会计档案管理制度Word格式.doc
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会计档案管理制度Word格式.doc
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它包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。
(3)会计报表
会计报表是反映公司会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表、年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
(4)其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部负责办理的有关数据资料。
如:
经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。
存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
2.会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。
(1)会计凭证的装订。
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
(2)会计帐簿的装订。
各种会计帐簿年度结帐后,应按时整理立卷。
(3)会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。
3.会计档案的保管
(1)会计档案的移交手续。
会计部在将会计档案移交公司档案部门时,应按下列程序进行:
A、开列清册,填写交接清单;
B、在帐簿使用日期栏填写移交日期;
C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
(2)会计档案的借阅。
A、会计档案为公司提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经公司领导批准。
B、外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经总经理或财务总监批准后,方可办理借阅手续;
公司内部人员借阅会计档案时,应经会计部部长批准后,办理借阅手续。
借阅人应认真填写档案代阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
C、借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
(3)会计档案的保管期限。
各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久性和定期性两类。
凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。
定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年、25年6种。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,如:
2001年度终了日为12月31日,保管期限按2002年元月1日开始计算。
为了全面反映会计档案情况,立档部门应设置“会计档案备查表”(见下表)及时记载会计档案的保存数,借阅数和归档数,做到中心有数、不出差错。
会计档案备查表
单位盖章:
总计数
凭证档案
帐簿档案
会计报表档案
其他会计资料档案
年初数
本年增加数
本年减少数
本年年终数
借阅档案情况
复制档案情况
归还档案情况
自用
外调
填报单位负责人:
填表人:
4.会计档案的销毁
(1)会计档案保管期满需要销毁时,由档案部门提出销毁意见,会同有关部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。
(2)会计档案要销毁时,报财务总监批准后销毁。
(3)会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;
(4)销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;
销毁会计档案时应由档案部门和会计部共同派员监销;
会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出面报告一式两份,一份报财务总监,一份入档案备查。
会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表:
会计档案销毁审批表
销毁会计档案意见
帐簿卷(册)数
凭证卷(册)数
备注
鉴定单位领导小组负责人(签名)
年月日
主管负责人批示(签名)
监销人(签名)
会计档案销毁清册
顺序号
类别
案卷号
案卷题名
起止日期
页数
保管期限
已保管期限
备注
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