医学实验室质量和能力认可评审工作指导书文档格式.docx
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(e)需要时,对评审组成员进行必要的培训;
(f)协调和监督评审员与技术专家的活动,对评审组成员的现场评审表现做出评价;
(g)向项目主管提交完整的评审资料;
(h)对评审结果的客观、公正、准确性、真实性、完整性负责。
3.2副组长(分组长)
(a)协助组长工作;
(b)负责各分场所现场评审的组织和管理,保持与组长的沟通联络。
3.3评审组员
(a)协助评审组长完成对被评审实验室质量管理体系文件的评审;
(b)完成对被评审实验室技术文件的评审;
(c)评审实验室申请/已获认可范围内的技术能力,提出评审中发现的技术问题;
(d)协助评审组长完成对实验室推荐的授权签字人的评审;
(e)技术专家作为特定专业领域评审的补充和支持,不能单独从事评审工作,需由评审组长或技术评审员进行指导、监督,并对其评审结果予以签字确认。
4初次评审
4.1任务接收
评审组长收到申请资料后,进行初步审查。
4.2文件资料审查
4.2.1申请文件资料的审查工作由评审组长负责。
需要时,评审组长可向项目主管提出确定评审组成员的建议,将相关的技术资料交相应评审员审查。
4.2.2评审组按CNAS-PD14-05《认可资料审查通知单》的要求对实验室申请资料进行审查,审查时应关注CNAS项目主管在受理审查中提出的问题,并重点关注如下内容:
(a)申请认可的能力表述应清晰,能力范围界定合理、准确,并符合CNAS相关文件要求;
(b)实验室的各岗位人员配备与申请的技术能力相匹配,并符合CNAS的相关要求;
(c)实验室参加的能力验证活动能够满足CNAS-RL02《能力验证规则》的要求。
(d)实验室质量管理体系文件的完整、系统、协调和可操作性;
岗位职责分配合理,各层级文件或同级文件之间接口清晰、顺畅;
(e)多场所实验室的质量管理体系文件覆盖全部申请认可的场所,各场所实验室的隶属关系及工作接口描述清晰,沟通渠道通畅,各场所内部的组织机构(需要时)及人员职责明确;
(f)内审报告、管理评审报告及记录的完整性、充分性和有效性。
4.2.3评审组长负责将文件资料审查时发现的疑点问题及时反馈给项目主管或通知被评审方进一步说明问题、补充或修改相关资料。
评审组长对实验室补充/修改的资料进行审查,审查合格后,方可建议实施现场评审。
若实验室的质量管理体系文件进行了重大修改或换版,评审组长应根据修改内容的审查情况,向项目主管提出进行现场评审或暂缓、不实施现场评审的建议,如建议暂缓实施现场评审,应明确提出实验室质量管理体系需再运行的时间要求。
4.2.4评审组长应在规定时间内完成文件审查,将审查结果反馈给项目主管,对《认可资料审查通知单》中的“审查结果的详细说明”进行完整描述。
审查结果有如下几种:
(a)实施现场评审:
进入安排现场评审阶段;
(b)实施预评审:
执行4.3;
(c)资料审查符合要求,可对申请事项予以认可:
应根据评审内容(如授权签字人变更),提供相应的评审材料(如《授权签字人评审记录表》);
(d)暂缓实施现场评审:
评审组长应详细描述影响实施现场评审的相应问题,并提出实验室需重点完善或修改的内容;
当实验室修改的材料,经审查符合要求可以实施现场评审时,评审组长应注意重新填写《认可资料审查通知单》。
2份审查单均应提交给项目主管;
(e)不实施现场评审:
通过资料审查发现实验室不具备申请的技术能力,或实验室的申请资料经反复修改仍不能达到实施现场评审要求时,可建议不实施现场评审,并详细填写每次文件资料审查的情况。
4.3预评审
