办公软件操作.docx
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办公软件操作.docx
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办公软件操作
★★办公室必会软件应用:
word
excel
dreamweaver 做简单的网页,frontpage也可以
mindmanager 思维导图,创意思维之源,写文档用
photoshop
Magicflu 人人必备的万能信息和知识管理工具
visio 画流程图,组织结构图
★★PPT
★在PowerPoint中插入flash影片的方法
法一:
利用控件插入法
1.调出工具箱。
操作步骤:
启动powerpoint,从主菜单中选择—视图—工具栏—控件工具箱。
2.在控件工具箱中选择“其他控件”,这时会列出电脑中安装的ActiveX控件,找到ShockwaveFlashObject控件
3.这时,鼠标变成“+”,在幻灯片中需要插入flash动画的地方画出一个框。
4.在框中点击鼠标右键,点击属性,如图4,然后出现ShockwaveFlashObject属性设置栏,
5.左键双击“自定义”,在弹出的对话框中,在影片URL(M)后的输入栏中,填上要插入的swf档案的路径和文件名,当然,直接读取网上的swf文件也是可以的。
注意:
在填写影片URL时需填写上文件的后缀名.swf。
另外选中“嵌入影片”,即将flash动画包含到ppt文件中,复制ppt的同时不需复制动画文件,当将该ppt复制或移动到其他计算机使用时仍能正常显示flash。
若未选“嵌入影片”,则需将动画文件和ppt文件同时复制,并且修改影片URL路径,否则在动画位置上将会出现白框,动画显示不正常。
笔者建议选择“嵌入影片”。
若计算机上未安装flash播放器也能正常运行。
保存浏览即可。
法二:
利用对象插入法
1、启动PowerPoint后创建一新演示文稿;
2、在需要插入Flash动画的那一页单击菜单栏上的“插入——对象”,出现插入对象对话框,单击“由文件创建——浏览”,选择需要插入的Flash动画文件,然后确定
3、在刚插入Flash动画的图标上,单击鼠标右键打开快捷菜单,选择“动作设置”,出现动作设置对话框,选择“单击鼠标”或“鼠标移过”都可以,在“对象动作”项选择“激活内容”,单击确定,
选择“幻灯片放映→观看放映”命令,当把鼠标移过该Flash对象,就可以演示Flash动画了,且嵌入的Flash动画能保持其功能不变,按钮仍有效.注意:
使用该方法插入flash动画的ppt文件在播放时,是启动flash播放软件(AdobeFlashPlayer)来完成动画播放的,所以在计算机上必须有flash播放器才能正常运行。
法三:
利用超法三:
链接插入flash动画
1.启动PowerPoint后创建一新演示文稿;
2.在幻灯片页面上插入一图片或文字用于编辑超链接。
在本例中我们插入一个圆。
3.鼠标右击“圆”,选中“编辑超链接”,进入超链接编辑窗口。
在编辑窗口输入flash动画文件地址,最后点击确定。
4.保存文件。
注意:
使用超链接插入的动画有3点需要注意:
1)动画文件名称或存储位置改变将导致超链接“无法打开指定的文件”。
解决方法是,在进行文件复制时,要连同动画文件一起复制,并重新编辑超链接。
2)在ppt播放时,点击超链接,将会弹出如下窗口,如图13,通常做法是点击“确定”。
3)计算机上要安装有flash播放器才能正常播放动画。
★在PPT中插入视频
(一)直接播放视频
这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中,该方法是最简单、最直观的一种方法,使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后,PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制,而没有其他更多的操作按钮供选择。
因此这种方法特别适合PowerPoint初学者,以下是具体的操作步骤:
1.运行PowerPoint程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。
2.将鼠标移动到菜单栏中,单击其中的“插入”选项,从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。
3.在随后弹出的文件选择对话框中,将事先准备好的视频文件选中,并单击[添加]按钮,这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。
4.用鼠标选中视频文件,并将它移动到合适的位置,然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频,或者选中自动播放方式。
5.在播放过程中,可以将鼠标移动到视频窗口中,单击一下,视频就能暂停播放。
如果想继续播放,再用鼠标单击一下即可。
(二)插入控件播放视频
这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的,然后通过修改控件属性,达到播放视频的目的。
使用这种方法,有多种可供选择的操作按钮,播放进程可以完全自己控制,更加方便、灵活。
