UPC员工培训资料.docx
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UPC员工培训资料
UPC员工培训
第一章简介UPC办公室
一、UPC办公室的职责范围
1、打印、分发及处理各种报告,为管理层提供营运数据。
2、维护商品信息,确保商品名称、价格、税率、条形码等信息的准确性。
3、维护各种电脑设备,确保系统的正常运作,协助ISD解决问题。
4、处理楼面提交的各种问题,如NOF商品、价格替代等。
5、协助各部门控制损耗。
6、为新员工提供有关系统知识方面的培训。
二、介绍部门编号及分区号
详见MSG102
三、部分专业名词
1、HOST系统
总部电脑系统,可以完成增加经营商品,接受商场订货要求,生成订单,接受商场收货信息,向供应商付款等工作。
2、SMART系统
商场商品管理系统,可以完成记录商品收货、销售、库存,产生订货要求等工作。
3、GDS系统
分销中心商品管理系统,可以完成供应商收货,向商场发货等工作。
4、UPC:
universalproductcode的缩写美国通用产品编码,一般由12位数构成,包括1位系统识别码,五位制造商代码,五位商品代码和最后一位校验码。
5、ITEM沃尔玛公司从方便管理商品的角度出发,给每种商品的不同编码,用于记录及追踪商品在本商场的进货、销售及库存等情况。
6、PLU码
用于称重商品售卖时所用的编码,一般有三位数、四位数或五位数,售卖时直接输入PLU码即可。
在系统中与之对应的UPC的构成为:
02+五位PLU码+五位价格识别码,PLU码不足五位时,在前面加0补足五位,五位价格识别码在SMART系统中显示公斤价,直接用五个0代替。
7、PI
SMART系统中记录的商品数量。
8、DC:
distributioncenter的缩写
也称配送中心,集中各供应商的商品,并分送各家商场。
9、直订商品
由商场直接向供应商订货的商品。
10、DSD
由供应商直接送货到商场的送货类型。
11、AS
系统自动补货,供应商送货到商场,即37类商品,直订直送。
12、AD
系统自动补货,供应商送货到DC,由DC送货到商场,即33类商品,直订配送。
13、GO
采购下订单补货的商品,即03类商品(供应商送货到DC)和07类商品(供应商送货到商场)。
14、总公司订单
采购为新商品、广告商品、季节性商品、GO商品等下的订单,在为商场配货时,采购员可根据自己对商场规模、销售级别及所在地区的判断决定商品运往的商场和数量。
15、开放订单
鲜食部门使用的订单,有效期较长,供应商可分数次将同一张订单上的商品送到商场。
16、损耗
不明去向的商品或钱。
17、货架上限(MSQ)
商品在货架上的合理储存容量。
18、货架陈列图
是商品按类别进行布局设计的方案。
通过货架陈列图可以了解商品陈列在哪个四英尺货架,以及货架上的什么地方,用什么样的陈列工具,陈列面位是多少等。
19、杂项
未被系统自动捕捉的提/减价差额,需在提价/减价登录屏幕手动录入。
20、特卖追踪
通过特卖方式(如堆头、N架、网栏等),对特卖商品和VPI商品的流动情况进行追踪,记录这些商品的销售。
21、参照商品
商品行政部将代表同一种商品的不同UPC或同一UPC下的主次ITEM的PI捆绑在一起,这些不同UPC或同一UPC下的主次ITEM就互为参照。
22、主次
代表同一种商品的同一UPC下的两个ITEM,由于供应商不同,商品行政部将合作紧密的供应商所属的ITEM定为主ITEM,由系统自动补货,另一个为次ITEM,由采购在必要时下订单补货。
23、Damage
由索赔办将零售分区不能索赔的商品做降价为0,减去商场库存。
24、丢弃
成本分区将不能再售的商品做降价为0。
25、70类商品
指本商场的商品目录,包括商店增加的商品。
