名都物业行政管理制度.docx

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名都物业行政管理制度

目录

会议管理制度.............................................2

档案管理制度.............................................4

公文管理制度.............................................12

固定资产、办公家具及设备管理制度

.........................18

办公用品管理制度.........................................23

业务招待管理制度.........................................26

监督检查管理制度.........................................28

采购管理制度.............................................40

办公室管理制度...........................................45

服装管理制度.............................................48

会议管理制度

MDWY-XZ-01-2014

1目的

为规范物业公司会议管理，加强内部沟通与协作，提高部门计划、执行能力和工作绩效，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司各类会议的组织与管理。

3职责

3.1总经理/副总经理负责重大会议召开及会议纪要的审批。

3.2会议组织部门经理负责会议提请、会议纪要的审核。

3.3办公室负责各类行政会议的组织、会议纪要编号的发放、会议记录及会议纪要起草、提请及审批后纪要的传阅。

3.4物业公司参与总公司及施工单位有关会议的纪要报综合部备案。

4术语和定义（无）

5程序及要求

5.1会议类型：

周工作例会、年度总结大会、专题会议等。

5.2会议时间、地点：

周工作例会：

每周一上午召开，特殊情况以通知为准；年度经营分析与年终总结大会召开具体时间以会议通知为准；专题会议及其它会议以通知为准。

5.3会议组织：

办公室负责组织召开周工作例会、年度总结大会等会议；专题会议及其它会议的组织根据安排确定。

5.4会议管理：

5.4.1会议组织部门联系会议场地、设备，进行会场安排、准备会议资料等，并提前下发《会议通知》。

5.4.2参会人员应按会议通知要求准备会议资料，按时参会并在《会议/培训签到表》签到，如迟到、早退、无故不参加会议的，按《考勤管理制度》执行。

5.4.3参会时应遵守会场纪律。

5.4.4会议组织部门在会议结束后向办公室确认纪要编号，24小时内提交会议纪要审批流程。

5.4.5办公室负责会议纪要编号的管理、台账的登记、纪要的收集、传阅、打印与《会议/培训签到表》一同存档。

5.4.6物业公司参与地产公司有关会议的纪要在接到后24小时报办公室备案。

6质量记录

6.1《会议/培训签到表》

6.2《会议纪要》

7相关文件

8检查与考核

办公室负责对参会人员考勤情况进行检查考核，以及会议决议事项的跟办落实。

档案管理制度

MDWY-XZ-02-2014

1目的

为加强和完善公司档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司经营管理活动各项工作服务，结合公司实际情况，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于物业公司各部在工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件材料的档案管理。

3职责

3.1总经理/副总经理负责重要、机密档案查阅、复印、借出的审批，此类档案主要包括公司历年经营数据、文件、报表及其他涉及公司利益的重要档案。

3.2办公室负责公司档案的监督管理。

3.3办公室负责对档案编目与检索制订统一标准，负责指导各部门的档案管理工作、文书档案的收集与建档。

3.4办公室负责人事档案的收集与建档。

3.5财务部会计负责会计档案的收集、建档与管理。

3.6办公室负责工程合同档案的收集、建档，并对公司工程档案的建立、归档的检查。

3.7办公室指定专人负责部门内部的各类档案管理。

4术语和定义（无）

5程序及要求

5.1立卷归档范围：

5.1.1规章制度：

公司制订和修改的全部制度、办法、细则；

5.1.2外来文件：

法律法规、行业标准、上级主管机关颁发的需要公司贯彻执行的文件；

5.1.3收发文书：

需要公司执行的文件、与公司业务往来的文件、政府公文及批复。

5.1.4合同资料：

公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料，涉及质量保修包括《三方质保协议》、《工程维修方案》、《维修协议》、《质保协议》、《工程维修记录单》，公司电话通知记录、往来函件、公证送达等资料。