该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。
1.运行PowerPoint程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。
2.将鼠标移动到菜单栏,单击其中的“视图”选项,从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”,再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。
3.在随后打开的控件选项界面中,选择“WindowsMediaPlayer”选项,再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中,画出一个合适大小的矩形区域,随后该区域就会自动变为WindowsMediaPlayer的播放界面。
4.用鼠标选中该播放界面,然后单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,打开该媒体播放界面的“属性”窗口。
5.在“属性”窗口中,在“FileName”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。
这样在打开幻灯片时,就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。
6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起,还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。
7.在播放过程中,可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。
(三)插入对象播放视频
这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的,与以上两种方法不同的是,它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段,然后再播放。
实现步骤为:
1.打开需要插入视频文件的幻灯片,单击“插入/对象”命令,打开“插入对象”对话框。
2.选中“新建”选项后,再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项,单击[确定]按钮(如图2)。
3.PowerPoint自动切换到视频属性设置状态,执行“插入剪辑/Windows视频”命令,将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。
4.执行“编辑/选项”命令,打开选项设置框,在其中设置视频是否需要循环播放,或者是播放结束后是否要倒退等,单击[确定]返回到视频属性设置界面。
5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮,重新设置视频文件的播放起始点和结束点,从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。
6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域,就可以退出视频设置的界面,从而返回到幻灯片的编辑状态。
还可以使用预览命令,检查视频的编辑效果。
★PowerPoint中插入声音的几种方法。
(一)将某段音乐作为整个演示文稿的背景音乐
如果用PowerPoint制作电子相册、画册时,人们不仅仅要欣赏精美的画面,还希望听到美妙动听的音乐。
我们可以在第一张幻灯片上进行如下操作:
1.准备好一个音乐文件,可以是WAV、MID或MP3文件格式。
2.执行“插入”菜单下的“影片和声音”选项中的“文件中的声音”,插入你选择的声音文件,同时弹出对话框,询问是否在放映幻灯片时自动播放该声音文件,选择“是”。
则幻灯片上有一个“喇叭”图标出现。
3.用鼠标右击该“喇叭”图标,在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”。
4.在“自定义动画”对话框的“多媒体设置”选项卡中,作如下设置:
播放时:
选“继续幻灯片放映”
停止播放:
选“在XX张幻灯片之后”,具体在第几张幻灯片之后,要视你的相册或画册中的幻灯片张数而定,比如总张数为20,则此处输入“20”。
然后,单击该选项卡上的“其他选项…”按钮,在弹出的对话框中选择“循环播放,直到停止”,然后依次单击“确定”按钮,关闭各对话框。
★在用PowerPoint制作课件时加入解说词
如果我们希望在播放到某一张幻灯片时,自动播放该张幻灯片的解说词,可以采用如下的方法:
1.首先录制好该张幻灯片的解说词,并保存为声音文件。
2.选择你要加入解说词的幻灯片作为当前操作的幻灯片,执行“幻灯片放映”菜单下的“幻灯片切换”命令。
3.在弹出的“幻灯片切换”对话框中,进行如下操作:
在“声音”的下拉列表中,选择“其它声音…”,在随后出现的“添加声音”对话框中选择你已录制好的声音文件,单击“确定”,关闭“添加声音”对话框,然后单击“应用”,关闭“幻灯片切换”对话框。
如果我们希望演示者自己根据情况决定是否播放声音,可以制作交互按钮来控制声音的播放或停止。
这一方法在课件制作中经常使用。
具体的操作步骤如下:
1.首先录制好该张幻灯片的解说词,并保存为声音文件。
2.选择你要加入解说词的幻灯片作为当前操作的幻灯片,在幻灯片上加入两个自定义按钮,并分别在上面加入文字“播放声音”和“停止播放声音”。
3.用鼠标右击“播放声音”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令,随后出现“动作设置”对话框,在“单击鼠标”选项卡上进行如下操作:
单击鼠标时的动作:
选“无动作”;
播放声音:
在前面打“√”,在其下拉列表中,选择“其它声音”,在随后出现的“添加声音”对话框中选择你已录制好的声音文件,单击“确定”,关闭“添加声音”对话框,然后单击“确定”,关闭“动作设置”对话框。
4.用鼠标右击“停止播放声音”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令,随后出现“动作设置”对话框,在“单击鼠标”选项卡上进行如下操作:
单击鼠标时的动作:
选“无动作”;
播放声音:
在前面打“√”,在其下拉列表中,选择“停止前一声音”,然后单击“确定”,关闭“动作设置”对话框。
★★Word
一、输入三个“=”,回车,得到一条双直线;
二、输入三个“~”,回车,得到一条波浪线;
三、输入三个“*”或“-”或“#”,回车,惊喜多多;
在单元格内输入=now() 显示日期
在单元格内输入=CHOOSE(WEEKDAY(I3,2),"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日") 显示星期几
★★Excel
1、ABS函数
主要功能:
求出相应数字的绝对值。
使用格式:
ABS(number)
参数说明:
number代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。
应用举例:
如果在B2单元格中输入公式:
=ABS(A2),则在A2单元格中无论输入正数(如100)还是负数(如-100),B2中均显示出正数(如100)。
特别提醒:
如果number参数不是数值,而是一些字符(如A等),则B2中返回错误值“#VALUE!
”。
2、AND函数
主要功能:
返回逻辑值:
如果所有参数值均为逻辑“真(TRUE)”,则返回逻辑“真(TRUE)”,反之返回逻辑“假(FALSE)”。
使用格式:
AND(logical1,logical2,...)
参数说明:
Logical1,Logical2,Logical3……:
表示待测试的条件值或表达式,最多这30个。
应用举例:
在C5单元格输入公式:
=AND(A5>=60,B5>=60),确认。
如果C5中返回TRUE,说明A5和B5中的数值均大于等于60,如果返回FALSE,说明A5和B5中的数值至少有一个小于60。
特别提醒:
如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时,则函数返回错误值“#VALUE!
”或“#NAME”。
3、AVERAGE函数
主要功能:
求出所有参数的算术平均值。
使用格式:
AVERAGE(number1,number2,……)
参数说明:
number1,number2,……:
需要求平均值的数值或引用单元格(区域),参数不超过30个。
应用举例:
在B8单元格中输入公式:
=AVERAGE(B7:
D7,F7:
H7,7,8),确认后,即可求出B7至D7区域、F7至H7区域中的数值和7、8的平均值。
特别提醒:
如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内;如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。
4、COLUMN函数
主要功能:
显示所引用单元格的列标号值。
使用格式:
COLUMN(reference)
参数说明:
reference为引用的单元格。
应用举例:
在C11单元格中输入公式:
=COLUMN(B11),确认后显示为2(即B列)。
特别提醒:
如果在B11单元格中输入公式:
=COLUMN(),也显示出2;与之相对应的还有一个返回行标号值的函数——ROW(reference)。
5、CONCATENATE函数
主要功能:
将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起,显示在一个单元格中。
使用格式:
CONCATENATE(Text1,Text……)
参数说明:
Text1、Text2……为需要连接的字符文本或引用的单元格。
应用举例:
在C14单元格中输入公式:
=CONCATENATE(A14,"@",B14,".com"),确认后,即可将A14单元格中字符、@、B14单元格中的字符和.com连接成一个整体,显示在C14单元格中。
特别提醒:
如果参数不是引用的单元格,且为文本格式的,请给参数加上英文状态下的双引号,如果将上述公式改为:
=A14&"@"&B14&".com",也能达到相同的目的。
6、COUNTIF函数
主要功能:
统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。
使用格式:
COUNTIF(Range,Criteria)
参数说明:
Range代表要统计的单元格区域;Criteria表示指定的条件表达式。