在本地商品目录中的商品称为70类商品,因为这些商品的ITEM号由SMART系统给出,通常以70开头,后接5位或7位数字。
26、NOF商品
指在商品档案中条形码信息丢失、不完整,或不正确的商品。
NOF商品并不意味着商品的信息在商品档案中完全丢失。
大部分情况下,商品在SMART系统中有完整记录,扫描为NOF商品的理由是此商品的UPC号在SMART系统中是不正确的。
27、SWAS店中店(StorewithinAStore的缩写)
这个计划通过把指定的区域分配给员工负责来培养员工成为商人,员工可以在订货、商品宣传和维护等方面做出自己的决定。
28、提价/降价
指对商场库存商品的售价进行的改动。
由公司总部或商场自行决定的提价和降价通常都称变价
第四章POS系统
一、手工键入、价格覆盖和手动扫描
1、含义
手工键入----指收银员在收银机上输入部门号和价格出售商品
价格替代----指收银员扫描商品后,按价格替代键并输入另一价格出售商品
手动扫描----指收银员手动地输入商品的条码,而非以扫描的方式输入商品条码
2、产生原因
1)手工键入
∙商品无条码
∙商品条码在收银机处为NOF(不可扫描)
∙条码残缺
2)价格覆盖
∙商品的扫描价高于标价,以标价出售商品;
∙顾客退换货时,商品已做变价,按原价做退换货;
∙以含税成本价加一定毛利后销售给不同合资公司,即本地订单过机;
∙自动售货机所售商品过机;
∙脱机销售,重过机时价格已变;
∙预订货,销售时价格已提高,以原订货价出售;
∙其他原因,如大单等,需以非扫描价出售商品。
3)手动扫描
由于条码模糊或破损,导致商品不能在收银机上扫描,需手动输入条码。
3、产生的影响
1)手工键入
商品的现货数量不会被自动调整,如有提/减价系统不会自动捕捉。
2)价格覆盖
商品的现货数量由系统自动调整,且系统会自动捕捉所产生的提/减价金额。
3)手动扫描
商品的现货数量由系统自动调整,没有提/减价金额。
4、手工键入的处理
1)打印《扫描例外-部门手工键入报告》,收CSC卡;
2)核对输入部门是否正确,CSC卡上售出价格与报告价格是否一致,若输入部门错误,由前台冲回此笔交易,重新做一笔正确的交易。
3)若属无条形码的商品,需由楼面同事确认后做库存调整,并确认是否售价一致,若不一致,则需补杂项;
4)若为NOF商品,楼面有货,需为其建立70类;若无货,则无需处理。
5、价格覆盖的处理
1)打印《价格覆盖》报告,收CSC卡;
2)核查做价格覆盖的原因,在CSC卡及报告上注明;
3)若是销售给不同合资公司的本地订单过机,UPC需做一笔MU冲回,再交给票据做零售更正;
4)若由于商品标价错误而导致价格替代,需通知部门更换正确的标签。
6、价格覆盖的类型
01----标价错误(N/A)
02----竞争广告(N/A)
03----汽车蓄电池价格调整(N/A)
04----杂项(中国适用)
05----用于前台退换货
7、相关报告
手工键入----操作员业绩报告和扫描例外—部门手工键入报告
价格覆盖----价格覆盖报告
二、顾客满意卡(CSC卡)
1、填写的原因
收银员进行了手工键入和价格替代需填写CSC卡
2、如何填写CSC卡
商品名称、条码、售出数量、扫描价格、售出价格、CSM签名、原因等
3、如何处理CSC卡
1)由于手工键入填写的CSC卡
2)由于价格替代填写的CSC卡
三、POS报告
1、部门销售总计报告
反映各部门在所选择的打印时间内的销售情况(不含税的销售额)
2、终端生产率报告
反映在所选择打印时间内各时段的客流量。
3、扩展交易分析报告
反映在所选择打印时间内商场的含税销售额、客流量及客单价等信息。
4、操作员业绩报告
反映各收银员在所选择的打印时间内的操作情况(可反映有无手工键入)
5、价格覆盖报告
反映在所选择的打印时间内收银员进行价格替代的商品清单。
6、部门扫描百分比报告
反映部门在所选择的打印时间内的扫描百分率。
7、退款审核报告
