MasterERP系统模块操作手册Word下载.docx
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发票地址:
购货单或销货单上的发票地址,即对方税务登记时注册的地址。
双击空白处可扩大面积。
你还可利用地址输入法输入发票、公司地址。
当你输完发票地址后按下Enter键,你会发现公司地址已与发票地址相同。
公司地址:
对方公司所在地地址,起初与发票地址是相同的,若以后公司搬了,就不一致了。
分地址设定:
此栏位适用于对客户仓库的粗略管理,相关资料在此处可设定。
若不另外输入系统就会内定公司地址为分仓地址。
注意小精灵:
只有当客户类别为客户或客户/厂商时,才可看到此栏位;
否则的话,此栏位上是隐藏的;
起始往来:
指的是与客户厂商开始有业务往来的日期;
简称:
由系统自动带出,取全称前四个字。
也可以自行输入。
客户等级:
在货品资料中可输入不同等级的价格,销货时根据客户等级抓取不同级别的销售价格。
国税编码:
税号;
发票名称、发票地址:
在出俱发票时的单位名称和地址。
银行代号、银行账号:
客户所用的银行和账号。
下图是客户资料的帐款管理界面,设置和客户往来时帐款的管理形式。
这里的设置只是在以后的操作中提供一个默认值,在具体的单据上可作改动。
使用币别:
指双方交易使用哪一种货币。
按外币冲销否:
若客户或厂商使用的币别为外币时,才有选择此项的必要;
在整个软件系统
中,收付款时均以本位币金额进行帐款冲销,即使为外币时也会自动根据汇率换算成本位币;
若选择此选项后,收付帐款冲销金额时,系统自动以外币进行帐款的冲销,其本位币的差额会作为汇兑损益处理;
交易方式:
指的是与客户或厂商进行交易时所采取的结帐方式;
结帐期:
指结帐的期间;
起算日,是指从哪天开始算起;
间隔天数,指从起算日起间隔多少天后才结帐;
票期,到了结帐那天,开出的票据的期间;
货到结账:
货到几天后结帐,票期为多久;
票据收付:
以票据方式收付帐款;
现金交易:
指现款现货的交易方式;
其它:
指双方商定的其它结帐方式,在此可以予以定义;
在此设定的交易方式只是一个参考值,我们知道,对于不同的交易情况,结帐方式是变化的;
在以后的进销存作业中,如果你选择了某客户或厂商,本系统将默认这里的结帐方式,但您可以根据实际的情况进行修改。
立帐方式:
本系统内立帐是联系进出货和收付款之间的桥梁,立帐方式有单结、发票结、不立帐三种。
若选立帐后系统就把进出货的帐列入立帐档,收付款时才会冲销,不立帐也就不能冲销。
单张立帐:
只要使用者一登打进销货单,在保存单据时系统自动产生应收、付帐款;
不立帐:
进销货业务发生后不需要产生应收、付帐款;
例如厂商赠送的货品,必须要入仓库但却不需要付款的情况;
收到发票才立帐:
当发生进销货业务后,必须收到或开出发票当日起才开始产生应收、付帐款;
扣税类别:
有不计税、因税内含、因税外加三种,如果你在这里有做注记的话,那在进销存系统中选择该厂商/客户时就可直接带出扣税类别的资料。
帐务归属对象:
指该向谁去收款,因为收货方与付款方不一定相同,尤其是与集团公司做交易时,有可能子公司收货,母公司付款,此时应把对帐单寄给母公司。
责任业务:
输入该客户负责的业务人员代号。
信用额度:
您心目中估计客户的偿债能力而赊销给他货物,当金额超过他的信用度,若设了管制系统会在跳出窗口,提醒您该客户的信用额度及欠款信息。
是否再赊销依您主观决定。
信用管制:
是指客户拖欠的由帐款超过信用额度时的处理方式;
提示:
在使用者输入单据时,如果交易金额超过信用额度,存盘时电脑会提示:
“金额已超出额度,请检查”,提示之后如果你还想存盘,则系统也会接受,只不过它想告诉你:
我已向你提示了哦,如果硬要交易我也没办法。
管制:
在输入单据时,如果交易金额超过信用额度,存盘时电脑会提示:
“金额已超出信用额度”,此时无论你做任何动作都没有用了,因为这就是设置了管制的后果;
但如果连董事长都同意这笔交易了,你电脑怎么还如此顽固不化的话,怎么办?
