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一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件
二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。
2、我国古代最早的秘书机构产生于商朝。
西周的秘书工作,在殷商的水平上有所创新和提高。
战国时期,各诸侯国大都有史官,但史官的职责,地位起了重要变化。
秦汉时期,在中央和地方各级行政机关中都设有负责秘书工作的机构或人员。
魏晋南北朝时期,为统治阶级服务的秘书工作从未间断。
隋唐时期的秘书工作有了更大的发展。
宋代的秘书工作由枢秘院与中书省分掌;
元朝,明朝也有长足的发展;
清朝发展到中国封建社会的高峰。
3、我国古代秘书人员的素质要求是很高的。
其中以唐代和清代的要求最具典型性和代表性,为什么
4、我国现代的秘书活动,包括:
国民政府的秘书活动,新民主主义革命时期的秘书活动,新中国成立以后的秘书工作。
第二章秘书人员
1、狭义的秘书2、广义的秘书3、公务秘书4、私人秘书
1、广义的秘书,统称为秘书人员,一般由四部分人组成:
一是具有某种职务的秘书人员,二是秘书工作者,三是机要人员,四是秘书首长。
2、公务秘书的特点:
从所有制上看,公务秘书所在的组织,一般为公有制单位,包括全民所有制单位和集体所有制单位;
从人事制度上看,公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等,均由国家统一管理;
从经济来源上看,公务秘书的劳动报酬,一律由国家或集体支付。
3、私人秘书的特点:
从所有制上看,私人秘书所在的组织,一般为私有制单位,其经济成分为私营经济和个人经济;
从用人制度上看,私人秘书的任用、升迁、奖惩和福利待遇等,通常由用人单位决定,但要接受国家人事部门的宏观管理;
从经济来源上看,私人秘书的劳动报酬,均由聘用者个人支付。
4、秘书的层次划分,一是组织级别上区分;
二是从辅助功能上区分;
三是从职位分类上区分。
在不同级别组织中工作的秘书,可依次将秘书区分为中央秘书层,地方秘书层和基层秘书层;
根据秘书辅助功能的影响程度,可将秘书区分为辅助决策层,行政执行层和技术操作层;
根据职位分类,秘书可区分为高级公务员层,中级公务员层和初级公务员层。
第三章秘书工作
1、狭义的秘书工作2、广义的秘书工作3、制度(狭义)
4、制度(广义)5、秘书制度
基本问题
1、秘书工作类型:
(1)按照辅助内容分类
(2)按照工作态势分类(3)按照主动程度分类(4)按照业务范围分类
2、秘书工作的作用:
参谋助手作用,沟通协调作用,督促检查作用。
3、秘书主要的工作。
4、新时期秘书工作的指导思想:
围绕党的基本路线,搞好“三个服务”围绕“以经济建设为中心,坚持四项基本原则,坚持改革开放”,为领导工作服务,为同级和上下级机关服务,为人民群众服务。
5、新时期秘书工作在工作方式上出现了\"
四个转变\"
,即从偏重办文办事转变为既办文办事,以出谋献策;
从收发传递信息转变为综合处理信息;
从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;
从被动服务转变为力争主动服务。
6、新时期秘书工作的内涵加深,秘书工作的外延拓宽,秘书工作的内容有了新发展;
即辅助决策的强化,信息工作的强化,协调工作的强化,督查工作的强化。
7、新时期秘书工作在管理模式上的发展是秘书工作的\"
三化\"
,即规范化,制度化和科学化。
各项工作都要符合规定的标准;
各项工作都要共同遵守明确的规定;
各项工作都要按照客观规律办事。
8、新时期秘书工作在办公手段上的发展,集中表现在办公手段的现代化,就是把计算机技术,现代通讯技术,系统科学和行为科学知识应用于办公室的工作,使办公室的业务处理实现电子化,机械化和自动化。
9、秘书工作的新趋势是:
延展化趋势,智能化趋势,高效化趋势,社会化趋势。
10、秘书工作的原则有:
准确原则,及时原则,严谨原则,同步原则和保密原则。
第四章秘书机构
1、组织2、机构3、秘书机构(狭义)4、秘书机构(广义)5、中枢机关6、管理7、管理职能8、制度9、秘书制度
1.秘书机构具有的特点:
(1)辅助功能的综合性
(2)所处位置的中枢性(3)组织关系的封闭性
2.秘书机构的作用:
组合作用、枢纽作用、过滤作用。
秘书机构过滤作用的主要表现有:
(1)要善于区分事务的轻重缓急,对于重要和紧急的事务,凡是能够处理的就自行处理,无权处理的要立即请示报告。
(2)要分清政策性问题与业务性问题,凡政策性问题宜交领导人定夺,凡业务性问题宜转职能部门办理;
(3)要学会挡驾,善于婉言谢绝无须领导人亲自处理的事宜。
3.秘书机构的设置为什么要遵循统一,精简,效能,适应等原则;
4.我国秘书机构的组织模式有哪几种?
