某集团员工出差及差旅费管理办法试行.docx
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某集团员工出差及差旅费管理办法试行
某集团员工出差及差旅费管理办法(试行)
第一章总则
第一条为加强某制造集团(以下简称制造集团)员工出差管理,规范出差审批程序,统一差旅费报销标准,根据集团总公司《某集团出差及费用报销管理办法》,结合当前物价水平及制造集团具体情况,特制订本办法。
第二条本办法适用于制造集团员工出差及差旅费管理工作。
制造集团总部各单位(包括总部各职能部门、保定某一、二、三公司、成品公司、动力公司、修造公司)按照本办法执行,其他各分子公司须参照本办法,自行制定相应的管理制度,经制造集团办公室(以下简称办公室)审核,报制造集团行政主管副总审批后执行。
第三条办法中所称的“员工出差”是指,员工被公司派遣到常驻工作地以外的地区或城市办理公事;办法中所称的“差旅费”是指,员工在出差期间所发生的城市间交通费、住宿费及伙食、市内交通、电话补助费。
第二章职责分工
第四条办公室为制造集团员工出差及差旅费归口管理部门,负责组织建立制造集团员工出差及差旅费管理体系。
1、负责建立并更新《光伏制造集团员工出差及差旅费管理办法》,明确员工出差审批流程及差旅费用标准;
2、负责收集、审核制造集团(除本部外)所辖分子公司关于员工出差及差旅费管理的相关制度,并报主管副总审批;
3、负责对《光伏制造集团员工出差及差旅费管理办法》的执行情况进行监督检查;
4、负责对制造集团总部差旅费的发生情况进行专项分析。
第五条制造集团总部员工出差,出差人员在出差前负责填写出差申请单;在出差结束后,负责撰写出差报告并提交相关资料。
第六条制造集团各级管理人员应严格按照本管理办法中规定的审批权限及费用标准进行审批,严控费用开支。
第七条制造集团总部各职能部门经理及以上级别人员、分子公司正副职总经理出差,需报办公室备案。
第八条各单位要对出差进行严格管理,从严控制出差人数和天数,严格控制差旅费支出规模,严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动。
第三章出差审批及报销管理
第九条员工出差须填写《出差申请单》(详见附件1),须写明出差事由及预计出差天数、出差费用、需借款金额等信息。
出差期间计划招待客户的(包括购买纪念品),要在出差申请单中注明预计招待费用。
第十条各级审批人员应严格审核员工出差的必要性和费用的合理性。
出差审批权限如下:
1、副总经理出差,需总经理或总经理授权代理人批准;总监级人员出差,需主管副总经理批准;
2、一级部门正副职经理(不含二级部门经理)出差,需主管业务总监或副总经理批准。
分公司正副职总经理视同于一级部门经理,依此类推;
3、部门人员(包括二级部门经理及以下级别人员)出差,需所在一级部门经理批准。
如果出差计划费用超过1000元人民币或出差需乘坐飞机的,还需部门经理的上一级领导批准;
4、参加各种会议的,由部门提出申请,附会议通知,报主管业务总监、主管副总经理事先审批;
5、国际出差需要逐级审批到副总经理;
6、经理及以上级别人员出差,需报办公室备案;
7、副总经理、业务总监、部门经理出差期间,可填写《委托授权书》,授权他人行使本人的审批权限,报办公室备案。
第十一条代表公司出差的单位和个人,出差结束后须撰写出差报告并提交相关资料,报信息管理部备案。
待出差申请流程结束后,方可进行报销。
第十二条遇两个部门以上(含两个部门)一起出差,如能明确分出费用分摊金额,须列示明细及金额,由各部门领导签字认可;不能分清费用金额,各部门按照出差人数平均分摊并签字确认;多人同时出差的,可在同一报销单中报账,但必须分出每人每天应分担的费用,不允许多人申报同一次出差费用。
第十三条差旅费借支及报销管理,按照公司相关财务规定执行。
第三章国内出差费用报销标准
