学校程序文件.docx
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学校程序文件.docx
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学校程序文件
文件版本:
A/0
受控状态:
分发号:
邯郸职业技术学院
程序文件汇编
依据GB/T19001-2000及本院质量手册编制
编号:
HDZJ/CX-2006
编制:
审批:
2006年8月25日发布
施
2006年9月1日实
程序文件汇编目录
序号
名
称
编号
对应
条款
文件载体
页码
01
1
02
程序文件更改记录
2
03
文件控制程序
HDZJ/CX-4.2.3-2006
4.2.3
电子/纸质
3
04
记录控制程序
HDZJ/CX-4.2.4-2006
4.2.4
电子/纸质
8
05
管理评审控制程序
HDZJ/CX-5.6-2006
5.6
电子/纸质
10
06
教师招聘控制程序
HDZJ/CX-6.2.2-2006
6.2.2
电子/纸质
13
07
米购控制程序
HDZJ/CX-7.4-2006
6.2.2
电子/纸质
16
08
内部审核控制程序
HDZJ/CX-8.2.2-2006
8.2.2
电子/纸质
19
09
不合格服务控制程序
HDZJ/CX-8.3-2006
8.3
电子/纸质
23
10
改进控制程序(包含纠正和
预防措施控制程序)
HDZJ/CX-8.5-2006
8.5
电子/纸质
25
程序文件更改记录
序号
章节号
申请表序号
更改日期
更改人
更改方式
批准人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
程序文件汇编
发布日期:
[06-12-2500:
00:
00]点击次数:
[8591~71]
文件编号:
HDZJ/CX-4.2.3-2006
文件控制程序
版本状态:
A/0
1目的
对与学院质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本,并防止作废文
件的非预期使用。
2范围
适用于学院与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1院长负责批准并发布质量手册。
3.2管理者代表负责组织学院质量管理体系文件的编写并负责质量手册的审核及程序文件的批准。
3.3主管院长负责分管部门《工作手册》的批准。
3.4部门负责人负责本部门《工作手册》的审核及外来文件的识别。
3.4办公室作为全院文件主管理部门,负责全院所有文件的编号,并负责学院行政性公文和外来文件管理及质量管理体系文件的标识、发放、回收、销毁、评审和更改。
3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。
4工作程序
4.1体系文件控制工作流程
起草文件
更改文件
授权部门
文件审核
授权人/部门
文件批准
授权人
发放
办公室
执行者使用
回收、处理
办公室
评审、修改申请
相关部门
文件编号:
HDZJ/CX-4.2.3-2006
文件控制程序
版本状态:
A/0
4.2文件分类及保管
4.2.1质量手册和程序文件由办公室备案保存并编制《受控文件清单》。
4.2.2管理性作业文件和技术性作业文件及相关记录由各相关部门自行保管,并编制《受控文件清单》报办公室备案。
4.3文件的编写、审核、批准及发放
文件发布前必须得到批准,以确保文件是充分与适宜的。
4.3.1质量手册由管理者代表负责组织编写,管理者代表审核,院长批准发布,由办公室负责登记、发放。
分管院
4.3.2管理性作业文件及技术性作业文件和相关记录由各职能部门组织编写,部门负责人审核,
长批准发布,由办公室负责登记、发放。
4.3.3为确保在使用处获得适用文件的有效版本、文件的发放、回收由办公室填写《文件的发放、回收记录》。
4.4质量管理体系文件编号
4.4.1质量手册编号
年代号
质量手册代码
学院代码
HDZJ/SC-2006
4.4.2程序文件编号
年代号
对应的标准条款号
程序文件代码
学院代码
HDZJ/CX-4.2.3-2006
文件编号:
HDZJ/CX-4.2.3-2006
文件控制程序
版本状态:
A/0
4.4.3部门工作手册编号
年代号
部门代号(办公室)工作手册代码
学院代码
HDZJ/GZS—BG-2006
4.4.4记录编号
顺序号
标准条款对应号
记录代码
JL-7.5.1-01
附:
部门代码
部门
名称
办公
室
学生
处
人事
处
招生
办
设备
处
团
委
科研
处
图书
馆
保卫
处
后勤
处
后勤