各有哪些优点和不足?
5.现代社会对秘书机构的管理应如何进行?
第五章第六章秘书职能
1、秘书职能2、决策(广义)3、决策(狭义)4、辅助决策
5、协调6、受托7、审理8、核查9、协商10、处理
11、广义的秘密12、狭义的秘密13、保密14、国家秘密
基本问题提示:
第一节:
辅助决策
简述辅助决策的过程:
决策准备,制定,审定,执行等阶段的步骤;
辅助决策的意义;
决策各阶段的秘书活动;
秘书在辅助决策中应遵循的若干原则。
第二节:
协助管理
协助管理的特点,原则;
管理(计划,指挥,控制)中的秘书活动;
督查工作的性质,任务与范围,督查的方法。
第三节:
沟通信息
秘书学中的沟通信息,沟通信息的作用;
秘书机构沟通信息的五大特征;
沟通信息的原则;
秘书如何对信息进行处理等。
第四节:
协调关系
简述协调活动的要素;
秘书协调的意义;
秘书协调的范围;
协调工作的程序;
秘书协调工作的方法。
第五节:
保守秘密
秘密与保密的异同;
秘密的类型,正确认识国家秘密的法律定义,国家秘密的范围在法律中是怎样规定的国家秘密的等级的规定;
保密工作的意义;
保密工作的方针,工作纪律;
秘书机构的保密范围。
论述题:
试论保密的特点:
P122
由于保密与秘密在含义上的差异,其特点有所不同。
保密具有封闭性、排他性、利益性和相对性的特点。
保密的封闭性是由秘密的隐蔽性决定的。
任何类型的秘密,如果不人为地加以保守和保护,就会泄露出去,或者被外人窃取。
从情报学的角度看,秘密就是情报;
保密就是对秘密情报加以封锁,防止失密、泄密;
保密工作,就是对自己内部可能产生的失、泄密所采取的一系列防范措施。
保密实践表明,在保密范围和保密期限内,秘密被封闭得越严密,保密和保密工作就越有效。
排他性是保密的另一个显著特点。
所谓排他性,就是对于不该知密的外部势力,如敌对的情报、间谍活动,坚决予以抵御与排斥。
党和国家设置的保密机关、立法和行政机关发布的保密法规,以及对失、泄密事件所采取的法律和行政措施等,就是保密的排他性在实际工作中的体现。
利益性是保密的根本目的。
从根本意义上说,保密就是为了保护某种利益,使之不受或少受损害。
保密对于国家来说,是维护国家的安全和利益;
保密对于单位来说,是维护单位的安全和利益。
如果保密与利益无关,保密也就失去了意义。
可以说,维护某种利益是保密的基本出发点,也是保密的根本目的之所在。
正因为如此,保密才受到世界各国的各个行业的普遍重视。
保密的相对性,是指保密有一定的范围和一定的时间。
其具体表现是:
(1)任何保密都有时间性,此一时保守的秘密事项,彼一时就可能成为公开的信息;
(2)任何保密都有空间性,再绝密的事项,也有一定的知密范围,哪怕是一两个人;
(3)密与非密没有固定不变的界限,超越了一定的界限,保密也就失去了价值。
第七章秘书资格
1、秘书资格2、道德3、职业道德4、秘书职业道德5、知识6、能力7、知识结构8、表达能力9、调研能力10、组织实施能力11、秘书的素质体系12、秘书的心理素质13、秘书的动机14、秘书的兴趣15、秘书的情感16、秘书的意志17、秘书的气质18、秘书的性格19、秘书的心理健康
1、秘书职业道德规范:
忠于职守、秉公办事、平等待人、谦虚谨慎、严守秘密。
