行政 管 理 程 序.docx
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行政 管 理 程 序.docx
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行政管理程序
会议管理程序
文件类别:
.
文件编号:
.
撰写单位:
.
版本:
第1版
生效日期:
机密等级:
□绝密□机密□秘密
合计页数:
共页
核
准
审
核
制
定
会议管理程序
1目的
本办法明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容,确保会议召开的
质量和效率。
2适用范围
本办法适用于公司各单位召开的各项会议的组织与管理。
3名词解释
3.1会议:
会议是指三个或三个以上的人员(其中一个为主持人)集合于一定的场所,为发
挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通,并努力去达成某些共通的结论的管
理工具。
3.2会议议题:
是会议要解决的问题。
3.3会议议程:
是会议的议事时间顺序,会前要对议题进行排序。
4职责
4.1XXXXXX公司人力行政部协助领导确定公司会议的种类、组织会议、主持会议、参加会议以
及会务管理相关制度的制定、发布和推广。
4.2会议主办人员负责各项会议的会议通知、会议组织、会议记录及会议决议催办落实完成
工作。
5作业程序
5.1会议的种类
5.1.1公司举行的会议依周期分为以下二类:
A定期会议:
也称例会,指公司各级单位按照规定定期召开的会议。
如:
年度工
作会议。
B不定期会议:
召开时间没有特别规定,根据实际需要可随时召开的会议,如:
主
管会等。
5.1.2公司举行的会议依性质分为以下三类:
A说明式会议:
向与会者宣布或说明某些消息与资讯,并答复疑问的会议。
B讨论式会议:
与会者相互交换彼此的知识、经验、看法的会议。
a指导性会议:
会议前已有结论,让与会者提出讨论,由主持者引导做出与会议
负责人同样或更好的结论。
b研讨性会议:
就同一问题,征询实用的意见,使每一位与会者都可把会中的意
见或资讯,运用在工作中。
c决策性会议:
由特定的管理人员组成,针对同一特定的问题,提出解决的办法,
形成共同认知的结论。
会议应在与会人员充分发表意见和看法的
基础上做出相应决议。
C整合式会议:
让与会者针对组织的目标与企业内、外的环境提出意见,然后把
这些意见加以比较整合,减少彼此在认识上的差异。
5.1.3会议人员应根据不同类型的会议,来进行会议组织。
5.2.会议的提出
5.2.1各项定期会议由副总经理根据公司组织和总体经营发展的需要规定提出,各部门
须按照事先规
定的会议时间、与会人员、会议报告内容等做充分准备参会。
如因特殊情况需对
规定事项进行
修改,另行说明。
5.2.2与上级沟通的不定期会议召开,由会议主办单位根据工作需要和会议内容,向上
一级单位提出,提报《会议申请单》。
经上级单位审批,如批准开会,会前准备相
关事宜由会议主办单位负责,同时参照本程序执行。
5.2.3与平级沟通的不定期会议召开,由会议发起单位提出并参照本程序执行。
5.2.4各专业系统的纵向沟通的不定期会议召开,由相关部门提出并参照本程序执行。
5.3会议组织单位
5.3.1定期会议的组织单位
年度营销工作会议由华北地区人力行政部协助组织。
5.3.2不定期会议的组织由华北地区副总经理负责组织。
5.3.3会议主办单位应根据不同的会议类型组织会议。
并参照本程序执行。
5.4会前准备
5.4.1明确是否要召开会议
在自己职权范围内或是利用电话、公文书信、个别与上级约谈就可解决的问题,
就不需要再召开会议;但必须得到更广泛的协助事项,则会前也应对会议召开的
必要性进行评估并考虑事前与上司或相关领导商量取得协调后再决定是否有必要
召开会议。
5.4.2设定会议目标
会议目标是会议应达成的结果。
会议依其类型的不同,会议目标的确定应切合实
际、具体可以衡量、并能够达成。
会议目标以书面列明,有助于目标内涵清晰、
不容易被遗忘。
