给教授发英文邮件须知Word文档格式.docx
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这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negativepoliteness)。
常用的策略有:
主动提及对方非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也
就是给对方一个台阶);
多用if句;
多用过去时态。
7.避免使用Iwant和Iwouldlike,实在要用,就用Iwouldlove。
最坏,也要用Iwanted代替。
8.多用Iwaswonderingif(一定要用was,而不是Iwonder或Iamwondering)。
9.多用woulditbepossible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。
例如:
(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)
Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime?
10."
避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。
1
1."
提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。
常用的方法是:
展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。
或者,要表明自己对对方的工作了如指
掌,而请求正是建立在这种了解之上的。
12."
结尾必然要感谢。
最正式的表达是:
Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.
3."
落款之后的正式礼节问候是:
Sincerely;
Bestwishes;
Bestregards。
其他的都不甚正式。
Source:
Olinger,
A.(withassistancefromAvineri,N.&
GrayM.).EmailEtiquetteatthe
University.AWorkshopoftheUCLAGraduateWritingCenter.October,
2010."
用英文给教授发邮件请教学术问题(转)
2012-12-2820:
39:
15|分类:
英语相关资料|标签:
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邮件主题
邮件主题(subject)不需要写自己的名字。
名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实
际地址,所以无需在主题里再写一遍。
[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人,以及主要是什么事。
很多教授只看主题。
]一个好的标题,要能简洁地概括邮件的目的或内容。
如果你对教授的某个研究项目感兴趣,就可以用这个研究方向作标题,例如"
Deformationandfractureofhexagonalclose-packedmetals"
或者"
Fabricationofsemiconductorthroughchemicalvapordeposition"
等等。
然后在邮件的正文里,可以谈谈你对这个方向如何感兴趣,你有什么相关的学术背景,还有你对这个研究领域的任何见解。
如果你对教授的某一篇文章很感兴趣,并且你的邮件正文里要谈到这篇文章,那么用这篇文章的标
题作为邮件的标题也是个不错的主意。
如果文章的标题过长,可以把它压缩一下。
此外,还有人喜欢用一种开门见山式的标题,比如"
Inquiryintograduateadmissionoffall2011"
。
这种标题我本人没有尝试过,不知道效果如何,有兴趣的同学可以自己去尝试。
最后,我想说的是,套磁
信的标题并没有一定之规。
大家不要拘泥于我上面提到的这几种,一定要勇于创新。
在主题中包含coursenumber,"
Questionabout3009assignment"
questionaboutEnglish2011essay."
听起来很真实,而"
aquestion"
看起来像垃圾邮件。
"
QuestionaboutEnglishassignment"
or
questionaboutassignment,"
withoutidentifyingtheclassyou'
rein,mayleaveyourprofessorwiththechoreoffiguringthatout.Forsomeoneteachinglargelectureclasses,thatmightmeanreadingthroughhundredsofnamesonrosters.Butevenforaprofessorwithsmallerclasses,it'
sadragtogetane-mail
thatmerelysays"
I'
minyourEnglishclassandneedtheassignment."
AllyourEnglishprofessor'
s
classesareEnglishclasses;
sheorhestillneedstoknowwhichoneisyours.
称呼
Salutationsmatter.Thesafestwaytostartiswith"
DearProfessorSoandSo"
(usingtheirlastname).Thatwayyouwon'
tbegettingintotheissueofwhethertheprofhasaPh.
D.ornot,andyouwon'
tseemsexistwhenyouaddressyourfemale-professoras"
Ms."
or,worseyet,"
Mrs.ThisandThat."
称呼很重要。
最安全的开头方式是用“亲爱的×
×
教授”(×
是姓)。
这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。
Chooseanappropriategreeting."
