文件管制程序Word下载.docx
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查
撰
写
名称
文件管制程序
1.目的:
确保环境管理体系所有关的文件处理迅速,正确流通、应用及管制,使各相关部门能及时获得最新有效版本的文件.
2.范围:
适用于环境管理系统有关的环境手册、管理程序、作业标准、环境记录及其他相关文件的管制。
3.定义:
无
4.权责:
4.1行政部文管员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。
4.2.各部门负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。
4.3总经理、管理代表、各部门主管负责依下列权责进行文件的审批。
文件类别
撰写
审核
批准
环境手册
行政部主管指定
管理代表
总经理
管理程序
部门主管指定
部门主管
作业指导书
部门经理
5.作业内容:
5.1文件编号:
各类文件之制、修订均由撰写单位依文件编号规则编号管理。
5.1.1.环境手册
EM-□□-□□
版本版次(从01起依次编写)
发行年份(如01表2001年)
环境手册代号(EnvironmentManual)
第1页共4页
5.1.2管理程序
MP―□□―□□.
顺序号:
该程序在ISO14001条款中的顺序号,
由01起依序编列
ISO14001条款号:
与ISO14001标准对应,如44表示“4.4条款:
实施与运作”
管理程序代号(ManagementProcedure)
5.1.3.作业标准
a.
OS-□□-□□
部门代号
作业标准代号:
theStandardofOperating
b.部门代号
部门
行政部
工程部
市场部
开发部
代号
01
02
03
04
财务部
采购部
05
06
5.1.4环境记录、外来文件:
不予编号。
5.2版本版次:
从01开始依序编写。
5.3文件制订、修订、废止作业:
5.3.1文件制订作业
5.3.1.1由撰写部门指定专人完成后视需要召集相关部门会审,无异议后依文件编号规则予以编号,並依4.3的规定送相关主管审批发行。
5.3.1.2所有文件在会审、审批等各阶段,若有异议进应随时回原制订部门修改,必要時应召开临时审查会议进行讨论修改.
5.3.2文件修订作业:
各项管理文件在实际作业中,若有不符合现状,须修改或增订时,应由发现的部门或提议者填写「文件修订/废止申请单」提出修订原因后,交原制订部门进行修改。
修订完成后的文件,其审查、核准、发行等作业程序与文件之制订作业相同。
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5.3.3文件废止作业:
文件废止之申请、核准、发行等作业同文件之修订作业,但文件废止后,原文件编号不可再重复使用。
5.3.4文管员将修订内容填写于文件封面“修订记录”栏位,随文件分发至使用部门。
.
5.4文件分发﹑回收作业:
5.4.1经批准发行的文件,由文管员以「文件管制总览表」列帐管理,並依原制订部门填写的「文件分发/繳回记录表」,影印适当份数并加盖“受控文件”章后行,并请收文部门签收。
5.4.2文件修订及废止后,旧版失效文件应于新文件发行之时,由文管员收回并销毁.回收时应注意数量及內容的完整性,並记录于「文件分发/缴回记录表」.
5.4.3.对外文件的分发,由适当的对外部门向文管员申请,文管员填写《对外文件分发记录表》,经管理代表批准后,由对外部门代为签收。
分发时应加盖发行章,失效或作废的文件不予回收.
5.5文件保存﹑销毁作业:
5.5.1文件保存:
5.5.1.1.现行有效的体系文件﹑程序文件﹑作业指导文件、各式表单记录及外来文件原稿等,均由文管员建档保管.
5.5.1.2文管员应将历次制修订版本原稿加盖作废后另档存放,与其它有效文件分开保存。
5.5.1.3文件保存期限:
a.版次为01的文件永久保存。
b..其它版次保存一年。
5.5.2文件销毁:
5.5.2.1文管员只需保留各版本的原案文件,从各部门回收的所有旧版及废止文件,由文管员予以销毁.
5.5.2.2若为资料保存或其它目的,由各部门回收之旧版文件不销毁时,应由文管员加盖作废以资区分。
5.6文件之档案管理:
5.6.1除文管员按規定影印适当份数发行外,使用單位不得影印任何正式文件.
5.6.2文件如发现有缺页﹑破损﹑字迹模糊等缺陷或文件之分发份数不够时,由使用
第3页共4页
部门填写「文件补发申请单」向文管员申请补发,不得借其它部门的文件以影印方式自行处理,而文管员对于破损﹑字迹模糊等缺陷的頁次,应于补发的同时进行回收作定并销毁.
5.6.3文管员在更改版本的次月更新并发行其保管所有文件之「文件管制总览表」,供各部门核对其所使用文件是否为最新版本.
5.6.4任何人均不得在正式文件上加注标记或收发室任何文字﹑符号等,以确保文件之正确性。
5.6.5文件借阅规定:
非使用部门欲借阅正式文件,应先填写「文件借阅申请单」经主管核准后,再向文管员借阅,并在规定期限內归还.
5.7外来文件之管理:
外来的环保法律法规及相关标准,由文管员统一登录管理。
5.8环境记录之管理,依照《环境记录管制程序》办理。
第4页共4页
文件分发/缴回记录表
分
文件分发签收栏
文件名称
版本
版次
发
单
位
合
计
分发数
签收者
签收日
缴回数
文件编号
序
号
制
表
文件修订/废止申请单
文件名称
申请日期
年 月 日
文件编号
申请单位
制订单位
申靖人
申
请
原因:
建议变更內容:
版本:
从变更为
定
意見:
同意不同意(说明理由)
主管:
核准人:
文件管制总览表
文件类别:
年月日
文件名称
制订部门
版本/版次
备注
备注:
审核
制表
文件补发申请单
申请日期:
文件名称:
补发原因:
补发页次:
人
文件借阅申请单
制订单位:
借阅期间:
理由说明:
对外文件分发记录表
文件名称
版本/版次
份数
签收
备注
核准:
制表
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