4.3.1评审组长对实验室提交的申请文件审查后,对以下情况可提出安排预评审的建议,经项目主管与被评审实验室沟通协商后,实施预评审。
(a)实验室申请认可的项目对环境设施有特殊要求时;
(b)对新专业领域、新类型、多场所实验室需要预先了解有关情况时;
(c)尚不能确定现场评审的有关事宜时。
4.3.2预评审中发现的问题,可告知实验室,但不应提供咨询。
预评审的结果不作为评价实验室质量管理体系和技术能力的正式依据,也不作为减少正式评审时间的理由。
4.3.3评审组长应在预评审结束后5个工作日内向CNAS业务处项目主管提交CNAS-PD14-06《预评审报告》,并给出安排或暂缓安排现场评审的建议。
4.4现场评审策划
4.4.1评审日程安排
评审组长应在资料审查的基础上,全面、详细策划现场评审,制定CNAS-PD14-09《现场评审日程表》,包括:
(a)应明确关键的评审活动,如现场试验、检验前过程评审、与被评审方沟通、授权签字人评审、夜班工作评审等;
(b)应覆盖所有场所,包括检验前、中、后过程的场所,以及不在实验室完成的检验前过程涉及的场所;
(c)当涉及多场所时,应覆盖所有场所,并提前与被评审方确认各场所间的距离、路程用时、交通方式等;
(d)对于独立医学检验实验室,应基于对检验结果质量影响的风险评估,确定抽样评审的客户清单;
(e)至少在现场评审前3个工作日,将《现场评审日程表》通知被评审实验室和评审组成员。
4.4.2评审工作准备
评审组成员应就自己所负责的评审范围,充分利用申请书和评审报告附表,在与实验室沟通的基础上,进行详细的评审策划,包括:
(a)现场评审时需关注的问题;
(b)现场评审时拟查阅的文件和记录;
(c)对申请认可的项目,计划采用的确认方式以及应观察的关键过程;
(d)拟定现场试验项目、方法、材料及拟考核的试验人员;
(e)准备现场评审用的文件和表格,如认可规则、认可准则及应用说明、评审报告附表等。
评审策划中遇到的疑问可与实验室沟通确认,重要问题应向评审组长汇报。
4.4.3现场试验准备
现场试验应覆盖实验室申请认可的专业领域,基于风险评估,每个专业领域选取代表项目进行现场试验,例如:
(a)依靠主观判断较多的项目、形态学检查项目;
(b)难度较大、操作复杂的项目;
(c)很少检验(检查)、新开展或变更的项目;
(d)涉及多套分析系统、多场所的项目;
(e)缺乏权威机构提供能力验证计划/实验室间比对的项目;
(f)能力验证/实验室间比对结果有不满意或有问题的项目;
(g)只在夜班开展的检验(检查)项目。
4.4.4评审计划变更
在现场评审前,评审组或实验室任何一方提出更改评审计划,应及时通知项目主管并说明理由及变更方案。
4.5预备会
评审组长在现场评审前负责召开有全体评审组成员参加的预备会。
会议内容包括:
(a)沟通申请材料审查和现场评审策划的情况;
(b)明确每个评审组成员的分工和职责;
(c)听取评审组成员的工作建议,解答问题;
(d)对评审要求统一认识,达成共识;
(e)宣布评审纪律,重申《评审员行为准则》(见CNAS网站“评审人员管理与培训专栏”);
(f)签署CNAS-PD14-10《现场评审人员公正性、保密及廉洁自律声明》;
(g)对新参加评审工作的成员,如实习评审员、技术专家等进行适当培训。
4.6首次会
评审组长主持召开由评审组和实验室有关人员参加的首次会议,并填写CNAS-WI14-01-02《现场评审会议签到表》,将CNAS-PD14-22《合格评定机构廉洁自律声明》交实验室签字盖章。
(a)介绍评审组成员,宣布评审组成员分工;
(b)明确评审的目的、依据、范围和将涉及的部门(岗位)、人员;
(c)明确评审日程;
(d)强调评审的判定原则及评审采用的方法和程序要求;
