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选修课备课资料时间管理知识管理
知识管理
信息时代的个人知识管理探微
在信息严重超载的今天,“我们生活在信息的海洋中,但却忍受着知识的饥渴”。
为了寻找一个地址、电话号码或电子信箱而翻箱倒柜;收藏的总是远远超过阅读和学习的数量;网站看过很多,却往往在需要某些资料的关键时刻无法找到;被每天的繁重例行工作压得透不过气来等等。
顺应时代要求,知识经济和知识管理逐渐成为当前社会的热门话题。
要想获得生存和发展的能力,人们必须成为个人知识的管理者,提高创造和应用知识能力。
个人知识管理(PKM,PersonalKnowledgeManagement)是一种新的知识管理的理念和方法,能将个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成更具价值的知识,最终利于自己的工作、生活。
通过对个人知识的管理,人们可以养成良好的学习习惯,增强信息素养,完善自己的专业知识体系,提高自己的能力和竞争力,为实现个人价值和可持续发展打下坚实基础。
一、个人知识管理的概念
1、个人知识的分类
知识管理的一个基本问题是对知识的分类。
按照应用的角度,经济发展与合作组织(OECD)将知识分为四类:
事实知识(Know-what)、原理知识(Know-why)、技能知识(Know-how)和人际知识(Know-who)。
[1]从认知角度出发,知识又可以分为显性知识(ExplicitKnowledge)和隐性知识(TacitKnowledege)。
显性知识可以通过文件、形象或其他精确的沟通过程来传授,但隐性知识的获得却只能依赖于自身的体验、直觉和洞察力。
在OECD对知识的划分中,前两者属于显性知识,后两者属于隐性知识。
显性知识和隐性知识之间可以相互转化,动态循环。
[2]
个人可以管理的知识不仅是指书本和文献中的有形内容,而且更是指信息,是从原始材料中组织和系统化的数据。
个人知识管理的重点在于对隐形知识的管理,实现显性知识和隐性知识的共享,提高学习能力、应变能力和创新能力。
2、个人知识管理的含义
个人知识管理(PKM)的宽泛定义由美国的PaulA.Dorsey教授提出:
“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法。
”[3]
UCLA大学安德逊工商管理学院的JasonFrand已经在他们的MBA课程中列入了采用PKM概念来说明信息与知识管理的实践活动。
Frand和Hixon(1999)将个人知识管理定义为:
“它是一种概念框架,指个人组织和集中自己认为重要的信息,使其成为我们知识基础的一部分。
它还提供某种将散乱的信息片段转化为可以系统性应用的东西的(个人)战略,并以此扩展我们的个人知识。
”[4]
Skyrme(1999)从经验方面对个人知识管理战略描述:
1)明确自己的信息需求;2)制定一个(知识)获取战略;3)设定信息的优先级,确定哪些信息可以丢弃,哪些信息可以收取;4)确定如何和何时处理手上的信息;5)为需要归档和保存的知识建立规范;6)创建个人的文件系统,可以兼顾(管理)自己的工作、生活和其它知识活动;7)为不同用途建立信息目录(书签)和索引;8)经常评估/评价所存储信息和目录的价值。
综上,尽管个人知识管理(PKM)有各种版本的定义,其实质却都在于帮助个人提升工作效率,整合自己的信息资源,提高个人的竞争力。
通过实施PKM,个人可以在短时间内处理大量的信息,快速有效地获取所需知识,准确地表达知识,提高工作效率和自身能力。
二、个人知识管理的内容
Dorsey教授指出PKM在实际操作过程中,涉及创建、分类、索引、检索(搜索)、分发以及重新使用某项知识的价值评估。
其中,七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的,可以概括为:
检索信息的技巧;评估信息的技巧;组织信息的技巧;分析信息的技巧;表达信息的技巧;保证信息安全的技巧和信息协同的技巧。
[5]
1、检索信息的技巧
检索信息时,首先要确定个人的信息需求和信息来源,选择合适的信息检索技巧方法。
在个人知识管理中,检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧,也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。