反映前一天商场的退货情况。
8、扫描例外报告
包括前一天的扫描不在档、临时商品已加入和手工键入不在档报告,显示前一天在POS机上的扫
描例外。
9、收银员SWAS报告
显示前台每一位收银员收银效率的明细。
第五章商品管理
一、商品查询屏幕
进入SMART系统后选择
∙商品管理
∙商品资料维护
∙商品查询
1、屏幕内容介绍
输入商品ITEM或UPC,回车即可看到该商品的所有信息。
1)商品号是沃尔玛公司从方便管理商品的角度出发,给每种商品的不同编码,用于记录及追踪商
品在本商场的进货、销售及库存等情况。
商品号是以两位数的部门代码开始的7位或9位数。
(注:
商品号前有*,表示寄售商品)
2)UPC:
universalproductcode的缩写
美国通用产品编码,一般由12位数构成,包括1位系统识别码(0、6、7代表杂货和百货商品,3代表药品和与健康有关的商品),第一组五位数代表制造商代码,第二组五位数代表商品代码,最后一位为校验码。
每种商品都有各自独立的条形码。
每一个ITEM号都有相对应的UPC,但ITEM与UPC并非一一对应,因为有些ITEM对应的是同一个UPC,对同一个UPC下的不同ITEM有主次之分,即:
一个ITEM只对应一个UPC,一个UPC可对应多个ITEM。
3)PLU码
用于称重商品售卖时所用的编码,一般有三位数、四位数或五位数,售卖时直接输入PLU码即
可。
在系统中与之对应的UPC的构成为:
02+五位PLU码+五位价格识别码,PLU码不足五位时
,在前面加0补足五位,五位价格识别码在SMART系统中显示公斤价,直接用五个0代替。
4)商品说明
上面一个说明是货架标签说明,不能更改;下面一个说明为POS收银系统里的扫描说明,必要时可以在商品更新/增加屏幕更改。
5)尺、寸/颜色表示该商品的规格和颜色。
6)****前一补充系变更,表示SMART系统和POS系统最近一次连接的时间。
7)上次变更,表示最近一次商品信息变更的时间(包括价格、状态等变更)。
8)价格
∙售价:
商场实际的不含税销售价格。
时间为该售价建立的时间。
****表示是竞争价
∙零售:
总公司制定的该商品的不含税销售价格,售价必须小于等于零售价。
时间为
该零售价建立的时间。
零售前有*,表示该商品有一变价需完成,而商场价格仍未改变。
售价和零售后均有****,表示总公司传来的新零售价与店内竞争价一致。
∙前一:
在最近一个变价前的不含税零售价。
一般可在屏幕中显示14天。
∙AD:
广告价,日期为被列入广告的日期。
∙成本:
一个包装数量的不含税成本。
∙包装:
一个包装的商品数量。
9)杂项:
∙订单/次类:
订货类型代码,03、07、33、37等补货方式。
∙标签说明:
订货类型说明,即打印在货架标签上的计单类型,AS、AD、GO、WR等。
∙订单周:
说明某商品在单周或双周订货的二位数代码。
∙订单周期:
订货周期或频率,说明某商品多久订购一次的二位数代码,即每周订一次或隔周订一次(目前中国均为1)。
∙订货部门:
商品的订货部门编号。
∙归属部门:
商品销售后在会计部计帐的部门编号。
∙报告编码:
即售价类型代码:
*00----总公司基本价
*01----店内广告价
*02----总公司广告价(彩页)
*04----店内竞争价
*08----清仓价(包括总公司清仓和店内清仓)
∙提价:
商品的毛利率,即(不含税售价-不含税成本)/不含税售价
10)主题管理:
反映正在进行的店内广告的流水号及起始、结束时间。
∙主题号:
在主题管理屏幕上做的广告或价格变动的主题号。
∙开始:
系统中广告活动生效的日期。
∙完:
系统中主题广告开始和结束的日期。
11)标识:
商品补充----Y表示系统自动补货,N表示非系统自动补货
活动----Y表示处于活跃状态,N表示处于非活跃状态
(如果商品的状态为不可补充和活跃,表明仓库将继续为该商品送货直至仓库缺货)
