论文秘工作的现代化和网络化汪冬定稿.docx
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论文秘工作的现代化和网络化汪冬定稿
论文目录
摘要……………………………………………………………………2
关键词……………………………………………………………………2
绪论……………………………………………………………………4
一、文秘工作的现代化和网络化背景…………………………………4
(一)现代文秘工作的时代背景
(二)我国秘书工作现代化的要求
二、秘书工作的现代化、网络化与世界接轨…………………………6
(一)秘书观念的现代化
(二)写作方式的电脑化
(三)文体模板的规范化
(四)办公手段的数字化
(五)信息检索的网络化
(六)政务管理的电子化
(七)网络电子会议
三、实现秘书工作现代化、网络化的途径……………………………10
结束语………………………………………………………………11
参考文献………………………………………………………………11
论文秘工作的现代化和网络化
【摘要】21世纪是一个网络时代,英特网正在逐渐取代原子成为信息传播媒介的主流。
传统原子媒介的提高是人的不同器官的拓展,而英特网营造的电脑网络则是人的大脑神经的延伸,正在改变我们的思维模式、观念意识、生存方式、审美趣味等。
秘书工作因此面临着深刻的时代转型,逐步走向现代化和网络化。
【关键词】秘书工作现代化网络化办公手段
ModernizationofSecretPapersandNetwork
Abstract:
The21stcenturyisanetworktime,bitsofinformationaregraduallyreplacingatomsasthemainstreammedia.Theimprovementofthetraditionalatomicmediumisthehumandevelopmentofdifferentorgans,whilethebittocreateacomputernetworkisanextensionofhumanbrain,ischangingourmodeofthinking,theconceptofconsciousness,wayoflife,aestheticandsoon.Secretarialworkthereforefacedwiththeeraofprofoundtransformationtomodernizationandnetworking.
Keywords:
secretarialwork;modernization;network;officetools
绪论
人类已进入了信息社会和知识时代,新的形势也对秘书工作提出了数字化、国际化、全球化的要求,秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重,工作方式由被动服务转变为主动服务。
在现代企业管理中,领导者必须实行科学决策,要求秘书工作者不仅要办文办事,还必须出谋献策。
传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展。
所以新形势企业对多功能型“通才”秘书的要求也越来越迫切。
变幻莫测的市场要求企业秘书能够应付自如,需具备多方面的技能。
未来是一个完全开放的社会,随着全球经济一体化进程的逐步推进,最终会达到全球资源的共享。
秘书人员的国际化流通也是必然的趋势。
企业的生存和发展充满新的机遇和挑战。
社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台,新的形势向新时代的秘书工作者提出了更高的要求。
因而秘书工作将随着时代的进程,逐步地现代化和网络化。
一、文秘工作的网络化和现代化背景
(一)现代文秘工作的时代背景
网络化传统原子媒介的提高是人的不同器官的拓展,而英特网营造的电脑网络则是人的大脑神经的延伸,正在改变我们的思维模式、观念意识、生存方式、审美趣味等。
秘书工作因此面临着深刻的时代转型,逐步走向现代化和网络化。
网络化是当今时代发展的必然趋势。
网络经济已悄悄走进我们的生活,打电话要进入电话网,看电视也有电视网,就连买商品也要上网络。
整个生活、整个世界已经被一重重网笼罩着。
每个人都在网里生活、工作、学习。
最近,德国西门子公司发明了“蓝牙”技术,是继WAP技术以来更完美的网络技术,欲把整个世界纳入他的网中。
我国家电业巨头海尔公司新近成立了研究中心,将“蓝牙”产品的开发放在重要位置,推出了“E-海尔、E-家庭”的新概念。
长虹公司也推出了“AV无线通”和“无线保姆”等蓝牙技术产品。