为充分掌握检索信息的技巧,个人有必要对搜索的概念、布尔逻辑、搜索的技能等充分的掌握。
2、评估信息的技巧
这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量,而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的相关程度。
个人并不必去了解计算机评估信息的机理,评估主要从可信度、准确度、合理性及相关支持等方面来进行。
可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据、元信息等来判定。
准确度可从时间界限、综合全面性、信息面向的对象及其使用目的、合理性等方面来确定。
相关支持则是指信息文本的索引目录、参考文献等。
3、组织信息的技巧
组织信息,需要过滤无用和相关度不大的信息资源,有效地存储信息,建立信息之间的联系,方便以后的查找和使用。
有效组织信息的原则是:
无论环境怎样,组织起来的信息应该便于有效的利用。
这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。
在手工操作的环境中,我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。
在现代的高科技环境中,我们用电子文档、数据库和网页,或者用专门的知识管理软件来组织信息。
4、分析信息的技巧
分析信息就必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。
常用的分析信息的方法是建立和应用模型,通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。
电子表格、统计软件、数据挖掘软件等提供了分析信息的方法,但在建立各种分析软件的模型的工作中,人还是最重要的。
5、表达信息的技巧
通过表达信息,可以实现隐性知识向显性知识的转化。
个人知识在交流、共享中得到升华。
信息的表达,无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本,大部分的工作应该围绕如何让他人理解、记住、能与自己的互动上。
6、保证信息的安全
虽然保证信息安全的技巧与个人知识管理中其它的六种技巧有所不同,但这并不表明保证信息的安全就不重要。
保证信息的安全涉及到开发与应用各种保证信息的秘密、质量和安全存储的方法和技巧。
常用到的密码管理、备份、档案管理都是保证信息安全常用的方法。
7、信息协同的技巧
信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。
如通过小组或团队的形式组织学生进行学习,教师与学生、学生与学生在讨论与交流的基础上对一些要解决的问题进行协同工作,交流和共享彼此的观点和知识。
有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具,而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容。
以上七种知识管理方法,实际上是处理日常工作中“知识维度”的一系列连续的动作和操作,并可以根据需要相互结合,选择使用。
例如,你可能是在对信息进行评估后才发现仍然需要检索一些信息。
瑞士OpenConnectAG公司的知识管理主管Hyams教授认为,除了以上七项外,个人知识管理的内容还应该包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能,具体指:
时间控制;工作空间舒适度;快速阅读、备注和研究;备案和文档管理;信息设计(哪些信息有用,哪些信息无用);有目的的写作;知识/信息处理设施(通常指PC等IT设备);知识/信息过滤技能。
三、个人知识管理的工具
在目前的技术条件下,个人知识管理可以充分利用各种随手可得的主流软硬件工具,结合使用其他方便的辅助小工具。
例如微软Office、MSOutlook、LotusNotes与ICQ、MSN等常用软件,以及概念地图、心智地图、网络日志weblog和维基百科wiki等辅助小工具。
硬件有手机、笔记型计算机、PDA等个人数字工具。
除了以上这些常见软硬件外,这里再推荐几种最近比较流行的优秀管理工具。
1、个人信息管理系统--iSpaceDesktop
这是一款集成化的个人信息管理系统,它以个人信息管理与知识管理为基本任务,帮助个人实现工作、学习、生活等相关信息和个人社会关系网络信息的有效管理。
