试论平行沟通对秘书工作的重要意义文秘本科论文.docx
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试论平行沟通对秘书工作的重要意义文秘本科论文
中国某某某某学校
学生毕业设计(论文)
题目:
试论平行沟通对秘书工作的重要意义
姓名:
00000
班级、学号:
0000班000号
系(部):
经济管理系
专业:
文秘
指导教师:
000000
开题时间:
2008年10月20日
完成时间:
2009年11月5日
2009年11月5日
目录
毕业设计任务书…………………………………………………1
毕业设计成绩评定表……………………………………………2
答辩申请书……………………………………………………3-5
正文……………………………………………………………6-16
答辩委员会表决意见……………………………………………17
答辩过程记录表…………………………………………………18
课题试论平行沟通对秘书工作的重要意义
一、课题(论文)提纲
摘要:
前言
一.平行沟通对秘书工作的意义
1.平行沟通的概念
2.平行沟通对秘书工作的重要意义
二.平行沟通在秘书工作中现存的问题
1.没有共同的目标
2.不愿意共享交流
3.本位利益的考虑
4.转移责任给别人
三.秘书工作中,如何解决平行沟通中的问题
1.平级之间要有共同目标,保持正常合作。
2.重视横向间的信息交流共享
3.不要只考虑本部门的利益
4.严己宽人,平行沟通才会更顺畅
四.如何在秘书工作中提升自己的平行沟通能力
1.沟通从工作出发
2.沟通遵循制度和流程
3.沟通开宗明义
4.征求对方意见
5.提出个人建议
6.听取对方反馈
7.双方求同存异
五.总结
六.参考文献
二、内容摘要
本文主要是讨论平行沟通对秘书工作的重要意义。
秘书处于一个特殊的地位,在日常工作中,不但要与上级之间处理关系,还要与平级之间进行必要的沟通。
平行之间即平级之间,横向之间,同事之间。
下文阐述的就是在这些关系中我们怎么样把握好平行沟通,平行沟通的概念、意义,及平行沟通在秘书工作中存在的问题,如何解决所存在的问题,秘书专业学生如何提升自己的平行沟通能力,及平行沟通对秘书工作的重要意义。
三、参考文献
[1]王科著.《细节中的细节》.北京.地震出版社,2004.7ISBN7-5028-2539-8
[2]胡亚学.《秘书理论与实务》.大连.东北财经大学出版社.2007.3
[3]《秘书国家职业资格培训教程基础知识》.北京.中央广播电视大学出版社.2006.8
[4]赵怡宁.《交往的分寸与细节》.北京地震出版社.2005.8ISBN7-5028-2709-9
[5]第三节横向沟通资料来源.管理顾问公司.1997.6
试论平行沟通对秘书工作的重要意义
作者:
00000000
中文摘要:
本文主要是讨论平行沟通对秘书工作的重要意义。
秘书处于一个特殊的地位,在日常工作中,不但要与上级之间处理关系,还要与平级之间进行必要的沟通。
平行之间即平级之间,横向之间,同事之间。
下文阐述的就是在这些关系中我们怎么样把握好平行沟通,平行沟通的概念、意义,及平行沟通在秘书工作中存在的问题,如何解决所存在的问题,秘书专业学生如何提升自己的平行沟通能力,及平行沟通对秘书工作的重要意义。
关键词:
平行沟通秘书工作意义
前言:
秘书的日常工作中,协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作,也是深入细致的思想工作。
孔子云:
“言不顺,则事不成。
”我们在协调工作的过程中,需要借助沟通技巧,化解不同的见解与意见,建立共识,推动工作。
因此,在秘书工作中把握好平行沟通,从平行沟通中去了解秘书工作。
作为秘书专业的学生,更应该把握实际,结合工作,把平行沟通处理好,利于秘书工作的有效运行。
一.平行沟通对秘书工作的意义
1.平行沟通的概念
平行沟通是指在我国党和国家机关中,处予相同层次的公务员、职能部门之间进行的信息传递和交流。
企业机构中处于同一层级上的群体或个人之间的信息沟通,平行沟通通常具有业务协调性质。
它能够加强各部门之间的了解,协调工作,互通信息,增强团结,克服本位主义,减少扯皮现象等。
