程序文件认证稿.docx
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程序文件认证稿
程序文件
依据GB/T19001-2008idtISO9001:
2008编写
文件编号
受控状态
分发号
持有者
2011年6月10日发布2011年6月10日实施
目录
目录0
编写页2
一文件控制程序3
二记录控制程序7
三管理评审控制程序10
四培训控制程序13
五质量计划编制控制程序16
六合同评审控制程序18
七销售过程控制程序22
八采购控制程序26
九系统集成项目实施控制程序29
十一标识和可追溯性控制程序37
十二产品防护控制程序39
十三检验和测量装置控制程序41
十五检验和验证控制程序47
十六不合格品控制程序49
十七统计技术控制程序51
十八纠正措施程序53
十九预防措施程序55
编写页
编写人员:
审核人员:
审核人员:
编写日期:
一文件控制程序
BH-B-01
1目的
本程序对质量管理体系有关的文件及资料进行控制,确保质量管理体系所涉及的部门和场所都能得到所需的文件及资料,并保证这些文件和资料的现行有效。
2范围
适用与质量管理体系有关的文件及资料。
3职责
3.1行政部负责文件和资料的管理,负责组织编制和控制公司一、二级文件,并指导各部门编制和控制相应的三级文件。
3.2各部门负责对本部门使用的技术性文件和资料进行控制。
3.4管理者代表负责审核质量手册和质量管理程序文件。
3.5总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
4工作程序
4.1.文件的等级
a)一级文件:
质量手册、程序文件。
b)二级文件:
公司行政管理文件。
c)三级文件:
部门行政管理及技术文件、资料等。
d)外来文件:
标准、法规、规范和顾客提供的资料及公司与外单位业务往来中形成的文件。
e)电子文件:
公司以网络方式传达、以电脑方式储存的各类文件、通知和资料等,外来电子文件及电子邮件。
4.2受控文件和资料的范围参见《受控文件清单》
a)质量手册、质量管理程序文件和其他管理文件。
b)技术文件及资料等。
c)外来文件和资料(包括顾客提供的文件资料)。
d)受控文件和资料可以是以各种媒体形式使用或留存的拷贝件。
4.3公司文件的编号
4.3.1质量手册编号
4.3.2程序文件编号
4.3.3其它文件的编号
4.4文件和资料的编写
a)一级、二级文件由公司相关负责人组织编写、修改。
b)三级文件和资料的编写由相关部门负责。
4.5文件的审批
a)一级、二级文件由部门负责人、管理者代表审核,总经理批准。
b)三级文件由各部门经理审核,部门负责人批准。
4.6文件的发放
一、二级文件由总经理决定发放范围;三级文件由部门负责人决定发放范围;一二级文件由行政部填写《文件发放登记表》,按审批的发放范围发放文件;三级文件由部门填写《文件发放登记表》,按审批的发放范围发放文件。
文件和资料状态分为"受控"和"非受控"两种,文件发放者根据文件性质分别加盖"受控"或"非受控"印章,并标注分发号。
文件领用者在《文件发放登记表》上签名领取注有分发号和加盖“受控”印章的文件。
每份文件都有不同的分发号以便追溯。
当使用的文件破损严重,影响使用时,应到文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件;破损文件由文件分发部门销毁,并在《文件发放登记表》的相应分发号备注栏予以说明。
补发的文件应给予新的分发号,并注明原分发号作废。
文件无论破损或丢失,都不得私自复印。
4.7文件的修改
文件需要修改时,由文件修改人填写《文件修改申请单》,说明修改原因、原文件版本号、及修改内容,文件的审批权限同程序4.5。
文件修改的审核、批准由原审批权限的审批人负责,当原审批人不在职时可由接替其岗位的部门审批,但应获得审批依据及有关背景资料。