2、秘书职业道德修养:
强化职业意识、道德学习和实践、提高个性心理品质。
3、如何看待秘书的职业道德规范,秘书的职业道德规范包括的内容
4、秘书的职业道德修养及应注意的问题
5、秘书的知识构成,能力及能力与知识的关系,秘书的知识结构以及怎样才能建构和优化6、秘书的知识结构,实现秘书知识体系的最佳整体效应呢
7、为什么说秘书能力是称职秘书的必备条件,秘书应具备的基本能力有哪些
8、秘书表达的要求,管理能力的体现,如何提高自己的办事能力,秘书的操作能力主要体现在哪些方面
9、为什么说秘书必须具备良好的心理素质秘书心理素质的内容,秘书应具备怎样的动机和兴趣,怎样的情感和意志
10、秘书良好的意志品质的基本要求有哪些
11、秘书在培养自己良好的气质修养的同时,应具备怎样的性格特征
12、秘书为什么要有良好的心理健康状况秘书心理健康是怎样获得的等。
第八章秘书工作方法
1、秘书工作方法2、调查3、典型调查法4、普遍调查法5、抽样调查法6、个案调查法7、直接调查法8、间接调查法9、研究10、比较方法11、类比方法12、分析方法13、综合方法14、随机参谋法15、预测参谋法16、比较式参谋法17、完善式参谋法18、求同式参谋法19、求异式参谋法20、鉴戒式参谋法21、受意22、请示23、报告24、档驾
1、秘书工作的辩证方法:
(1)按领导意图办事与发挥主动性的辩证统一;
(2)业务分工与相互配合的辩证统一;
(3)事务性工作与参谋性工作的辩证统一;
(4)对领导者负责与对群众负责的辩证统一(5)保守秘密与信息共享的辩证统一
2、如何理解保守秘密与信息共享的辩证统一关系
秘书工作具有天然的秘密性,这是由秘书工作的性质和地位决定的。
秘书机构是各级领导机关的中枢机构,并掌管着大量的核心机密,属于机关的要害部门;
秘书人员在各级领导者身边工作,直接经管各种秘密文电,参加各种秘密会议,必然了解大量机密。
而这些机密一旦泄露出去,将使党和国家以及单位的安全和利益遭受严重损失。
因此,秘书人员在政治上的绝对可靠性,就包括有坚强的保密观念,严格遵守保密纪律,并向一切失、泄密行为作斗争。
另一方面还必须看到,秘书机构在各级机关中处于枢纽地位,是联系各方面的桥梁和纽带。
其工作性质又有很大的开放性,这种开放性主要表现在:
秘书机构既要承上启下,沟通各方,又要协调左右,联系内外;
既是信息的集散地,又是机关的“窗口”和“门面”。
这种开放性要求秘书人员必须树立群众观念、信息观念,加强同各方面的联系,提供各种信息,从中实现信息共享。
尤其是在秘书机构实现办公自动化、建立信息网络以后,更要求秘书工作加强信息交流。
在处理保守机密与信息共享的对立统一关系时,二者不可偏废。
如果只讲保守机密,不讲信息共享,把自己完全封闭起来,就会信息不灵,情况不明,久而久之,势必脱离群众,形成衙门作风;
反之,如果只讲信息共享,而忽视了保守机密,内外无别,甚至认为无密可保,就会丧失警惕,泄露机密,使党和国家的利益受到损失。
因此,秘书人员必须正确把握和处理二者的关系,在确保党和国家及单位秘密不泄露的前提下,尽可能做到信息共享。
3.秘书工作的基本方法:
调查法、研究法、参谋法
4.秘书工作的常规方法:
受意方法、请示方法、报告方法、挡驾方法
5.秘书如何接受和领会领导意图?