平行沟通又称横向沟通。
良好的横向沟通是企业实现团队精神的必要环境和保证。
横向沟通多在平级之间进行,不存在上下级关系,但能够给员工带来更多的本部门工作以为的与工作相关的信息和知识。
管理者应该时时注意引导沟通向着有利于组织发展的方向前进,它会促进组织有机地结合成一个整体,使员工、部门为了共同的目标而合作、减少摩擦,从而有效保证组织实现整体的目标。
而负面的信息沟通和传播则可能瓦解员工的斗志,涣散人心。
2.平行沟通对秘书工作的重要意义
2.1.平行沟通贯穿整个秘书工作的全过程
只要秘书工作的主体及对象是相互相对独立的个人或群体,那么平行沟通就会发生在秘书工作环节中。
工作需要良好的沟通,反映一项工作意见也需要良好的沟通;没有平行沟通的存在,秘书工作的全过程就会支离破碎,无法有效衔接。
2.2.平行沟通是秘书工作顺利进行的重要条件
正如前所述,秘书工作需要有计划前的信息采集,需要有计划中的信息交流和讨论,也需要有计划后的阐述和分解落实,所有这些活动,通过平级之间的讨论策划,其实也正是沟通的活动和过程。
又如同事,对于工作问题上的不同意见和看法,在进行讨论、争论和协商时有关联的琐碎、具体的事情,需要很好的对待和处理,因为这些事情处理好与不好,直接关系到秘书工作能否顺利进行。
2.3.平行沟通是秘书工作的质量保证
平行沟通是一种微妙复杂的沟通。
我们在进行平行沟通的时候可以提升秘书工作的质量。
其实,秘书工作中问题常出现在企业内部沟通不顺畅,包括自上而下、自下而上和横向沟通。
当自上而下无法沟通,自下而上也有问题时;当专家的观点主导一切,而情绪资本低落时,就会导致灾难性的后果。
在这种情况下,又怎么能期望任何沟通获得成功呢?
如果另两个沟通呈现无法运作的趋势,横向沟通就等于零。
这时我们需要的是组织内部的协调沟通全部运作起来,企业希望继续寻找能更迅速地生产出成本更低廉、质量更高、安全性更可靠的产品的方法,而这整个过程的基础便是良好的沟通。
良好的平行沟通有利于平级之间互利合作,增强集体的荣誉感。
使组织的业绩提升,平行之间是个敏感的话题,在秘书工作中平行沟通是必不可少的流程,良好的平行沟通是秘书工作的质量保证。
2.4.平行沟通可以推动秘书工作向深度和广度发展
从秘书部门所处的位置看,现代组织部门由横向的职能部门和纵向的管理层次所构成。
在横向的职能部门中,秘书部门处于各职能部门的中介。
这种中介位置——处于纵横管理网络交集点上的特殊地位,不仅决定秘书部门必须具备平行沟通能力,而且为发挥这个职能提供有利的条件。
改革开放以来,中国内地的政治和经济领域发生了巨大的变化,其主要标志是党务、政务活动的法律化、程序化,领导决策的民主化、科学化,办事制度的规范化和办事结果的公开化。
这些变化冲击着秘书部门的那些过时的工作制度和工作方法,激励秘书部门不断采用先进的管理方法和科学技术,推动秘书工作人员迅速的从封闭的思维方式向开放的思维方式转变。
秘书人员在平行沟通时更应该把握与时俱进。
平级之间交流方式的多样化,知识结构的系统化。
平行沟通在工作和组织中起着越来越重要的作用。
平行沟通像中枢神经对秘书工作起着运转疏通的作用。
平行沟通向秘书工作的更深更广的领域发展。
2.5.平行沟通是秘书工作环境优化的前提
秘书的办公环境是指秘书部门和秘书人员工作所处的外部条件的总和,它包括自然环境和人文环境。
而我们这里要讲的是人文环境,它主要包括文化、教育、人际关系等因素。
舒适的办公环境有利于秘书人员提高工作效率。
相反,就会影响工作。
营造良好的人际环境,和同事之间保持目标一致,激励大家奋发努力,组织团结,目标一致,同心同德,只有在这些前提下秘书工作才能发挥最大功效。
二.平行沟通在秘书工作中现存的问题
1.没有共同的目标。
组织中每个人各有各的目标,这个人想这样,那个人想那样。
对组织的目标不关心,更不用说去努力实现组织的目标。
个人之间的小矛盾造成意见不合,工作上的处处为难。
破坏了集体形象,妨碍了公务。
目标上的不统一,影响秘书工作的顺利进行。
2.不愿意共享交流。
在组织中,平行成员之间很少谈与自己工作有关的话题,生怕与别人交流多了,言多必失,说出自己的经验被别人学去,总是互相提防。
3.本位利益的考虑。