(e)强调公正客观原则,并向实验室做出保密的承诺,宣读《现场评审人员公正性、保密及廉洁自律声明》;
(f)阐明评审对双方的风险,如评审的局限性、时限性、评审发现的代表性等问题;
(g)澄清有关问题,明确限制条件(如洁净区、危险区等);
(h)请实验室为评审组配备陪同人员,确定评审组的工作场所及所需资源,如必要的办公和个人防护设备等;
(i)实验室负责人介绍实验室概况和主要工作人员及实验室质量管理体系建立、运行及认可准备工作情况。
4.7现场观察
首次会议结束后,必要时,评审组可在陪同人员带领下进行现场观察。
现场观察可统一进行,也可分组或分专业领域进行;
现场观察范围可包括检验前、检验和检验后工作过程及相关场所。
评审组长应控制现场观察的时间;
对于有多场所的实验室,可适当分组进行观察。
现场观察后,必要时,评审组可进一步完善评审日程表,调整技术能力考核方式。
对于独立医学检验所,其检验前、后过程涉及到的现场观察活动宜与评审同时进行。
4.8现场评审
4.8.1总体要求
现场评审应根据《现场评审日程表》进行,按照CNAS发布的认可要求文件,包括认可规则、认可准则、实验室管理体系文件(包括规章制度、质量手册、程序文件、作业指导书等)、检验(检查)标准/方法和/或校准规范/方法等,对实验室的各项管理和技术活动进行评审,并对评审过程予以记录。
4.8.2对实验室管理体系运行时间的要求
对初次申请认可的实验室,其管理体系应已运行6个月以上,且进行过完整的内审和管理评审。
对于初次评审的实验室,当实验室提交的有效版本的质量管理体系文件不是第一版,且运行时间不足6个月时,需审查其前版质量管理体系文件的运行记录。
现场评审时,实验室的质量管理体系运行12个月以上的,可审查12个月内体系运行的记录。
若评审时发现被评审实验室质量管理体系实际运行的时间不足6个月,评审组应向项目主管报告,经项目主管同意后,可终止现场评审。
4.8.3检验(检查)方法确认的评审
对于非标准方法,评审员应关注实验室方法确认的过程及结果是否科学、有效,符合行业公认要求,是否有充足证据确保非标准方法所得结果的可靠性和临床有效性,并在评审报告中进行简要描述。
4.8.4能力验证/实验室间比对的评审
CNAS承认的能力验证活动和频次要求见CNAS-RL02《能力验证规则》,评审组应对实验室是否满足CNAS-RL02的要求进行评价。
对于新的或很少开展的检验(检查)方法,如果能力验证计划/实验室间比对难以获得,在有合适的室内质控的基础上,评审组应对实验室开展的其它外部质量保证方法进行评价,以确认其检验(检查)方法的临床有效性。
4.8.5对实验室测量不确定度评估的评审
评审组应评价实验室测量不确定度评估符合CNAS-CL01-G003《测量不确定度的要求》的情况,并可参考CNAS-TRL001《医学实验室—测量不确定度的评定与表达》。
4.8.6医学实验室测量结果溯源性的评审
评审组应评价医学实验室测量结果的溯源性满足CNAS-CL01-G002《测量结果的溯源性要求》的情况,并参考CNAS-GL013《量值溯源要求在医学测量领域的实施指南》。
应要求实验室提供溯源到更高等级、国家或国际计量基准/参考方法的有效证据。
当溯源不可行或不适用时,评审组应要求实验室提供确保检验结果可靠性的相关证据。
4.8.7技术能力的确认
评审员应结合现场评审发现和专业判断,基于风险评估,选择明确适宜的方法进行确认。
确认方式应结合使用核对仪器设备配置、查阅记录、现场提问、查阅实验室参加能力验证的情况、查阅检验(检查)报告、现场试验、现场演示等。
初次评审和扩大认可范围评审时,应综合采用多种方式全面确认实验室申请的检测能力;