这可有背于电脑管理的初衷,所以你可以进行补救措施,那就是从单据返回到[客户/厂商资料建档],在管制项进行修改,改为不管制或提示就好了;
不管制:
那就是不管制啦!
反正你们之间有着充分的信任,何时何地均不用控制,实现真正的自由贸易,无论你怎么输单,电脑都不会干涉你;
截止往来:
输入了截止往来会产生什么效果呢?
使用者到进销存单据中输单,当输入该客户名称时,系统便会告诉你:
“禁止与此客户交易”。
当然一般情况下,你不会轻意设定“截止往来”日期,一旦设定,代表你以后也不需与此客户进行交易了;
但是!
哪天你又再与它交易,怎么办?
你只要回到设定[截止往来]的栏位上,把日期删除即可再交易了;
会计科目:
指在和客户往来时主要的涉及会计科目。
按F10可进入会计科目批次设置。
特色资料:
把具有共同点的客户或厂商归类,归类标准按需要自定义;
每一个特色代码均为一个种类,每一种类根据其内容不同,又可以分成各种不同的小类;
但同一客户或厂商可以同时设有多种特色资料,但针对每一种特色资料,它只能设立一个内容;
以后查找时只在这一类中查找即可,大大缩小了查找的范围。
代码:
指的是特色资料的代号;
项目描述:
指的是特色资料的说明;
项目内容:
是特色资料的真正内容,以此来区分同一特色各种小类的资料;
当选择了特色代码后,必须输入项目内容,否则系统不允许存档;
操作步骤:
一、新增客户/厂商资料
1、用鼠标点击[新增]或直接在键盘上敲F2新增;
2、光标停留在第一个页面“基础资料”窗,输入客户/厂商编号、全称、简称,然后分别入该客户/厂商的其它资料,这里需要特别说明的有以下几个栏位:
客户类别,根据所输入的资料的性质,确定其所属类别;
分仓地址:
它只是针对于类别为客户或客户/厂商来设定的,即该客户的仓库地址,这里设定是为了方便以后业务的方便,当我们送货时,可以进行查询等;
3、用鼠标点击[帐款管理]按钮,进入另一页画进行设置:
凡是与交易金钱有关设定,均可以认为是帐款管理,它的设定是交易双方确认的。
比如使用币别、结帐方式、归属客户、对方的扣税类别等,而开户银行则是由对方提供的,立帐方式、信用管制的选择则是由我们自己来确定。
截止往来,此栏位只有在与该客户/厂商不再发生业务往来时才输入,一旦输入,无法再与客户进行交易;
4、若需对客户/厂商进行各种分类,请进入[特色资料]窗进行分类的设定;
特色资料的管理是对客户/厂商更深一步的管理,在此,我们可以分别对他们按行业、地区等进行归类,设置的目的是为了以后查询的方便。
设定方法:
1)点击“代码”栏的小按钮,然后你可以在打开的小视窗中进行新增、修改、删除等操作;
2)项目内容是您根据实际的种类进行内容的设定,很显然,定义特色资料的目的是为了管理方便,所以你必须真实录入;
5、若此客户/厂商是外商,就要进入[营业资料]进入输入;
这里是针对外商进行的管理,它的内容包括该外商的英文名称、英文地址及电子邮件地址;
若此客户/厂商是贸易类的企业,则可以进入[贸易资料]和[麦头资料]页面设置相关信息;
6、资料输入后,用鼠标点击[存档]或直接在键盘上敲F8存档,保存记录。