在存在业务竞争的组织中尤为明显,甚至会导致部门的员工之间相互保密、互相攀比。
工作业绩评估体系的存在,是造成部门本位主义泛滥,部门员工趋于短视行为的主要原因。
对员工来讲,为获得晋升和嘉奖以及业绩的认可机会,会不自觉地表现出维护本部门利益,强调本部门业绩的倾向。
有些部门对其他部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行。
这种认为组织部门有贵贱等级之分的成见,显然会降低正常横向沟通的效果。
4.转移责任给别人。
大家经常“踢皮球”,缺乏整体的意识,不能从组织的利益出发,都不愿承担责任,导致工作没效率。
跨部门沟通失败、低效的另一个主要原因是沟通各方性格、思维行为、习惯的冲突。
每个人因为其独特的工作领域、成长经历和生活体验,会形成独特的社会行为和沟通方式。
如果缺乏对沟通对象特定的沟通方式的了解,沟通往往失败。
而且多本为主义,常把责任随便的推给别人。
这些都是造成秘书工作低效的原因。
三.秘书工作中,如何解决平行沟通中的问题
1.平级之间要有共同目标,保持正常合作。
在秘书工作中,平级之间发生些个人嫌怨是不可避免的。
这些嫌怨能化则化,千万不要带到工作中来,以致在工作中处处为难,不合作。
这些会给人一种心胸狭窄的感觉。
相反,对于和你很合得来的同级之间,因为你两的关系就给他许多“后门”走,也给人留下坏印象。
这两种做法都会妨碍公务,影响单位业务,也会破会集体的利益。
因此,先公后私,公私分明是做人的最高原则。
在组织中要保持正常的合作,向着共同的目标发展。
2.重视横向间的信息交流共享
和上司、下属搞好关系只是从纵的方面,还应注意发展与同级部门之间横的关系。
和同级部门之间搞好关系首先应该多在平时下功夫,不要等到有事相求时再去拜访。
这样临时抱佛脚就不免要看别人的脸色。
其次在拜访同级部门之前要做好充分准备,要有充足的理由使对方为之所动,最后也是最应该注意的是切忌把关系搞僵。
平行之间要做好充分的信息交流,使得平级之间的关系缓和顺畅。
再进行沟通的时候以选择针对性的沟通形式:
比如,对决策性会议,与会的人数可能倾向于少和精,以提高集合面;对于咨询性的会议,其目的就是集思广益,应该扩大与会人数和与会人员的背景,以提高覆盖面;对于通知性的会议,只要让所有需要知晓信息的接受到信息,就可以。
同时注意反馈,确保沟通接收者准确无误地理解信息。
使得平行之间进行充分的信息分享交流,使得秘书工作更加简便、高效。
3.不要只考虑本部门的利益
设身处地地站在对方的立场考虑。
分工是为了合作,彼此同心协力才能提升组织的整体业绩。
平级之间多进行交流,积极的秘书工作气氛使得我们的工作氛围和谐。
平级之间要好好相处,平级部门之间更要保持好良好的沟通。
我们的工作不仅存在于一个部门,而是一个团体,一个企业中。
在沟通时基于互利互惠的原则,强调自己的责任,增加责任感,双方保持平等互惠的原则,力求大家都好才方便沟通。
用诚意来促进对对方的了解,在现实中,做一个生活的有心人,注重平时的联系,才能促进彼此的了解,达成有效的沟通。
可以圆通但不能过于圆滑,不要给人造成没有诚意的印象,这样就很难达到理想的沟通效果。
4.严己宽人,平行沟通才会更顺畅
为人处事,首先要严格要求自己。
古书云:
“则己者,求有过于无过之内,则德进。
”否则,自己行为不正,别人就会远离你,你得不到平级之间的支持与合作,怎么能走上事业的领奖台呢?
你自己毛病很很多,又怎么有资格推销自己呢?
律人律己正好相反,平行沟通之间必会有些问题,比如同事之间的缺点一点儿也不能忍受。
“人非圣贤,孰能无过”对他们的错误,幸灾乐祸,抱臂旁观都不可取。
要学会宽容大度,不是什么牵涉原则的大事,就马马虎虎过去算了。
同事会因你的体谅与宽容而愿意与你交朋友,你的人缘也就因此而好转起来。
总之,不计较别人的小过失,自己就容易赢得同事的尊重和精诚合作。
凡是从自身考虑,严于律己,不要避重就轻,不要把责任推卸给别人。
“己所不欲勿施于人”我们在平行沟通的时候要将心比心,不要轻易把责任转移给别人,自己能做好的尽量自己做,做不好的时候在寻求帮助。
也只有在体会他人的处境时我们不会把责任强加给别人。
做一个严于律己的秘书人员!