监督评审、复评审时,对涉及能力验证结果不满意、申投诉、变更及其他有疑义的技术能力,尽量采用现场试验的方式进行重新确认;
其它已认可的技术能力可以通过查阅记录、选择代表项目进行现场试验及其它方式予以确认。
4.8.8现场试验
依据实验室申请认可的能力范围,每个专业领域选取代表项目进行现场试验。
现场试验尽可能利用实验室正在进行的检验(检查)活动,也可以采用实验室留样进行重复检验(检查);
现场试验可采用设备比对、人员比对、人员能力考核(如血液、体液、病理的形态学考核、影像专业人员考核)、留样再测、标准操作考核等试验方式。
对于耗时较长的现场试验,可采用现场演示的方式对实验室的技术能力进行评价。
现场试验时,评审员应跟踪关键试验过程,注意观察试验设备和试验环境,对照试验用操作文件进行核查,并就相关技术问题对试验人员进行提问。
应依据各专业应用说明附录的要求、行业公认要求以及实验室声明的性能指标判定试验结果,不符合要求的检验(检查)项目应要求实验室分析原因或采取措施;
如果可行,可在现场评审期间或整改期限内安排重复试验一次,如仍不符合要求,则对该检验(检查)项目不予确认。
4.8.9授权签字人评审
评审组对授权签字人进行考核时应重点考核其是否熟悉CNAS的相关要求,以及技术能力是否满足要求。
对授权签字人的技术能力评审,可在现场试验或调阅技术记录的过程中同时进行,没有相应技术工作背景或不满足CNAS相关要求的领域不能推荐。
通过资料审查、电话考核等非面试考核方式增加的授权签字人,在随后的现场评审时评审组应对其进行面试考核。
4.8.10夜班工作评审
应核查夜班人员培训、考核和能力评估记录;
如某些检测项目只在夜班时间开展,则应安排夜班检测的现场评审,包括现场试验。
4.8.11检验前、后过程的评审
在现场评审期间,一般由评审组在实验室服务的临床客户中抽样进行检验前、后过程的评审,通过观察临床医护人员的样品采集操作、样品运输以及与其进行交谈等方式,取得实验室检验前、后过程符合要求的相关证据,如检验(检查)申请、医护人员培训、样品采集操作、标本保存及运输条件、危急值登记、结果报告、周转时间(TAT)、结果解释及利用、实验室与临床的沟通、改进机会等。
对于独立医学检验所,其检验前、后过程的评审宜提前策划,在实验室提交的客户服务清单中,评审组应按照客户的类型、检测量、交通时间等因素,抽样确定进行现场评审的机构,针对检验前、后过程及结果报告的相关要求进行现场评审,评审时间一般为0.5~1天。
针对上述要求的评审发现应在评审报告附件1中予以记录并在评审报告中进行概括性描述;
如果内容较多,限于评审报告篇幅,可适当增加附页进行详细说明。
参加评审见面的医护人员,应填写《现场评审会议签到表》。
4.8.12不符合项和观察项
不符合事实应明确,描述应严格引用客观证据,如具体的检验(检查)记录、检验(检查)报告、检验(检查)和/或校准的标准/方法及具体活动等,在保证可追溯的前提下,应尽可能简洁,不加修饰。
针对不同条款的不符合项/观察项应按条款分别列出。
评审不符合项分为严重不符合和一般不符合,如果发现实验室的不符合工作严重影响实验室检验(检查)结果的有效性、或严重妨害实验室人员及样品安全、或严重影响实验室整个管理体系的有效运行,或在监督评审、复评审时发现实验室有严重违反CNAS规定、损害CNAS声誉的行为等,应判为严重不符合项,评审组可做出不予推荐/维持认可(包括撤销和暂停)的评审结论。
评审时出现此类情况应及时与项目主管报告,以确保CNAS秘书处能够及时采取相应措施。
注:
CNAS-GL008《实验室认可评审不符合项分级指南》给出了一般不符合项和严重不符合项的界定,可供参考。