二、修改客户/厂商资料
1、用鼠标点击[速查]或直接在键盘上敲F3新增,弹出速查视窗,输入所要修改的资料的相关内容,系统自动把光标停留在满足条件的记录上;
2、使用者只需把光标移至需修改的栏位上,进行资料的修正;
3、资料修改完毕,再用鼠标点击[存档]或直接在键盘上敲F8,保存修改后的资料。
三、删除客户/厂商资料
1、用鼠标点击[速查]或直接在键盘上敲F3新增,弹出速查视窗,输入所要的资料的相关内容,系统自动把光标停留在满足条件的记录上;
2、用鼠标点击[删除]或直接在键盘上敲F4,系统自动弹出询问视窗“确定要删除吗”,若是确定请选择Y,资料立即被删除,若是不想删除的话,请选择N,记录被原封不动的保留下来。
当贵公司已经与该客户或厂商进行过业务往来的话,就不能够删除此笔资料,若贵公司确实不再与其发生业务,可通过设置[截止日期]来控制;
四、快速过滤查询客户厂商资料
1、当客户厂商的资料超过系统默认提示数目300笔,每次进入客户厂商资料档时,系统均会弹出“客户资料查询窗口”,让客户有选择性地进行资料查询;
或在〖客户/厂商资料〗画面上直接点击[条件]按钮,也可弹出此视窗。
该视窗的作用是,当资料档的数据量很大时,便于用户可快速进行客户厂商资料的查询。
栏位说明:
起止客户:
查询的起、止客户代号;
不输入时,系统默认为全部客户厂商资料;
客户名称:
指客户厂商的全称;
客户类别:
使用者可在此处选择所查询的客户厂商资料的性质;
可单选也可复选;
提示数目:
指的是在进入客户资料资料档时,当资料档的记录超过多少笔时才弹出此“客户资料查询窗口”;
一般系统缺省为300笔,使用者可根据实际情况进行修改,此数目不能低于300;
查询方法:
1、在进入〖客户厂商资料〗或在〖客户厂商资料〗画面中用鼠标点击[条件]按钮,系统自动弹出“客户资料查询窗口”;
2、后根据所要查询的客户厂商的情况,进行查询条件的输入及选择;
3、点击[确认]按钮,系统自动把符合条件的客户厂商资料过滤出来,“客户资料查询窗口”自动关闭。
员工资料
本栏位是专门对本公司员工进行管理的窗口,目的是便于查询。
打开员工资料档,你会看到本系统默认的“根”目录,如何才能使其编号既一目了然又便于管理呢?
建议参看“如何做好电脑化编号”。
当你进行建档时,可以在主页进行编辑,也可以按下F2打开明细窗口,在明细窗口中进行编辑,在此窗口中,你在表头会看到四项:
基本资料、人事资料、年度目标(可通过其完成情况,来考察业绩)、特殊资料。
员工基本资料栏位的运用很简单,你只需根据实际情况填入即可。
员工特殊资料栏是进一步对员工的明细管制,比如,你可根据地区、所销商品、年龄等对在进行管制,这样当你进行目标统计时,敲入代码即可。
如图所示:
点击代码下方栏位,会出现一个小方块,用鼠标左键点一下,出现一个编辑窗口,你可以对其进行新增、删除、选取等等。
注意到员工资料右边一个照片大小的空缺吗?
不错,它就是作贴照片用的,你只需将光标点击此栏位,这时你可以到档案中找出照片档案,这时照片就会乖乖贴在空白处。
最后,要提醒你的是,在定义一切时,别忘了存盘!