5.4.3合理安排会议议题
A会议议题是会议集中议论或议决事项的摘要或题目,由会议发起单位确定。
B秘书人员负责收集与议题有关的资料和文件,提供可参考意见或建议,并负责
对议题进行分类、排序。
C议题是应在会议的职权范围内,会议有权作出决定和能够解决的问题。
D要清楚明了表述议题,避免含糊或产生歧义;提交与会议议题有关的材料应准
备充分,供会议讨论和决策时参考。
E安排的议题经主办人员确认后提前印发与会相关人员,每一个议题应预估所
需的处理时间并明白的标示出来,使与会人员有充分的心理准备和资料准备。
F会议议题在安排时应按议题的轻重缓急安排顺序,紧要的事项应排在议程的
前端处理;同一性质的议题集中排列在一起,其相互连续性便于集中讨论;适
当准备备用议题,视会议的进展情况在必要和方便的时候予以讨论将保密性较
强的议题安排在最后,以便无关人员届时退席。
5.4.4拟订会议议程
会议议程由会议主持人确定,秘书人员负责根据议程拟出具体的日程、时间顺序,
可随会议通
知事先派发与会人员。
会议议程格式见《会议议程》。
5.4.5确定会议时间、地点、与会人员
A定期会议的时间、地点、与会人员见附件:
年度工作会议计划表。
B不定期会议的时间、地点、与会人员依以下规定安排:
a选择与会者
助理人员负责提名与会者,报请会议负责人确定。
与会者的选择应考虑周到全
面,从有利于
工作和保密原则出发,依会议的主题选择对达成会议目标有潜在贡献的、可以
从会议中得到
益处的人参与会议。
会议人数不超过12人为最优,以节约会议成本、便于与会
者的积极参与和相互沟通。
b会议时间
会议时间宜安排在上午8时至12时,下午2时至6时,同时方便与适合会议主持和
与会者的时间
以利于会议目标的达成。
会议时间必须包括起讫时间,以不超过小时为宜。
c会议场地的选择
会议场地的选择必须有空间可供使用,便于容纳视听器材、桌椅等;场地位置
必须让主持
和与会者均感方便,使每个人都能看、听、讲的清楚;会场必须拥有充足的照
明及通风设备;
场地应能免于电话、访客、噪音干扰;场地的成本必须合理。
d会议场地的布置
会议场地的布置可根据会议的性质和与会人数的多少来调整:
Ø在提供教育培训的会议里,当参与人数人以上时,可设置为教室式的
横竖排列形式,或将与会者分成若干小组,按马蹄型排列,每一小组各聚在
同一桌子周围,便于分组讨论及综合讨论。
Ø在解决问题的会议里,可设置成椭圆型或长方形排列,与会者均环绕桌子而
坐,便于每一个人跟其他的人进行多项沟通。
Ø在会议场地布置中还应注意会议桌不要太窄,主持的位置应显著、视野广,
能注视到每一与会者的所在,否则容易受到忽视和排斥,避免将相互冲突的
团体处于对峙的位置。
Ø除座位的安排外,还应在会场准备白板、白板笔、教鞭、投影机、投影仪、
幻灯机等,并于会前准__________备就绪,随时可以使用。
5.4.6发出会议通知
各项定期会议按照事先规定执行,会前不需主办人员另行发放通知,如需特别强
调的定期会议
或不定期会议则由会议主办人员发放会议通知说明。
通知分书面通知和口头通知
二种,其内容
主要包括:
召开原因、会议主题、会议起讫时间、会议地点、与会人员、会议议
程、准备资料
等事项。
会议通知一般在会议前四天传达与会者,并在会议前两天提醒与会者。
会议通知书面
格式见《会议通知》。
5.4.7准备会议资料
秘书人员负责协助会议主持或与会者准备会议报告、讲话稿、参考资料、数据、
电子文件、实
物、图片、会议通知、议程、议题。
与会者应根据会议的类型和议题提前准备会
议资料。
5.4.8会前的最后检查见《会议作业检审表》。
5.5会场工作
5.5.1会议接待和报到
会议接待由会议主办部门负责,会议召开前10分钟报到。
5.5.2会议签到
会议召开前5-10分钟签到,以显示已正式参加会议的行为,并为准确统计会议人
数和档案工作留存资料见《会议签到表》。
5.5.3安排会议记录和录音
会议记录由会议主办部门助理负责以笔录(或电脑记录)形式对会议情况记载,
要求记录人员
受过专业训练或有经验者,了解会议内容。
会议录音可帮助助理会后整理会议纪
要,并作为音
像资料存档备查和保存。
5.5.4会场服务