观察项是指被评审实验室的某些规定或采取的措施有导致相关的质量活动达不到预期效果,或有导致某些环节失控的风险,但在文件评审或现场评审中尚未观察到相关证据。
对于观察项,评审组不一定要求实验室提供书面整改报告,但应要求实验室对观察项进行分析说明,随整改材料上报。
4.8.13对实验室不符合某些法规的处理
评审组应检查实验室遵守相关法律法规的情况,在评审中发现的不符合针对医学实验室管理的某项法规(例如《病原微生物实验室生物安全管理条例》、《医疗机构管理条例实施细则》、《医疗废物管理条例》等)要求的实验室工作,应作为观察项提出。
4.9评审组内部会
在现场评审期间,评审组长应每天召开评审组内部会,交流当天评审情况,讨论评审发现的问题,了解评审工作进度,及时调整评审员的工作任务,组织、调控评审进程,必要时调整评审计划,对评审员的一些疑难问题提出处理意见;
最后一次评审组内部会,应草拟出不符合项报告,讨论评审结论,完成书面报告草案,以提供给实验室进一步沟通。
4.10与实验室沟通
评审组可在每天工作结束前,与实验室代表简要沟通当天的评审情况。
在最后一次评审组内部会结束后,评审组应与被评审实验室人员针对不符合项和观察项等进行充分沟通,听取被评审实验室的意见,需要时解答被评审实验室代表关心的问题或消除双方观点的差异,并完成书面评审报告。
如果双方观点的差异经过沟通不能得到有效消除,应及时与项目主管联系,反映实际情况。
4.11末次会议
4.11.1会议内容
末次会议由评审组长主持,评审组成员、实验室负责人(包括分场所实验室的负责人)、实验室相关人员参加,并填写《现场评审会议签到表》,会议内容至少包括:
(a)向实验室报告评审情况,对实验室的质量管理体系运行情况和技术能力进行客观分析,综合评价,对评审中发现的主要问题加以说明,宣读不符合项/观察项;
(b)宣布现场评审结论,提出整改要求及具体的整改验证期限;
(c)说明评审的局限性、时限性、抽样评审的风险性。
但评审组应尽量使这种抽样具备代表性,使评审结论客观、公正;
(d)实验室负责人对评审结论发表意见并签字;
(e)介绍CNAS对认可实验室的有关管理规定;
(f)告知实验室,如对评审组的表现不满意和/或对评审结论有疑义,可向CNAS秘书处反馈意见和/或申投诉(见CNAS-R03《申诉、投诉和争议处理规则》);
(g)收回CNAS-PD14-22《合格评定机构廉洁自律声明》。
4.11.2多场所实验室会议
对于多场所实验室,各分场所实验室评审结束后,应统一召开末次会议,评审组全体成员应尽量参加,至少各分组组长(副组长)应参加(分批评审的除外)。
各分场所实验室主任应参加末次会议。
4.11.3特殊情况的处理
如遇以下情况,评审组可在评审报告中详细说明情况,评审结束后立即将所有评审资料报CNAS项目主管,由CNAS做出结论并通报被评审实验室:
(a)在评审过程中对某些问题的结论与实验室存在争议,导致无法继续进行评审时;
(b)由于某些原因导致评审组不易在评审现场给出评审结论时;
(c)实验室对评审结论不予确认签字。
4.12后续工作
评审组离开现场前,应封存现场试验报告及原始记录,连同评审报告和附表的复印件,留存实验室。
评审组长应将项目主管提供的质量手册、程序文件以及现场评审时实验室提供的文件、资料全部归还实验室。
4.13跟踪验证
4.13.1验证期限
对于初次评审和扩大认可范围评审,整改期限一般为2个月。
对实验室未按期完成整改的,评审组长应及时报告给业务处项目主管,征得项目主管同意后,提出不予推荐认可的建议,并将此结果书面反馈给被评审实验室。
对于在整改期内无法完成整改的项目/参数,评审组应不予推荐/维持认可。
基于实验室整改结果,导致现场评审结论和推荐认可能力的任何变化,评审组均应及时通知被评审方。
