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最新公文写作复习资料整理
公文写作期末复习材料
第一讲
★公文的发展
到了秦代,公文从文类到体式都得以充分的发展。
制定了现在仍在沿用的“抬头”、“用印”等制度,这标志着公文在当时已经相当成熟。
汉代的公文体式主要有书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表等等,在表达上和结构上,有了一些相对固定的格式。
魏晋南北朝时期,公文无论从写作实践上还是从理论上看,都有明显的发展进步。
唐宋时代更是中国古代公文走向成熟的时期。
由于这个时期出现了中国文化史上著名的“唐宋散文八大家”,涌现的名篇更是数不胜数。
元明清时期,在应用文研究方面渐趋深入,其中对公文的各种体式论之甚详。
辛亥革命以后,南京临时政府于1912年颁布了第一个现代公文程式条例。
中国共产党成立后,也很快有了自己的公文体式,瞿秋白还于1931年起草了《文件处理办法》。
1942年,陕甘宁边区政府发布了《新公文程式》。
建国后,政务院于1951年就发布了《公文处理暂行办法》,以后多次修改,一直发展到目前所用的《国家行政机关公文处理办法》。
1、行政机关的公文(包括电报)的定义。
行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
2、法定效力的含义
法定效力包括两层意思:
(1)作者的法定性:
国家行政机关的公文的作者是在宪法和法律的范围内活动,他们制发的公文代表着执政阶级的利益,体现执政阶级意志,是行使行政政权的活动,是受宪法和法律保护的。
(2)公文内容的法律性:
国家行政机关公文担负着国家行政机关行使权利,组织各项管理国家的公务活动,其内容必须反映各级人民政府的职权。
3、规范体式的含义
国家行政机关的公文,从文种确立与使用、格式与标准、行文的方向与方式、公文的处理程序以及公文的文字等都要按国家的统一进行,有着完整严密的规范标准。
4、公文写作的学科性质
(1)应用性:
直接应用性是公文的显著特点。
(2)政治性:
公文是为阶级和国家政权服务的。
(3)综合性:
需要写作主体具有多种素养、多种能力、多种心理素质的综合应用。
(4)实践性:
多写多练,善于总结,掌握规律。
创造性:
公文写作是一项创造性的精神劳动。
5、公文写作的研究对象。
它是人们以实现管理职能为目的,以研究公文本质规律,基本理论写作原理,写作体式为内容。
以掌握公文的写作方法和处理技能为中心的新兴应用科学。
6、公文写作学的研究任务
(1)公文写作基础理论:
包括公文的特点、分类、书面格式、行文规范、制发规律、办理规程等
(2)公文写作原理:
包括公文主题、公文的材料、公文的结构、公文的表述、公文的语言
(3)公文写作体式:
包括国家法定行政公文与常用事务公文。
7、公文的格式要求
采用国际标准A4型(规模210mm×297mm)
公文纸天头(上白边)为37mm+1mm
公文用纸订头(左白边)为28mm+1mm
版心尺寸为156mm×225mm
排版规格正文用三号宋体字,每排22行,每行28字。
标题用二号小标宋体字。
第二讲
1、公文的分类
(一)根据文种的法律地位不同可分为:
1、法定(亦叫主要)文种:
即新《办法》中确定的文种,即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2、和非法定(或叫非主要文种):
在国家行政机关的公文中,还存在着大量的公文文种,大至总结、计划、小至简报、便函,我们将这些文种统称为非法定文种。
(二)根据文种所起的作用不同分为:
规范性公文(如条例、章程、规定……);
计划性公文(如计划、规划、工作要点、方案、安排……)
指导性公文(如指令、决定、通知……);陈述性公文(如综合性总结、报告、调查报告……)
请示答复性公文(如请示、批复……);沟通情况性公文(如通报、简报……)