第九章文书管理
基本概念解释:
1、文书,是指能表达某种意思,用于处理各种事务,并具有一定体式的书面材料。
按照事务的性质分类,可分为公务文书和私人文书。
2、公文,是指能表达某种意思,用于处理公共事务,其体式由国家统一规定的文书。
3、文件,是指具有法规性、指导性和知照性,并印有固定版头的那一部分公文。
4、广义的文书管理,是指对文书制发、传递、办理和保管等全过程的管辖与处理。
5、狭义的文书管理,是指对文书在保管阶段的管辖与处理。
1、文书管理的基本原则:
准确无误、及时迅速、安全保密、集中统一、党政分开。
2、文书管理的程序分为四个阶段:
制发阶段、传递阶段、办理阶段、保管阶段。
3、文书撰写的总体特征:
(1)撰写动机的受命性
(2)脑力劳动的群体性(3)思维形式的抽象性(4)表达方式的兼容性(5)成文过程的程序性
4、如何正确理解表达方式的兼容性
文书的撰写,主要采用说明的方式,即直接说明表达对象的含义,性质,特点,成因和结果,向受文者说明情况,提出要求,交待办法。
如指示,请示,报告,通知,公告和行政法规的撰写,一般采用说明的表达方式。
但是,另有一些文书的文种,却采用记叙,议论的表达方式。
如通报,总结,调查报告和典型事迹等的撰写,一般采用记叙的表达方式;
而诀议,意见,讲话稿和宣传提纲等的撰写,一般采用议论的表达方式。
不难看出,就总体上而言,文书撰写的表达方式具有较强的兼容性,即以说明为主,兼用记叙和说明。
5、如何正确认识成文过程的程序性
由秘书撰写的文书,特别是领导机关重要文件的撰写,从交办到定稿至少要经过交拟,拟稿,审核和签发等环节,其中还不包括从初稿,征询意见稿到修改稿的成文过程。
显然,文书成文的程序多于一般文章的程序,而且环环相扣,既不可遗漏,又不可跳越。
这是因为,文书代表着一级组织的意志和愿望,而不是某个人的意志和愿望。
从根本上说,坚持文书撰写的程序性,就是确保领导机关的权威性。
第十章会议组织
基本概念解释
1、会议,指有组织,有领导的召集人们商议事情的行为过程。
2、会议预案,是会议的筹备方案。
3、会间调度,指会议进行期间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。
4、会议简报,是反映会议进程、动态、向与会者通报会议情况的文件形式。
基本问题提示
1、会议成立的四个基本条件:
有组织;
有领导;
商议事情;
集会。
2、会议构成的要素:
会议名称,会议时间,会议地点、会议人员,会议组织,会议主题等。
3、从最本质的意义上讲,会议是社会民主的表现方式,是领导活动的有效手段。
会议组织的本质作用是:
(1)会议是社会民主的表现方式。
作为一项聚众议事的活动,会议本身就有着民主的内涵。
每个与会者都代表着一定数量的社会公众。
会议本身又赋予与会者充分发表自己观点,见解的权力,因此会议成为社会民主的有力表现形式。
(2)会议是领导活动的有效手段。
各级领导机关制定政策,布置工作,调查情况,统筹协调,宣传动员等活动的开展,都离不开会议。
从控制论的观点看,领导活动是由收集信息,制定决策,监督控制,反馈调节等构成的一个环闭系统,在这个系统中的每一个环节,都可借助会议的独特作用。
4、良好的会议组织工作,可以实现以下具体的功能:
(1)决策功能。
会议是广开言路,集思广益的重要渠道,通过会议进行决策,是实现决策科学化,民主化的有效手段。
(2)执行功能。
通过会议,可以传达上级的政策和指令,可以都署本组织的中心工作和重大行动,可以责成所属单位统一行动步调,可以解决工作进行中的某些问题。
因此,会议能起到行政手段的作用。
(3)沟通功能。