应用举例:
在C17单元格中输入公式:
=COUNTIF(B1:
B13,">=80"),确认后,即可统计出B1至B13单元格区域中,数值大于等于80的单元格数目。
特别提醒:
允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。
7、DATE函数
主要功能:
给出指定数值的日期。
使用格式:
DATE(year,month,day)
参数说明:
year为指定的年份数值(小于9999);month为指定的月份数值(可以大于12);day为指定的天数。
应用举例:
在C20单元格中输入公式:
=DATE(2003,13,35),确认后,显示出2004-2-4。
特别提醒:
由于上述公式中,月份为13,多了一个月,顺延至2004年1月;天数为35,比2004年1月的实际天数又多了4天,故又顺延至2004年2月4日。
8、函数名称:
DATEDIF
主要功能:
计算返回两个日期参数的差值。
使用格式:
=DATEDIF(date1,date2,"y")、=DATEDIF(date1,date2,"m")、=DATEDIF(date1,date2,"d")参数说明:
date1代表前面一个日期,date2代表后面一个日期;y(m、d)要求返回两个日期相差的年(月、天)数。
应用举例:
在C23单元格中输入公式:
=DATEDIF(A23,TODAY(),"y"),确认后返回系统当前日期[用TODAY()表示)与A23单元格中日期的差值,并返回相差的年数。
特别提醒:
这是Excel中的一个隐藏函数,在函数向导中是找不到的,可以直接输入使用,对于计算年龄、工龄等非常有效。
9、DAY函数
主要功能:
求出指定日期或引用单元格中的日期的天数。
使用格式:
DAY(serial_number)参数说明:
serial_number代表指定的日期或引用的单元格。
应用举例:
输入公式:
=DAY("2003-12-18"),确认后,显示出18。
特别提醒:
如果是给定的日期,请包含在英文双引号中。
10、DCOUNT函数
函数名称:
DCOUNT
主要功能:
返回数据库或列表的列中满足指定条件并且包含数字的单元格数目。
使用格式:
DCOUNT(database,field,criteria)
参数说明:
Database表示需要统计的单元格区域;Field表示函数所使用的数据列(在第一行必须要有标志项);Criteria包含条件的单元格区域。
应用举例:
如图1所示,在F4单元格中输入公式:
=DCOUNT(A1:
D11,"语文",F1:
G2),确认后即可求出“语文”列中,成绩大于等于70,而小于80的数值单元格数目(相当于分数段人数)。
特别提醒:
如果将上述公式修改为:
=DCOUNT(A1:
D11,,F1:
G2),也可以达到相同目的。
11、FREQUENCY函数
主要功能:
以一列垂直数组返回某个区域中数据的频率分布。
使用格式:
FREQUENCY(data_array,bins_array)参数说明:
Data_array表示用来计算频率的一组数据或单元格区域;Bins_array表示为前面数组进行分隔一列数值。
应用举例:
如图2所示,同时选中B32至B36单元格区域,输入公式:
=FREQUENCY(B2:
B31,D2:
D36),输入完成后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认,即可求出B2至B31区域中,按D2至D36区域进行分隔的各段数值的出现频率数目(相当于统计各分数段人数)。
特别提醒:
上述输入的是一个数组公式,输入完成后,需要通过按“Ctrl+Shift+Enter”组合键进行确认,确认后公式两端出现一对大括号({}),此大括号不能直接输入。
12、IF函数
主要功能:
根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。
使用格式:
=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)
参数说明:
Logical代表逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真(TRUE)”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假(FALSE)”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。
应用举例:
在C29单元格中输入公式:
=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求"),确信以后,如果C26单元格中的数值大于或等于18,则C29单元格显示“符合要求”字样,反之显示“不符合要求”字样。
特别提醒:
本文中类似“在C29单元格中输入公式”中指定的单元格,读者在使用时,并不需要受其约束,此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格,具体请大家参考所附的实例文件。
13、INDEX函数
主要功能:
返回列表或数组中的元素值,此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。
使用格式:
INDEX(array,row_num,column_num)