它现在可作为内容管理系统,包括如下主要功能模块:
通讯录、文挡、日程分类、日程记录、日程浏览、博客Blog等。
2、个人知识管理工具——iNota
这是一套个人知识管理编辑工具,可用拖曳或剪贴的方式取得文字或图形,以树状结构来分类及管理资料,包含详细的资料注解,可自动转成XML文件,作为网络资源之用,并且自动化的方式整理、归类,重点注记及内容加值的方法,建立个人的目录与个人知识管理系统,提高信息处理与知识吸收的效率。
其主要功能特色如下:
简易的操作接口、清晰的资料分类、详细的资料批注、简明的搜寻方式、轻松的数据储取、自动的转存档案等。
3、文档资源管理软件—Mybase
这是一个功能强大且可随心所欲自定义格式及层次关系的通用资料管理软件,可用于管理各种各样的信息,如:
各类文档、文件、资料、名片、事件、日记、项目、笔记、下载的精华、收集的各种资料等等,即使毫无规律的资料,经过精心组织后,也一样可以管理得有条不紊。
总之,其数据组织能力足够灵活,允许您自定义更多的适合具体情况的各种用途。
4、微软Office新成员——OneNote2003
这是MicrosoftOfficeSystem中的新程序,它使我们能够捕获、组织和重用便携式计算机、台式计算机或TabletPC上的便笺。
利用OneNote2003,可以方便地记录要做的事情,以及标记事情的轻重和状态,而且可与MSOutlook结合使用。
5、网际冲浪之选——MyIE2(网际畅游II)
这是一款基于IE内核的、多功能、个性化多页面浏览器。
它允许在同一窗口内打开任意多个页面,减少浏览器对系统资源的占用率,提高网上冲浪的效率。
MyIE2支持各种外挂工具及IE插件(plugins),使你在MyIE2中可以充分利用所有的网上资源,享受上网冲浪的乐趣。
它的特色功能包括:
多页面浏览界面,鼠标手势控制,超级拖放功能,隐私保护,广告猎手,快速网络服务,Google工具栏支持,外部工具栏,收藏工具栏和个性化的皮肤支持等。
6、邮件管理之炫--IncrediMail
这是一个与众不同的E-mail软件。
它具有个性化的多媒体视窗界面、寄信动画效果、可爱的收件信差。
还有很多动态的信签、动画、音效、卡片等,从而组合成出非常炫的电子邮件,使得写E-mail和看E-mail都变成新鲜的体验。
这个软件不仅界面超炫,而且功能强大,人性化交互。
用它可以管理YAHOO、HOTMAIL等各种非POP的邮件帐户,通过MessageRule功能可以轻松实现中国人比较习惯的多帐户方式。
还可以根据不同的帐户显示不同的通知图标,比手机的来电显示还要方便。
对于普通EMAIL管理软件的阻止发件人,在服务器端预览邮件等功能更是不在话下。
四、个人知识管理系统架构
基于简单有效和经济实用的原则,个人知识管理系统的构架,包括两个部分:
信息网络和知识系统。
1、三维信息网络架构
获取大量的有用信息是进行个人知识管理的基础。
信息网络代表了收集信息的能力,数据的多少与品质的好坏,成为决定知识产出品质的第一影响因素。
一般而言,PKM应该建立至少三个方面的信息网络:
人际网络、媒体网络和Internet资源网络。
(1)人际网络
人际网络是一种无形的网络,也是个人学习知识的一个重要途径。
人际网络的建立和维持并不容易,一旦建立,往往成为可以获得最直接最深入问题信息的来源。
人际交往中可以学到很多书本上、习软件中学不到的知识——隐性知识。
人际圈子越广,交往的人员的素质越好,可以学到的知识越多。
因此,要扩大自己的交往圈子,充分利用各种软硬件工具,如ICQ、MSN、Email和手机、PDA等,多与“柏拉图”为友,多与朋友交流,沟通和讨论,提高自己。
(2)媒体网络
媒体是一种实时与广度的信息来源,通过电视广播杂志与报纸,往往可以获得最新的讯息与来自不同角落的新闻。
结合自身学习、工作的需要,将经常用到的媒体信息进行分类、鉴别。
对那些主要的媒体长期密切关注,让信息的收集成为系统,而非随机性的临时行为。
使主要媒体来源的数据讯息及时到达自己的工作桌前,促进自己的知识结构良性发展。
(3)互联网络
Internet是人们进行学习的重要工具,能充分利用互联网的强大功能进行学习是现代人的一个重要标志。
不论网站还是电子报,不管质量还是数量,Internet的资源都已经超过现有的单一图书馆与媒体。
有效的建立网络资源清单,熟悉相关资源所在,将大大提升工作效率。
利用互联网进行学习,必须善用搜索引擎工具,充分利用IE的收藏夹,定期备份信息。
此外,Blog、Wiki等网络工具也已经被越来越多的人们作为个人知识管理系统所使用。