宣传教育性公文(如讲话稿……);商洽性公文(如函……)等
(三)根据文种的不同行文关系可分为
1、上行文(名解):
即指下级机关对上级机关的行文,如请示、报告等。
2、下行文(名解):
即指对本机关下属单位的行文,属自上而下的发文。
具体文种有决定、决议、通知、通报、批复等。
3、平行文(名解):
即指平行机关或不相隶属机关之间的行文,如函等。
(四)根据公文来源及形式
1、普发公文(名解),指上级机关对所属各下级机关发的通知、通报等下行文。
2、单发公文(名解),亦叫专发公文,即主管上级、所属下级单位及其他外部单位发来的公文,只对某一机关的公文,只需主送一个机关。
3、收入公文(名解),即主管上级、所属下级单位及其他外部单位发来的公文。
4、发出公文(名解),即本机关、单位向外发出的公文。
5、公布公文(名解),即向人民群众公布传达或通过报纸、电台、电视台向国内外公开宣布的公文,如布告、通告、命令、令等。
6、文(名解),即机关内部使用的公文。
(五)根据公文的机密性质不同可分为
1、绝密公文(名解),指涉及国家核心机密内容的公文,一旦内容泄密会使国家的安全和利益受到特别严重的损害。
2、机密公文(名解),是涉及国家重要机密的公文,一旦泄密会使国家的安全和利益遭受较大损害。
3、秘密公文(名解),是涉及国家一般秘密内容的公文,一旦内容泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。
(六)根据公文的效用程度不同分
有草稿、定稿、正本、副本、试行本修订本。
2、公文的特点
(1)严肃的政策性:
一方面行政公文本身是一种政治;另方面行政公文制发的目的是为了制定、宣传、和执行政策的。
(2)严格的时间性:
由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一,决定了公文要求快写、快发、快处理。
(3)法定的作者与读者:
公文的作者必须是法定的机关,公文的读者对象也是法定的。
(4)内容的权威性:
公文是法定机关依据自己法定的职责和权力对社会实行的政治性和非政治性管理。
(5)特定的体式:
公文有惯用的格式和法定的格式两种
(6)特定的处理程序:
公文必须按照统一的规范要求办理。
3、公文的作用
一、沟通联系作用二、法规准绳作用三、宣传教育作用四、凭证依据作用
★公文的书面格式(包括眉首、公文主体、版记)
4、公文的眉首的组成部分
(一)公文份数序号(名解):
是依据同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印数和分发范围及对象。
(二)秘密等级(名解):
密级是指公文的秘密等级,是标识公文保密程度的一种标志。
(三)缓急时限:
是对公文送达和办理的时间限度。
分为“特急件”“急件”“平件”。
(四)发文机关标识:
它由发文机关全称或规范化简称后加“文件”(或加括号标注文种名称)组成。
用大字(红色)居中印在文头的正中央。
(五)发文字号,由发文机关代号、发文年度(用六角括号括入)和该年度的发文顺序组成,三者缺一不可。
位于发文机关标识正下方居中位置。
(六)签发人,只用于上行文,其作用在于表明机关发文的具体责任者,督导各级领导者认真履行职责,提高公文质量。
(七)间隔横线:
紧靠发文字号和签发人下面居中位置划一条不长于140毫米的细实线作为文头区域和正文区域的界限。
公文用间隔线将文头与正文明显隔开,为的是使文面美观、醒目。
5、发文字号的作用:
便于公文的发出;便于掌握、统计发文的数量;便于查询引用;利于保管的系统性。
6、公文主体的的组成部分
(一)标题:
完整的公文标题应由发文机关、事由和文种名称三个部分组成
(二)主送机关(名解):
是指收受公文并对公文负主办或答复责任机关的全称、规范化简称或统称。
(三)正文:
用来阐述公文内容,表达发文意图,使受文者对公文所表达的信息获得准确、明白的认识。
一般要求一文一事。
不同文种的正文有不同的协作特点和要求。