如何做好电脑编号
在财务电脑化作业中,很多地方均会使用到编号。
也许你会认为,编号不过是一个代号而已,不错,但别小看它的作用。
在你编号正常时,使用会很顺利,你也看不出它的重要,但如果你的业务有变化,使编号的作用变得复杂起来时,它可能会影响到你电脑作业的顺利进行,甚至无法延续贯彻你当初编号的意图,这时你会感叹:
要是开始把编号规划好多好。
因此,我想告诉你的是:
电脑编号十分重要。
编号的主要原则:
一、一物一号
编号好比是储存在电脑上的门牌号码,在同一个门牌下,它只容许存放一笔记录,“一物多号”或“多物一号”都会产生电脑作业上的问题,违反电脑作业处理原则。
当编成一物多号时,电脑将视为两种东西,而不会自动合并,当然,也有不同供应商供应相同原料的情况存在,此时是否将供应商编号编入料号内,就要细细推敲一下了。
若该料品属共用性品,且不因不同供应商而影响采购或其他部门作业时,即不单将供应商编入料品代号内,否则定对某些相关作业造成困扰。
反之,如果是多物一号时,电脑将视其为同一物而无法作分辨,经处理统计后的资料将会自动被合并,而帐务资料也会被列印在一起,如此又会造成帐务处理上纠缠不清的问题。
二、预留扩充性
在制定编号原则时,考虑到公司未来业务、生产、财务等方面可能成长的,以免系统刚使用,就发现编号不够使用,再来修正原订的编号,误工又误时。
三、不能含变数
制定编号原则上,绝对不能将可能的“变数”纳为编号的一意中人,否则不但徒增困扰而且将会后患无穷。
如:
针对部门代号纳为客户编号的一部分,部门代号本身因会随时间而调整变更时,可称为“变数”,在编员工代号时,不应将部门代号纳成员工编号的一部分,因为不仅是部门组织可能调整,甚至极有可能全部调整,以致有人员调任到不同的部门的状况发生。
四、资料顺序
电脑在作资料查询或印表作业时,是依资料的索引或排序来显示或列印资料,这个顺序将影响阅读资料的习惯,所以我们要知道电脑上资料索引方式。
在电脑上的索引或排序顺序是依照:
1.阿拉伯数字(0-9)。
2.英文字母(A-Z)的顺序,在制定编号原则时,要考虑到电脑作业下,若依所订的编号原则,资料显示及列印的顺序是否方便阅读。
部门间,常因作业角度不同的,而对编号有不同意见。
若需统一,可由高层主管部门以公司整体利益来作协调。
五、中文限制
在电脑作业中,中文编码有多限制条件,如果忽略此因素,可能会白费一番功夫不得不重打编号一次。
1.中文撷取限制
在电脑中,中文以转换成内码的方式来储存资料,其值可能比英文字母“Z”值大或比空白键还小,当编码以中文作开头时,在印表的时候,将面临到一种状况那就是在打印范围选择上,即使是选择打印从空白至“Z”最大值时,可能有些资料还是印不出来,这是中文编码的最大弊端。
又因为中文内码顺序和中文笔划并无对应的关系,在资料排序或打印的时候,使用者较难以掌握资料的顺序,这也是中文编码在应用上的限制。
2.中文输入限制
中文输入法不像英文输入法来得直接了当,它不是按一个键就能作输入,它必需经过拆字或其它方面的技巧;
因中文限制,一般编码作业上,除少数如计量单位等,因不牵涉打印范围选择,可用中文编码,其余尽量不用中文编码。
六、编号长度
在可能的范围内,编号长度宜“愈精简佳”的观念,因一般人的记忆在编号过长过杂时不易记忆,同时增加资料书写时间,比产品代号,可能需要对外印成产品目录,如果编号过长,在产品说明时,可能要多费口舌才能让客户了解清楚。
七、避免混淆
制定编号原则时,需注意避免可能发生目视错误、容易混淆的编号方式。
例如,编号中间不可留空白,避免书写相近的英文数字互相混用,不要使用小写的英文字母以及键盘上的特殊符号,以免在编号相关作业上,易出错又不方便作业。
几种实用的编码实例:
顺序编码法:
原 则:
按流水号顺序,依序加一。
优 点:
单纯、易懂、不需事先规划、分类。
缺 点:
无法从编号来区分资料、资料不能从中间插入。
一般应用:
业务员编号、各种单据流水号等。
员工代号 姓 名
0001蔡文卿
0002陈小二
0003武媚娘
....