可扫描----表明商品是否可以在收款台扫描。
收银出口----表明商品是否摆放在收银机出口处。
清仓----表示清仓商品。
DSD----表示商品是否由供应商直送商场。
可称量----表示商品是否在收银机系统为可称重的。
竞争----表示商品是否处在竞争状态。
条码可运行----表示商品条码在系统中是否有效。
目检:
Y表示输入条码后收银员可以直接手动输入若干件该商品的总金额。
例如:
收银时只
需输入单张照片的条形码,收银机屏幕显示输入价格,收银员根据该顾客冲印的所有照片的总价格输入。
2、功能键的使用
∙F2------1、查看同一供应商在SMART系统有记录的所有商品
2、查看该供应商在SMART系统里每种商品的单个售卖成本,再按F6键可查看每种商品的颜色(指服装、鞋类)。
∙F4------
查看主次ITEM,箭头所指为主ITEM。
只有在同一个UPC下才会有主次ITEM之分。
主次ITEM表示几个不同的供应商向商场提供由同一个生产商生产的商品,主ITEM只有一个,表示与商场合作较密切的供应商所属的商品号,次ITEM可以有好几个,分别代表与商场有生意往来的供应商所属的ITEM。
主次ITEM所对应的UPC一定是相同的,因为主次供应商所提供的商品都是同一个生产商所生产的。
∙F4+F4------查看所有订货类型及标签类型说明。
∙F5------
发送补充系统键。
若有商品在SMART系统,但在POS收银系统不能扫描,可按此键将该商品信息发往收银机系统。
∙F6------打印键(无效)。
∙F7/F8------向前向后翻页。
∙F9------销售历史键,可查看包括本周在内最近4周的周销售率(ROS),即每周销售数量。
∙F10------查看正在进行店内竞争的竞争商品的竞争对手的名称和竞争对手的含税售价。
∙F11------查看总公司传来的、店内尚未执行变价的新零售价,以及新零售价类型。
二、商品参照
1、商品参照的定义
商品行政部将代表同一种商品的不同UPC或同一UPC下的主次ITEM的PI捆绑在一起,这些不同
UPC或同一UPC下的主次ITEM就互为参照。
UPC1ITEM1
同一种商品UPC2ITEM2
UPC3主ITEM互为参照
次ITEM
2、商品参照的原因
由于同一种商品可能来自几个不同的生产厂家(所以同一种商品会有不同的UPC码),或同一种商品来自同一生产厂家,但供应商不同(所以同一个UPC码会有不同的ITEM,即主次ITEM),但展现在顾客面前的都是同一种商品,都必须按同一价格出售,为了方便商场对其PI的管理,商品行政部将这些UPC码或ITEM作成相互参照。
3、参照的特征
1)互为参照的不同UPC码或不同ITEM都代表著同一种商品
2)互为参照的不同UPC码或不同ITEM售价一致
3)互为参照的不同UPC码或不同ITEM,PI是共享的
进货渠道:
UPC3—Item1=100
Item2=100
UPC2=100
UPC1=100
同一种商品
在‘最佳点库存/在商场中’查该商品库存
UPC1下:
PI=100+100+100+100+100=400
UPC2下:
PI=100+100+100+100+100=400
UPC3下:
PI=100+100+100+100+100=400
由上述例子可知:
不论是在哪一个UPC下或ITEM下进货,他们共有的PI就会相应的增加,而在最佳点库存屏幕下,任何一个UPC码或ITEM显示的都是他们共同的PI。
4)注意:
互为参照的几个UPC码变价时,互为参照的UPC码必须变到同一价位,一个UPC码按系统内PI计数,其他UPC码计数为零,按F4键不更改PI。
(如一个UPC码为ACTIVE状态,另一个UPC码为DELETE状态,那么ACTIVE状态的UPC码计数,DELETE的UPC码计数为零)
5)如何判断参照和主次ITEM?