公司
教育
处
审计
监察
室
代码
BG
XS
RS
ZS
SB
TW
KY
TS
BW
HQ
HG
JY
JJW
部门
名称
教务
处
经济
系
机电
系
建工
系
管理
系
文法
系
计算
机系
体育
系
艺术
系
外语
系
基础
部
社科
部
现代
教育
技术
成
教
中心
处
代码
JW
JJ
JD
JG
GL
WF
JX
TY
YS
WY
JC
SK
JZ
CJ
程序文件汇编
发布日期:
[06-12-2500:
00:
00]点击次数:
[860|~7~|]
4.5文件的受控状态
文件分为“受控"和“非受控”两大类。
“受控”文件,由文件发放部门列入《受控文件清单》标明版本和修改状态,并在文件封面受控状态处加盖表明其受控状态的印章。
文件控制程序
文件编号:
HDZJ/CX-4.2.3-2006
版本状态:
A/0
并注明分发号。
4.6文件的更改
461文件更改时,应由提岀更改部门填写《文件申请单》,经原审批人批准后,对相应文件作岀更改。
更改后的文件原则上由原授权人审批。
如入变更审批人时,该审批人应获得所需依据的相应背景资料。
4.6.2所有被更改的原文件必须从使用处全部收回,同时按规定发放更改后并经批准的文件,以确保文
件的唯一性。
4.6.3文件修订状态的控制
文件的修订状态以版本号和修订次数来标识。
a)版本号:
A,B,C…
b)修订次数:
0,1,2…
4.7文件的发放
4.7.1办公室按照文件的发放范围发放和回收文件,并填写《文件发放、回收记录》。
4.7.2因文件破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件。
因丢失补发的文件,应给予
新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门作好相应发放签收记录。
4.8文件的保存、作废与销毁
4.8.1文件的保存
a)文件分类存放在干燥、通风、安全的地方;
b)各部门文件由资料员负责保管,办公室要定期检查,发现问题及时处理;
c)对受控文件由资料员填写《部门受控文件清单》,并定期进行清理检查,发现问题及时通知办公室;
d)文件持有者应爱护文件,不得在受控文件上乱涂画改,未经批准不许外借,确保文件清晰、易于识别和检索;
e)以电了媒体形式存在的文件应及时备份,建立一分中文的电子媒体文件及资料清单,以便查阅。
4.8.2文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放和使用场所撤出、收回加
文件编号:
HDZJ/CX-4.2.3-2006
文件控制程序
版本状态:
A/0
盖“作废”印章,防止非预期使用;
b)因某种原因需保留的作废文件,要加盖“作废保留”印章作为标识;
c)对需销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后销毁。
4.9文件的借阅、复制
受控文件的借阅、复制要填写《借阅、复制记录单》,由相关部门负责人按规定权限审批。
复制的受控文件必须用资料进行登记编写。
4.10外来文件的控制
院办公室负责外来文件的识别并进行文件编写和登记。
确定为体系文件后,由办公室建立文件发放清单并组织发放。
4.11文件再评审
必要时办公室应对文件的适宜性和充分性再次评审与更新内容。
文件更新时,同样要经过相应授权人批准。
5相关文件
《记录控制程序》
6相关记录
《文件发放、回收记录》
《受控文件清单》
《文件更改申请单》
《文件销毁申请单》
《文件借阅、复制记录单》
文件编号:
HDZJ/CX-4.2.4-2006
记录控制程序
版本状态:
A/0
1目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制,以证实产品符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。
2范围
适用于作为质量管理体系是否有效运行证据的所有相关记录。
3职责
3.1办公室负责记录的控制和管理。
3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、整理、移交和保管。
3.3记录填写部门和人员对记录的真实性负责。
4工作程序
4.1各部门负责收集、整理、移交和保管本部门的记录。
4.2记录的标识编号按《文件控制程序》4.4.4的执行。
程序文件汇编
发布日期:
[06-12-2500:
00:
00]点击次数:
[861[3]
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- 关 键 词:
- 学校 程序 文件