中软酒店管理系统CSHIS操作手册夜审.docx
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中软酒店管理系统CSHIS操作手册夜审.docx
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中软酒店管理系统CSHIS操作手册夜审
第一章概述
1.1夜审系统的进入
1.1.1进入功能……………………………………………………………[3]
1.1.2操作屏幕……………………………………………………………[3]
1.1.3屏幕说明……………………………………………………………[4]
1.1.4包括业务……………………………………………………………[4]
第二章夜审业务处理
2.1房价检查…………………………………………………………………[5]
2.2过房费……………………………………………………………………[6]
2.3夜审开始…………………………………………………………………[7]
2.4交易审核…………………………………………………………………[8]
2.5结束夜审…………………………………………………………………[12]
2.6交易查询…………………………………………………………………[12]
2.7挂帐………………………………………………………………………[14]
2.8问询………………………………………………………………………[18]
2.9日志查询…………………………………………………………………[21]
第一章概述
夜审系统是对酒店全天的收银业务进行审计的应用系统.。
本节通过对夜审系统各个功能模块的描述,以及操作方法的介绍,您将会很快掌握夜审系统的所有功能。
通过本节的学习,您将掌握以下技能:
·掌握夜审的基本业务操作;
·掌握夜审的报表处理;
·掌握对前台信息的查询。
1.1夜审系统的进入功能:
1.1.1进入功能:
用鼠标左键双击“夜审”按钮,或用键盘的“→”和“←”将光标
移到“夜审”按钮处,回车即可进入“夜审”功能。
1.1.2操作屏幕:
1.1.3屏幕说明:
·主菜单:
“夜审”的所有业务都包括在主菜单中,操作员可以
通过鼠标或键盘击活主菜单的相关项进入相应的功能;
·功能区:
“夜审”的所有常用的功能都做成按钮列在功能区
内,操作员可以单击按钮以进入相应的功能;
·过房费:
显示过房费步骤是否完成;
·夜审开始:
显示夜审开始步骤是否完成;
·交易审核:
显示交易审核步骤是否完成;
·结束夜审:
显示结束夜审步骤是否完成;
·酒店日期:
显示当前的酒店日期;
·夜审日期:
显示当前的夜审日期。
1.1.4包括业务:
·房价检查·过房费·夜审开始
·交易审核·结束夜审·交易查询
·挂帐·问询
第二章夜审业务处理
2.1房价检查
2.1.1功能说明:
运行本功能将对所有在店客人的房价进行审核,如发现错漏应及时进行
修改,以使过房费能够正确进行。
2.1.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“房价检查”功能:
·选取菜单中的“夜审|房价检查”项,即可进入“房价检查”
功能;
·用鼠标左键单击功能区的
按钮,即可进入“房价检查”
功能。
2.1.3操作屏幕:
2.1.4屏幕说明:
楼区:
操作员可以通过此输入域选择欲打印的楼区,如不选择系统
缺省为全部楼区;
打印队列:
如果系统配置了网络打印机,操作员可以通过此功能进
行网络打印;
打印挂帐金额:
此选项用于控制是否打印挂到客人帐上的房费金
额;
设置:
此选项可以对打印机、打印方向、纸张等进行设置。
“潜在房
费收入”报表是一张宽行报表,须由电脑房人员进行设置才能
正确打印;
预览:
此选项可以在打印报表之前浏览该报表,并可以对该报表进
行打印、将报表存成磁盘文件、读取报表磁盘文件等操作;
打印:
操作员可以通过此功能进行打印操作;
取消:
操作员可以通过此功能放弃打印报表操作;
帮助:
操作员可以通过此功能获取相应的帮助信息。