间隔编码法:
依编号栏位的特性,将号码区隔成几大类,再依资料发生顺序编上流水号,此法为顺序编码法的改良。
新编号发生时,可依流水号区隔分大类。
需借助其他相差编号来作补助。
客户编码、业务员编码。
员工代号 姓 名 部 门
0001蔡文卿
0002陈小二管理部
0003....
0040史泰龙公关部
0041麦当娜
阶层编码法:
编号区分为阶层式分类,如大分类、中分类、小分类,再依顺序编号。
表现出编号分类架构,统计分析符合电脑胃口。
分类太多时,位数较多。
会计科目编号、产品编码。
运用时注意分类适中。
会计科目 名 称
11111011111 资产流动资产现金银行存款
表意编号法:
直接以具代表性文字或数字,将编号表达出来,望文生义,直接解读。
编码类别少时,看码就能知道其代表的意义。
不适合作阶层式分类统计。
币别代号、计量单位。
币别代号 名 称
RMBNTUSDHKMK 人民币 台币 美金 港币 马克
货品编码规则:
对货品编码的规则,科学的编码可以更好的管理货品,更快的查询到需要的货品。
码长:
货品品号的位数,其设定在营业人资料中的会计基础资料二的货品代号中设定。
产生名称:
T时,在货品基础资料建档中输入品号后,品名自动带出大类中相应的名称。
操作说明:
例:
在营业人资料中设定编码长度的品号长度为10
1、点击新增;
2、段下自动生成1,码长下自动生成10,把第一段的码长改为2,存盘后就生成了一个大类页面;
3、再新增,第二段为中类,码长也是2位,中类是在大类下的再分类;
4、设第三段为流水序号,码长为6位,三段码长加起来为10,就是营业人资料的品号的位数;
5、点击大类,新增,在代码下输入大类的代码(两位),再输入名称;
6、在中类下同样输入代码和名称,最后存盘。
7、设好货品编码规则后,货品基础资料明细中的品号为AA-BB-CCCCCC形式(AA为大类BB为中类CCCCCC为流水序号),如果不设货品编码规则,则货品基础资料明细中的品号为CCCCCCCCCC。
货品基础资料设置
货品代号设定
商品品种的繁杂、存货的不断流出及补充,用什么样的方法去管理商品的流通才是最简便有效呢?
在我们的财务系统中从商品最初的代号设定到各个仓库代号设定再而后的商品分仓存量的核算,甚至商品代号的更换,我们都为您一一考虑到,所以详细输入贵公司之营业货品基本资料,可更好地供进、出货及库存之管理各项统计作业。
属性:
1、大类:
新增货品时系统默认的大类类别
2、主单位:
新增货品时系统默认的主单位
3、计量单位:
新增货品时系统默认的计量单位
4、批号管制、序列号管制、农副产品否:
新增货品时系统默认的状态
货品一般资料:
品号:
建立货品代号,方便公司对货品的统一管理;
品名:
货品的全称;
货品名称的简要称呼,只要输入了货品名称按回车键后,系统自动产生简称,使用者可自行修改;
批号管制否:
指对特殊的货品进行特殊的管制,即进货的时候指定进的是哪批货,销的时候也指定销的是哪批货,这样销货的成本就等于进的那批货的成本;
查库存的时候可以分批查询,而且成本的计算不受其他成本核算方式的影响,它有独立的核算方式;
大类:
对各类货品予以分门别类,可分为商品、制成品、半成品、原料、物料、下脚品、在制品、人工、费用、外包、十大类;
前六种是存货,核算数量也核算成本,故一般对存货的分类只选择前面六种;
后三种是费用,只核算数量不核算成本;
在制品指的是MRP中的在制品部分,不是实质的存货;
中类:
是对货品大类作更细的分类,便于对货品的明细管理;
例桌子与电脑同是大类商品,但桌子是办公设备,电脑是电脑设备,若想分开管理,我们就可以在大类下设中类[办公设备]及[电脑设备];
货品税率:
指的是货品的增值税率;