四.如何在秘书工作中提升自己的平行沟通能力
人际交往是人们社会生活的重要内容之一,自我的发展、心理的调适、信息的沟通、各种不同层次需求的满足、人际关系的协调,都离不开人际交往。
每一个人,都希望善于交往、都希望通过交往建立起和睦的家庭关系、亲属关系、邻里关系、朋友关系、同学、同事关系……而这些良好的社会关系可以使个人在温馨怡人的环境中愉快地学习、生活和工作。
但在实际的交往过程中,总是或多或少地存在着一些不尽如人意之处,影响了人际交往的正常进行。
平行沟通以互通有无、争取配合为主要目的,并且在企业内部进行,不同于公关、不同于谈判,应该直截了当,简明扼要。
规范化管理的平行沟通技巧如下:
1.沟通从工作出发
如果需要沟通,一定是自己感到对方对正在进行的工作重视不够,或是对上级的安排理解不透,妨碍了工作顺利进行。
如果你认为只要和对方进行一次沟通就能解决问题,应该首先选择互相沟通,以求得问题的迅速圆满解决;沟通失败,才考虑报告上级。
因此,沟通一定要着眼于工作。
平级因工作产生误会而沟通也是为了工作。
2.沟通遵循制度和流程
为什么要遵循制度和流程呢?
那就是说你一定要找准沟通的对象。
你正在进行的工作遇到了阻碍,问题出在哪个环节,谁是这个环节的负责人,公司的制度或流程一定是有规定的。
因为我们必须遵循各司其职、各负其责的原则开展工作。
如果你找一个不相干的人进行沟通,一是对方会认为你无事找事,二是你的目的根本达不到。
3.沟通开宗明义
找准了沟通对象,首先征询对方是否有空。
如果人家手中正忙于一个上司交办的紧急工作、或正在思考一个创意方案。
你贸然打断别人,会让对方感到突兀。
一旦确定对方时间上方便,你就可以直截了当地提出自己的沟通议题、自己的期盼,然后等候对方回应。
这里特别要注意地是转弯抹角、废话连篇,浪费自己时间不说,也给对方一个不好的印象:
这小子不忙,还有时间闲聊。
4.征求对方意见
既然找对方沟通,一定是自己觉得对方在解决问题上举足轻重,那就必须虚心听取对方的意见,了解对方对沟通的工作不配合的原因或存在的困难,或者是对方有了更好的完成任务的创意,正等着你来商议。
内部工作沟通转弯抹角不必,但尊重他人必须!
听取对方意见时,不宜随意打断对方,以免分散对方注意、影响对方表达。
同时要注意,如果你是同事中工作上的佼佼者,更不可盛气凌人,一定要身段放低。
5.提出个人建议
待对方陈述个人意见之后。
你如果觉得对方言之有理,除了完全接受之外,别忘了表示感谢。
沟通目的达到,工作可以继续进行。
如果对方提出的建议,在你看来只有部分可取,那也是一个不错的开端。
即便对方的建议在你看来没有一条可行,这也不可怕。
你陈述自己的理由就是了
6.听取对方反馈
在你提出与对方不同意见之后,你要特别强调指出:
“你看看在我提议的基础上你有什么补充?
”一是让对方把思路调整到你的建议上来,二是在情感上表达对对方的尊重,让对方转变观念、接受你的建议有心理准备。
所以对方的反馈必须耐心听取。
7.双方求同存存异
由于所处的位置不同、个人经历经验不同,同事间在工作方式上存在不同态度、不同观点是再正常不过的事情,第一不必大惊小怪,第二,换个角度从对方的立场上考虑,也许你也会有改变。
在这一点上我主张求同存异,只要工作能够正常进行就可以了。
不一定是一方说服另一方,或者是完全迁就对方,以保一团和气。
这都是不可取的态度和行为
五.总结
沟通是一种信息交换过程,是人际交往产生活力的源泉,也是形成企业凝聚力的根本。
在秘书工作中,与上级、下属、同级之间的交流不可避免,而要处理好这些关系,我们要学会提升自己的沟通能力。
学习和掌握沟通技巧是对秘书工作的基本要求。
在平行沟通中我们更要知己知彼,百战不殆。
处理好身边事,与同级之间互助合作,共同进退。
才能使秘书工作发挥最大功效。
随着社会的发展时代的进步,对秘书工作的要求也越来越高,沟通的形式也多种多样。
信息社会的发展,对网络沟通的要求加深,我们只有跟上时代的步伐,利用知识来改变改善我们的生活,在秘书工作里更好的利用沟通来辅助我们的工作。
也相信在以后的工作学习中,我可以更好的处理好平级之间的关系,为秘书工作增光添彩!
参考文献
[1]王科著.《细节中的细节》.北京.地震出版社,2004.7ISBN7-5028-2539-8
[2]胡亚学.《秘书理论与实务》.大连.东北财经大学出版社,2007.3
[3]《秘书国家职业资格培训教程基础知识》.北京.中央广播电视大学出版社.2006.8
[4]赵怡宁.《交往的分寸与细节》.北京地震出版社.2005.8ISBN7-5028-2709-9
[5]第三节横向沟通资料来源:
管理顾问公司.1997.6
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