Hi/HelloProfessor[Blank]"
isalwaysappropriate.Substitute"
Dear"
andyou'
veendedupwritingaletter;
leaveout"
Hi"
andyourtoneistoobrusque(无礼).开篇介绍自己,表明意图
一般开头简单介绍下自己,表明你对他的研究感兴趣,对作者的结果给予一定的肯定。
然后,如果是你主动写电子邮件给别人的话,那就以你写此邮件的目的开头。
例如,"
Iamwritingtoenquireabout…"
或是"
Iamwritinginreferenceto…"
在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。
正文的第一句话必然是介绍自己。
MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。
两人原本相识,但很久没有联系。
[这句话挺重要的,因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。
有人推荐当然最好,比如这个教授的同事某某某推荐你去找她,因为某某原因,那么把这个环节表述清楚即可。
如果无人推荐(更常见的情况),一定要说清楚原因,例如刚刚看了人家的一篇新作云云(你要确实看过才能这么说),不然人家可能就不往下读了。
]
提出问题或请求
清楚简洁是最好的。
你的教授每天会收到25-30封邮件,所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。
如果你不能快速直达主题,对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。
因此,迅速切入主题。
这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negativepoliteness)。
主动提及对方非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);
[这是最最重要的两个原则之
一。
谈谈消极礼貌]
1.多用Iwaswonderingif(一定要用was,而不是Iwonder或Iamwondering)。
[打交道多了,可以不必拘泥于此。
例如也可以说Iwondered...甚至shallwe...如果是自己的导师,或者工作往来很密切的教授,一天到晚说“Iwaswonderingif”,过分礼貌,其实也挺奇怪的。
]多用woulditbepossible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。
2.避免使用Iwant和Iwouldlike,实在要用,就用Iwouldlove。
二。
或
者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。
Askpolitely."
Couldyoue-mailmethepagenumbersforthenextreading?
Thanks!
isalotbetter
than"
Ineedtheassignment."
“Whatgreatnews!
I'
dbethrilledtomeetwithyou。
”
“Woulditbeconvenientto。
“
”Yes,itwouldcertainlybefineto。
“Wouldyoupreferto。
“Ilookforwardtoitwithgreatpleasureandthankyouforyoureffortsandtime.”“ThankyoufortheverykindXX.Iwastouchedbyyourthoughtfulness,andassureyouthatitwas
whollymypleasuretoxx.I'
mdelightedtoknowthat。
”Thanksforallofyoureffortandservicetoxx.It'
sbeenapleasuretoworkwithyouandI'
mlookingforwardtotheresultsofyourxx"
IhopeyouhadaverygoodSpringbreakinspiteofthismuchappreciatedworkthatyou'
vedonefor...."
mlookingforwardwithgreatpleasuretoworkingwithyouonxx"
“Ihopethisemailfindsyouwell..."
We'
rehonoredandgratefulforyoursupport.....andeagerlylookforwardtoyourthoughts....."
结束语
在你结束邮件之前,再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。
你可以"
Thankyouforyourpatienceandcooperation."
或"
Thankyouforyourconsideration."
开始接着写,"
Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don'
thesitatetoletmeknow."
及"
Ilookforwardtohearingfromyou."
Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢,而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助
表示感谢。
事先表示感谢,能让对方在行动时更主动更乐意。
Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事,那就先得表示感谢。
Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似,本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感
谢。
Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利,例如你在求职的话,就用这封邮件结
尾。
Thankyouagainforeverythingyou'
vedone.这句句子可以用在结尾,和以上有所不同。
如果你在邮件开头已经谢过了读者,你就可以使用这句话,但是因为他们的帮助,你可以着重再次感谢你们的付出。
礼节问候和签名
Signoffsandsignaturescount.Alwaysendbythankingtheprofessorforhisorhertime,andclosingwith"
Bestwishes"
or"
Regards"
(orsomeotherrelativelyformal,butfriendly,closing).And
alwayssignwithyour(entire)realname,notsomewackynicknamelikeRy-RyorBiff.最后的签名很重要。
每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“BestWishes、Regards”来结尾。
(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。
)然后签上你的全名,而不是什么昵称,就像Ry-Ry或者Biff。
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。
Bestregards,"
"
Sincerely,"
Thankyou,"
都很规范化。
最好不要用"
Bestwishes,"
Cheers,"
类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。
[熟了之后就可以多姿多彩了,例如可以写:
Best,Cheers,Regards,Seeyousoon,Niceweekend,云云。
或者学我们一个心理测量学家,写:
Makesense.不过,最常用也最百搭的一个或许是:
Thanks.尽管你可能根本没有提出请求,也可以用这个,谢什么呢?
