客户服务培训资料全Word下载.docx
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二、什么是客户服务
真正的客户服务是根据客户本人的喜好使他满意,而最终客户会感到受到重视,他会把这种好感铭刻于心,成为企业的忠诚客户。
客户服务远不止是传统的客户服务部门,也不仅仅是针对传统概念的客户,企业的客户是指公司的所有服务对象,甚至于包括老板、股东、雇员、经销商,还有企业附近的居民。
如果给客户服务下一个定义的话,那么就是为了能够使企业与客户之间形成一种难忘的互动(愉悦亲密、很愉快的,自己经历的互动)企业所能做的一切工作。
每一位客户从进入你这家公司,就开始享受你的服务,到最终他带来新的客户,在这整个过程中,全公司所能做的一切工作都叫做客户服务工作。
服务等于利润——创造服务个性
服务个性
当客户感到企业的存在就是为他们服务、满足他们的特殊要求时,企业就获得了竞争的优势,这种优势称为服务个性。
企业的客户服务水平越高,就会有更多的客户光顾,也会产生更多的忠实客户,企业会相应获取更多的利润。
所有的公司、企业、非盈利组织,都在努力地为客户提供最正确的服务,那么各种客户、顾客,包括我们自己的客户,都被更多更好的服务所包围。
以前我们谈到的品牌领域、价格领域、产品质量领域的竞争,现在所有领域的竞争都集中在服务领域的竞争上。
因此,优质的客户服务不是全部,还需要做出自己企业的服务个性来。
服务:
服务不止是等价交换的价值,是甲方乙方之间围绕产品实现进行的一系列实施和维护的权利和义务,但更重要的,是实现产品使用价值最大化的人性化的行动。
父母对待孩子就是一种服务,无怨无悔,无私无畏。
如果您能象父母对待孩子一样为客户付出必要的呵护和辅助,您已经站在了成功的大道上。
一个企业的口碑就更在于它的服务能力和服务质量。
并不是说客户的任何需求都要无条件地去满足,而是对待客户要有主动服务的意识,把客户的“痛”和“难”当作自己份的事,与客户经常的沟通和了解,正是创造服务机会和服务价值的最有效途径。
同时,您还要向社会负责,要有一套自律的规化的服务制度和保障体系,让客户明明白白知道您何时何地何人能帮助他排忧解难,能服务什么、怎么服务。
服务是连接产品和市场的真正桥梁和纽带。
在同等产品价格性能比的情况下,由于您对其他客户的服务价值口碑,而使您比竞争对手占有更有利的优势。
相对产品投入而言,服务的投入产出比要巨大得多,所谓“滴水之恩当涌泉相报”。
在充分市场化的社会里,服务是您得到明日回报的必要的投入。
今天,客户技术应用水平和知识实施能力已经不是“启蒙时期”。
我们的供应商要做的工作是实实在在的与客户建立“双赢”的专业价值服务体系,把我们的产品和服务应用到商贸企业经营的最前沿,同时,客户又通过管理和技术的实践为我们提出了改进产品和服务的最好价值建议。
这是诚信的经营之道。
确实,善待客户,就是最好的营销。
我们可能也有做不好的时候,但客户并不因此责怪我们,总是大家一起去找问题,找最好的资源和解决方法。
长期来说,要紧的是建立透明的客户关系,诚实、有效地改进我们的产品和服务。
服务理念是企业以顾客为中心,为其提供优质、全面、与时服务的观念,是企业获取利润、求得生存与发展的基本条件。
如八维教育基地的服务理念:
“用心服务,制造感动”。
海尔“真诚到永远”
三、客户服务标准
一)前期服务
为客户选择推荐适合的电子商务服务,提供准确的报价,让客户准确清楚地了解我们公司服务的特性,并给客户提供满意的服务参考。
方案提供
根据客户所在领域的实际情况提供适合其实际的电子商务推广方案。
信息技术支持——向客户提供所需的技术支持与合理建议,解除客户的后顾之忧。
与时追踪——在与客户商洽过程中充分了解客户的需求和期望,识别并确定客户的要求,追踪客户直至交易完成。