A分发会议文件和材料:
将会议所需文件材料及时、准确分发到与会人员。
B内外联系、传递信息:
秘书人员负责会场内外紧急事项的转达,应注意掌握分
寸,谨慎行事。
C维持会场秩序:
当与会人员在签到完毕后,将手机、BP机关闭或调到振动状态。
会议进行中,助___________理人员应制止与会议无关的人员进入会场。
与会人员应遵守会
议纪律,维持会场秩序不在私下交谈,不随意走动及外出,有事可请会议助理
协助处理,如因事情紧急确需亲自外出的,需向会议主持请假,获准后,方可
离开会场。
离开及重返会场时,均需由会议助理进行登记。
D处理临时交办的事项:
会议进行中,对可能发生的临时变动如调整议题、增加
与会人员等,助理人员应及时根据领导指示采取应急措施,妥善处理。
E其他服务:
会场照明、通风、温度控制、录音、录象、供应、散会检查会场等
工作,由华北地区人力行政部依规定协助会议主办人员办理,会议主办人员应
于会议前1天通知会议服务相关需求。
5.5.5生活服务
会议住宿、会议用餐、会议医疗、车票、娱乐等生活服务由集团办公室依制度和
公司标准协助
会议主办单位安排。
5.6主持会议与参加会议见附件主持会议与参加会议。
5.7会后工作
5.7.1会议纪要编写、下发及会议决议的催办见会议纪要的编写和执行,会议记录格式
见《会议记录》,
会议纪要格式见《会议纪要》。
5.7.2安排聚餐、娱乐等会议活动由人力行政部办理,会议主办单位应于会议活动前最
少3小时通知公司人力行政部,以便办理。
5.7.3会议总结,由会议组织单位负责人召集全体会议工作人员以召开总结会的形式对
整个会议的组织和服务工作进行全面的分析和总结,作出客观评价,肯定成绩,
找出缺点和不足,加以改进,连同会议记录等一并作为完整的卷宗
归入档案。
5.7.4会议文件材料的立卷归档,建立会议档案
会议结束后,由人力行政部将本次会议的相关材料,如会议通知、会议议程、签到
表、会议纪要、队会议报告等文书一并收集、整理齐全,按一会一卷的立卷方法设
立案卷。
6相关附件及表单
6.1《会议申请单》
6.2《会议议程》
6.3《会议通知》
6.4《会议作业检审表》
6.5《会议签到表》
6.6《会议记录》
6.7《会议纪要》
附件1:
会议申请单
会议时间年月日,时-时会议地点
与会人员
会议议题
预计达
成结果
申请部门申请人
审批意见
会议申请人须提前准备与会议相关的文件资料供会议领导决策时使用,
备注
本表适用于不定期会议
会议申请单
会议时间年月日,时-时会议地点
与会人员
会议议题
预计达
成结果
申请部门申请人
审批意见
会议申请人须提前准备与会议相关的文件资料供会议领导决策时使用,
备注
本表适用于不定期会议
附件2:
会议议程
会议题目:
会议召集人:
会议主席:
会议类型:
会议秘书:
主持人:
参会人员:
请阅读:
请携带:
会议议题
议题1议题:
序号时间内容负责人
议题2议题:
序号时间内容负责人
列席人员:
资料员:
特别注释:
附件3:
会议通知
发文日期:
//
文号:
--
受文者:
发文者:
会议名称:
会议时间:
会议地点:
会议议程:
会议报到时间:
会议注意事项:
1
2
会议联系人:
会议联系电话:
签章:
会议通知回执
会议通知已收到,内容详知,我能(不能)准时参加。
谢谢。
签名:
年月日
附件4:
会议作业检审表
查检内容检查要点检审时间备注
1会前工作:
用简单的文书传可否代替□
可否在自己的权限范围内解决□
虽属自己权限范围,但须得到更广泛的协助为
佳□
是否与上级或少数有关人员商量即可解决
□
1.1确定是否要召开会议
会议的费用是否高于标准
开会前3天□需要开会□不必开会
是否具体可以衡量□
是否切合实际可能达成□1.2会议目标是否明确
是否有书面列明□
开会前3天□明确□不明确
要解决的问题是否明确□
1.3会议议题是否明确
是否能有会议决议□
开会前3天□明确□不明确
已经按议题的重要否的顺序排列□
每个议题的处理日期、时间已经标示□
会议主席已确定会议议程□
1.4安排妥当会议议程、日
程、程序
是否通知与会人员□
开会前3天□是□否
是否通知与会人员事先备妥有关资料□开会前2天收集整理完成,呈相关部门审阅