5.1.5工程技术资料

5.1.6影音资料：

反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。

5.1.7业主档案：

购房合同及业主身份证复印件、业主家庭成员登记表、房屋移交验房及证卡交接登记表、装修申请资料及验收单、质保期内房屋问题处理记录。

5.1.8体系运行形成的质量记录。

5.1.9其他需归档的文件资料。

5.2档案整理

5.2.1收集：

档案管理人员对日常工作中下发、接收到的文件、资料等根据内容、性质分门别类，整理归档。

5.2.2鉴定：

即档案价值的鉴定，甄别档案的保存价值，挑选有价值的档案继续保存，剔除无须保存的档案并予以销毁。

5.2.3档案编目：

即归档文件目录，内容包括：

编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。

归档的文件材料应按照分类排列的结果，逐类、逐件编制目录，编目以件为单位进行，在目录中一件只编一条条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目。

⑴归档文件目录填写要求：

件号：

依归档章件号填写。

用阿拉伯数字表注。

责任者：

制发文件的组织或个人。

即文件的发文机关或署名者，责任制者需填写全称或规范化简称，联合发文有本单位参与的只填写本单位，无本单位的只填写第一责任者。

文号：

文件的发文字号。

应照实抄录，并用阿拉伯数字表注，年度、代字顺序号都不能省略，文号中的年度以4位阿拉伯数字表注，代字顺序号用阿拉伯数字表注，并用[]括起来。

（如：

名物[2014]01号）题名：

文件标题。

没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。

日期：

文件的成文日期，以8位阿拉伯数字表注（如：

20140225）。

页数：

登记每一件归档文件的实际页数。

文件中有图文的页面为一页。

以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。

备注：

主要文件需要说明情况，一般情况下不需说明。

⑵归档文件目录的装订与目录索引的编制。

按一级类目依年度保管期限装订成一册（用、长、短装订在一起）。

并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：

类目名称（二级）、年度、保管期限、起止件号、页码等项。

5.2.4装盒要求：

⑴《卷内目录表》贴于档案盒内侧，盒内资料按照目录所列顺序依次排列，页底附《卷内备考表》。

卷内备考表应对以下情况进行说明：

盒内文件情况：

文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：

归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。

日期：

归档文件整理完毕的日期。

⑵档案盒背脊填写要求全宗号：

档案局所列编号，不需填写。

年度：

填写盒内文件的形成年度，并以4位阿拉伯数字表示（如2011）。

保管期限：

填写盒内文件所属保管期限，以汉字表注。

卷内类别：

填写盒内文件所对应的一级类目的名称。

起止件号：

用阿拉伯数字表注，填写盒内第一份文件件号和最后一份文件的件号，中间用“-”连接（如1—35）。

盒号：

用阿拉伯数字表注。

⑶封面填写要求：

应填写档号、案卷题名、编制单位（应填写立档单位全称或通用简称）、编制日期、保管期限、档案保密级别等信息。

字迹清晰，不得潦草。

5.2.5保管：

即采取技术方法和安全防护措施，对档案进行有效管理，尽量延长档案寿命。

5.2.6统计：

就是以表册、数字的形式，反映档案工作的有关情况，主要包括档案的基本登记和综合登记两部分工作。

5.3立卷归档注意事项

5.3.1各类文件应分别立卷。

各部门统一对分类、登记、编制目录、按年按类装订成册。

5.3.2文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持文件、材料的完整性。

5.3.3立卷归档的文件要便于查找。

5.3.4文件有标题的，应在目录中列上标题。

无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题。

5.3.5案卷封面要用钢笔或中性笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊。

5.3.6照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。

5.3.7业主档案以每户业主为保管单位装入档案盒，档案盒封面填写楼层、房间号及业主姓名。

5.4档案的利用

5.4.1公司所有档案原则上不对外借阅，确需对外借阅的，需经档案保管部门主管领导审批后方可查阅或复制。

5.4.2公司内部借阅档案涉及密级的按5.6条款执行。

5.4.3所有档案借阅均应在《档案借阅登记表》上登记。

5.4.4借阅人借阅档案必须爱护，不得遗失或转借他人，不得裁剪、撕毁，不得在档案上勾画、污损、涂改等，发生以上行为的，将按照公司《奖惩制度》予以处罚，造成损失的应给予赔偿，涉嫌构成犯罪的，报告司法机关处理。

