青荣铁路工程项目文件管理与归档讲座Word下载.docx
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由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;
项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。
在这个阶段,特别要求建设单位在发包前,除了重视建设进度、工程质量、技术保障等外,还应注意在合同条款上增加涉及项目档案质量、移交时间和违约处罚的具体要求。
建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况,审核,签署竣工文件,并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
监理单位的核心问题是要通过各种方式的监督、检查,确保项目文件的完整、准确和系统。
在委托合同中应明确提出对项目档案质量的要求,特别是隐蔽工程项目档案的监控。
(3)项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件;
项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
项目器材供应、财务管理中形成的文件,要保证完整、准确很不容易,需要建设单位和监理公司作为监督、检查、指导的重点单位。
二、收集范围、收集时间
反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,归入建设项目档案。
各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集;
引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档,再行译校、复制和分发使用。
第二个方面、铁路现行的工程文件编制管理办法及各参建单位归档内容
工程文件归档,依据标准:
(1)铁道部办公厅(办档〔2002〕8号)文《关于印发〈铁路建设项目竣工文件编制移交办法〉的通知》;
(2)铁道部2010—TB10443《铁路建设项目资料管理规程》;
(3)2007—TB10402《铁路建设工程监理规范》。
这几个文件是当前铁路建设项目文件管理和归档所要遵循的基本原则和依据。
下面我给大家进行详细解读:
一、建设项目文件资料管理规定和要求
1、组织管理。
建设项目资料应以管理制度标准化、人员配备标准化、现场管理标准化、过程控制标准化为基础,全面反映质量安全、工期、投资效益、环境保护和科技创新等目标控制体系要素。
加强组织管理是通过制度、措施和办法来保证的,是通过组织实施和人员的具体实践来实现的,最终通过文件的形式来记忆的。
建设、勘察设计、施工、监理等单位应制定建设项目资料管理工作标准和岗位责任制,并定期进行检查、控制和考核。
加强组织管理、制度管理是做好工程文件归档工作的基础。
2、过程管理。
《铁路建设项目资料管理规程》要求:
“建设项目资料形成、收集和整理工作应与工程进度同步进行,并做到系统、完整、真实、准确,保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量追溯功能。
”在建设项目的全面管理上,无论是建设单位、还是监理、施工单位,都要通过制度和实际措施保证建设项目文件的形成、收集、整理与工程项目的进度同步进行,不能事后补制或集中突击进行。
工程施工过程中的监理和施工文件要与工程施工进度依次积累,并做好日常管理,在初步验收时形成齐全、完整、准确的竣工文件,及时向相关的单位移交归档。
只有做到了“系统、完整、真实和准确”才能“保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量追溯功能。
”
3、建设项目文件的技术要求。
“建设项目资料应字迹清楚,图表整洁,图样规范,签认手续完备。
”“建设项目资料应按规范性格式进行填写。