参数说明:
Array代表单元格区域或数组常量;Row_num表示指定的行序号(如果省略row_num,则必须有column_num);Column_num表示指定的列序号(如果省略column_num,则必须有row_num)。
应用举例:
如图3所示,在F8单元格中输入公式:
=INDEX(A1:
D11,4,3),确认后则显示出A1至D11单元格区域中,第4行和第3列交叉处的单元格(即C4)中的内容。
特别提醒:
此处的行序号参数(row_num)和列序号参数(column_num)是相对于所引用的单元格区域而言的,不是Excel工作表中的行或列序号。
14、INT函数
主要功能:
将数值向下取整为最接近的整数。
使用格式:
INT(number)
参数说明:
number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。
应用举例:
输入公式:
=INT(18.89),确认后显示出18。
特别提醒:
在取整时,不进行四舍五入;如果输入的公式为=INT(-18.89),则返回结果为-19。
15、ISERROR函数
主要功能:
用于测试函数式返回的数值是否有错。
如果有错,该函数返回TRUE,反之返回FALSE。
使用格式:
ISERROR(value)
参数说明:
Value表示需要测试的值或表达式。
应用举例:
输入公式:
=ISERROR(A35/B35),确认以后,如果B35单元格为空或“0”,则A35/B35出现错误,此时前述函数返回TRUE结果,反之返回FALSE。
特别提醒:
此函数通常与IF函数配套使用,如果将上述公式修改为:
=IF(ISERROR(A35/B35),"",A35/B35),如果B35为空或“0”,则相应的单元格显示为空,反之显示A35/B35的结果。
16、LEFT函数
主要功能:
从一个文本字符串的第一个字符开始,截取指定数目的字符。
使用格式:
LEFT(text,num_chars)
参数说明:
text代表要截字符的字符串;num_chars代表给定的截取数目。
应用举例:
假定A38单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串,我们在C38单元格中输入公式:
=LEFT(A38,3),确认后即显示出“我喜欢”的字符。
特别提醒:
此函数名的英文意思为“左”,即从左边截取,Excel很多函数都取其英文的意思。
17、LEN函数
主要功能:
统计文本字符串中字符数目。
使用格式:
LEN(text)
参数说明:
text表示要统计的文本字符串。
应用举例:
假定A41单元格中保存了“我今年28岁”的字符串,我们在C40单元格中输入公式:
=LEN(A40),确认后即显示出统计结果“6”。
特别提醒:
LEN要统计时,无论中全角字符,还是半角字符,每个字符均计为“1”;与之相对应的一个函数——LENB,在统计时半角字符计为“1”,全角字符计为“2”。
18、MATCH函数
主要功能:
返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。
使用格式:
MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
参数说明:
Lookup_value代表需要在数据表中查找的数值;Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域;Match_type表示查找方式的值(-1、0或1)。
如果match_type为-1,查找大于或等于lookup_value的最小数值,Lookup_array必须按降序排列;如果match_type为1,查找小于或等于lookup_value的最大数值,Lookup_array必须按升序排列;如果match_type为0,查找等于lookup_value的第一个数值,Lookup_array可以按任何顺序排列;如果省略match_type,则默认为1。
应用举例:
如图4所示,在F2单元格中输入公式:
=MATCH(E2,B1:
B11,0),确认后则返回查找的结果“9”。
特别提醒:
Lookup_array只能为一列或一行。
19、MAX函数
主要功能:
求出一组数中的最大值。
使用格式:
MAX(number1,number2……)
参数说明:
number1,number2……代表需要求最大值的数值或引用单元格(区域),参数不超过30个。
应用举例:
输入公式:
=MAX(E44:
J44,7,8,9,10),确认后即可显示出E44至J44单元和区域和数值7,8,9,10中的最大值。
特别提醒:
如果参数中有文本或逻辑值,则忽略。
20、MID函数
主要功能:
从一个文本字符串的指定位置开始,截取指定数目的字符。
使用格式:
MID(text,start_num,num_chars)
参数说明:
text代表一个文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的数目。
应用举例:
假定A47单元格中保存了“我喜欢天极网”的字符串,我们在C47单元格中输入公式:
=MID(A47,4,3),确认后即显
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