2、个人的知识系统架构
收集数据只是知识管理的第一步,接下来还要建立起自己的知识系统架构。
知识系统架构,简单说就是储藏知识的架构。
知识架构的系统化,有助于将收集到的数据有效储存和未来的快速索取。
(1)对所需管理的知识进行分类
从个人的角度讲,需要管理的知识资源无外乎以下内容:
人际交往资源(如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等)、通讯管理(书信、电子信件、传真等)、个人时间管理工具(事务提醒、待办事宜、个人备忘录)、网络资源管理(网站管理与连接)、文件档案管理等。
对知识的分类,应根据自身需求,按照“我需要什么信息,如何最快找到它”的原则进行操作。
知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分,也可参照图书馆文献的分类方法。
对于分类学无需深究,只要根据个人情况,在实践中逐渐摸索出自己知识库的最佳分类方法。
(2)选择合适的知识管理工具
对个人来说,针对不同的信息可以采用不同的工具,不需要采用统一的入口,只要简单易用,适合自己就行。
比如邮件管理,通讯录管理,这是最常见的个人知识管理的一部分。
还有就是知识内容的管理,可以采用WIKI和BLOG。
(3)建立个人知识库
在知识库中,所有知识都以目录结构分类存放。
可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息,待以后再分类,从而保持知识库的干净。
此外,文件命名应该简单明了、见名知义,辅以数字编码、时间、来源等为原则。
[6]同时,也要建立文件安全、资源删除与更新、交流与共享的规则,以文件的形式妥善地保存下来,并在以后的实践中逐步扩展和完善,建立自己的知识结构体系。
这样可以方便信息资源的分类存储、查找和操作,也可避免因时间推移和遗忘而导致的混乱管理,造成大量资源浪费。
选择有效的个人知识管理工具,对所有资源进行分类、命名以后,就可以将知识分批放入个人知识库。
个人知识库建立起来之后,快速而方便的访问至关重要。
一个可以借鉴的方案是网络日志。
这种个人发布系统现在越来越多的被用作个人知识管理系统。
随着知识的不断丰富和能力增强,也要持续不断对个人知识库进行维护和管理。
一般而言,个人应主要作好以下工作:
增添新的学习资源和知识类别;删除、修改和更新部分资源;进一步完善个人知识管理准则;协作学习以交流和共享知识;在知识管理的实践过程中,逐步完善个人知识结构。
(4)应用已有的知识
在个人知识管理上,我们不能只关注知识积累,而不注重知识能量的释放。
知识学习和积累的出发点就是对知识的使用,并在知识的利用、交流中创造新的知识。
在知识的利用上,一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助,例如归纳和演绎。
想要利用已有的知识,既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳,找出事物间的规律,然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验,然后再从实践中修正归纳出的知识;也可以对原有知识进行演绎,帮助新的实践。
知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段,因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。
一般来说,应用知识可以遵循下面的规则进行。
首先是进行知识收集,把与问题有关的知识找到,在互联网时代这一点并不难做到;然后进行消化吸收,也就是阅读有关资料,包括向专家请教;建立可比较的模型,以专业知识为基础,设计出比较及评价方案;评估报告将完成知识应用过程,在这些模型中挑选出支持决策或得出结论的便是完成知识应用。
头脑风暴、专业论坛、沙盘模拟甚至聊天谈话,也都是知识应用的准备阶段,可以帮助个人进行知识加工,形成应用知识的规则意识。
世界瞬息万变,竞争风起云涌。
要想在新的知识经济世纪里搏风击浪,人必须是不断成长的个体,做全新的“学习人”,不断地主动进行自我超越的修炼,实现终身学习。
个人知识管理是一个非常重要但又未被人们足够重视的领域,不仅局限于商业和工作任务,而且包括个人兴趣、爱好、家居、家庭和休闲活动。
掌握个人知识管理技巧,建立和不断完善个人知识系统结构,从而获得生存和发展的能力,必将成为二十一世纪重要的理念与行动!