(四)附件是:
用于说明公文正件所附的其他公文或材料。
(五)发文机关:
落款要写发文机关的全称,不用简称。
特殊情况需要用简称时,应写规范化简称,以免误解。
(六)成文时间,就是形成公文的确切时间。
(七)印章或签署:
印章(名解),是指作为公文制发机关权力象征的图章;
签署(名解)是指签发公文的领导人在公文正本的落款处签署姓名或盖签名章。
(八)附注:
是指对公文中某些内容或有关事项的注释或说明。
7、标题的作用
(1)传神:
即向阅文者传递公文的基本精神和中心思想。
(2)显性:
即显露公文的性质、特点;
(3)好记:
公文标题就是一份公文的名字,有了这个名字,收文机关才便于登记管理。
(4)便用:
便于查找、引用,立卷、归档
8、标题的基本要求
(1)准确:
对公文事由的概括要准;公文名称确定要准;标题中书名号使用要准。
(2)简要:
即拟写的标题不要过长和烦琐
(3)清楚:
即公文标题的表意清楚,不致引起歧义。
9、标题的排列的种类
标题的排列多种多样,大体有八种:
单行标题式;上下等长式;上短下长式;上长下短式;正递式;倒递式;
上下短中间长式;上下长中间短
10、公文版记的组成部分
(一)主题词(名解),又叫关键词,指公文中最能概括其主题内容,最能说明问题,起关键作用的词语。
(二)抄送(含抄报、抄发)机关(名解)是指除主送机关外,其他需要了解公文内容而又不承担主办或答复责任的机关的全称、规范化简称或统称。
(作用)标明公文的发送范围,使有关机关了解公文内容,以便在必要时给予配合。
(三)印发说明(名解)又称印制版记。
用于标识公文印发部门名称、印发(翻印)日期和印刷份数。
包括印发机关、印发日期
11、行文规则的定义是指公文撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则。
12、公文的行文关系
(一)上下级关系:
处于同一组织系统的上级机关与下级机关之间存在上下级关系。
(二)隶属关系:
处于同一系统中的上级业务主管机关与下级业务主管之间存在指导与被指导关系。
(三)平级关系:
处于同一组织系统、专业系统中的同级机关之间是平行关系。
(四)非隶属关系:
非同一组织系统又非同一专业系统的机关之间为不相隶属关系。
13、下行文的关系上,应注意哪些问题
(1)要选准下行文种。
如命令(令)、决定、通知、通报、会议纪要、批复等。
(2)一般只发直属下级,也可以扩大到所属同级。
(3)公告、通告及凡经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
(4)政府部门如确需向下属机关以“文件”形式行文,应当经本级政府批准,行文时应注明经政府同意。
(5)受双重领导的下属机关,上级机关向这些单位发送批复、专门性的决定和通知等公文时(例如领导成员的任免、机构的增减、业务上的重要事项等),视需要可抄送另一个对其承担领导责任的上级机关。
(6)在向下级机关或者本系统的重要行文,要同时抄送直接上级机关。
(7)上下级机关不能联合行文。
(8)不经特别授权不能以党组名义向本机关的下级机关的党组或党委直接行文,更不能向下一级行政机关行文。
14、上行文的关系上,应注意哪些问题
(1)要选准上行文种,即请示、报告,议案在某种意义上应视为上行文种。
(2)一般不能越级。
(3)机关不能交叉行请示,报告性公文。
(4)受双重领导的机关向其中一个上级机关主送请示或报告的同时,可抄送另一个上级机关。
15、平行文的关系上,应注意哪些问题
(1)要选准平行文种
(2)注意语气,多用商量的语气,不能强加于人,更不能用指示性的口吻。
16、行文方式的种类
(一)逐级行文
(二)越级行文(三)多级行文(四)普发性行文
17、行文规则(详见课本p397)
(一)注意隶属关系,尊重机关职权
机关之间的隶属关系和职权范围是确定行文关系的重要前提,也是制定行文规则的重要依据。
在同一组织系统的上下级机关之间是相隶属关系,即领导与被领导关系。