2.1.5处理过程:
此处打印时应选择不打印挂帐金额。
“潜在房费收入”报表中包含了许多信息,操作员检查房价时应重点
检查如下部分报表:
操作员应首先检查“错误|金额差值”一栏(错误|金额差值=房价-
全价)。
如果“错误|金额差值”为零,在一般情况下说明该房间的房价
是正确的。
如果“错误|金额差值”不为零,则应检查“房价|代码|原因”
和“总计/房价”两栏数据。
“房价|代码|原因”中的“代码”显示的是
客人户籍信息中的房价标准代码,“原因”显示的是客人户籍信息中的定
价原因代码。
“总计/房价”中的“总计”显示的是该房间的总售价,“房
价”显示的是该房间中每一位客人房价。
如果发现这两栏中的数据有错
误,应通知前台人员进行修改。
2.2过房费
2.2.1功能说明:
运行本功能系统自动将房费挂入各个在店客人的帐户上。
2.2.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“过房费”功能:
·选取菜单中的“夜审|过房费”项,即可进入“过房费”功能;
·用鼠标左键单击功能区的
按钮,即可进入“过房费”
功能。
2.2.3处理过程:
运行完“过房费”处理后,过房费的标志应被置上,同时生成一张“房
费/费用过帐报告”。
该报告中列出了系统自动过的房费及各种税费,如
果因某些原因有个别房间的房费未自动挂上,该报表也会自动将这些房
间的房号列出。
操作员应仔细检查所有未过房费的房间,如该房间为哑房或该房间的
房价为零,则属正常,否则应及时用手工挂入房费,避免跑帐。
做完以上操作后,应重新打印“潜在房费收入”报表,这时要选择打
印挂帐金额。
这张报表的“全价/挂帐”一栏应显示出正确的挂帐金额,
否则应及时用手工挂入房费,避免跑帐。
2.3夜审开始
2.3.1功能说明:
运行本功能系统将做一些内部数据处理,并将修改酒店日期。
2.3.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“夜审开始”功能:
·选取菜单中的“夜审|夜审开始”项,即可进入“夜审开始”
功能;
·用鼠标左键单击功能区的
按钮,即可进入“夜审开始”
功能。
2.3.3处理过程:
“夜审开始”要求各个站点(夜审和电话计费的工作站除外)必须退
出本系统。
“夜审开始”完全是系统自动完成的。
当夜审开始标志被设置、酒店
日期改变后表明该步骤结束,可以通知各个工作站开机使用。
2.4交易审核
2.4.1功能说明:
交易审核用于审核酒店当天的所有销售业务。
方法是将所有挂帐凭证
(餐单、信用卡、支票等)与挂入系统的数据进行对帐。
如果平帐,系统
打印交易审核报告;如果没有平帐,可以重新输入继续平帐。
2.4.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“交易审核”功能:
·选取菜单中的“夜审|交易审核”项,即可进入“交易审核”
功能;
·用鼠标左键单击功能区的
按钮,即可进入“交易审核”
功能。
2.4.3操作屏幕:
2.4.4屏幕说明:
屏幕左侧是显示域:
显示交易代码和交易名称;右侧是输入域:
操作
员可以在此输入交易金额。
屏幕一屏最多可以显示12笔交易,可以使用PageUp或PageDown键
翻屏,也可用屏幕右边的滚动条翻屏。
2.4.5处理过程:
操作员应首先在报表模块中打印“挂帐日志”报表和“销售点现金报
告”报表。
“挂帐日志”主要是核对全天所有前台操作员的挂帐业务。
打印前显
示如下屏幕:
·选择日期:
系统缺省为酒店日期,因此操作员应将日期改为前一天
的日期;
·楼区代码:
操作员可选择打印某一楼区的挂帐日志,系统缺省打印
酒店的全部楼区;
·交易代码:
操作员可选择仅打印某一交易代码的挂帐日志,系统缺
省打印酒店的全部交易代码;
·操作员号:
操作员可选择仅打印某一操作员的挂帐日志,系统缺
省打印酒店的全部操作员;
·打印顺序:
操作员可以选择按房号或参考号的顺序打印挂帐日志;
·打印队列:
如果系统配置了网络打印机,操作员可以通过此功能
进行网络打印;
·汇总交易:
选择汇总交易,则挂帐日志只打印各交易代码的汇总金
额,反之则打印各交易代码的明细。
在此时应首先选择
打印汇总交易;
·包括现金帐户:
选择包括现金帐户,则挂帐日志将在打印各交易代
码的同时打印出所有的现金永久帐户中的金额;
额,反之则打印各交易代码的明细;此时应不选择
打印包括现金帐户;
·增值税:
系统暂时不提供本选项功能;
·挂帐打印:
选择全部则挂帐日志的内容包括了宾客帐户、永久帐户
和哑房的所有帐,否则将只打印其中某一部分的内容,
此时应选择打印全部内容;
·设置:
此选项可以对打印机、打印方向、纸张等进行设置。
“挂帐
日志”报表是一张宽行报表,须由电脑房人员进行设置才能
正确打印;
·预览:
此选项可以在打印报表之前浏览该报表,并可以对该报表
进行打印、将报表存成磁盘文件、读取报表磁盘文件等操
作;
·打印:
操作员可以通过此功能进行打印操作;
·取消:
操作员可以通过此功能放弃打印报表操作;
·帮助:
操作员可以通过此功能获取相应的帮助信息。
“销售点现金报告”主要是核对全天所有现金帐户的业务。
打印前显
示如下屏幕:
·选择日期:
系统缺省为酒店日期,因此操作员应将日期改为前一天
的日期;
·楼区代码:
操作员可选择打印某一楼区的销售点现金报告,系统缺
省打印酒店的全部楼区;
·帐户号:
操作员可选择仅打印某一现金帐户的销售点现金报告,系
统缺省打印酒店的全部现金帐户;
·打印队列:
如果系统配置了网络打印机,操作员可以通过此功能
进行网络打印;
·汇总帐户:
选择汇总帐户,则销售点现金报告只打印各现金帐户的
所有交易代码的汇总金额,反之则打印各现金帐户的所
有交易代码的明细。
在此时应首先选择打印汇总帐户;
·设置:
此选项可以对打印机、打印方向、纸张等进行设置。
“销售
点现金报告”报表是一张宽行报表,须由电脑房人员进行设
置才能正确打印;
·预览:
此选项可以在打印报表之前浏览该报表,并可以对该报表
进行打印、将报表存成磁盘文件、读取报表磁盘文件等操
作;
·打印:
操作员可以通过此功能进行打印操作;
·取消:
操作员可以通过此功能放弃打印报表操作;
·帮助:
操作员可以通过此功能获取相应的帮助信息。
夜审人员在审核“挂帐日志”时,应首先将全天所有的前台收银员的
“审核报告”按交易代码相加,相加结果应符合“挂帐日志”上的相应交
易代码的数值。
挂帐日志上的自动房费及各种自动过的税费,应与过房费
时生成的“房费/费用过帐报告”上的数值相同。
夜审人员在审核“销售点现金收入”报表时,应按不同的销售点将各
销售点收款员上交的“收款员营业状况”中的金额相加,所得数值应与“销
售点现金收入”报表上的对应的销售点的数值相同。
夜审人员在将以上两张报表审平之后,再打印一张“挂帐日志”,这
次应选择打印交易汇总、包括现金帐户,并将该报表上的数值输入到交易
审核屏幕的交易金额域。
输入完成后,如果已经确认正确无误,可以单击
按钮,如果平帐,系统开始打印交易审核报告(夜审总计)。
如
果没有平帐,屏幕显示如下:
打印完“夜审总计”报表后,系统会自动将交易审核的标志置上。
2.5结束夜审
2.5.1功能说明:
运行本功能系统将做一些内部数据处理,生成各种统计报表,并将修
改审计日期。
2.5.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“结束夜审”功能:
·选取菜单中的“夜审|结束夜审”项,即可进入“结束夜审”
功能;
·用鼠标左键单击功能区的
按钮,即可进入“结束夜审”
功能。
2.5.3处理过程:
“结束夜审”完全是系统自动完成的。
当结束夜审标志被设置、审计
日期改变后表明该步骤结束。
夜审正常结束后,“过房费”、“夜审开始”、
“交易审核”、“结束夜审”的标志应消失。
“结束夜审”执行完毕后,夜审人员可以在报表模块中打印各种统
计报表,如:
“酒店销售收入报告”、“销售点营业收入”、“经理报
告”等。
2.6交易查询
2.6.1功能说明:
交易查询用于查询所有没有审计过的交易代码,方便操作员对帐和审
核交易查询。
2.6.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“交易查询”功能:
·选取菜单中的“夜审|交易查询”项,即可进入“交易查询”
功能;
·用鼠标左键单击功能区的
按钮,即可进入“交易查询”
功能。
2.6.3操作屏幕:
2.6.4屏幕说明:
输入域说明:
交易代码:
输入要查询交易的交易代码,不输入则系统缺省为全
部交易代码;
参考号:
输入要查询的单据参考号;
金额:
输入要查询的金额数;
操作员号:
输入要查询的操作员号不输入则系统缺省为全部操作
员代码。
显示域说明:
交易代码:
显示所查询的交易代码;
参考号:
显示挂帐时使用的单据参考号,作为查帐的线索;
金额:
显示交易金额;
F:
显示交易挂入的帐单类型;
房号:
显示挂帐帐户对应的房号,如果挂帐对象是永久帐户,并
且挂帐交易是电话,那么此域是电话分机号;
注释:
显示对该笔交易的注释说明;
总计:
显示所有满足条件的交易金额之和。
2.6.5处理过程:
当所有输入域都输完后,单击
按钮,则系统将满足条件的所
有满足条件的交易显示在屏幕上,屏幕上将如下图所示:
屏幕一屏最多可以显示12笔交易,可以使用PageUp或PageDown
键查询其它的交易,也可用鼠标单击右边的滚动条来查询更多的交易。
如果需要查询其它交易,请输入新的组合条件并重复上述过程即可。
执行完交易查询功能后,在当前屏单击
按钮可以返回上层菜
单。
2.7挂帐
2.7.1功能说明:
挂帐的目的就是当夜审人员发现确实有错帐时,用于平帐。
挂帐功能
的操作对象可以是系统中存在的在店,已结或永久帐户。
2.7.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“挂帐”功能:
·选取菜单中的“其他|挂帐”选项,即可进入挂帐功能;
·用鼠标左键单击
按钮,即可进入挂帐功能。
2.7.3操作屏幕:
2.7.4屏幕说明:
输入域说明:
房号(姓名):
是一可选择域,选择房号时,在该域输入要挂
帐户的房号;当选择姓名时,在该域输入宾客
的姓名即可。
此域为必输域;
交易代码:
输入挂帐的交易代码。
交易代码的输入方法同参考
号的输入方法;
参考号:
挂帐时使用的单据参考号,作为查帐的线索,必须输
入,它既可以是餐厅的点菜单,也可以是电话话单。
输
入时双击帐单类型与<参考号>相交的小方框后,即可输
入参考号;
帐单:
挂帐的帐单类型,此域为必输域;
金额:
输入挂帐金额,正数表示宾客消费金额,负数表示宾客
付款或冲帐。
输入方法同参考号的输入方法;
餐点:
可在<早餐>,<中餐>,<晚餐>和<其他>中选择相应的项;
人数:
在餐点消费里的人数;
注释:
有关该交易的一些说明信息。
显示域1说明:
状态:
包括两种:
在店和已结;
姓名:
显示挂帐的帐户名称;
房号:
显示挂帐的帐户所在的房间号码;
来期:
显示挂帐帐户的来店日期;
离期:
显示挂帐帐户的离店日期;
帐单:
显示挂帐的帐单类型;
金额:
显示挂帐的帐户的当前帐单余额;
人数:
在餐点消费里的人数;
注释:
有关该交易的一些说明信息;
餐点:
可在<早餐>、<中餐>、<晚餐>和<其他>中选择相应的项;
显示域2说明:
日期:
快速挂帐的日期;
交易描述:
交易代码的名称;
房号;快速挂帐的帐户的房号;
参考号:
挂帐时使用的单据参考号,作为查帐的线索,必须输
入,它既可以是餐厅的点菜单,也可以是电话的被叫号
码。
输入时双击帐单类型与<参考号>相交的小方框后,
即可输入参考号;
金额:
输入快速挂帐金额,正数表示宾客消费金额,负数表示
宾客付款或冲帐。
输入方法同参考号的输入方法;
帐单:
快速挂帐的帐单类型,必须输入;
人数:
在餐点消费里的人数;
餐点:
可在<早餐>、<中餐>、<晚餐>和<其他>中选择相应的项。
2.7.5处理过程:
当所有输入域都输完后,单击
按钮,屏幕上将会如下显示:
此时,移动光条到所选择的帐户上,用鼠标单击
按钮,屏
幕上将会如下显示:
此时,就执行完了快速挂帐的功能。
2.8问询:
2.8.1功能说明:
操作员可以通过此功能查询到自己所要查询的各种信息。
2.8.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“问询”功能:
·选取菜单中的“其他|问询”项即可进入“问询”功能;
·用鼠标左键单击
按钮即可进入问询”功能。
2.8.3操作屏幕:
2.8.4屏幕说明:
功能区:
“问询”的所有常用的功能都做成按钮列在功能区内,
操作员可以单击按钮以进入相应的功能。
房态图:
本系统用不同的色块代表不同的房态。
白色:
代表空房;
蓝色:
代表占用房;
淡蓝色:
代表当日预订房;
红色:
代表维修房;
黑色:
代表关闭房;
黑色条:
代表脏房。
操作员可以通过房态图来查询酒店的用房情况,也可以用鼠标双
击其中的某一色块实现不同的查询。
双击蓝色色块,可以对该房间做各种条件的查询;
双击淡蓝色色块,可以对该房间做各种条件的查询;
双击白色色块,可以对该房间做各种条件的查询;
双击黑色色块,可以对该房间做锁房查询;
双击红色色块,可以对该房间做锁房查询。
2.8.5处理过程:
详细的处理过程请参见《问询》操作手册。
2.9日志查询:
2.9.1功能说明:
操作员的一些重要操作本系统都将其自动记录,以备查询。
2.9.2进入功能:
有以下几种方法可以进入“日志查询”功能:
·选取菜单中的“其他|日志查询”项,即可进入“日志查询”
功能;
2.9.3操作屏幕:
2.9.4屏幕说明:
屏幕上方是查询条件输入域:
查询起始日期:
操作员可以输入查询起始日期来限制查询范
围;
查询终止日期:
操作员可以输入查询终止日期来限制查询范
围;
日志类型:
并不是所有操作都记入日志,系统只记录审计操作、
授权操作、危险操作和系统错误等四种操作,操作员
可以输入其中任一种操作来限制查询范围;
操作功能:
所有记录的操作都在此输入域的选项中。
操作员可
以输入其中任一中操作来限制查询范围;
操作帐号:
操作帐号指客人户籍信息中的帐号。
操作员可以输
入该客人的帐号来限制查询范围;
操作员:
操作员可以在此域中选择一操作员姓名来限制查询范
围;
操作的餐厅帐单号:
如果在餐厅中进行日志查询,操作员可以
在此域中输入帐单号来限制查询范围。
屏幕中央是查询内容显示域:
操作日期时间:
此域显示该操作的具体操作时间;
操作员姓名:
此域显示进行该操作的操作员姓名;
操作功能:
此域显示操作员进行了何种操作;
原值:
此域显示在进行操作前原值;
现值:
此域显示进行操作后的修改结果;
授权人姓名:
如果此操作是授权操作,则此域显示授权人姓名。
2.9.5处理过程:
操作员在输入完查询条件后,用鼠标左键单击
按钮,系
统将在查询内容显示域中显示出所有满足条件的操作。
如果操作员要了
解该操作更详细的信息,可以用鼠标左键双击该条操作,这时将弹出如
下屏幕:
操作日期时间:
此域显示该操作的具体操作时间;
操作分类:
此域显示该操作在系统中的分类;
日志类型:
此域显示该操作的日志类型;
操作工作站:
此域显示该操作是在哪个工作站上发生的;
操作员代码:
此域显示对该功能进行操作的操作员代码;
操作员姓名:
此域显示对该功能进行操作的操作员姓名;
授权人代码:
此域显示授权人的操作员代码;
授权人姓名:
此域显示授权人的姓名;
操作的功能:
此域显示该操作要实现何种功能;
原值:
此域显示在进行操作前原值;
现值:
此域显示进行操作后的修改结果;
操作帐号:
此域显示的是该操作对应的客人帐户的帐号;
餐厅帐单号:
此域显示的是餐厅的帐单号;
操作详细记录:
此域显示该操作是用何种方式来实现的。
操作员可以用鼠标左键单击
按钮,将日志以报表的形式
打印出来。
操作员可以用鼠标左键单击
按钮,退出“日志查询”功
能。
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