第一节城市间交通费
第十四条城市间交通费是指员工因公到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
第十五条出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。
乘坐交通工具的等级见下表:
职
务
标准
交通工具
火车
轮船
飞机
长途汽车
总经理、副总经理、业务总监及同级领导
软卧、软座
二等舱位
经济舱
(60岁以上人员可乘商务舱)
实报实销
一级部门正副经理及同级领导
硬卧、硬座
二等舱位
其他人员
硬卧、硬座
三等舱位
第十六条出差人员连续乘坐火车超过六个小时,或者夜间(晚上22:
00至次日6:
00)连续乘坐火车超过四个小时的,方可购买卧铺票。
第十七条根据工作需要,乘坐交通工具超过标准的,应事先经主管副总经理批准,否则超支部分由个人自理。
第十八条到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响工作、确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。
第十九条员工出差如需乘坐飞机,由集团总公司行政部统一预定机票。
第二节住宿费
第二十条住宿费是指员工因公出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所,下同)发生的房租费用。
第二十一条出差住宿费每天每间房在以下规定的标准范围内凭有效票据限额报销,超支不报,节约不退。
单位:
元(人民币)
职
务
标
准
地区
一般地区
特殊地区
总经理、副总经理
实报实销
业务总监及同级领导
600
800
一级部门正副经理及同级领导
400
500
其他人员
200
300
注:
特殊地区包括:
直辖市;省会城市;经济特区(深圳、珠海、厦门、汕头、海南);沿海发达城市(大连、青岛、宁波、厦门、烟台、威海)。
特别行政区香港、澳门出差视同出国。
第二十二条住宿费报销须遵守以下规定:
1、员工因公出差住宿天数按实际住宿天数计算,住宿费用在限额内凭合法票据实报实销;
2、一级部门经理及以下级别人员出差时,同性出差人数在两人(含两人)以上的,要求两人住一间房;
3、因工作需要,随同高管一同出行人员,因特殊原因并经同行领导批准后,可报销与同行领导同等标准的住宿费用;
4、员工因公出差参加会议、学习、培训等,由会议组织方统一安排食宿的,按会议安排的住宿条件,凭合法票据和会议(或学习、培训)通知实报实销;
5、出差人员出差期间由接待单位免费接待或住在亲友家,一律不予报销住宿费;
6、员工在市内各区县出差,在一个工作日内完成工作的,原则上要求当天返回。
第二十三条出差人员可在公出地点就近选择入住与公司签订协议的酒店——如家酒店连锁公司(卡号:
8801581938)、锦江之星旅馆有限公司(卡号:
000030140)、汉庭星空(上海)酒店管理有限公司(卡号:
84634655)、速伯艾特(北京)国际酒店管理有限公司(卡号:
900005588)。
《快捷酒店全国分布地址》见附件2。
第三节伙食、市内交通、电话补助
第二十四条伙食、市内交通、电话补助(以下简称“包干补助”)实行包干制,按出差天数计算,不满一天的按一天计算。
出差人员在不同地区的包干补助标准见下表:
单位:
元(人民币)/天
等级
地区
一般地区
特殊地区
西部地区
所有人员
100
120
150
注:
特殊地区的定义等同本办法第十七条的注解;西部地区指西藏、青海、新疆、宁夏、内蒙古、陕西、四川、贵州、云南、甘肃省地级市以下的边远地区。
第二十五条当日往返的,包干补助标准为每天50元人民币,出差到外地分子公司且当日往返的,不享受包干补助。
第二十六条公司派车出差的,包干补助标准扣除20元人民币。
第二十七条出差人员在出差期间,参与公司对外业务招待的,每报销一次业务招待费,扣除包干补助30元人民币,扣完为止。