1.5准备会议文件
会议中使用文件是否已准备□
开会前1天印制完成
书面通知是否清楚表达会议召开的相关内容
□
书面通知与议程同时发送
1.6制作并发出会议通知
口头通知□
开会前3天
口头通知注意有记录
1.7确定各与会单位是否确实
收到通知
统计收到的回执或电话联系确认□
通知发后1
天
会议秘书负责收集,将统计结果报告会议主席
预借会议室□开会前2天避免与其他会议开会时间重叠
按与会人数复印会议资料□开会前1天确认与会人员名单后
1.8会议事务准备
安装、调试投影仪、幻灯机、手提电脑□开会前1天焦距、音量调配妥当,视听器材有专人操作并掌握一些简单维修
准备白板笔、教鞭(电子)、计算器、白纸等□开会前1天
准备签到表□开会前1天
准备会议桌签□开会前1天与会者之间彼此不熟悉时考虑准备
检查座椅个数,准备固定座位和列席座位□开会前1天
准备会议录音(录像)□
开会前30分
钟
准备备用电池、录音(像)带并保证录制质量;会
议内容选择性录入
附件4:
会议作业检审表
查检内容检查要点检审时间备注
检查会议室灯光、温度、空气□
开会前30分
钟
总部办公室协助达到公司标准
准备会标□开会前1天如有必要总部办公室依会议主办单位要求制作
会议经费准备□开会前1天
住宿、就餐、文娱活动等费用预算由会议主办单位
领导审批,向财务部门请款。
费用标准参照公司有
关规定
会议人员衣帽柜、小药箱准备□开会前1天会议室整齐;急病防范
1.8会议事务准备
安排会议用餐、茶点、水果、返程车票预定等开会前1天
总部有关部门协助,会议主办单位提前通知总部办
公室
2会议中
2.1会议接待和报到是否通知会议接待人员到位□
开会前15分
钟
会议接待由会议主办部门负责,会议召开前10分
钟报到
2.2会议签到与会人员亲自签到□会前10分钟签到表随会议纪要一并整理归档
2.3会议记录与会议录音安排
受过专业训练或有经验者,提前了解会议内容
□
会议前1天会议主办部门秘书,负责会议笔录和录音
2.4会议摄影和录像
重要会议或有参考、推广价值的培训会议
□
会议前2天
重要会议请总部办公室协助摄影和录像。
照片、录
像带保存公司档案室
2.5场外接听与会人员手机电
话
签到,进入会场后将通讯工具交会议秘书□
开会前10分
钟
秘书负责接听、记录、转达,保证会议秩序
2.6会场服务
会前1天通知公关部开会人数□
办公室有员专人负责添加,每40分钟一次,建议
上午茶水、下午咖啡
2.6.1添加茶水(咖啡、糖果)
与会人员在会议休息时自取□在固定位置自取水杯、自行___________打水饮用,
2.6.2内外联系、传递信息安排会议秘书负责接听电话等□紧急情况需转达与会人员时负责联络
2.6.3维持会场秩序安排会议秘书负责□做好出入登记,违反会议规定的有建议罚款权
2.6.4分发会议文件和材料安排会议秘书负责□根据会议进行情况,依会议主席要求进行
2.6.5处理临时交办事项安排会议秘书负责□
会议进行中
根据会议进行情况,依会议主席要求进行
3会议后
3.1撰写会议纪要依据《会议纪要的编写与执行》□会后1天内重大紧急会议当天内整理完成下发
3.2相关人员会签纪要确认记录的准确性□纪要核准前
3.3会议主席核准会议纪要经核准的会议决议才有效□纪要会签后
3.4秘书组发放会议纪要与会人员和相关人员□会后1天
3.5催办会议决议会议主办部门秘书负责落实□
会后1天开
始跟催
3.6安排会议活动应有预算□
活动前3小
时
总部办公室协助会议主办单位
3.7会务总结会议组织部门领导负责□会议结束后以利于更有效的组织会议
R-0013-021-1会议名称:
会议时间:
核准:
审核:
制定:
附件5:
会议签到表
会议名称:
会议时间:
年
月日
出入记录
序号部门名称姓名签到签到时间
附件6:
会议记录
时间会议
主题
地点
会议主席核准
记录页数
出席
人员
列席人员
会议内容
附件7:
会议纪要
时
间
会议主题
地
点
会议
主席
核
准
记
录
页
数
出席
人员
列席
人员
抄
报
抄
送
会议决议内容
序
号
决议事项
负
责
人
完成
时间
公文处理程序
文件类别:
.