4.13.2验证要求
现场评审后,评审组长或其指定的评审员对实验室的纠正措施进行跟踪验证,并确认其是否有效,跟踪验证所采取的方式取决于不符合项的性质。
评审组应要求实验室提供对不符合项实施有效纠正措施的证据及说明,如文件、图片、记录等的复印件,并从以下几方面对实验室提交的整改材料进行验证:
(a)实验室对不符合项是否进行了原因分析和影响范围分析;
(b)实验室制定的纠正措施是否具有针对性,是否能保证类似问题不再发生;
(c)不符合项是否已得到纠正,纠正措施的有效性是否已充分验证。
对现场评审中发现的观察项,应要求实验室仔细分析并充分说明,必要时,应采取适当措施。
4.13.3现场跟踪验证
评审组对不符合项整改的确认,涉及环境设施、人员能力不符合要求的,或对整改材料仅进行书面审查不能确认其整改是否有效的应考虑进行现场跟踪验证。
评审组对实验室提交的书面整改材料不满意的,应与项目主管进行沟通,取得项目主管同意后,再进行现场核查。
一般情况下,现场跟踪验证由原评审组成员承担,对于技术能力的现场验证,由评审组中具有相应技术能力的评审员承担。
现场跟踪验证人员应对现场跟踪的情况予以记录,并随评审材料报CNAS秘书处。
由于评审组的原因不能按期完成跟踪验证的,评审组长应及时与项目主管沟通解决。
4.13.4提交报告
评审组长在收到实验室的整改材料后,应在5个工作日内提出确认意见,对确认整改有效的立即提交项目主管。
5监督评审或复评审
5.1定期监督评审、复评审
5.1.1定期监督评审或复评审全部采取现场评审的方式进行,评审过程同初次评审。
5.1.2评审组应参考前次评审的情况及建议、实验室能力变更或变更备案情况进行策划。
5.1.3定期监督评审或复评审应特别关注:
(a)CNAS认可标识、国际互认联合认可标识与认可证书的使用情况;
(b)不符合工作的纠正措施的有效性;
(c)质量管理体系运行及维持状况;
(d)内审和管理评审的实施情况;
(e)人员、环境、设备、方法等的变化;
(f)人员的持续培训、设施设备的校准维护、环境控制、室内质控、周转时间;
(g)技术能力是否持续满足认可要求;
(h)参加能力验证/实验室间比对频次和子领域的满足情况、结果及必要的纠正措施;
(i)CNAS相关政策的执行情况;
(j)患者服务质量指标的持续改进等。
5.1.4监督评审应涉及已获准认可机构的所有地点,并对独立医学检验实验室的客户进行抽样评审,评审应覆盖认可准则的全部或部分要素和已获认可的全部或部分技术能力,并重点评审能力验证/实验室间比对结果不满意、高风险、有变更的检验(检查)项目等。
5.1.5复评审应涉及已获准认可机构的所有地点,认可准则的全部要素和已获认可的全部技术能力。
5.1.6监督评审、复评审时,应根据上次评审提出需重点评审的技术能力、实验室参加能力验证情况、不符合项整改验证、能力变更等,综合评估,选择代表项目进行现场试验。
5.1.7应对实验室服务客户进行抽样,进行检验前、后过程的评审,尤其是对于独立医学检验所,应选择与前次评审的客户不同的机构进行评审,并关注新签约的客户,以确保实验室为客户提供服务的一致性以及与准则要求的符合性。
5.2不定期监督评审
不定期监督评审的方式包括:
现场评审、文件评审、已认可机构的自我核查及声明、参加指定的能力验证计划/实验室间比对计划、调查与问询等。
不定期监督评审可以不预先通知被评审实验室。
5.3现场变更的处理
对实验室未按CNAS-RL01《实验室认可规则》要求向CNAS报告的变更,评审组应直接判定为不符合项或不予确认。
如果实验室提交的变更申请只涉及相同项目
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