第二十八条由接待单位免费接待的、参加各项会议且会议费中包含餐费的,包干补助标准为每天10元人民币。
第二十九条到外地分子公司出差,原则上由分子公司免费提供伙食,出差人员享受每天20元人民币的包干补助;公司派车出差或享受公司给予的个人话费报销补助的出差人员,享受每天10元人民币的包干补助;分子公司不能提供伙食的,按出差处理。
第三十条到外地分子公司出差往返途中发生的伙食费用,公司给予伙食补助,补助标准为每餐30元人民币。
第三十一条被公司送往国内高等院校或其他培训机构学习,员工自己安排食宿的,包干补助标准为每天50元人民币;由公司或院校、培训机构安排食宿的,包干补助标准为每天10元人民币。
第三十二条在外施工期间,直接参与野外施工的出差人员,在原包干补助标准的基础上每天增加30元人民币;在海拔3000米以上直接参与野外施工的出差人员,在原包干补助标准的基础上每天增加50元人民币。
第三十三条包干补助为薪酬的构成纳入工资一并发放,并依据税法进行个人所得税的缴纳(《出差补助个人明细表》、《包干补助发放流程》见附件3、附件4)。
第四章国际出差费用报销标准
第三十四条乘坐飞机出差时,由公司统一预订机票,出差人员应提前7天通知集团总公司行政部进行机票预订。
第三十五条国际出差人员在出差期间发生的各项费用,在规定的标准内,凭合法票据据实报销;高出标准的部分,不予报销;由于特殊情况超出标准者,经主管副总经理批准后方可报销。
国际出差住宿费、伙食费、电话费的报销标准如下:
1、国际出差住宿费标准(每天每间房)
职
务
标
准
地区
欧洲
北美、澳大利亚、中东地区、港、澳、台
日本
其他地区
总经理、副总经理及同级领导
实报实销
其他人员
100欧元
100美元
7600日元
100美元
2、国际出差伙食费标准
等级
地区
欧洲
北美、澳大利亚、中东地区、港、澳、台
日本
其他地区
所有人员
40欧元/天
50美元/天
3800日元/天
40美元/天
3、国际出差电话费标准
等级
报销标准
总经理、副总经理、业务总监及同级领导
实报实销
部门经理
100元(人民币)/天
其他人员
50元(人民币)/天
第三十六条一级部门正副经理以上级别的人员(含一级部门正副经理)的市内交通费用实报实销;其它人员在乘坐交通工具时,应尽量选择公共交通工具,据实报销;如有特殊情况,需要乘坐出租车,须向本单位一级部门经理申请,经批准后方可乘坐;同时,在报销出租车费用时,要附带情况说明。
第三十七条参加国际展会或公司的大型活动,公司本着节约的原则,统一安排住宿、餐饮和交通等,发生的费用分摊到各实际发生部门。
第三十八条被公司送往国外高等院校或其它培训机构学习,以及到与公司合作开发项目的国外科研院所等相关机构实验或工作,时间超过30天的,由公司负责统一安排住宿;未超过30天的且公司没有统一安排住宿的,按国际出差处理。
第三十九条被公司送往国外高等院校或其它培训机构学习,以及到与公司合作开发项目的国外科研院所等相关机构实验或工作,员工自己安排伙食的,时间未超过30天的,按国际出差处理;时间超过30天,由公司按月发放培训补助,不同地区的培训补助标准不同:
1、欧洲地区培训标准为每月700欧元;
2、北美、澳大利亚、中东地区、港、澳、台,培训补助标准为每月900美元;
3、日本培训补助标准为每月60000日元;
4、其它地区培训补助标准为每月750美元。
第四十条出于安全考虑,国际出差人员尽量用信用卡结算,少带现金,减少出差借款金额。
第五章附则
第四十一条本办法由办公室负责解释。
第四十二条本办法自发布之日起执行。
附件1:
《出差申请表》
附件2:
《快捷酒店全国分布地址》
附件3:
《出差补助个人明细表》
附件4:
《包干补助发放流程》
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