个人知识管理的29个原则
1、持续的学习成为个人生存和发展的基础。
持续学习不一定能带来成功,但不学习一定失败;
2、信息和知识爆炸,在一段时间和时期内,学习的内容必须聚焦。
起码要在一个领域内成为专家。
3、你应该学习的内容取决于你的价值观、特长、个性和目标。
4、你必须学会如何有效的评估信息和知识,所以你必须根据你的价值观、特长、个性和目标确立自己对信息和知识的“过滤器”;
5、人是知识获取的重要管道,所以你应该知道谁最擅长什么?
遇到问题时知道可以向谁学习和请教;
6、你牛了你的朋友也一定牛,建立人际资源的基础是自己的知识基础、个性和激情、自己优势的合理展示和帮助别人的意愿;
7、人际关系需要维护;快捷方式是找到那些愿意共享自己朋友资源的人,你也应该做这样的人;
8、信息如果不经过处理,不能称为知识。
所以你存储的知识起码你应该简单看过、知道是在讲什么;
9、信息和知识存储前应该尽可能做规范化的工作,例如你做的摘要、感触、觉得最有价值的部分、将来能做什么用等等;
10、建立自己的分类字典,而不是每次想起什么就建立什么样的活页夹或者标签。
分类字典,持之以恒坚持,适当调整;
11、知识存储中分类不宜过宽,过宽则等于没有分类;分类不宜过深,过深后你就不会再去看;
12.充分利用各种工具,尤其是web2.0工具做知识存储和获取工作;
13、知识存储时适当共享,听取和收集别人的意见和建议;
14、有意识的做知识显性化的工作,既方便知识传播也促进知识学习和建立人际网络;
15、知识传播中必须考虑传播的方式和效率;
16、不能用简单朴素的语言表述的知识证明你还没有深入理解;
17、多用举例子、讲故事的方法传播你的知识、见解。
这个过程是你对知识的再深化过程;
18、你的知识传播的越广,你的影响力越大;
19、你的目的决定了你知识利用的方式。
如果目的是要写论文,则你的知识就是明确、简洁的表达;如果是想要在市场上销售,就必须产品化、规范化或者专利化;
20、知识本身没有价值,只有被利用时才能展现其价值;
21、知识必须跟任务、项目结合起来才能发挥作用;
22、单独的一个主题的知识很难被很好的利用,所以你必须将你的知识融入团队中或者找到自己的合作伙伴;
23、知识创新最简单的方法是总结和分析;
24、知识创新是一种习惯;
25、学习或者实践---总结----将总结出来的内容投入实践检验和请行家批评―继续总结和实践;
26、不能光做,还要思考;
27、个人竞争力的源泉不是你现在知道的或者掌握的,而是你选择方向和快速学习的能力,是你能够将知识用足用好的能力;
28、环境造就人,太安逸的环境对个人的发展弊大于利。
如果不能找到好的环境,那就自己给自己压力;
29、既要会做,也要会展示自己做的,要有树立个人品牌的意识。
十大企业知识管理原则-企业管理
【摘要】企业求发展,必须有个好的管理机制,十大企业知识管理原则是企业管理的经典总结.知识是一种资产,知识使用需要公众的关注.