任何会议都是某种信息的输入,传递,输出的过程。
通过会议可以上传下达,联络左右,互通情况,交流经验,发挥信息沟通的作用。
较之其他沟通形式,会议沟通具有直接,快速和形象的优势。
(4)协调功能。
对于工作中的矛盾和冲突,运用座谈,对话,协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。
(5)监督功能。
决策的实施离不开检查,督促,而监督功能的实现往往离不开会议,如各种汇报会,总结会,评比会等,都是实施监督的有效形式。
5、会议预案包括的内容有:
会议名称,会议主题,出席人员,会议工作班子及其职责分工,选择与布置会场,会议的其他活动。
6、大中型会议的工作机构通常有:
一般说来,大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有:
(1)秘书组(处)。
负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。
(2)资料组。
负责各种会议文件的印刷,保管,发放,回收以及会议文件的汇集,归档等。
(3)组织组。
负责与会人员编组,签到以及代表选举,代表资格审查等事宜。
(4)宣传组。
负责会议的宣传报道以及文化娱乐,摄影,录影等工作。
(5)后勤组。
负责会议票证准备,会场布置,会间食宿,用车,生活用品供应,返程票购买等后勤保障工作。
(6)保卫组。
负责重要会议的安全保卫工作。
7、大中型会议,需要提前准备的会议文件有:
(1)开幕词;
(2)闭幕词;
(3)工作报告;
(4)交流材料;
(5)领导讲话;
(6)会议须知或会议手册
8、发送会议通知的一般要求是:
会议召开之前都要发出通知,有的会议要发请柬或邀请书。
无论是口头通知还是书面通知,都要做到及时,准确,明晰,简要,防止重发,错发或漏发。
会议通知的标题由召开会议的单位,会名,文种构成;
正文要写明为何开会,会名,会期,报到时间与地点,开会时间与地点,参加人员范围,入场凭证,接站及行车路线,需携带材料和其他要求等要素。
9、会中工作的主要内容有:
(1)签到;
(2)接待;
(3)会议记录;
(4)编写会议简报;
(5)会间调度;
(6)组织选举工作;
(7)安排会间生活。
10、一次会议选举的一般程序为:
(1)宣布参加选举的人数和选举内容;
(2)通过会议选举办法;
(3)通过监票人,总监票人的名单;
(4)核实出席会议参加选举的人数;
(5)检查票箱;
(6)分发选票;
(7)填写选票;
(8)宣布投票顺序和进行投票;
(9)宣布开箱清点选票,报告收回选票数;
(10)宣布选举是否有效;
(11)进行计票(出席会议人员可休息);
(12)宣布选举结果。
11、会后工作包括的内容:
在会议的结束阶段,秘书人员要做的工作有:
(1)清理会议文件——对会议文件及时回收,整理或立卷归档,确保文件的安全和保密;
(2)离会与送别——秘书要做好购,送车船票,送与会者及时踏上归程的工作,对于个别需要暂留的,则要帮助安排好食宿等事宜。
(3)撰写会议纪要——会议纪要是通过对会议记录进行整理,组合和概括,准确反映会议精神和议定事项,以使与会单位共同遵守,执行的公文,具有较强的规定性和约束力。
(4)会议工作总结——秘书班子要对会务工作进行及时,认真地总结,以肯定成绩,找出不足,利于做好以后的会议秘书工作。
总结的情况应向有关领导和上级机关进行汇报。
12、会议工作的要求有:
会议特别是大中型会议,责任重大,内容庞杂,头绪繁多,对秘书人员提出了很高的要求。
(1)准备要充分;
(2)组织要严密;
(3)服务要周到;
(4)安全要保证;
(5)会风要改进。