5.4.5档案管理人员对档案借阅及归还进行检查、清点，并建立档案借阅工作台帐。

5.4.6员工离职前须将借阅档案归还完毕方可办理离职手续。

5.5档案保管期限

5.5.1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十年以上，短期为十年以下三年以上。

专业性档案（如工程技术、财务等）保存期限按照国家有关制度。

5.5.2档案保管期限界定

⑴反映公司主要经营活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

⑵反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

⑶凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

5.5.3根据档案的重要性，保管期限按永久、长期、短期分别组卷。

5.6档案密级管理

5.6.1档案密级分类：

所有入库档案均应区分密级，密级分为绝密、机密、秘密三个等级，其中：

“绝密”是最重要的公司秘密，泄露会使公司利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的公司秘密，泄露会使公司利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的公司秘密，泄露会使公司利益遭受损害。

5.6.2档案保密原则

⑴借阅档案必须严格按照档案借阅要求办理申请手续，限期使用，按期返还，返还后档案管理人员要认真检查核对，发现问题及时上报、追查。

⑵外单位查阅本企业档案时，需持介绍信及有效证件，经档案管理部门主管领导审批同意后方可查阅，不得借出，查阅时公司档案管理人员必须在场，需复制的必须经主管领导审批。

⑶未经允许，不得将机密文件携带出办公区域。

⑷各部门档案的管理按档案密级管理要求进行管理。

5.7归档要求

5.7.1归档时间:

文书档案归档时间为次年一季度；工程项目档案归档时间为项目完工后三个月内；会计档案归档时间为次年一季度，人事工作中形成的资料应及时归档，法律档案在完成后一个月内归档。

5.7.2归档的文件材料必须完整齐全，各类案卷应含有能反映卷内文件内容的标题及卷内目录，案卷装订要整齐美观，其中工程图纸需按要求折叠好。

所有文件禁止以传真件、铅笔、圆珠笔书写件保存。

5.7.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

5.7.4归档的文件材料应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

5.7.5归档的文件材料必须准确的反映公司经营、管理等各项活动的真实内容和历史过程。

归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

5.7.6归档的文件材料必须以案卷为单位。

5.7.7归档文件材料有原件的必须以原件存档，无原件的可以用复印件存档。

5.7.8文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统计，做到组卷合理、排列有序、页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

5.7.9文件形成单位在归档前，应编制归档文件的移交清单作为交接双方检查验收的凭证，归档时双方按清单清点，双方备份后各留一份备查。

5.7.10柜内文件应建立柜内档案目录表贴于柜门左侧，业主档案应按楼层顺序排列。

5.8档案销毁

5.8.1对超过保存期限、失去保存价值的档案，由办公室提出销毁申请，报总经理批准。

5.8.2销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。

监销人员由总经理指定，销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。

5.8.3对已销毁文件，应制定目录清册存档。

5.9档案管理要求

5.9.1档案存放地点须注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作；电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜。

5.9.2档案管理人员对保存的档案应定期检查，发现问题，及时解决。

总经理/副总经理定期对各部门档案管理情况进行指导和监督检查.

5.9.3档案管理人员离职或调岗时，应将所管理的档案资料交与接岗人,并与接岗人办理移交手续。

接岗人员未到岗的,应由本部门经理接管。

6质量记录

6.1《档案借阅审批单》

6.2《卷内目录表》

6.3《卷内备考表》

6.4《柜内档案目录表》

7相关文件

7.1《奖惩管理制度》

7.2《文件控制程序》

7.3《质量记录控制程序》

8检查与考核

8.1办公室负责各类档案管理的指导、监督与检查。

公文管理制度

MDWY-XZ-03-2014

1目的

为规范公司内、外行文，使公司的公文处理工作规范化、制度化，结合公司实际情况，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司传达决定、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的公文管理。

3职责

3.1总经理/副总经理负责公司红头文件、外发函件、会议纪要等公文的审核签发。

3.2办公室负责对公司红头文件的审核及报审，负责各部门内部文件使用规范情况的日常检查和管理。

3.3办公室负责公司公文、外发文件及外部来文的归口管理；负责收发文登记、传阅及归档管理等。

3.4总经理负责会议纪要、管理区域范围内发布通知、告示的审批。

3.5办公室指定专人负责管理区域内各类通知、告示的草拟、传达与归档。

4术语和定义（无）

5程序及要求

5.1常用公文种类：

决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

5.2公文的组成：

一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、文头、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件、成文日期、印章、附件、主题词、抄送、印发部门、拟文、校文、印数、存数、印发日期等部分组成。