文件的修改采用换页形式,由文件发放部门按《文件发放登记表》上原发放范围发放修改后的文件,同时将被修改的文件收回。
文件领用部门或个人接到《文件修改通知单》和文件更新页后,用文件更新页替换相应的旧页,由此修改而造成的其他文件的变化也应作相应调整。
4.8文件的换版与作废
当文件改动较多或文件内容有大幅度调整时应更新换版,将原版文件作废,换发新版
本件,文件版号以阿拉伯数字为序进行修改。
作废的文件由各部门文件管理部门按《文件发放登记表》收回,因工作需要须保留的
作废文件应加盖"作废保留"印章。
行政部负责作废文件的销毁,并在《文件发放登记表》、《受控文件清单》上作相应记录。
4.9文件的管理
文件经编制、审核、批准后下发,同时由部门编制本部门的《文件受控清单》并到
行政部备案;行政部负责保管公司一二级文件并编制《受控文件清单》。
需临时借阅文件的部门,须填写《文件借阅单》,经批准后方可借阅文件。
借阅者应在指定日期归还文件,逾期未归还者由文件管理员收回。
正本文件原则上不外借,出差需借走公司文件的,须经总经理批准。
个人电脑中的电子文件均应备份,并做好“受控”与“非受控”标识,注明标题、内容和日期,以便查询。
各部门文件管理部门在每次内部质量审核时,应全面检查各类在用文件的有效性,包括电子文档。
核查各使用者手中的文件,发现问题及时纠正。
4.10外来文件及电子文档的控制
对所有外来文件及电子文档都应由文件接收部门填写《外来文件登记表》进行记录。
若直接引用外来文件,由部门提出申请,总经理或部门负责人批准后方可使用。
若改编使用,则应给出相应的文件编号。
各部门定期(每年年初)到有关部门核查所使用的国家标准、企业标准和行业标准等外部文件是否是有效版本,及时更换过期文件。
行政部负责核查公司所执行的有关国家及地方等法律、法规性文件的有效性。
行政部对发放到公司外部的受控文件进行发放登记并做好更改作废的控制。
5相关文件
5.1《公司文件资料管理规定》
6相关记录
6.1《受控文件清单》
6.2《公司作废文件清单》
6.3《文件发放登记表》
6.4《文件修改申请单》
6.5《文件借阅单》
6.6《外来文件登记表》
二记录控制程序
B-02
1目的
对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制,以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据,同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2范围
本程序适用于质量管理体系运行中记录的控制。
3职责2.1行政部负责记录的归口管理,并负责产品实现过程、检验和测量、计量、审核和评审以及纠正和预防措施等记录的管理。
2.2各部门负责本部门记录的管理。
2.3记录的填写部门对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
4工作程序
4.1记录的范围凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属于记录范围。
包括:
4.1.1与质量管理体系有关的记录:
管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、
纠正和预防措施记录、培训记录、基础设施和工作环境管理记录、销售过程检验和测量记录等。
4.1.2与质量活动有关的记录:
合同评审记录、供方评价记录、产品标识记录、检验
和测量装置检定记录、不合格品控制记录、顾客财产记录、统计技术应用记录、交付产品等服务及顾客反馈记录等。
4.2记录的编号和标识4.2.1记录的编号
记录以其编号作为标识。
4.3记录的填写要求4.3.1记录内容必须及时、真实、准确、全面,字迹工整、清晰,重要记录需经校对、审核和批准。