13、改进会风:
当前,不少会议的会风存在着比较严重的问题,亟需改进。
会风中存在的主要问题有:
(1)会议过多过滥的现象十分严重,会议的思想作风和工作作风令人担忧。
(2)会期过长,规模过大,规格过高;
(3)借开会之名进行吃喝玩乐,铺张浪费,甚至滥发财物;
(4)会议纪律松懈,迟到,缺席现象普遍;
(5)会议内容空乏,搞形式主义,作表面文章;
(6)议而不决,决而不行,行而不力。
以上种种,大大妨碍了会议的成效,必须予以重视并加以改进。
改进会风的途径包括:
(1)树立正确的会议观念,倡导开会中的务实精神和负责精神。
(2)建立健全会议的法规制度,破除形式主义,力戒官场习气,注重会议成效,实现会议工作的科学化,规范化和制度化。
(3)变革会议的方式和手段。
从方式上可多采用现场办公会,对话会,午餐会,限时发言开会,站着开会等方式;
从手段上,可多借助广播,电视,电话,计算机等现代化通讯手段开会。
第十一章商务谈判
1、谈判,是人们为了改变相互关系,交换意见,取得一致而相互磋商的一种行为,也是一个直接影响各种人际关系,对参与谈判的各方产生持久利益的过程。
2、商务,也称为商事,是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。
并非任何一种买卖行为都可以成为商务行为,它必须是经法律认可,以社会分工为基础,以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。
3、商务谈判,是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端,取得各自经济利益而进行的磋商活动。
4、谈判方案,即谈判计划,它是谈判者在谈判前对谈判的目标,内容,步骤等所作的预想性的安排。
5、谈判议程,是谈判的程序,这是影响谈判效率高低的重要一环。
6、文献调查法,即通过查阅各种文献资料来了解对方的有关情况,如查阅各类档案、报刊杂志、报表年鉴、历史资料等。
7、直接调查法,即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。
1、商务谈判的基本要素:
(1)商务谈判的主体,即参与谈判的当事人;
(2)商务谈判的客体:
谈判的内容和议题;
(3)商务谈判的目的:
达到预期的效果;
(4)商务谈判的结果:
提高工作效能,不做无效劳动。
2、商务谈判的特点:
(1)参加谈判的自愿性;
(2)谈判方法的灵活性;
(3)谈判结果的互利性,以寻求一个对双方都有利的结果。
3、商务谈判准备阶段中的主要秘书工作:
(1)广泛搜集资料;
(2)组织谈判班子;
(3)拟定谈判方案。
4、对谈判人员素质的要求:
(1)思想品德:
要忠于职守,忠诚可靠,廉洁奉公;
(2)知识和能力:
广泛的知识面和深厚的专业知识,有良好的倾听,推理,判断和语言表达能力,有效运用所掌握的知识和资料;
(3)气质和性格:
要沉着冷静,坚忍不拔,富有幽默感并注重礼节仪表且落落大方,风度优雅。
、
5、谈判方案的制定和写作要求:
总体上要重点突出,简明扼要,富有弹性。
文字的表达,要用高度概括的语言加以表述,使谈判者在头脑中留下深刻印象;
内容上,既要有明确具体的要求,又不可事无巨细,面面俱到,要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可寻的事项,以利谈判人员根据实际情况灵活调整。
6、谈判方案主要包括:
谈判主题和目标;
谈判议程;
谈
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