——谢谢对方花时间读了你的邮件。
问候方式有:
“Bestwishes“
“Withverybestwishes”
“Withallbestwishes”
Withwarmregards"
“Withthanksandbestregards“
withverybestwishesandmuchgratitude"
(gratitude....-_,-)
Bestregardsforagreatweekend"
“Withwarmregardsforasunnyandrelaxingbreak”
“Ihopeyou'
reallenjoyinganexcellentbreak”
mgratefulforyouall,andwishyouandyoursaveryhappyThanksgiving."
务必回信
Alwaysacknowledge.Ifyourprofessordeignstoanswer—orsendyouthehandoutorreferencethatyouaskedfor—besuretotellhimorherthatyougotit.Thatwayheorshewillthinkkindlyofyou
nexttimetheyseeyouinclass.
必须要告知教授已收到邮件。
如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料,一定要告诉他你已
经收到了。
这样,下次在课堂上看到你的时候,他们就会觉得你是个不错的学生。
感谢读者是邮件开场白的好办法。
感谢您的读者能让对方感到高兴,特别是之后你有事相求的情况
下会很有帮助。
Thankyouverymuchforyourexplanation.Itwasgreathelp.
Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件,一定记得要感谢他们。
如果回复并不及时,只要将“prompt”除去即可,你还可以说,“Thankyouforgettingbacktome.”Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息,他们花了点时间才发送给你,那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。
Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助,那一定要感谢他们!
如果你想对他们表示特别的感激,就用这个句子,“Itrulyappreciate…yourhelpinresolvingtheproblem.”Thankyou
raisingyourconcerns.
Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务,就可以使用这句句子开头。
向他们
对公司的兴趣表示感谢。
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑,你还是要感谢他们。
这样你能表现
出你对他们的认真态度表示尊重及感激。
同时,你也可以使用,“Thankyouforyourfeedback.”Whenyougetareply,saythanks.JusthitReplyandsay"
Thanks,"
oralittlebitmoreifthat'
sappropriate.Theoldsubjectline(whichwillnowhavea"
Re:
infront)willmakethecontextclear.Idon'
t
thinkthatyouneedtoincludeagreetingwithashortreply,atleastnotifyourefertoyourprofessorin
yourreply.Andyoudon'
tneedtoidentifyyourselfbycoursenumberandmeetingtimeagain.
Whenyoureply,youshoulddeletealmosteverythingofyourprofessor'
sreply(quotingeverythingisrarelyappropriateine-mail).Leavejustenoughtomaketheoriginalcontextclear.[这条大家可以探讨一下]
Sowhatwouldagoode-mailtoaprofessorlooklike?
Example
HiProfessorLeddy,
mworkingonmyessayonWilliamCarlosWilliamsandI'
mnotsurewhattomakeofthelaststanzaof
SpringandAll."
mstucktryingtofigureoutwhat"
It"
is.Doyouhaveasuggestion?
MaggieSimpson
Eng3703,MWF10:
00
Andasubsequentnoteofthanks:
>
ismostlikelyspring,orlifeitself.Buthaveyou
lookedup"
quicken"
?
That'
llprobablymake
muchclearer.
Itsuredid.Thanksforyourhelp,Professor.
拒信
本来是觉得你不行,想拒绝你吧,但那还不能直说。
先把该感谢你的地方感谢了;
紧接着扯一大堆廉价的
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- 教授 英文 邮件 须知