4.3.2记录不得随意更改,确需更改时,采取划改的方式,并在更改处签名。
4.3.3记录以书面和表格形式为主,也可采用电子媒体作为载体。
4.4记录的管理4.4.1各种记录的空白表式由各主管部门设计、发放,行政部备案、编号,保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。
4.4.2各部门负责制定本部门的“记录清单”,内容包括:
记录名称、表码(包括版本)、编制部门、编制日期、保存期限等。
4.4.3行政部按期收集各部门提交的“记录清单”,汇总成册和管理。
4.5记录的保管和贮存要求4.5.1各部门应设专职或兼职部门负责本部门记录的汇总、编目,应保持记录的顺序号
或日期便于查询。
在封面和侧面注明部门、记录名称和日期,便于存取和检索。
4.5.2记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等。
计算机软件里的记录
贮存要防潮、防变形、防划伤,且应有备份。
4.6记录的保存期限按产品实际使用的有效期确定保存期限,并记于“记录清单”中。
对于保存期超过一年的记录,可集中保存于行政部,但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。
4.7记录的借阅4.7.1借阅记录时,应登记并规定归还日期。
必要时需经部门主管批准后方可借阅。
4.7.2借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。
4.7.3合同要求时,在商定期内,记录可提供给顾客(或其代表)、供方查阅。
4.8记录的处理4.8.1过期的或没有必要保存的记录,由资料员填写“记录处理审批单”,经部门负责人审查、主管领导批准后,两人共同销毁,并做好记录。
4.8.2“记录处理审批单”应长期保存。
4.8.3需做永久保存的记录,由部门负责人批准并在记录上加盖“永久保存”印章。
5相关文件
《文件控制程序》
6记录
6.1《受控记录清单》
6.2《文件发放登记表》
6.3《文件借阅单》
三管理评审控制程序
-03
1.目的
通过对质量管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评审,确保质量管理体系达到规定的目标。
2.范围
适用于本公司的管理评审。
3.职责
3.1总经理策划和组织公司管理评审活动,审批“管理评审计划”、“管理评审报告”。
3.2管理者代表负责组织编制“管理评审计划”、“管理评审报告”;
3.3行政部负责协助管理者代表收集和整理管理评审的输入信息。
3.4各部门经理负责向管理者代表提供管理评审的输入信息,落实“管理评审报告”中的各项要求并向管理者代表汇报落实情况。
4.工作程序
4.1评审的时机
配合本公司的财政年度,时间间隔一般间隔12个月,对上一年度的质量管理体系的情况进行管理评审。
在两次管理评审之间,可针对公司内审情况、外审要求、质量管理体系突发情况或体系变更需要等情况进行专题评审。
专题评审的时机由管理者代表根据评审需求提出计划,经总经理批准后实施。
4.2管理评审计划
4.2.1信息收集
行政部向管理者代表提交和协助管理者代表收集以下信息:
1)两次管理评审期间各次内审的结果;
2)顾客方面的反馈:
如顾客意见、顾客投诉、顾客满意度监控情况或调查评价,信息
收集后应根据部门进行分类汇总;
3)各项管理过程、产品和项目实现过程的业绩和符合性情况:
应与质量目标相结合,
收集如产品检验、不合格项及不合格信息、统计分析结果、过程及监控情况、产品质量分析、组织结构、资源配备的情况、对市场环境的适应性等;
4)预防和纠正措施的情况:
如针对产品或过程的纠正和预防措施的实施、执行效果和
跟踪情况,产品与审核情况等;
5)以往管理评审的跟踪措施情况:
包括管理评审要求的措施以及持续改进情况;
6)体系变更情况:
包括质量方针和质量目标可能变化的情况。
如机构变化、设备和技
术更新、外部法律法规的变化、质量管理体系认证要求变化、经济环境的改变、目标实施中的调整和定期调整等。
4.2.2制定管理评审计划
管理者代表根据收集整理的信息,编制“管理评审计划”,内容包括:
1)目的;
2)范围;
3)日程安排;
4)参加部门;
5)内、外审的结果;
6)顾客反馈的记录信息;
7)过程的业绩和产品符合性;
8)预防和纠正措施实施的结果;
9)以往管理评审已实施措施的定期检查及结果;
10)部门提出可行的,但可能影响体系文件的安排;
11)改进的建议。
4.3管理评审的结果
4.3.1管理评审输出的内容包括:
1)体系及过程有效性的改进;
2)与顾客要求有关的产品的改进;
3)体系和产品所增加的资源需求。
4.3.2管理评审形成的文件
每次的管理评审会议均形成《管理评审会议记录》、《纠正和预防措施单》。
5相关文件
5.1、《质量计划编制控制程序》
5.2、《记录控制程序》
5.3、《内部审核控制程序》
6相关记录
6.1、《质量目标考评记录》
6.2、《管理评审签到表》
6.3、《管理评审会议记要》
6.4、《纠正和预防措施单》
四培训控制程序
-04
1.目的
对各级部门进行相关培训,强化质量意识,提高工作质量,使其具备相应的资格。
2.范围
与质量管理体系有关的各级部门。
3.职责
3.1行政部负责培训的管理和组织实施。
3.2相关部门安排部门参加培训。
4.工作程序
4.1培训准备
4.1.1行政部根据本公司质量管理体系要求,定期下发《培训通知》(BH-18-02)。
4.1.2行政部依照年度经营计划,每年末制定《年度培训计划》,由总经理审核批准。
4.1.3根据公司《年度培训计划》,制定《培训实施计划》,以保证“年度培训计划”的完成。
4.1.4本公司制定《培训管理办法》,总经理批准执行。
4.2培训实施
4.2.1培训方式
a)自行培训
行政部根据“年度培训计划”有计划地安排培训课题、内容、授课老师、场地和具体时间,进行公司内部培训。
b)外部培训
根据国家有关法律、法规,由国家相关劳动技能考核部门进行的培训,行政部负责与有关部门协调,统一进行安排。
4.2.2培训内容
a)公司管理层部门,进行质量管理体系文件、质量管理知识、相关法律、法规、管理手段等方面的培训。
b)部门管理层部门,进行质量管理体系文件、质量管理知识、专业技术技能、管理手段和领导艺术等方面的培训。
c)一般管理部门,进行质量管理体系文件、质量管理知识、专业技术技能、管理手段等方面的培训。
d)售后服务部门,产品开发部门、销售、采购部门,进行质量管理体系文件、专业技术技能、统计技术等方面的培训。
e)检验、试验部门,进行质量管理体系文件、专业技术技能、统计技术等方面的培训。
检验、试验部门通过考核认可并经总经理批准后,方可上岗。
f)技术工人,对完成其工作所需的操作程序和技能进行全面培训,即:
g)正确使用本岗位的仪器、仪表及工具;
h)正确理解技术文件和图纸;
i)明确本岗位的质量责任;
j)工作场所的安全要求。
k)G、特殊岗位的部门,应按国家有关规定接受省、市一级劳动技能考核部门组织的专业培训并取得合格证,还要进行资格考核然后上岗作业或工作。
l)特殊工作部门一般包括:
在有危害人身安全的设备和操作场地工作的部门必须经过安全及救护培训考核才能上岗。
H、有关部门进行岗位调整或从事某项新的工作之前必须进行岗前培训。
参加培训部门必须在《培训部门签到表》上签字。
4.2.3培训考核
a)经过培训后的所有部门都必须参加考核。
考核内容由培训教师拟定,行政部组织。
b)考核成绩由行政部整理上报公司主管领导后,存入员工档案备查。
c)考核成绩作为员工年终考评的一项内容。
4.2.4培训记录
a)行政部负责建立《员工培训记录表》。
《培训合格证》、《上岗资格证》由行政部负责存档。