在最佳点库存屏幕和在商场中屏幕,按TAB键可看到一个商品是否有参照。
在商品查询屏幕下按F4键可看到一个商品是否有主次ITEM,箭头指向的商品号为主ITEM。
4、主次ITEM
1)主次ITEM是参照商品的一种类型。
代表同一种商品的同一UPC下的两个ITEM,由于供应商
不同或包装、型号不同,商品行政部将合作紧密的供应商所属的ITEM定为主ITEM,由系统自动补货,其他为次ITEM,由采购在必要时下订单补货。
在商品查询屏幕,按F4键可以看到同一UPC下的主次ITEM,但这些商品是否被做成参照,需到最佳点库存屏幕或在商场中屏幕,按TAB键查询。
如果由于采购或商品行政部的疏漏,没有将必须做成参照的主次ITEM做成参照,就将导致PI紊乱,甚至造成实际有货,系统现货PI却为负。
例:
主ITEM1已无货,次ITEM2收货100
POS系统在统计销售时,将每一笔销售都记录在主ITEM上,即每售卖一个商品,主
ITEM的PI就减少一个,次ITEM在SMART系统中是看不到其PI情况的,亦即次
ITEM的PI是隐性的。
进货:
主ITEM#PI
(1)=0次ITEM#PI
(2)=100
不做成参照,即PI独立
销售只减主ITEM的PI
PI
(1)=-1销售1件
PI
(1)=-2销售2件
PI
(1)=-100已售完,实际现货为0
主ITEM#PI
(1)=0次ITEM#PI
(2)=100
做成参照,即PI共享
销售只减主ITEM的PI
PI
(1)=99销售1件
PI
(1)=98销售2件
PI
(1)=0已售完,实际现货为0
2)主商品号是用以订货的唯一编号,商店可根据主要商品号或其它参照商品号进行收货,当收到其它参照商品号的商品时,系统会将收货数量归入主要商品号,且其它各参照商品号的销售情况也会归入主要商品。
系统将根据各参照商品号的现货数量、已订货和销售率为主要商品号计算建议订货数量。
3)主ITEM的订货类型优于次ITEM的订货类型,即主ITEM的订货类型为AS/AD,即系统自动补
货,次ITEM的订货类型为GO,只能由采购进行补货,或为DI状态。
4)变价时,总部只会传来主ITEM的价格变动信息,部门同事只需变动主ITEM的价格,正确做成参照的次ITEM的价格会随主ITEM自动变价。
如果主次ITEM未做成参照,次ITEM未能自动变价,当次ITEM为活动状态时,需由UPC通知商品行政部;当次ITEM为DI状态时,无需变价。
注意:
并非所有的主次ITEM都必须做成参照,如果有的次ITEM已属于删除(DI)状态,则勿需做成参照。
三、“供应商展示商品”屏幕
进入SMART系统后选择:
∙商品管理
∙商品资料维护
∙供货商展示商品
输入六位数的供应商代码或按F2键输入供应商名称的前五位英文字母,可显示该供应商提供给商场的所有商品目录。
在该屏幕下,选择任一商品,按F10键便可以回到该商品的查询屏幕,在商品查询屏幕按F3键,可以返回供应商展示屏幕。
第六章最佳点库存管理屏幕
一、PI的定义
-----PI是指SMART系统所记录的商品数量。
影响PI的部门及因素
1、PI的增加
1)收货部---收货定案(DC,DSD,索赔换货进,友店MTR转进)
2)前台---顾客退货
3)UPC,INVOICE做库存调整加PI
2、PI的减少
1)、索赔部---退货给供应商;做DAMAGE;做SK
2)、前台---POS机过机销售