5.3公文组成各部分要求

5.3.1秘密等级：

分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，通常放在公文标题的左上方醒目处。

机密等级由发文部门根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。

5.3.2紧急程度：

分“急件”、“紧急”、“特急”、限时送达几种，通常放在标题左上方的明显处。

是为了保证公文时效确保紧急工作问题的及时处理。

使用4号黑体字。

5.3.3文头即文件版头，一般为发文单位名称，如“银川名都物业服务有限公司文件”，以套红大字居中印在公文首页上部，下面加一条红线衬托。

5.3.4红头发文字号：

包括所在区域代字、单位代字、文件种类代字、年号、顺序号（如：

名都物业〔2014〕01号），年份一律用全称，括于六角括号内发文字号，标注位置一般在文头之下居中。

函件、纪要等发文编号由“名都物业”拼音打头字母+文件种类+年号+顺序号组成，位于标题右下角，字体为5号小标宋。

5.3.5签发人是指文件最终审批负责人，位置在发文字号的同一行右端、红线之上，使用4号楷体。

5.3.6标题一般由发文单位、公文主题和公文种类组成，标题中除法规、规章及所引公文名称加书名号外，一般不用标点符号。

使用华文中宋或宋体加粗小2号字。

5.3.7主送单位即公文的主要受理单位，是发文部门要求执行或办理、答复这份文件的主体单位，也是发文部门依靠解决问题和完成任务的主要对象。

主送单位一般写在正文之前、标题之下、顶行写，并加冒号。

如特殊需要也可将主送（分送）机关列在主题词之下，抄送机关之前。

5.3.8正文是公文的主体，一般包括开头、主体、结尾三个部分，位于标题或者主送机关下方。

一般文件特别是请示应一文一事。

函及会议纪要的发文格式另有要求（附件）。

5.3.9附件是附属于正文的文件，是某些公文的重要组成部分。

5.3.10印章是公文生效的凭证，除“会议记要”外，文件应当加盖印章，印章必须端正，上不压正文，下压成文时间。

5.3.11成文时间是指公文签发的时间，一般写在正文之后，距右页边四个字的位置。

一般文件的成文时间以领导签发时间为准；会议通过的以通过日期或专门规定具体生效和开始执行的日期为准。

5.3.12附注是用以说明公文中在其他区域不便说明的各项事项，标在成文时间左下侧，空两字并用括号括起来，如表明需要加以解释的名词术语或用于表示公文的传达范围、使用方法等。

5.3.13主题词是指标印在公文上概括地反映公文主旨或中心内容的一组规范化名词或名词性词组，顶格标在文件的抄送栏之上；各主题词之间空一字距离，不用标点符号。

除类别词外，最多不超过五个主题词。

使用4号黑体字。

5.3.14抄送是指除主送以外需要执行或知晓公文的其他单位或人员。

其位置在公文末页下端，版记栏上面，按上级、平行、下级依次排列。

5.3.15发文部门即文件的制作部门，写在正文的下面偏右处。

5.3.16除以上各条内标注使用字体字号外，其余均使用4号宋体。

5.4发文管理

5.4.1内部发文工作程序：

⑴红头文件

①以公司名义需在公司范围内发布的各类通知、决定、通报及会议纪要，由提请部门草拟文稿并以邮件形式发送至办公室。

②办公室进行发文登记并根据发文类别进行文号的编制，提请发文审批流程，报副总经理审核。

③副总经理对文件进行行文规范的情况进行审核，报总经理审批。

④总经理对发文内容进行审批后，办公室进行发文传阅。

⑵职能检查

①行政检查、品质服务监督及财务检查等职能部门检查结果通报，通报内容报所在部门经理审批。

②OA发布及上传管理：

办公室副总经理负责。

⑶物业服务类通知

①各部门因需要须在物业管辖区域发布通知、公告的，由发布要求的部门向办公室提供发布内容基本情况，办公室主责人员根据发布内容进行文字组织、按公文管理要求排版、编号及登记，报总经理审批。