b)行政部对每位员工建立《员工培训档案》,内容包括:
“员工培训记录表”、“培训合格证”、“上岗资格证”、“培训理论考试试卷”、“培训考核评定表”等。
5.相关文件
5.1《培训管理办法》
6.相关记录
6.1“培训通知”
6.2“年度培训计划”
6.3“培训实施计划”
6.4“培训部门签到表”
6.5“员工培训记录表”
6.6“员工培训档案”
6.7“培训合格证复印件”
6.8“上岗资格证复印件”
6.9“培训考核评定表”
6.10“培训理论考试试卷”
五质量计划编制控制程序
-05
1目的
本公司针对特定合同所制定的专门措施,并配备必要的控制手段,确保产品开发、项目实施质量达到规定的要求。
2范围
适用于技术部系统集成项目的施工《系统集成项目实施计划》。
3职责
3.1总经理批准质量计划的实施。
3.2项目负责人质量编制的计划,管理者代表负责审核。
3.3质量计划所涉及的部门参加编制和实施,并按质量计划的要求完成本部门的工作。
4.工作程序
根据顾客要求的特定产品开发或系统集成项目合同,由管理者代表负责组织该项目的质量策划,项目负责人根据质量策划结果编制质量计划。
4.1质量计划内容
质量计划是受控文件,必须满足产品或项目的质量要求。
a)根据特定合同制定预期要实现的质量指标;
b)为实现质量计划指标配备符合要求的部门;
c)为保证质量计划实施安排必要的时间;
d)为保证质量计划实施,应规定采购标准和要求,对供应商进行必要的控制;
e)为保证产品质量应配备适宜的生产设备、检验和试验设备、资源等受控条件;
f)为质量验证提供质量控制、检验和考核手段;
g)为保证产品质量须确定特殊的搬运、包装、防护等措施及要求;
h)提供相关记录,保证实施活动符合质量要求;
i)根据特定合同需要制定对服务的特殊要求;
4.2根据特定合同的需要,制定对统计内容提出的特殊要求,其中包括:
a)顾客对产品和项目的满意程度、意见及建议;
b)最终实现的产品和项目与顾客提出需求的符合程度是否有差异;
4.3制质量计划所涉及的部门,部门负责人应在质量计划上签字认可。
4.4质量计划可以引用质量管理体系文件,但不能与质量管理体系文件的原则矛盾。
4.5质量计划应纳入相关记录,满足供方操作文件及合同要求。
4.6质量计划由项目负责人按项目要求发至使用部门。
4.7质量计划在实施过程中,如需调整修改,需由提出修改的部门填写“质量计划修改意见单”,经管理者代表审批后进行修改。
修改后的质量计划由项目负责人按《文件控制程序》发至使用部门;若发生重大问题应及时上报总经理,以便及时协调解决。
4.8文件和资料的控制
4.8.1质量计划随该项目文件贯穿项目全过程。
4.8.2项目结束后,由项目负责人将该项目的全套文件交业务管理部门归档。
5.相关文件
5.1《售后服务控制程序》
6.相关记录
6.1《质量计划》
6.2《质量计划审批表》
6.3《质量计划分发记录》
6.4《会议签到表》
6.5《质量计划修改意见单》
六合同评审控制程序
-06
1.目的
在所有销售合同(协议)签订前、标书投标前进行评审,确保公司有能力满足合同(协议)及招标书的要求。
2.范围
适用于本公司所有类型的合同(协议)及标书。
3.职责
3.1行政部负责组织合同(协议)和标书的评审。
3.2总经理及相关部门负责人根据需要参加合同评审。
4.工作程序
根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规,由总经理组织评审,由财务部、技术部或行政部分别管理各类标书和合同(协议)。
4.1标书的评审
4.1.1行政部根据技术部提供的市场信息,记入“信息登记表”,确认项目负责人,由项目负责人根据标书标的要求编制投标书初稿。
A投标书基本内容:
a)投标函;
b)开标一览表;
c)投标保证金、保函;
d)投标产品数量、价格表;
e)技术规范偏离表;
f)投标书附件;
g)投标产品守侯服务详细说明。
B资格证明文件
