文件及档案管理制度Word下载.doc
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⑸监理单位(施工单位)交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等;
⑹工程专题报告,包括开工报告、停工、复工报告;
工程预验收申请报告、工程验收申请报告、工程竣工报告;
⑺经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料;
⑻作为工作依据的其它外来文件和资料;
2、须管理的对外发文和内部文件包括:
⑴向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件。
⑵对重要问题提出见解和处理办法。
⑶招标投标有关资料及合同文件,包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。
⑷设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件;
⑸人事录用档案;
用工合同;
⑹公司内部文件、会议记录纪要、工作计划、考评鉴定、管理制度等。
⑺工地现场检查记录、施工日志和大事记、公司阶段工作总结。
⑻销售过程中与客户、外协单位交往中形成的文字资料、图纸、图表、计算材料、声像资料等。
三、职责划分:
公司各部门负责各自职责范围内有关文件资料的具体管理工作,各部门应建立本部门文件清单或文件目录,掌握文件分布和更改记录。
1、计划部负责与设计单位沟通,收集工程各阶段勘测设计文件、科研报告及批复文件、设计图纸及设计修改通知书和设计总结等资料,按项目整理、移交。
并负责提交本项目施工图纸总目录、设计修改总目录和技术要求总目录。
编写卷内目录及光盘(或电子文件)一份。
2、工程部负责与施工及监理单位沟通,收集、整理、编制、移交工程监理业务范围内形成的各项监理工作(工程质量、工期、投资等)的全部文件材料和监理工作总结;
负责监督检查及审核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、移交,对竣工档案在形成中是否收集完整、准确,负责竣工档案和竣工图的审核并签署意见。
负责收集、整理、编制、移交各承建总包单位的竣工档案,还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。
3、销售部负责在策划、推广、销售过程中与客户及外单位交往中形成的有关档案文件的管理。
4、行政部负责有关合同、招标、人事及公司日常管理档案的统一管理,并就档案管理工作对各部门的具体工作进行指导监督。
四、文件及档案管理办法
1、自编文件的处理程序步骤按如下执行:
拟稿人(拟文)
拟稿人部门负责人(审核)
如合同等需法律顾问审核时
公司法律顾问(审核)
总经理(批准、签发)
办公室(编号、打印)
行政部经理(组织发文)
档案管理员(签收、归档、保存、备查)
发给相关部门(执行)
(进入合同流转程序)
相关部门(执行)
合同执行人建立合同台帐备查,并报送财务部经理备案
说明:
①以上程序适用于发往公司外的各类文件,如各类合同、协议等以及发往公司内部的各类文件,如决定,通知,请示等。
发文交接由办公室组织发文签收表的填写与保管。
《发文签收表》见附件1。
②合同流转程序参见《合同管理制度》。
③公司所发的各类文件均由档案管理员根据编号登记、归档保存。
同时负责向相关人员提供查询。
④公司各类多页文件进入审批程序前,须先到行政部盖启封章。
2、外来文件的处理程序步骤按如下执行:
文件签收→文件编号→文件登记→文件处理意见→文件交办→跟踪催办→处理结果交验→文件归档管理
3、文件的换版及作废:
文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废,换发新版本。
换版、换页后的作废文件应按档案管理规定的要求进行处理。
需作资料保留时应在其醒目位置作“保留资料”标识;
由于保管期到或其他原因需销毁的档案资料,必须经公司领导书面批示,档案管理员填写档案销毁登记表,并完备签字手续后,由办公室领导现场监督销毁。
档案销毁登记表见附件4。
4、文字材料的整编按下列要求整理:
⑴按照工程档案分类大纲进行文件分类组卷,管理性文件按阶段、问题或重要程度进行排列;
同一问题(时间)的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起,按时间顺序排列;
一般文字材料在前,图样在后;
复文在前,来文在后。
⑵文字材料组卷应按专业进行分别组卷,组卷要遵循科技文件材料形成的规律,保持案卷内文件材料系统的联系,便于今后档案的保管和利用,确保案卷内所有反映的文件材料完整、齐全、真实、准确。
文字材料的载体和书写材料必须使用便于档案长期保存的材料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。
⑶文字材料的编目:
案卷页号均以有书写内容的页面编写页号,单面的文件材料在右下角编写页号;
双面书写材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。
案卷封面、卷内目录(图纸目录除外)、卷内备考表不编写页号,每卷从正文起用阿拉伯数字从001依次标注页号;
连接的案卷,每一卷都必须从001开始编写。
⑷文字材料的装订:
案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4(或16K),有文字面向内折。
为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左侧竖向装订(装订为3孔,每孔孔距为8cm)。
⑸案卷卷盒使用统一国标卷盒,卷内文字材料排列顺序为:
内软封皮(采用牛皮纸)、签字页、卷内目录、正文、备考表(采用牛皮纸)。
⑹卷内软封面的填写:
立卷单位名称应填写承建单位全称或通用简称,起止日期为文件材料(竣工图)日期,卷脊用牛皮纸打印填写;
为竖版,自左向右填,小三号宋体字(加粗),第一竖行前面留二个字空格;
第二竖行字顶头填写.
5、档案的归集:
⑴归档文件(合同)必须完整、准确地反映公司经营活动。
⑵归集的文件(合同)按类别、时间、内容、构成形式分类、归档。
⑶公司行政部为档案管理的主要责任部门,必须抓好各部门原始资料的积累,并督促专、兼职档案管理员及时、完整地收集整理、立卷、移交、归档等系列工作。
⑷归档文件交接时,必须填写《档案归存表》,见附件2,完成交接手续。
⑸案管理员必须认真做好档案统计工作,定期进行整理、核对、做好明细表(台帐),确保档案齐全、完整。
⑹凡违反上述规定者,给予批评、教育、情节严重或造成公司损失的将追究相关责任。
6、档案的利用
⑴查借阅档案时,必须履行登记手续,填写《查(借)阅档案登记表》,见附件3。
⑵资料员应保管好文件,防止发霉、虫蛀、残缺少页,保持清洁完整,不得涂改。
⑶档案管理员必须严格控制档案查阅及查(借)阅范围,只限于查(借)阅本人工作范围内的档案资料。
⑷查(借)阅人员必须严格遵守档案保密制度,不得将档案内容泄露给无关人员,未经批准不得私自复印或摘抄,不得私自抽取和污损档案。
7、档案的保管
⑴公司档案的保管期限分永久类、长期类和短期类三种。
⑵凡是反映公司的主要职能活动和基本历史面貌的,对公司管理、经营有长远利用价值的档案,为永久保管类。
主要包括:
公司制定的各类管理性文件、重要的请示、报告、总结、综合统计报表、各类证照、主要的图纸、技术资料、经济合同、机构演变、人事聘任文件、上级机关颁发的主要文件等。
⑶凡是反映公司一般工作活动,较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案,列为长期保管类。
公司的一般文件材料、一般会议资料,人事管理工作的一般文件、公司部门报送的总结、报告和统计报表等。
⑷凡是只在较短时间内对本公司有参考利用价值的档案材料,为短期保管类,主要包括:
公司一般性事务文字资料,上级机关和协作单位发送的需要本公司贯彻执行或协助的文件资料,公司内部报送的一般工作总结、报告和统计报表等。
四、附则
1、修改或终止本规定按上述程序完成。
2、财务档案的管理按财务相关制度执行。
3、本规定与以往制度冲突时,以本规定为准。
4、本规定自颁布之日起执行。
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