②总经理对发布内容进行审批，提请发布部门与办公室配合进行通知、公告张贴。

③办公室负责物业管理范围内所有发文的收集、登记及存档管理。

5.4.2外部发文工作程序：

⑴各部门所有以公司名义向有关行业主管部门、政府职能部门递交的申请、报告及施工单位的维修致函或来文回函等，先报办公室编号、登记。

⑵办公室将编号后的文件提请流程，主管部门经理签署审核意见，报总经理审批。

⑶总经理审批后办公室方可申请用印，用印执行《印章管理制度》。

⑷主办部门发出文件。

发出文件一般一式两份，一份经收文方确认的文件原稿交办公室存档。

5.4.3发文管理要求

⑴公司对内对外发出的公文必须呈报公司总经理进行签发，对外行文时必须将签发人姓名列上，未经签发和登记的文件一律不予盖章或发文。

⑵对外文件行文格式、文号编制等由办公室负责，文件内容由主管领导负责审核。

5.5收文办理

5.5.1收文办理指对收到外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

5.5.2来文送达至公司的，由办公室负责对所收公文提出拟办意见报总经理批示，并根据批示批转办理部门办理或执行。

5.5.3来文送达至各部门的，凡涉及公司回复意见或进行解决的，应及时转送办公室，重要文件应明确说明。

5.5.4来函、来文如接收后会影响企业利益或存在潜在风险的，需先请示主管领导后方可接收或答复。

5.6公文归档和销毁

5.6.1公文办理完毕应及时整理归档，归档公文不得由个人保存。

5.6.2公文归档管理按照公司《档案管理制度》要求执行。

6质量记录

6.1《工作联系函》

6.2《发文登记表》

6.3《收文登记表》

6.4《往来函件登记台帐》

7相关文件

《档案管理制度》

8检查与监督

8.1总经理/副总经理负责各部门内外文件格式规范性使用情况的检查与监督。

固定资产、办公家具及设备管理制度

MDWY-XZ-04-2014

1目的

为加强公司固定资产、办公家具及设备的管理，保证固定资产、办公家具及设备的正确配置和使用，有效控制公司费用，延长固定资产、家具和设备的使用期限，特制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司固定资产、办公家具及设备的管理。

3职责

3.1总经理/副总经理负责公司固定资产、办公家具及设备配置标准的审批。

3.2办公室负责固定资产、办公家具及设备配置标准的制定并提请审批。

3.3办公室和财务部共同负责行政类固定资产、办公家具及设备的购买与配置，建立管理台帐并对各部门固定资产、办公家具及设备使用情况进行监督检查、定期盘点。

3.4工程类特殊性固定资产由各相关部门经理与财务部人员共同采购，并报办公室备案，保洁类特殊性固定资产由各相关部门主管与财务部人员共同采购，各类资产由办公室负责管理与保养。

3.5公司指定人员负责行政类固定资产、办公家具及设备的正确使用和保管，负责建立部门固定资产、办公家具及设备的物资台帐。

3.6各部门经理负责本部门固定资产的使用和管理。

4术语和定义（无）

5程序及要求

5.1种类

5.1.1本公司固定资产包括：

⑴不动产：

房屋、电梯及固定设备。

⑵动产：

制冷设备、施工设备、绿化设备等。

5.1.2办公家具包括：

办公桌椅、沙发、茶几、衣柜、档案柜、文件柜、饮水机等。

5.1.3办公设备包括：

电脑、复印机、打印机、保险柜、装订机、电话、照相机、验钞机、等。

5.2配置标准确定程序

5.2.1公司办公室每年度根据上年公司配置标准，结合公司当年实际情况草拟《个人办公配置标准及相关费用标准》并报总经理/副总经理。

5.3日常管理

5.3.1按照“谁使用、谁负责、谁管理”的原则，各部门的固定资产、办公设备及家具由各部门负责管理。

公司办公室统一编号，登记造册。

个人使用物品应承担保管责任。

5.3.2部门如需配置新的固定资产、办公家具或设备的，由使用部门申请报办公室，办公室根据公司《办公家具及设备配置标准》签署审核意见。

财务部