机关和机关内部各部门都必须正确掌握发文的权限。
凡不相隶属的机关、部门之间,均不应以领导指导和被领导指导的身份行文。
同一系统的上下级业务部门之间,仅有业务指导关系,没有隶属关系。
在同一组织系统的同级机关之间或不同组织系统的各机关之间是平等关系或不相隶属关系。
(二)大力精减文件,严格控制发文数量和范围
各级机关的行文都必须本着精减的原则,严格控制发文的数量和范围。
应当按照公文的内容确定发文的范围。
内容与受文单位的工作有关的就发,否则就不发;凡是可发可不发的公文,坚决不发。
(三)在一般情况下,党政机关不得越级行文
党政机关要严格控制越级行文,除非确有特殊情况,一般以不越级为宜,以免打乱正常的领导隶属关系和工作业务联系。
在特殊情况下的越级行文,必须同时抄报越过的上级机关,以便于上级机关了解情况或协助其办理有关事项。
同样,上级机关或业务主管部门向下级行文,一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级。
(四)牵涉到几个部门的问题,部门之间要先协商一致或经上级裁决,然后向下行文。
各部门之间对有关问题未经协商一致,或未经上级裁决,一律不得各自向下行文。
在机关工作中,有些问题往往牵涉到几个部门,尤其在当前改革经济体制和转变政府职能的新形势下,对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度。
因此要从全局或整体利益出发,经过有关方面充分协商。
如果某部门擅自行文,上级机关有权责令纠正或下令撤销。
(五)行文必须正确确定主送机关和抄送机关
机关的行文应当分清主送机关和抄送机关。
向上级机关的行文,或者要求对方机关办理答复的公文,应当主送一个机关,其他相关机关部门可以抄送,切不可多头主送。
(六)主送机关与公文名称要相互呼应
公文的名称要与该份公文的主送机关相互呼应。
如果公文名称与主送机关搭配不当,就可能出现行文关系上的混乱。
(七)关于联合行文问题
一般来说,同级机关、部门或单位可以联合行文,不同级的不能联合行文。
联合行文应当确有必要,且单位不宜过多。
(八)关于“请示”的行文问题
凡请示的公文应当一文一事,一般只写一个主送机关。
向上级机关的请示,在上级机关未批复之前,其内容并不生效,因此不能同时抄送下级机关,否则会造成工作的混乱。
不得在报告中夹带请示事项,以免贻误工作。
(九)关于各级党政机关办公厅(室)的行文问题
各级党政机关办公厅(室)向下行文,必须把握好职权范围和授权范围。
它常常是代表所隶属的党政机关行使职权,向下行文。
这时在形式上它似乎同下一级单位是平级的,不能直接向下行文,而实质上却不是超越自己的职权范围行文。
(十)在报刊上发布的法规性公文,应视为正式公文依照执行
经过批准在报刊上全文发布的行政法规和规章,应当视为正式公文依照执行,可不再行文。
同时,可由发文机关印制少量文本,供存档备查。
第三讲
1、公文的主题的定义
公文的主要思想与中心内容,他表现为作者的思想与中心内容,它表现为作者的主要思想和基本观点;表现为主要事件或主要问题所蕴含的客观意义。
2、公文主题的作用
(1)公文主题决定材料取舍和提炼
(2)主题支配公文的谋篇布局
(3)主题制约公文表达手法的运用
(4)主题影响公文的遣词造句
(5)主题决定公文的价值
3、公文结构的概念:
结构是指公文的组织安排、布局谋篇。
它的功用是根据主题的需要,把材料有步骤有主次的组织起来,形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。
★公文的结构
开头:
开端部分,展开公文主体内容的起点,对读者理解全文有重要引导作用
主体:
是全文的主要内容,是公文的核心部分
结尾:
公文的终结与收束部分,对完成主题、结束全篇,帮助读者明确主旨,加深认识,增加说服力,以确定行为方向有重要作用
4、公文开头的种类:
概述式、引述式、原由式、结论式
5、公文的主体的种类:
开列式、递进式、因果式
6、公文的结尾的种类:
总结式、请求式、说明式、自然式
7、公文的材料的定义材料是作者为某一写作目的从公务活动领域调查搜集以及写入文章用以表现主体的一系列事实数据和理性观念。
8、公文选材的要求
(1)绝对真实:
公文选用的材料是制定政策、表达思想、说明意见的依据。
因此不可以虚构。
(2)典型集中:
选择具有代表性和普遍常见的,具有鲜明个性特征而又能深刻揭示机关工作的本质的材料。
(3)新鲜有力:
便于生发新意,深刻表现公文的思想
9、公文材料与主题的关系
(1)材料是提炼和形成主体的基础
(2)材料是表现和深化主题的手段
(3)材料的取舍和组织受主题的制约
10、公文语言的特点
(1)强调语词的“字面义”,而非“联想义”
(2)强调语言的陈述性而非描述性
(3)强调语言的写实性而非虚拟性
(4)强调语言的规范性而非个性化
11、公文语言的要求
(1)准确:
准确的运用语言,恰如其分的表达思想观点;造句要符合语法规范,判断合乎逻辑;句子语意要完整,关联词语的使用搭配要得当
(2)简明:
用尽可能少的文字表达尽可能多的内容,做到言简意赅。
(3)专重、平实
(4)得体:
公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文方向和特定文体表达的要求
12、如何做到准确
(1)避免表达模糊不清,产生歧义
(2)防止褒贬不当
(3)排除错漏
13、如何做到专重、平实
(1)使用书面语言,少用口语、俗语
(2)使用标准化语言
(3)避“虚‘就’实‘,切忌澜用文学语言
(4)语言实在,言之有物
(5)避免“学生腔“
14、如何规范的使用公文语言(使用公文语言的技巧与方法)
(1)规范的使用汉字
(2)规范的运用名称
(3)正确运用引语:
要引全、要引准、要得体
(4)规范使用数字
(5)规范运用标点符号
(6)正确使用专门用语
15、不规范的情形:
繁简并用、随意简化、滥造
16、如何规范的运用名称
(1)同一名称在同一篇文稿中出现不止一次时,力求整齐划一,防止前后不统一的现象发生
(2)凡外国国名,重复的或者常见的地名、人名、党派、政府机关、报刊等译名,均应以新华社的译音为准
(3)运用同类名称时,注意排列次序
(4)各类单位地区名称,在文稿中第一次出现时,应写明所在地区或所属省、地、县
(5)使用简称时要按通用的习惯用法,不能随意生造
(6)各种事物名称连用时,要注意把相互之间的概念属类。
不要把相互包含的概念并列在一起
(7)有些简称在某个系统或地区内很流行,但不是一般群众所熟悉的,则尽量不用
请示
1.请示的概念:
适用于向上级机关请求指示、批准,就是下级机关向上级机关请求指示和标准的呈请性公文。
2.请示的范围:
(一)向上级机关请求指示。
(1)对上级有关方针、政策、指示理解不清楚不明白的地方。
(2)工作中碰到了非本机关职权范围内所能解决的重要问题,需请求上级解决的。
(3)由于本地区本部门特殊情况难以执行文件规定而需变通处理的事项。
(4)工作中出现的新情况、新问题必须进行处理或提出办法,但需上级机关批准。
(5)工作中问题涉及到其他部门,处理意见有分歧,需上级机关裁决的。
(二)向上级机关请求批准
(1)对某项重要工作的方案、计划呈请上级审查批准。
(2)对某个重要问题处理意见需要呈请上级审查批准。
3.请示的特点:
(1)申述性:
提出事项,申明理由。
(2)请批性:
请求上级机关审阅批准。
4.请示的种类:
A.建议性请示。
B.请批性请示。
C.请指示性(答复性)请示
5.请示写作的结构安排
(一)标题:
由发文机关、事由、文种三部分组成。
(二)主送机关:
对所请示项负责并给予答复的上级机关,但只能是一个。
(三)正文:
(1)请示原由:
理由充分、重要、恰当、具体。
(2)请示事项
(3)结尾常以请求语作结尾。
如“以上意见当否,请批示”、“妥否,请批示”。
(4)落款:
发文机关以及发文日期。
6.请示写作的注意事项:
(1)一文一事。
一份请示只能写一件事。
(2)单头请示。
