2..文件及档案管理制度.doc
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文件及档案管理制度
第一章文件及档案分类
第一条办公文档(含纸质和电子版)
1.人事行政部负责对百合全体工作伙伴办公文档进行系统管理。
2.行政办公文档设:
每月工作情况汇总、合同、员工档案、工作计划与报告、百合内外往来文件、传真、后勤工作记录等。
3.服务办公文档设:
个案、小组、社区活动资料、工作计划与报告、各类往来文件、拓展资料、外联项目和执行项目等。
第二条服务对象档案(含纸质和电子版)
1.服务对象档案是服务中心文档中保密资料的重要内容,符合社会工作的伦理守则。
2.服务对象档案包括服务对象基本信息,及百合为其提供各类评估与服务记录过程中制作的各类文件、文本。
3.服务结案前,由指定专案人员负责服务对象资料管理,并承担保密责任
第三条专业资料(含纸质和电子版)
1.资料分类
1)各种制度文本、流程、研发专案、研究论文等文件正本及复印件;
2)政府主管部门购买服务的政策法规;
3)中心简报;
4)搜集的各类行业材料;
2.图书杂志
1)服务中心所属图书是专供工作伙伴参阅,由中心文员统一保管,于每年6月、12月下旬详实盘点。
2)图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号,工作伙伴由于工作需要借阅的须登记借期、归还期。
如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。
3)一般情况下,图书只得在服务中心内部阅读,借书册数以三册为限,借书期限不得超出过一个月,若要续借者,重新到文员处登记。
4)对图书有损坏或遗失者,要做出一定的赔偿。
第四条服务中心资料和档案只可于服务中心内借阅,当天归还,不得携此外出。
第五条特殊情况需复印时,须填报复印申请报批后方可复印。
第二章文件及档案管理
第六条所有档案指定文员统一管理。
第七条社工个人未完成的档案由社工个人自主管理。
第八条档案始终坚持保密原则与分类管理原则。
第九条归档的文件材料必须年度立档,内部工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别归档。
第十条按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。
第十一条每季度进行一次全面、彻底的归档,各位社工要把本年度应归档而未归档的全部文件移交档案室归档。
第十二条出于对服务对象隐私保密的原则,与服务对象交谈的服务记录不得私自转借;未获得机构管理者或资源提供者明确同意下,不可向他人提供相关个人资料的档案。
第十三条不允许转抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
第十四条档案不许转借,只供在借阅者本人查阅。
第十五条借阅期限不得超过一个星期,到期必须归还,如需要再借应办理续借手续。
第十六条借阅档案的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
否则追究当事人责任。
第十七条借阅的档案交还时,必须当面交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告项目主管。
第十八条外单位借阅档案,应持单位介绍信,并经服务中心主任批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。
第十九条外单位摘抄卷内档案,应经服务中心主任同意,对摘抄的材料进行审查、签字。
第二十条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存。
办理销毁手续,经机构领导批准,方可销毁。
销毁时要有两人以上监销,并在清册上签字。
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- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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