a)应用执照(复印件);
b)法人代表授权书;
c)银行资信证明(需要时);
d)原厂商授权、代理资格证明(需要时);
C附加材料
a)公司简介
b)公司近期完成的产品、系统集成工程项目简介;
c)公司所获的奖励证书等支持性材料。
4.1.2技术部经理初步评审,评审内容针对投标书是否符合招标函要求、与标的是否对应,且种类是否齐全等内容,并决定是否修改,在初稿上签署意见。
4.1.3涉及项目的项目负责人,对投标书提出评审意见。
4.1.4初审评审完毕由总经理对投标书进行审批,并在《投标书评审附表》上签署意见。
4.1.5未通过的标书,由总经理决定是否继续投标或终止投标。
4.2合同(协议)评审
4.2.1合同(协议)形式和分类
a)书面合同包括:
(含传真方式)产品销售合同(协议)、售后服务合同(协议)、网上订单等形式。
b)口头合同为电话订单形式,所有口头合同均需转化为书面记录。
4.2.1.2公司合同(协议)按如下规定分类:
大项目:
与客户签定的(含传真方式)产品销售合同(协议)、售后服务合同(协议)。
小项目:
客户在网上提交的或通过电话预约的产品销售合同(订单)
4.3合同(协议)评审时间:
在合同或订单生效之前进行。
4.4评审内容
4.4.1技术质量要求的评审内容
a)本公司的售后服务标准或所代理的产品标准能否达到要求的技术规范与水平;
b)要求执行的质量评定标准;
c)要求达到的质量特性指标或特殊功能;
d)其它要求。
4.4.2质量保证要求的评审内容
a)要求执行的质量保证模式标准;
b)要求提供的质量保证证书;
c)超出规范要求的检验、实验项目;
4.4.3交货期要求的评审内容
a)要求达到的批量交货日期;
b)要求达到的最终交货日期;
4.4.4质量责任要求的评审内容
a)质量责任保证期;
b)质量责任保证期内的服务内容;
4.4.5顾客的其他特殊要求,如包装、运输方式等要求。
4.4.6除上述重点评审内容外,还应对价格、付款方式、及交付方式等内容进行评审。
4.5评审方式:
按合同进行会签评审方式。
4.6合同评审及审批
a)会签评审:
大项目:
与客户签定的(含传真方式)产品销售合同(协议)、售后服务合同(协议),主管部门负责人审核,总经理批准;。
小项目:
客户在网上提交的或通过电话预约的产品销售合同(订单),销售经理审核,主管部门负责人批准。
b)会议评审:
涉及投标时,公司组织相关部门以会议的形式对项目进行评审,会议由销售经理主持。
会议结果记入“合同会议评审单”中,参加评审部门在评审单上签署意见。
4.7对标书评审通过的合同可不必再进行评审;没按标书内容签定的合同,同样执行以上评审程序。
4.8对于合同评审未通过的合同,销售经理应及时与顾客取得联系,对合同草案进行调整,或者重新评审或者终止合同洽谈。
4.9合同评审通过后,销售经理要及时通知顾客确认合同(签字),并保持联系以便让顾客了解合同执行情况。
4.10合同传递
a)销售经理将一份合同的正本通过邮寄或传真传递给客户备案,邮寄时必须采用特快专递,项目负责人保存特快专递回单,直至顾客收到邮件;传真结束后应对传真合同进行登记,并经顾客确认。
b)销售经理将一份合同的副本送交财务部以备结算。
4.11合同修订
在合同执行过程中,单方或双方提出修订时,项目负责人应及时将合同修订内容填入“合同修订通知单”,按原合同评审、审批程序,执行评审、审批。
项目负责人应将修订后的合同内容及时通知相关部门。
4.12项目负责人与顾客保持联络,用户名称、联系电话、联系人、地址、邮政编码、传真等应真实、可靠。
4.13项目负责人保存本人涉及的合同评审记录,保存期应在合同履行完成后一年。
5.相关文件
5.1《中华人民共和国合同法》
6.相关记录
6.1《投标书评审附表》
6.2《合同会议评审单》
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