清华、中科大等名牌大学也纷纷成立研发中心,研究蓝牙技术。
广州市专门辟了300多亩地开辟了中国第一个“蓝牙”科技园。
看来,网络这匹狼真的来了。
谁不尽快掌握网络、运用网络技术,谁就会被时代所淘汰。
秘书工作是经济领域的核心工作,是所有经济信息的集散地,掌握着每个单位的经济命脉。
如果秘书工作不实现电算化,走上网络化,即使其他领域网络建得再好,也不能推动经济腾飞。
举个例子来说吧,就说网上购物吧:
在家里想买一个东西,而又不想出去,就在网上购买,不久买的东西就送上门来了,这就是网络的好处。
所以,秘书工作必须实现网络化,而且应该是首先实现网络化,否则,秘书工作就会成为经济发展的阻力。
(二)我国秘书工作现代化的要求
几年前,国家经贸委组织召开了一次专题座谈会,有关专家学者对企业信息化问题进行了深入探讨。
国家有关报告指出:
建立现代企业制度的关键是从机制上解决规范化问题,应把对信息资源的管理和监督放在首位,应通过规范的信息软件来提高信息的透明度和真实性。
看来,秘书电算化、网络化问题已经提到议事日程上了。
秘书工作是管理活动中不可缺少的重要组成部分,管理的现代化要求秘书工作的现代化。
目前我国的秘书工作中存在着不少问题,不能适应现代化的要求,需要加快改革的步伐,主要应从打破秘书工作思想迷信化、加强秘书理论体系的建设以及提高秘书队伍的整体素质等几个方面努力。
二、秘书工作的现代化、网络化与世界接轨
中国加入WTO以后,为尽快适应WTO的各项规则,促进我国管理及各方面的国际化与现代化,是我们面临的紧迫而重要的课题。
在管理活动中,秘书工作是不可缺少的重要组成部分,目前我国的秘书工作中还存在着不少问题,用现代化的标准来衡量还有较大差距。
我国加入WTO后,新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化,客观上对秘书工作提出了更高的要求。
要做好新形势下的秘书工作,就必须紧跟时代步伐,紧紧围绕一个中心,树立十种意识,提高四种素质,不断完善自己,打破迷信方法,付出艰辛劳动,做好领导的参谋和助手,高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。
(一)秘书观念的现代化
电脑网络给秘书工作带来了全新观念,传统的线性思维将被网状立体思维所取代,过去封闭式管理适用的纸质文件将逐渐演化为开放式的、透明的政务信息。
公务文书不在是单向传递,而是互动式信息交流。
政务信息的瞬间传播,将大大加快政务活动节奏和社会发展步伐。
秘书的能力和素质将不单体现在写好文书、当好参谋上,而且要学会使用各种现代化的办公手段,驾驭电脑信息网络,善于检索和处理政务信息。
公务文书的电子化,也将给传统的档案管理带来革命性挑战。
电子政务可以发挥转变政府职能的助推器,反腐倡廉的润滑剂等功能。
这些变化也期待着秘书观念的转型,它是秘书工作现代化和网络化的前提。
(二)写作方式的电脑化
随着计算机技术和人工智能技术的发展,在文字处理系统基础上发展而来的计算机辅助写作系统正逐步走向成熟,特别是在利用文章的写作方面,计算机辅助写作系统日益显示出其强大的功能和生命力。
随着信息化社会的到来和计算机的普及,记录和传递人类思想感情的方式和途径将发生重大变化,从而带来写作观念、写作行为、写作进程和写作思维方式的改变。
人类进入网络文化时代,电脑写作的出现和迅速发展引发了思维方式的巨大革命,写作活动的本质是一种创造性思维活动,思维的变革是一种观念的变革,写作者透过电脑彼此沟通这种网络经验,已逐渐形成电脑改变思维方式的主要途径。
(三)文体模板的规范化
电脑写作的文体模板是一些电脑中文平台所附带的、经过精心设计的文体形式框架。
它格式规范,形式美观,允许个性化的选择。
它对于美化文体形式,统一文体规范,增强表达效果,提高解读效率,起着十分重要的作用。
(四)办公手段的数字化
办公手段的数字化提高了公司工作效率。
网络化办公大大提高公司的工作效率,实现了各种信息共享,并且各种信息很快就得到反馈。
使用办公网络互联后,信息交流非常畅通便捷,许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。
原来公司重要的会议内容、通知和文件,都是把内容写在纸上,然后再去打印、复印,现在一按鼠标,什么都知道了,非常省力,又便捷及时。
原来需要到处寄送的文件,现在只要手指一摁,几十份通知瞬间就发出去了。
既节约办公经费又环保。
实行网络化办公使得纸质文件大量减少,随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减,节约了大量资源,节约了办公经费。