资料来源于营业人资料设定的本业税率;
主单位:
指的是货品的最小计量单位;
副单位:
主要为辅助主单位而设立,它与主单位的关系可以是任意的;
副单位与主单位可以是对等的关系:
例如对啤酒的单位说法,一支啤酒与一瓶啤酒都是一样的意思,那么这时候我们可以设主单位为支,副单位为瓶;
副单位与主单位之间也可以不存在对等关系,在MRP中将会用到:
例如把啤酒托外装酒封瓶盖,在与厂商结算托外缴回的费用时,由于啤酒的库存是用支进行核算,但厂商结算单价时却是按重量进行计算,但重量与支之间却不存在兑换关系,故此时我们可以把副单位设为重量,在结算加工费时选择属性[计算单价按副单位计算],这样既解决了库存问题,也解决了帐款问题;
公式:
是针对主单位与副单位而设定的计算公式;
因为有的公司进货时,是按件来计件的,但进货时往往是一货柜进的货,而且无法清楚知道件数,故一般客户与厂商之间会确定一个公式进行计算件数,就是根据货柜的体积,这时候我们就可以进行[公式]视窗,进行公式的设置;
推算数量送入:
指的是此公式计算的是主单位数量还是副单位数量;
推算公式:
在此编辑栏输入公式,右边视窗的[保留字]代表真正的数字及运算符号(小数点也包括在内,若推算的是副单位,主单位数量也算保留字,可以用以公式计算),英文字母、中文字均代表变量
计量单位:
即进、销货、领用时主要的计量单位;
包装:
例如杯子12只=1打,24打=1箱,故主单位为只,(包装一)单位是打,(包装一)数量是12,(包装二)单位是箱,(包装二)数量是288,即12*24;
货品其他资料
主供应商:
货品供应的第一供应商;
在MRP系统中进行下采购单时将会用到;
次供应商:
货品供应的第二供应商;
统一定价:
货品出售的价格,数值需自己输入;
当定价政策、历史单价、代理价均没有资料的时候,报价单、受订单及销货单的单价则会取这里的值;
业务成本:
公司为调动业务员的积极性,以低于标准成本的优惠价格给业务人员,而此价格就称为业务成本。
数值需自己输入;
总代理价、一级代理价、二级代理价、经销批发价、一般客户价、会员卡价格:
是针对不同的等级的客户设定不同的售价;
最高成本价、最低售价:
是指货品买入的最高成本价和卖出的最低售出价;
预设仓库:
指货品采购、进货、销货等相关业务的预设仓库;
条形码:
在这里输入条形码后,在以后的具体单据操作中就可以用扫描枪扫描货品的条形码,系统就能直接抓取相应的货品资料。
品牌代号:
同一类货品有不同的出货厂家,品牌即为货品的厂牌。
输入货品品牌名称,方便您查询资料;
停用日期:
货品的停止使用日期,当输入日期后,该货品立即停止使用,那在单据的货品查询窗口视窗则不看到该货品,但在报表的查询视窗还是能看到该货品;
存放在哪个仓库中的,在受订、销货单中系统默认仓库为预设仓库,也可根据需要修改。
客户厂商、对应货品代号:
指的是该货品在客户厂商中的货品代号,两者是一并使用的;
当货品设定了与客户厂商的对应货品代号后,在进、销货时,若是你只知道对方货号,而忘记了本身的代号时,可选择属性[客户货品是否自动转换],只需输入对方的货品,系统立即帮你寻找出在本系统中的货品的真正代码;
特别供应价、特别折扣、:
此货品从厂商买入或卖给客户时的特别供应价和特别折扣;
最低叫货量:
采购货品时的最低入货量;
增加货品资料:
其增加办法与增加客户厂商资料一样的,只要在各自的栏位上输入相应的值存档即可;
重要栏位的输入:
在货品资料中,必须输入货品代号、名称、简称、确定是否需要批号管制,选择大类,再输入货品的单位,其余的资料可日后补上均可。
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