3)、收货部---友店MTR转出
4)、UPC,INVOICE库存调整减少PI
3、增加/减少PI的生效时间
∙SMART系统中操作,即时更新PI
∙POS系统中操作,每小时更新一次PI
二、PI屏幕
1、最佳点库存屏幕名词定义
栏目
定义
UPC
商品条形码
商品
商品的ITEM
名称
商品的SAMART说明
销售价
商品在本商店出售的实际含税价格
提价
商品毛利,即(售价-成本)/售价*100%
现货
即PI,是SAMART系统记录的商品数量。
(如某种商品虽已送到商场,但收货部未对其定案,其数量不会在系统内有所反映。
)
在运输中
DC已开出发票,超过24小时商场尚未收货定案的商品数量。
此项只适用于仓库订货商品和WMDC配销的直订商品。
注:
开出发票时间和送货时间在24小时之内的商品,不会出现在此项
在仓库
(1)仓库订货商品,还未开出发票的系统补货或手写的订货数量(中国不适用)
(2)直订商品:
仓库已经收到供应商的送货,但还未开出发票给订货商场的
商品数量
已订货
已生成订单的商品数量。
如果数量在[**]号内,表明该商品在最近一次订单审核日之前有手工订单,还未生效。
最大货架上限
货架上所能摆放商品的合理数量。
状态
指订单的种类和商品的状态(例如:
仓库/活跃,直订/新商品,停用/非活动)
选项
显示商品在商场的订货方式
REPLN----可补充商品,即由POS系统自动补货
NRPL----不可补充商品,即由采购订货
补充----常规补货商品
补充/分类----一种品种齐全的商品
补充/参照----有参照的商品
无效----该商品不是为本商店分类或设置的,如果该商品有库存,联络采购员
删除----已被删除的商品
配送商品流转图示:
已订货已订货在仓库在运输中现货
[60]60606060
订单审核日供应商送货到开出(超过24小时)商场收货定案
DC,DC收货DC发票
2、PI屏幕功能键的作用
键
描述
F2
显示功能键列表
F3
退出当前屏幕
F5
该商品前五周每周的销售数量
F5+F5
该商品前七天每天的销售数量
F6
在手提终端下可打印标签
ALT+F6
在手提终端下可更换标签的打印类型
TAB
显示参照商品
F12
取消显示或输入,退出当前屏幕
第七章做一个好商人
路径:
手提终端
最佳点库存
做一个好商人/联机例外总结
一、例外屏幕
在做一个好商人/联机例外总结屏幕下,按TAB键
屏幕作用:
为确保PI准确、商品补货准确、标价和标签等准确,BAM屏幕会列出每天的部门例外,部门同事通过处理每天的例外,更有效地管理楼面。
部门管理层必须在每天早上9:
00前跟进完所有例外。
1、负现货例外(NEGATIVEONHANDS)
所有PI小于等于负3的商品,系统会自动提交到此屏幕,负现货要求在24小时之内跟进完毕。
回车进入屏幕后,在商场和后仓中分别完成计数,按F10发送至“现货变更审核”屏幕,总经理审核批准定案后,例外自动清除。
如果总经理拒绝现货申请,例外则继续保留在例外屏幕中。
(1)负现货产生的原因
∙商品已经送到商场,在前台出售,但收货部还没有定案
∙收银员在销售时错误地使用数量键
∙索赔部定案时数量有误,或者是定案商品有误
∙收货时收货定案数量错误,或者是收货定案商品有误
∙更改PI时点数不准,错误地更改了PI
∙PI数量
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