(一)知识管理的代价高昂
知识是一种资产,其有效管理需要投入资产。
包括:
1、知识获得,即创建文件并把文件输入电脑系统;
2、通过编选、组合和整理,给知识增添价值;
3、开发知识分类方法,并标示对知识的新贡献的特点;
4、发展信息技术基础,实行知识分配;
5、就知识的创造、分享和利用对雇员进行教育。
(二)有效的知识管理需要人员和技术和结合
(三)知识管理的高度政治性
"知识即权力",因此,不应使任何人感到惊讶的是,知识管理是项高度政治性的任务。
(四)知识管理需要知识管理者
在公司内的某个群体对知识管理工作负起明确的责任之前,知识不可能行到良好管理。
在这种群体可能发生的任务中,有收集知识并为知识分类,建立面向知识的技术基础,并监督知识和利用。
知识管理职能可能在组织内部引起怨恨,如果该组织致力于收集和控制所有知识。
这种组织的目标应该只是帮助其他人对知识的创造、分配和利用。
知识管理者自身不应该通过其言语或行动暗示,他们比其他任何人更"有知识"。
这种角色最重要的资格是"无私"。
(五)知识管理受益于实事求是而不是生搬硬套,受益于市场而不是等级体系。
大数境况较好的组织听任知识市场运作,只是提供和反映其客户看来需要的知识。
听任市场运作意味着知识管理者尝试使知识变得尽可能地吸引人和可理解。
因为需要专家指点的客户不太可能始终使用与专家们在描述其工作时借用的同样的术语。
(六)分享和利用知识往往是不自然的行为
我的知识是一种宝贵的资源,为什么我应该与人分享?
为什么我应该利用你的而不是我的知识,从而将我的职位置于风险之中?
知识管理者认为,隐藏我们的知识并疑惑地看待来自他人的知识是天生的倾向。
使我们的知识进入某个系统以及从他人那儿寻找知识不仅是凶险的,而且也是艰难的,为了承担这种工作,我们必须具有高涨的积极性。
(七)知识管理意味着改进知识利用过程
处理和改进一般的知识管理过程是重要的。
这些特定过程因公司和行业的不同而不同,它们包括市场研究、产品设计和开发、甚至诸如定价等与交易更有关的过程。
如果在知识管理中能出现实际的改进,这种改进必定出现在这些关键的经营过程中。
(八)知识使用需要公众的关注
(九)知识管理是一个没有终点的过程
(十)知识管理需要知识契约
九款适合大学生使用的个人知识管理(PKM)工具软件(原创)
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个人知识管理PKM
一、gmail
gmail的容量很大,使得你几乎可以放任何你需要的东西。
现在10M附件的限制,相信不久的将来,会逐步放宽。
使用gmail几乎不需要担心丢失的问题。
gmail有强大的tag功能,你可以尽情的对你的资料进行tag,可以是摘要性的关键字,可以是注释性的提醒,任何有助于你回忆起该资料的词语均可。
需要的时候,gmail强大的tag搜索,全文搜索会帮你快速定位你要找的东西。
任何时候任何地方,只要能够联网,gmail就是你的移动知识库。
缺点:
当习惯于使用Gmail,而Gmail又发生问题访问不畅的时候,也就会感觉到不便了。
时断时续,不能顺利访问,通讯录导出后不能顺利引入outlook.世间没有一直的稳定,Gmail也有可能崩溃,所以不能把所有邮件放到Gmail里,起码也得做好备份.
二、Blog
个性化的知识管理功能和系统之间的标准化交互机制,使得Blog非常适合于自底向上地架构分布式知识社区。
Blog系统设计时遵循的一些统一交互标准——RSS、Ping、Trackback、SocialTags等,使得跨系统的交互与系统内的交互几乎同样容易。
基于Blog自下而上建构的知识社区,其中每个成员都可以有一个完全独立的Blog系统,这些Blog系统可以分布在互联网上的任何地方,社区组织者可以用集中订阅的工具把成员的Blog组织起来。
在Blog架构的知识社区中,信息系统…再彼此分离,由于具有开放式互操作接口,Blog系统可以集成其他信息交流工具的功能,并通过“BlogAPI”向其他系统开放自己的功能。
信息之间也不再分离,一些Blog采用了“Soci
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