就应该要进一步明确秘书的日常工作,这些同样是做为一名合格秘书所必备的素质之一。
秘书的日常工作大体可以分为办事、人际和参谋三个方面,但具体到与领导接触、打交道的日常工作,就可以更细致的去划分:
比如说负责协助领导处理日常事务,对其他行政和业务方面的工作提供行政支持;负责领导的日常工作日程安排;负责筹备公司各种管理例会,做好会议记录;负责领导商务旅行的各项准备工作;负责接待领导的客人来访;负责领导的文件,信件,函电的接收与转达,维护领导名片簿和总经理交待的相关物品等等,这些细致入微的活都是要靠秘书在日常工作中一点一滴的去琢磨,才能将它们一一的完成好。
完成与完成好工作是两个截然不同的概念,当我们追求一种的更高的工作态度时,我们同样也要付出更高的代价。
要想更好的完成秘书工作,这就要求秘书能从最基本的礼仪注意起,只有这样才能在提高自身素质的同时完成好自己的本职工作。
那么,秘书又有哪些工作礼仪呢?
秘书在正确处理好与领导之间关系时又应该具备有怎样的礼仪手段呢?
这正是我写这篇论文的核心所在。
二、秘书工作的基本礼仪及秘书处理与领导关系的礼仪手段
(一)秘书工作的基本礼仪
秘书礼仪所涉及的范围较广,办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪规范、形象礼仪规范等等,哪个方面都不可偏废。
有些个别秘书人员认为,在工作中只要注意办公礼仪规范就可以了,至于个人形象,那是自己的事情,“穿衣戴帽,各有所好”,与他人无关。
其实,这是对秘书礼仪认识的误区。
在我看来,秘书礼仪的内容大致可以分为两个方面:
一方面的内容可以称之为形象设计。
它具体涉及秘书人员的穿着打扮、仪容仪表、言谈举止,是对秘书人员的礼仪修养所提出的具体要求,是其自尊自爱的具体表现形式。
秘书人员的礼仪形象向来被视为个人素质非常重要的组成部分。
形象体现于细节,细节展示素质。
衣着打扮、言谈举止、待人接物,其实都是素养问题。
有些人在正式场合甚至在国际交往中不修边幅,歪戴帽子斜穿衣,当众“打扫”个人卫生,这些都是礼仪修养不够的表现,都会给交往对象留下不好的印象。
人的形象是具有整体性的,一定要保持和谐。
我听说有的秘书在上班时间,甚至是在身着制服的时候,脚上穿露脚趾或者露脚跟的凉鞋,这也是不得体的。
大家都知道,在正式的公务场合或者涉外场合,男性秘书身着西装为宜,“秘书学”课上,老师给我们举过这样的反例:
有人此时脚穿白皮鞋,腰系红腰带,手拿咖啡色手袋,简直让人“退避三舍”。
在我实习的公司里,人事部经理在面试应聘新员工时,把着装、言行等基本礼仪放在第一位置。
由此可见,无论是秘书还是其他人员,礼仪规范都是最重要的、最必不可少的所具备的素质之一。
另外一方面的内容可以称之为沟通技巧。
沟通技巧是秘书礼仪的核心内容,因为我们从事任何一项具体工作都需要与其他人打交道。
如果不善于同对方进行必要的沟通,在沟通时缺乏必要的礼仪,往往会给工作带来障碍,甚至事倍功半。
例如,公务宴请的目的在于促进部门、单位之间的沟通,并为此提供一个临时性的交流场所。
因此,参加公务宴请时应当注意适度的交际,适当地进行沟通。
但是,有些人在公务宴席上对身边的人不闻不问,爱搭不理,甚至一声不吭,只顾埋头吃喝,吃完就撤。
还有些人却表现得过度热情,不分对象地劝酒夹菜,非要对方吃下去不可。
这些不当的举止都扭曲了公务宴请的作用,并没有实现真正意义上的沟通与交流。
所以说,要想做一名合格的秘书,在交际沟通方面也要吓阻功夫。
(二)秘书处理与领导关系礼仪的重要性
秘书的基本礼仪是秘书手中最重要的筹码,接下来我们所谈到的秘书与领导的关系是秘书工作中的核心问题,也是秘书学的基点问题。
做秘书工作首先要处理好秘书与领导的关系;研究秘书学首先要研究和弄清秘书与领导的关系问题。
只有真正弄清并正确掌握二者的关系,才能始终保持认识上的清醒和工作上的主动。
秘书与领导是相随相应的、不可分离的。
他们的基本关系实质上是工作关系,这种关系在不同时代有鲜明的历史特点。
很多学者对于秘书在工作中的礼仪,都有他们自己不同的见解,特别是在处理与领导之间的关系
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