现在公司的通知、决策、计划等都在网络上传输,各种文件从“临时交换文件夹”、“行政管理中心”、“资源共享区”等平台传阅反馈,合理节约了办公资源,也积极贯彻与响应了党中央关于创建节约型社会的号召,提高了秘书网络办公水平。
自从开始网络化办公后,有力地促进秘书去接触电脑,认识网络、学习网络知识,跟上信息化办公的节奏,提高了秘书的信息技术利用水平。
公司秘书现在人手一台电脑,公司的文件、通知、合同都实行网络传输,实现了管理工作的时效性。
公司通过网络办公平台一点击,几秒钟内就将文件传给了每个职员,实现了文件的快速传递,公司设置的各种工作反馈表能有效地监督职员的工作实施情况,经理不用下到各个办公室、车间检查,根据负责人在网络上的反馈,很快就知道该项工作的完成情况。
(五)信息检索的网络化
信息检索的网络化也即网络信息搜索,是指互联网用户在网络终端,通过特定的网络搜索工具或是通过浏览的方式,查找并获取信息的行为。
信息检索式获取知识的捷径、信息检索式研究的向导、信息检索是终身教育的基础。
(六)政务管理的电子化
电子政务系统是为各级政府部门和企业量身定做的办公自动化系统。
通过短信、WAP等无线信息技术,支持随时随地移动办公和协同办公,实现办公自动化和移动信息化的无缝结合。
政务电子化的发展是有独特规律的,在建设电子化政务过程中,应注意以下几方面:
其一、要理解政务电子化将分阶段地进行,软件公司需要把握到整个发展步骤。
其二、政府的运作是分级分部门的,其信息系统有可能从上至下建设,早期在下级部门开发利用的系统可能被替换。
其三、政策、法规、流程的变化是经常性的,由于需要适应这些变化,系统的变动必然非常频繁。
市场化的信息管理系统,需求来自于不同企业,可以有很多个性化的东西,为用户做需求分析可能只需要接触几个人、几十个人。
而政府部门的运作则有从中央到地方的一种垂直体系,但在具体操作上,存在交叉管理的现象。
政务电子化在调整这种关系方面,会遇到新的要求。
电子化政府是运用信息技术创新政府治理和服务的整合概念。
其内涵在于建立一个虚拟政府,为公民提供方便、快捷、高质量的公共服务。
电子化政府对于提高政府回应力、政府政策能力、政府效率,实现开放政府和责任政府,最终提高国家竞争力具有重要价值。
是故,建构电子政府已经成为世界范围内政府再造的新趋势。
电子化政府实现的前提和基础在于政府信息的公开、政府业务的电子化、政府服务的创新以及信息技术与政府再造的整合等。
为了迎接网络时代的挑战,实现电子政务与城市信息化目标,秘书工作必须提升自己的职责,尽快推进现代化和网络化的进程。
(七)网络电子会议
会议电子化网络会议是一套全新的桌面会议系统,它是WebEX的创始人之一朱敏先生在中国创办的高科技企业生产的产品,是更新一代的网络视频会议系统。
使用网络会议有利于提高企业决策效率、节省企业运营成本、完善客户服务系统、企业培训网络面对面、桌面共享、电子白板、文档共享和协同浏览等。
三、实现秘书工作现代化、网络化的途径
实现秘书工作现代化、网络化主要应从秘书工作人员的个人素质和现代化网络化的硬件设施着两个方面来提高。
实现秘书工作的现代化和网络化首先要提高秘书工作人员的个体素质,具体可以采取以下措施:
第一,提高秘书工作人员的陈旧观念,让其思想开放。
一些秘书人员对现代化办公的价值认识不足,特别是年龄大的秘书工作者接受新事物比较慢,不了解信息技术的巨大优势,对其比较冷淡,缺乏放眼世界的眼光和对信息的敏锐。
第二,提高秘书工作人员的科学文化知识。
办公的现代化和网络化与科学文化知识有着紧密的联系,没有一定的科学文化知识、计算机知识、一定的外语水平,信息的提取和应用就难以提高。
另外,实现秘书工作的现代化和网络化还必须提高现代化网络化的硬件设施。
具体应从提高信息网络基础设施的水平、引进先进的办公自动化的设备、建设健全办公现代化和网络化的设施以及加强对秘书人员进行先进办公自动化实施应用的培训等方面着手。
结束语
秘书工作的现代化和网络化是社会信息化和网络化的必然产物,秘书工作的本质便是信息的传递和处理,因而秘书的现代化和网络化应与时代发展同步,随时代的进步而进步。
我国的秘书工作与国际水平还有相当差距,所以更应加快我国秘书工作的现代化和网络化建设,为迎接新时代的挑战做好充分准备。
秘书工作的现代化和网络化的建设迫在眉睫!
参考文献
[1]刘豪兴,《社会学概论》,高等教育出版社,2001年
[2]袁维国,《秘书学》,高等教育出版社,1999年
[3]杨蓓蕾,《现代秘书工作导引》,同济大学出版社,2004年
[4]中国文秘网资源网
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