1、查撰写名 称文 件 管 制 程 序1. 目的: 确保环境管理体系所有关的文件处理迅速, 正确流通、应用及管制,使各相关部门能及时获得最新有效版本的文件 .2. 范围:适用于环境管理系统有关的环境手册、管理程序、作业标准、环境记录及其他相关文件的管制。3定义：无 4权责: 4.1行政部文管员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。4.2各部门负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。4.3总经理、管理代表、各部门主管负责依下列权责进行文件的审批。文件类别撰 写审 核批 准环境 手册行政部主管指定管理代表总经理管理程序部门主管指定部门主管作业指导书部门经理5.作业内容：5.1文件编号:
2、各类文件之制、 修订均由撰写单位依文件编号规则编号管理 。5.1.1环境 手册 E M - 版本版次（从01起依次编写）发行年份（如01表2001年） 环境手册代号（Environment Manual）第1页 共4页5.1.2管理程序M P .顺序号：该程序在ISO14001条款中的顺序号，由01起依序编列ISO14001条款号：与ISO14001标准对应，如44表示“4.4条款：实施与运作”管理程序代号（Management Procedure）5.1.3.作业标准a. OS- 部门代号 作业标准代号：the Standard of Operatingb. 部门代号部门行政部工程部市场部开
3、发部代号01020304财务部采购部05065.1.4环境记录、外来文件：不予编号。5.2版本版次 :从01开始依序编写。5.3文件制订、 修订、废止作业 :5.3.1文件制订作业 5.3.1.1由撰写部门指定专人完成后视需要召集相关部门会审, 无异议后依文件编号规则予以编号, 並依4.3的规定送相关主管审批发行。5.3.1.2所有文件在会审、审批等各阶段, 若有异议进应随时回原制订部门修改, 必要時应召开临时审查会议进行讨论修改 .5.3.2文件修订作业 : 各项管理文件在实际作业中, 若有不符合现状,须修改或增订时, 应由发现的部门或提议者填写文件修订/ 废止申请单提出修订原因后，交原制订
4、部门进行修改。修订完成后的文件,其审查、核准、发行等作业程序与文件之制订作业相同。第2页 共4页5.3.3文件废止作业: 文件废止之申请、核准、发行等作业同文件之修订作业， 但文件废止后, 原文件编号不可再重复使用。5.3.4文管员将修订内容填写于文件封面“修订记录”栏位，随文件分发至使用部门。.5.4文件分发回收作业：5.4.1经批准发行的文件，由文管员以文件管制总览表列帐管理，並依原制订部门填写的文件分发/繳回记录表，影印适当份数并加盖“受控文件”章后行，并请收文部门签收。5.4.2文件修订及废止后，旧版失效文件应于新文件发行之时，由文管员收回并销毁.回收时应注意数量及內容的完整性，並记录
5、于文件分发/缴回记录表.5.4.3.对外文件的分发，由适当的对外部门向文管员申请，文管员填写对外文件分发记录表，经管理代表批准后，由对外部门代为签收。分发时应加盖发行章，失效或作废的文件不予回收.5.5文件保存销毁作业：5.5.1文件保存：5.5.1.1.现行有效的体系文件程序文件作业指导文件、各式表单记录及外来文件原稿等，均由文管员建档保管.5.5.1.2文管员应将历次制修订版本原稿加盖作废后另档存放，与其它有效文件分开保存。5.5.1.3文件保存期限：a. 版次为01的文件永久保存。b.其它版次保存一年。5.5.2文件销毁：5.5.2.1文管员只需保留各版本的原案文件，从各部门回收的所有旧
6、版及废止文件，由文管员予以销毁.5.5.2.2若为资料保存或其它目的，由各部门回收之旧版文件不销毁时，应由文管员加盖作废以资区分。5.6文件之档案管理：5.6.1除文管员按規定影印适当份数发行外，使用單位不得影印任何正式文件.5.6.2文件如发现有缺页破损字迹模糊等缺陷或文件之分发份数不够时，由使用第3页 共4页部门填写文件补发申请单向文管员申请补发，不得借其它部门的文件以影印方式自行处理，而文管员对于破损字迹模糊等缺陷的頁次，应于补发的同时进行回收作定并销毁.5.6.3文管员在更改版本的次月更新并发行其保管所有文件之文件管制总览表，供各部门核对其所使用文件是否为最新版本.5.6.4任何人均不
7、得在正式文件上加注标记或收发室任何文字符号等，以确保文件之正确性。5.6.5文件借阅规定：非使用部门欲借阅正式文件，应先填写文件借阅申请单经主管核准后，再向文管员借阅，并在规定期限內归还. 5.7外来文件之管理：外来的环保法律法规及相关标准，由文管员统一登录管理。5.8环境记录之管理，依照环境记录管制程序办理。第4页 共4页文 件 分 发/缴 回 记 录 表分文 件 分 发 签 收 栏文 件 名 称 版 本版 次发单位合计分发数签收者签收日缴回数文 件 编 号序号制表 文件修订/废止申请单文件名称申请日期年 月 日文件编号申请单位制订单位申 靖 人申请原因 ： 建议变更內容 :版本: 从 变更为 定意見: 同意 不同意（说明理由） 主 管 :核准人：文 件 管 制 总 览 表 文件类别： 年 月 日文 件 名 称制订部门版 本 /版 次备注备 注: 审 核 制表文 件 补 发 申 请 单 申请日期:文件名称：补发原因：补发页次：人文件借阅申请单制订单位：借阅期间：理由说明：对外文件分发记录表 文 件 名 称版本/版次份 数签 收备 注 核 准： 制 表