当现行标准和有关管理办法中尚无规范性格式时,应由建设单位根据工程特点和资料内容进行统一。
”“建设项目资料应积极采用信息化手段进行管理,不断提高资料管理工作的质量和水平,电子文件的管理应符合相关的标准和规定。
上述3点明确了组织管理、过程管理和所形成文件的技术要求,这即是确保建设项目文件整体质量的前提,也是实现质量要求的方法和基本要求。
各相关单位应当按照这些要求,做好各环节的工作,以确保建设项目整体优化目标的实现。
二、应归档范围和归档内容
竣工文件的编制归档《铁路建设项目资料管理规程》规定:
“竣工文件应由建设单位组织有关责任单位编制,接管使用单位档案管理部门应予以协助指导。
”“编制单位应保证竣工文件的系统性和完整性,并对其真实性和准确性负责。
”“竣工文件的编制、整理、验收、移交、管理应符合有关标准和管理办法的规定。
”归档内容和各自的责任是明确的。
主要分五个部分:
(一)部分:
建设管理资料(A类)
建设单位应纳入竣工文件的主要内容是建设管理资料。
它由建设单位负责收集,按照形成阶段、项目、专业进行整理。
主要内容有:
(1)建设单位内部管理资料。
包括:
管理机构资料。
(2)立项决策资料。
预可行性研究报告;
预可行性研究报告批复文件;
环境影响报告书;
环境影响报告书批复文件;
水土保持方案报告书;
水土保持方案报告书批复文件;
节能报告书;
节能报告书批复文件;
防洪影响评估报告书;
防洪影响评估报告书批复文件;
通航论证报告书;
通航论证报告书批复文件;
地震安全性评估报告书;
地震安全性评估报告书批复文件;
文物保护影响评估报告书;
文物保护影响评估报告书批复文件;
可行性研究报告;
可行性研究报告批复文件。
(3)征地拆迁资料。
建设用地预审资料;
建设用地预审批复文件;
选址意见书、建设用地规划许可证;
勘测定界成果资料;
施工用地图纸、资料;
征地拆迁现场操作资料。
(4)招投标管理资料。
招标计划;
招标计划批复文件;
招标公告;
资格预审文件、招标文件;
资格后审批准文件;
资格预审评审资料;
投标文件;
开标记录文件;
评标报告;
中标通知书、中标结果通知书;
招投标情况书面报告。
(5)合同管理资料。
合同审查资料;
合同联签文件;
合同变更、解除及纠纷处理文件;
合同文本。
(6)开工报告。
建设项目开工报告;
建设项目开工报告批复文件;
合同标段和重点工程开工报告;
合同标段和重点工程开工报告批复文件;
单位工程开工报告;
单位工程开工报告批复文件。
(7)技术管理资料。
指导性施工组织设计资料;
全线控制测量方案;
线路贯通测量资料;
科技成果资料;
工程项目总结。
(8)物资设备管理资料。
甲供(控)物资设备质量记录。
(9)质量安全管理资料。
质量安全事故资料;
专项检测资料。
(10)质量安全监督资料。
质量安全监督审批资料;
质量安全监督报告。
(11)水土保持、环境保护资料。
水土保持资料;
环境保护资料。
(13)投资控制资料。
投资估算文件;
投资估算审查修改文件;
设计概算;
鉴修概算;
投资检算;
分标段执行预算;
验工计价资料;
清理概算资料。
(二)部分:
勘察设计资料(B类)
勘察设计文件,由勘察设计单位和建设指挥部按照《铁路建设项目资料管理规程》要求进行编制。
纳入竣工文件的内容有:
(1)勘察资料。
勘察大纲资料;
勘察报告资料;
预测资料;
初测资料;
定测资料;
勘察监理资料。
(2)设计资料。
初步设计资料;
施工图设计资料;
变更设计资料;
工程咨询资料。
(三)部分:
监理资料:
(D类)
监理资料由监理单位按照《铁路建设项目资料管理规程》及《铁路建设工程监理规范》(TB10402—2007J269—2007)要求进行编制。
监理档案可按照以下内容分类组卷
1、监理组织机构资料
2、监理规划
3、监理实施细则
4、监理日志
5、监理月报
6、监理工作总结
7、工程质量评估报告
8、工程停(复)工令
9、旁站监理记录
10、见证、平行检测资料
11、工程延期报告及审批资料
12、索赔申请报告及审批资料
13、竣工报验单及验收记录
(四)部分:
施工资料C类(五)部分:
竣工资料E类
