行政接待管理4大关键点流程制度标准办法细则说明.docx

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行政接待管理4大关键点流程制度标准办法细则说明

行政接待管理关键点

关键点1：

预约接待的管理

3．2．1预约接待管理的流程图

3．2．2预约接待管理的关节点

为了降低预约接待管理过程中的风险，减少相关损失，企业行政管理人员要对预约接待过程中的关节点进行规范和控制。

具体关节点如图3-3所示。

图3-3预约接待管理流程关节点示意图

关键点2：

参观接待的管理

3．3．1参观接待管理的流程图

3．3．2参观接待管理工作标准

序号

项目

工作执行标准

执行工具

1

编制参观

方案

◆行政经理审核参观单位提交的参观申请书

◆拟定参观内容、范围与路线，确定参观方案并报总经理审批

□参观申请书

□参观方案

2

参观准备

◆行政部按参观方案，做好接待参观人员的准备

◆接待准备工作包括宣传资料及用品准备、参观许可证准备、陪同人员安排、参观路线及参观过程服务安排等

◆行政部须在接待前____天与参观单位联系，确认参观活动的各项事宜，充分做好接待准备

◆需确认的内容包括参观时间、使用交通工具、参观人数及人员名单、参观特殊要求说明等

□参观方案

□参观准备检查表

3

参观接待

与说明

◆陪同人员在参观开始前须对各项参观注意事项进行说明，确保参观活动顺利进行且不妨碍企业的生产经营活动

◆参观注意事项包括拍照摄像说明、路线说明、安全规章说明等

◆陪同人员向参观人员发放参观许可证，并向其明确参观许可证不可遗失

◆参观许可证的内容包括证件编号、参观人员姓名、所属单位、行政部参观服务电话、陪同人员姓名及联系电话等

□参观注意事项说明

□参观手册

□参观许可证

□员工礼仪及行为规范

4

陪同参观

◆陪同人员带领参观人员参观企业，讲解参观内容、参观意义、企业文化等

◆参观过程中，陪同人员须根据企业的保密规定，回答参观人员提出的相关问题

□参观手册

□员工礼仪及行为规范

3．3．3参观接待管理实施办法

下面是某公司的参观接待管理实施办法，以供读者参考。

制度名称

参观接待管理实施办法

受控状态

编号

执行部门

监督部门

编修部门

第1章总则

第1条目的

为规范本公司参观接待管理流程，维护公司形象，提高公司影响力，扩大交流，特制定本办法。

第2条适用范围

本办法适用于所有来本公司进行参观或需要本公司接待的人员。

第2章参观管理

第3条参观种类

1．团体预约参观。

机关公司或社会团体约定来公司参观者。

2．业务参观。

一般客户或业务相关人员来本公司参观以及临时决定参观者。

3．贵宾参观。

政府官员、社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允许来公司参观者。

第4条接待部门及人员

1．贵宾参观

（1）贵宾参观的接待组织部门为行政部，责任人为行政经理，行政主管全力协助行政经理开展参观接待工作。

（2）贵宾参观的接待人为公司副总经理以上人员，贵宾接待必须遵循公关礼仪。

2．团体参观

（1）团体参观实行预约制，团体参观者需要在参观前三天内向行政部提出参观申请，行政部应在一个工作日内审核完毕，并及时发放参观证。

（2）团体参观的接待组织部门为行政部，行政部应在参观前两天向参观涉及部门通知具体的参观时间和参观路线，尤其是公司生产车间等，并做好相关保密工作和接待准备。

（3）团体参观的接待人为行政部公关主管。

3．业务参观

（1）业务参观的接待部门为各业务负责部门，但需向行政部进行业务参观的备案和申请。

（2）接待人为相关业务部门的工作人员，可根据客户重要程度确定为部门经理或主管。

如是团体来我公司参观，原则上在公司会客室接待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请需要，须经行政经理批准，参观时的陪同人员由行政部会同相关部门决定。

第5条未经核准的相关人员，一律拒绝参观，擅自率领参观人员参观者，按泄露商业机密论处。

第6条参观人员除特准者外，一律婉拒拍照，并由陪同参观人员委婉说明。

第3章接待管理

第7条本办法所指的接待既包括参观者的接待，也包括出于各种目的而进行的专门接待。

第8条接待按对象、目的以及场合将接待工作分为以下三档。

A档：

特别重要和重大的接待，贵宾参观自动归于A档。

B档：

比较重要和重大的接待，团体接待多属此档。

C档：

一般的接待。

第9条接待场所根据接待档次确定，分为“高”“中”“低”三类。

1．高（适用A档接待规格），主要指高级的饭店、餐馆、美食中心。

2．中（适用B档接待规格），略低于“高”档水平的中、高档餐馆。

3．低（适用C档接待规格），主要指中、低档大众用餐场所。

第10条如果贵宾来我公司参观，按公司规定以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式招待，并由公司领导陪同或由相关部门经理陪同。

第11条如是团体参观或业务参观，则以烟茶招待，由行政部或有关业务部门派专员陪同。

第12条接待人员不得私自设定接待级别，不得超支进行接待，否则要予以罚款。

第4章附则

第27条本办法未尽事宜，参见企业其他相关制度。

第28条本办法由行政部负责解释、补充，经总经理批准后严格执行。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

关键点3：

媒体接待的管理