文件编号:
.
撰写单位:
.
版本:
第1版
生效日期:
机密等级:
□绝密□机密□秘密
合计页数:
共页
核
准
审
核
制
定
公文处理程序
1目的
为使公司公文处理工作制度化、科学化,提高公文处理的工作效率和公文质量,各级管理人
员要重视公文处理工作,严格按工作规程处理各类公文。
2范围
适用于XXXXXX公司各部门及下属办事处的公文处理。
3名词解释
3.1命令
以总经理名义发布总经理令(命令),适用于依照公司《章程》发布十分重要的企业章
程;宣布重大企业措施、重大的奖惩事项。
3.2决议
适用于公司领导层作出的决策。
3.3决定
适用于对重要事项或者重要企业行为做出的安排。
3.4规定
适用于直接公布的公司规章。
3.5纪要
适用于纪载和传达会议、会谈的情况和议定事项。
如会议纪要、谈判纪要。
3.6通知
适用于批转下级部门的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达
要求有关部门和下级需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用人员.
3.7通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
3.8通告(公告)
适用于宣布重大事项,在较广泛的范围公布应当周知的事项。
3.9报告
适用于下级向上级汇报工作,说明情况,提出意见或建议,答复上级的询问。
3.10请示
适用于向上级求指请示、批准。
3.11批示
适用于在下级的报告等上行文件作出指示。
3.12批复
适用于答复下级的请示事项。
3.13函
适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,告知有关情况,向有关主
管部门请示批准等。
4工作程序
4.1公文由发文机关、秘级、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、
附注、印发部门和时间等部分组成。
4.2华北地区分公司以分公司名义发文,各办事处文件以办事处名义发文;经总经理同意,
华北地区分公司各部门也可以以部门名义向各办事处发文。
4.3需标识公文份数序号,用阿拉伯数字顶格标识在公文眉首的左上角第一行。
4.4如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版面右上角第一行,两字之间空一行;
如需同时标
识秘密等级和保密期限,字体、字号、位置不变,但在秘密等级和保密期限之间用“★”
隔开。
秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。
4.5公文用纸规格为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸,幅面尺寸以A4复印纸为准。
4.6如需标识紧急程度,所用字体、字号及位置与秘密等级同。
但如需同时标明秘密等级
和紧急程度时,紧急程度应低于秘密等级一行紧急程度分“特急”,、“急件”二种。
4.7发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成,通知、批复等公文可
以省去“文件”二字,以单括号代替,发文时印上“通知”,“批复”等字样。
发文
机关标识使用小标宋体字,用红色标识,字号由标识字数决定,醒目美观为原则,但
最大不大于22mm×15mm。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对上报公文,
发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
4.8发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体,
居中排布;年份序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;
序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。
发文字号下4mm处印一条与版心等宽
的红色反线。
“字”字号文件可以4号宋体顶格顶行印于文件首页左上角。
4.9上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签
发人姓名居右空1字,“签发人”三字用3号仿宋体,冒号后签发人姓名用3号楷体。
4.10公文标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布。
回行
时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
4.11标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体标识主送机关,回行时仍顶格,最后一个主送
名称后标全角冒号。
4.12主送机关名称下一行印正文,正文的行文、用语及文中数字用法要符合国家的语言规
范要求。
4.13公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号字体标识“附件”;后标全角冒号和附
件名称。
多个附件应标识阿拉伯数码的序号。
附件应与公文一起装订,并在附件左上
第一页顶格标识“附件”,有序号时标识序号。
如附件与公文正文不能一起装订,应
在附件左上角第一行顶格标识公文字号,并在其后标识附件(或带序号)。
4.14成文时间用汉字标全,“零”写成“O”。
4.15单一机关签发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间和加盖印章.成文
时间右空4字。
加盖印章应上距正文2mm—4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红
色。
当印章下弧无文字时,仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,印章中
心线压在成文时间上。
4.16印章与正文应同处一面,不得在空白页上盖印章、并标识“此页无正文”。
4.17公文如有附注,用3号仿宋体,居左空2字加圆括号在成文时间下一行。
4.18公文特定格式中,信函要使用按昌顺公司CIS系统要求制作的信函纸、信封。
发布“命
令”或“令”,应标识签发人的职务全称。
会议纪要应标识会议全称。
会议纪要不加
盖印章。
5附单
5.1XXXXXXX公司各部门发文机关代号
华北地区分公司
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- 关 键 词:
- 行政