这两部分应该由建设单位组织有关施工单位进行收集整理,按照《铁路建设项目资料管理规程》和铁道部2002办档8号文进行编制。
施工资料(C类)
《铁路建设项目资料管理规程》中规定纳入竣工文件的内容:
1、施工管理资料:
主要包括
(1)施工组织机构资料:
2、施工技术资料:
包括
(1)超前地质预报资料(隧道)
(2)施工技术总结
3、工程测量资料:
(1)施工控制测量资料
(2)施工测量放样资料
(3)结构变形监测与控制资料
(4)沉降变形观测与评估资料
(5)竣工测量资料
4、工程试验资料:
(1)工程试验报告:
5、施工记录资料:
(1)施工记录
(2)施工日志
6、施工质量验收资料:
(1)物资设备质量验收资料
(2)检验批施工质量验收资料
(3)分项工程施工质量验收资料
(4)分部工程施工质量验收资料
(5)单位工程施工质量控制资料
(6)单位工程实体质量和主要功能核查资料
(7)单位工程观感质量检查资料
(8)单位工程验收资料
(五)部分:
竣工验收资料(E类)
1、基础资料:
(1)竣工图:
(竣工图仍然按照8号文的要求准备)。
(2)竣工表、册:
是针对建设项目各类工程、设备、设施、系统技术条件、工程数量表、建交表、投资表等,按有关规定编制的汇总表、对照表和清册等。
(3)国有土地使用证:
建设单位向国土管理部门申领铁路用地国有土地使用证。
(4)水土保持、环境保护设施验收资料:
水土保持、环境保护设施的施工质量验收或竣工试运行验收资料,以及行政主管部门的验收批复。
(5)劳动、安全、卫生、消防设施验收资料:
劳动、安全、卫生、消防设施的施工质量验收或竣工试运行验收资料,以及相关部门的合格验收意见。
(6)竣工决算资料:
包括建设单位按有关规定编制的竣工决算及审计结论等资料
2、验收资料:
(1)静态验收资料:
包括子系统(专业)验收申请表、子系统(专业)验收记录表、综合系统验收申请表、综合系统验收记录表和静态验收报告。
其中应含有按照系统集成理念进行综合调试的有关资料。
(2)动态验收资料:
包括动态验收实施方案、动态检测报告、动态验收记录表、动态验收报告等。
其中应含有综合调试、试运行的资料。
(3)初步验收资料:
包括初步验收申请表、初步验收报告。
(4)安全评估报告:
是由铁路安全监察部门组织(或委托具有资质的第三方机构)进行安全评估,就建设项目试运营(或临管运营)提出的安全评价意见。
(5)国家(正式)验收资料:
包括国家验收申请表、国家(正式)验收证书。
另外,我们还应注意把握以下原则:
即凡是反映或记述项目确立,反映工程项目经济和社会价值意义,反映工程技术和物质状态,反映工程质量意义,并对工程质量具有追溯功能,为运营维护直接提供信息支持的工程文件均应纳入归档范围。
这是今后铁路建设工程精细化管理、确保工程质量的需要,也是资产经营管理和工程项目竣工投产后运营管理的需要。
施工单位组卷的文档内容
根据TB10443《铁路建设项目资料管理规程》,施工单位的归档范围有14项内容,用表格形式归纳一下
序号
文档类别
包含的内容
1
开工报告
合同标段和重点工程开工报告、合同标段和重点工程开工报告批复文件、单位工程开工报告、单位工程开工报告批复文件
2
施工技术资料
超前地质预报资料、施工技术总结
3
质量安全管理资料
质量安全事故资料、专项检测资料
4
质量安全监督资料
质量安全监督报告
5
投资控制资料
验工计价资料
6
设计资料
变更设计资料
7
施工管理资料
施工组织机构资料
8
工程测量资料
施工控制测量资料、施工测量放样资料、结构变形监测与控制资料、沉降变形监测与评估资料、竣工测量资料
9
工程试验资料
甲供(控)物资设备质量记录、工程试验报告、物资设备质量验收资料
10
施工记录资料
施工记录、施工日志
11
施工质量验收资料
检验批施工质量验收资料、分项工程施工质量验收资料、分部工程施工质量验收资料、单位工程施工质量验收资料、单位工程质量控制资料、单位工程实体质量和主要功能核查资料、单位工程观感质量检查资料
12
竣工验收基础资料
竣工表、册,水土保持、环境保护设施验收资料,劳动、安全、卫生、消防设施验收资料
13
竣工验收资料