一份请示,只送一个上级领导机关,不能同时主送两个或两个以上机关。
如有需要,对有关的单位可用抄送的形式。
(3)不越级请示。
请示与其他公文一样,一般不越级请示,如果因情况特殊或事情紧急必须越级请示时,要同时抄送越过的机关。
(4)请示批准行政规章的请示:
应在正文中说明此项规章的和重要性以及主要内容并将拟制发的规章作为福建,一致上交。
(5)不得抄送下级机关。
请示上行公文,不得同时抄送下级机关,更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。
报告
1.报告的概念:
适用于向上级机关汇报、反映情况,答复上级机关的询问的公文,为上行文。
2.报告的种类:
按其行文目的、作用不同,可分为
(1)工作报告;
(2)专题报告(情况报告);(3)呈转性报告;(4)错误检查报告;(5)答复性报告。
3.写作要求:
(一)专题性报告:
凡只涉及某一方面、某一专项的事情,均属专题性报告。
(1)在内容上要求反映新事物、新问题和新情况,要有助于推进当前工作的开展。
(2)写作要及时,做完一项专门工作或解决某项问题之后,立即报告。
(二)工作报告:
侧重于陈述工作进展情况及主要做法,有时也夹有工作经验、教训,
(1)在正文中主要写明工作进程、工作成绩、经验、存在问题与下一步工作安排。
(2)主要按事件顺序、工作进展或逻辑关系分设若干小问题,有层次地概括叙述。
(3)重点突出,点面结合。
(三)呈转性报告:
基本都是向上级提出工作建设性意见。
(1)侧重于普遍存在的问题,提出意见或建议,因此其表达方式是在概括叙述事实基础上,加强分析和说理。
(2)所提出的意见或建议要具有科学性和可行性,在表达上多用条款式,要求条理清楚、陈述简练准确。
4.报告写作要领:
(一)通用规则
A.情况——做法——问题(意见);B.情况(做法)——原因(责任)——今后意见;
C.情况——原因(责任)——下步做法;
D.情况——原因——责任及处理意见;
E.情况——问题——建议等。
(二)注重时效,情况真实。
(三)语言要简洁,篇幅要短小。
(四)文体结构
(1)标题:
发文机关+事由+文种(发文机关有时根据需要可省略)
(2)主送机关(为直属上级机关)
(3)正文:
A.导语:
报告目的与缘由。
多用“现将有关情况报告如下”。
B.主体
C.尾语。
常用“特此报告”。
呈请性报告多用“以上报告如无不妥,请批转”结尾。
D.落款。
在正文之后的右下方标注发文机关。
E.成文日期。
通报
1.通报的概念:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的公文。
2.通报的种类:
(1)表扬通报;
(2)批评性通报;(3)传达事项的通报。
3.通报的特点:
A.时效性:
通报的内容都是当前新发生的事件。
B.典型性:
材料必须新颖、典型,选择与中心人物有关的重大情况或事项。
C.真实性:
通报的材料必须调查核实。
特别是通报批评。
通报应力求事实准确,用词分寸恰当,以理服人,不乱扣帽子,有说服力,起到教育作用。
D.教育性:
运用具有代表性、倾向性的事例,新颖的典型经验。
4.写作要求:
(一)按其写法有直述式和转述式两种。
(1)直述式:
发文机关直接叙述通报事件并加评论,提出要求。
(2)转述式:
对其他机关通报、报告的材料必须进行转发,并加以评论,提出要求的通报。
转发的材料必须是对本地区、本系统的工作有指导与借鉴意义。
(二)通报的正文、类型不同,写作时重点也不尽相同。
(1)表彰性通报:
按介绍先进事迹、宣布表彰决定,分析先进思想,指明如何向先进学习四个步骤。
(2)批评性通报:
应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法等方面写清楚。
一般分三个层次:
A、介绍错误的事实,即
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