(1)静态验收资料、【包括子系统(专业)验收申请表、记录表、综合系统验收申请表、记录表、静态验收报告。
】、
(2)动态验收资料【包括动态验收方案、动态检测报告、动态验收记录表、动态验收报告
14
竣工图
三、《铁路建设项目资料管理规程》规定竣工文件的编制及质量要求
1、竣工文件编制要求
(1)项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制竣工文件。
(2)竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核把关。
国家验收(档案单项验收时要查看监理的审核签字,如京沪高铁档案国家验收、合武铁路等)
(3)根据《铁路建设项目资料管理规程》及建设项目实际情况,进一步收集所缺少的重要文件;
文件数量未满足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。
(4)对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
(5)与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起,也可以单独组卷,但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。
2、竣工文件质量要求
(1)归档的文件必须是原件要求字迹清楚,图样清晰,图表整洁,盖章(红色原印)、签字(手签)手续完备。
(2)需永久、长期保存的文件不能用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
(3)打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
(4)录音、录像文件应保证载体的有效性。
(5)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
以上是根据《铁路建设项目资料管理规程》的要求结合工程文件归档重点讲的几个方面问题。
纳入竣工文件的一些资料,既有建设单位形成的,也有勘察设计单位、施工单位和监理单位形成以及政府行政主管部门形成文件。
但是,这些文件大多数是不同阶段形成的管理性文件,这是与以前的相关文件的最大不同。
因此说,《铁路建设项目资料管理规程》的施行,对加强建设项目全面管理和项目资料的过程管理及归档,确保建设项目文件的系统性、齐全性、完整性和准确性均产生重大影响,其归档内容也将伴随工程施工过程管理方式方法和要求的变化,而发生较大的变化,尤其是施工过程中所形成的一些质量控制、检测、检查方式方法及手段,工程验收程序的变化,归档文件内容也会有所变化。
但是,归档文件总的要求不变,就是全面、系统、真实、完整、准确和规范,既要能全面准确反映建设项目技术状态,又能反映建设项目物质状态,还能有利于建设项目文件的长期管理利用。
第三个方面:
工程文件组卷的原则、方法及案卷质量要求
一、竣工文件组成保管单位应遵循的原则
1.要有利于将来资料的查阅和利用。
文件之间相互有联系的,一定要组在一起。
2.一个施工标段内先分专业,再按单位工程组卷,单位工程内按分部工程组卷,分部工程复杂时,再按分项工程组卷。
3.组卷时要考虑接管单位的维修和管理区段,不是该管辖区段内的工程不能放在一起。
4.每一个较大的单位工程,先组一个综合卷,将综合性文件、资料放在一起,然后再按分部、分项工程和资料的种类组卷。
5.路基、轨道、通信、信号、电力、给水、排水、电气化、房建、铁路用地等专业,站场与区间分开组卷,正线与支线、联络线也应分开组卷。
6.试验报告、测试记录等可附在单位工程的分部工程检查记录后组卷。
各种原材料、构配件、设备出厂合格证、复(测)试报告、记录等形成的文件材料,将一个单位工程集中在一起按材料品种,构、配件、设备名称组成若干个保管单位(卷)。
7.一个单位工程由两个以上单位负责施工时,各施工单位先组综合卷,然后再按分部分项工程内容组卷。
8.若干个工程项目划定为一个单位工程时(如涵洞),只有一份的资料(如开工报告及报复文件等)组在第一个工程项目(最小里程)内,其他工程项目放复印件,并在案卷备考表中说明原件所在位置。
9.一个单位工程竣工文件数量多,分别按综合文件、分部、分项文件、竣工图几部分组卷。
如一个单位工程形成的文件数量较少,也可将上述各部分放在一个保管单位(卷)内。
二、各专业组卷的方法
(一)、综合:
按竣工验收报告、竣工验收记录表(竣工验收铁验表1-7),决算附表一-四,验收证书,施工技术总结,建交表、检验批,施工中往来文电、协议、合同;
照片(底片)、录音、录象、光盘、磁盘,工程质量检验报告,各单项工程竣工验收报告等组成保管单位(卷)。
(二)、线路:
按照综合、轨道、附属三个部分组卷。
(将施工资料、图纸分别组成卷,施工资料、图纸少的也可合并组卷)
1、综合分别按以下内容组成卷
⑴综合资料
⑵线路平面图
⑶线路纵断面图
⑷详细工程地质平、纵断面图。
2.轨道按道床(有碴、无碴)、轨道(有缝、无缝)分别组卷。
客运专线轨道按线路基桩、道床、轨道、线路及信号标志等分部工程组卷。
3.线路附属按道口、防栅栏、护轨、标志、轨道加强设备等分部工程组卷。
4.以上工程区间与站场应分别组卷。
5.轨道铺设工程由铺设单位负责组卷,尽量分单位工程组卷,放入各单位工程。
(三)、路基:
按路基、路基附属、路基相关工程及路基沉降观测四个部分组卷。
1.路基工程应将区间与站场分开组卷。
2.路基按地基处理、基床以下路堤、基床、路堑等分部工程组卷。
客运专线还应增加过渡段、路基相关工程(电缆槽、接触网支座基础、预埋过渡管线、沉降观察等分部工程)。
3.路基支档(挡土墙、抗滑桩、预应力铺索等),路基防护(护坡、植物防护、土工网坡、挡风墙等),路基排水、路基附属(栏杆、检查梯)。
4、路基沉降观测资料单独组卷。
(四)、桥涵:
特大桥、大、中桥、小桥、涵洞按座组卷。
(将施工资料、图纸分别组成卷,施工资料、图纸少的也可合并组卷)。
施工资料按墩台顺序集中组卷。
钻孔桩施工资料按根、墩台顺序集中组卷。
复线桥错位时,如基础是分开的,资料也应分左右线分开组卷,图纸可合在一起绘制。
如果合并组卷时,文字材料装订在前,图纸散装在后。
(五)、隧道:
按座组卷
1.隧道按洞口工程、洞身开挖、支护、衬砌、防水和排水、附属坑道及附属洞室、缓冲结构、附属设施等分部工程组卷。
2.隧道开挖由两个施工单位从两个不同方向开挖时,其中逆方向开挖形成的施工资料,允许按施工进度和日期进行排列。
(六)、站场:
按站组卷
按站场轨道、路基、站台、雨棚、旅客地道等、站场附属等分别组卷。
(七)、信息:
按单位工程组卷,如车站客服系统。
(八)、给水、排水:
先区分给水、排水,每个给水站包括水源井、泵房、水塔,给水管路等分别组卷。
(九)、通信:
按单位工程组卷。
(将施工资料、图纸分别组卷)
1.分别按光电缆线路、光纤用户接入网及中间电源、铁路运输调度通信、列车无线调度通信、区间通信、站场通信、车站客运信息系统、数据接入中端业务、中间站环境及电源监控系统等单位工程组卷。
⒉每个单位工程内可先组成综合卷,将综合资料及图纸组入内,然后再按分部及分项工程组卷。
⒊通信各种电缆埋设的径路图,按设计划分的区段组卷。
(十)、信号:
站场与区间分开组卷。
分为客、货两用铁路和客运专线两个部分。
⒈客、货两用铁路按车站信号、区间信号、驼峰信号、调度集中(CTC)、运输指挥管理信息系统(DHIS)、信号微机监测系统、地面固定信号机、转辙装置、轨道电路、电(光)缆线路、室内设备、机车信号设备与超防设备、驼峰信号专用设备、其它信号设备、联锁试验等分部工程组成保管单位(卷)。
⒉客运专线分别车站联锁、列车运行控制系统、调度集中、信号集中监测等单位工程。
每个单位工程内又可分为若干分部工程(具体可参考部颁有关文件关于划分分部工程内容)。
⒊无论客货两用铁路还是客运专线铁路,如果单位工程或分部工程检验批资料多时,可与综合资料分开组卷,即先组综合资料,再组单位或分部工程各种检验批,如果检验批资料
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