合约实施——严格执行公司制订的合同规定和公司经营政策与客户达成共识,使客户和公司的利益得到保障。
当合约成立生效后需修订时,严格按公司修订的政策、程序执行。
回访调查——客户服务部对我们公司给客户提供的定制服务进行回访调查,若客户有反馈意见或投诉,需在半个工作日做出答复。
二)中期服务
保障客户的合法权利——准确无误的为客户制作其所制定的各项服务,并与时回访,随时承受客户对公司相关问题的询问。
对客户关系进行培养和维护——与客户交流业务的过程中,为客户提供了相关服务容,并与时向客户通报任何的变动。
客户所需要的容和格式等资料必须完整无误。
如果客户对我们的服务容有任何疑问或投诉,在半个工作日做出答复。
客户投诉——客户服务部对服务质量进行回访调查,若客户有反馈意见或投诉,需在半个工作日做出答复。
三)后期服务
服务项目核对查询——客户服务部负责对客户产品服务情况进行回访调查和所签订条款服务项目的跟踪到达的基础性工作。
服务跟进——根据客户的需求或者经营管理指导等要求,与时知会公司相关部门,并根据实际需要跟踪工作进展。
取消服务——受理客户取消,按照公司规定的程序、期限准确、与时的办理退换货手续。
投诉处理——受理客户的各类产品与服务投诉,按照公司规定的程序处理,在规定的时间给客户答复,并负有客户满意度调查的责任。
四、客户服务运营原则
为更好的服务广大客户,提升客户服务水平,树立良好的企业形象,保证各服务执行部门的服务质量,客户服务与相关人员须认真遵守执行以下运营原则。
1、首问制要与时反馈给相关人员,不应让客户为此事打第二次。
2、专人负责制——各级主管应将工作任务详细划分并落实到个人,作到事事有人负责,除了问题有人承当责任和解决问题,不允许出现相互推委,让客户无所适从。
3、知识共享制度——客户服务相关部门应将服务过程中的常见问题与处理情况汇总存档,建立并随时更新知识共享库,互相研讨学习,以便于客户满意度的提高。
4、客户回访制度——客服人员应定期或不定期对客户进行回访,与客户建立起长期合作关系,任何客服接到客户(服务请求或问题投诉),无论是否属于自己工作职责围,都应礼貌地向客户做出反应,并将问题详细记录下来,能立即处理的,当主动处理,不应拖延和拒绝处理;
不能处理的,请示主管或转交对口的人员。
良好的关系,增进公司与客户之间的沟通交流,收集、整理完整准确的客户资料信息,建立起客户档案库。
客户回访是开展客户关系管理的重要前提,有助于形成一套完整的客户信息系统。
5、跨部门协作制度——服务流程实施过程以需求提出部门为主开展工作,其它协作配合部门应根据需求完成配合工作,不得推卸责任、刁难和延误时间。
当需求提出部门在协调其它部门配合过程中出现意见分歧,以致协调无效影响工作继续开展时,则将需求上升至总经理办公室,由其主持裁决,并监督协作方配合完成情况。
6、事件报告制度——服务过程中发生重大投诉事件时,客服经理第一时间获得有关信息后,在通知相关人员采取紧急处理措施同时,与时将问题的发生时间、地点、现象、处理预案传递至总经理助理,总经理助理备案信息后应与时转达公司总经理。
同时,客服部跟踪事件处理情况,事件完毕后客服主管应组织相关维护人员填写问题分析报告,将事件造成的影响、处理情况、原因分析、采取的纠正预防措施等与时报告给总经理办公室。
7、节假日服务制度——节假日主要是指国家法定假日,包括元旦、春节、五一、国庆。
节假日期间,为了对客户关系进行培养和维护提供最好的服务保障,客户服务部负责发送祝福短信,为客户提供最周到体贴的服务。
8、服务信息外部沟通制度——客服人员是公司部与外部信息沟通的桥梁。
服务流程执行过程中的主要信息,客服人员要保证与时、有效地在公司部与公司与客户之间的传递,以提高问题解决的效率。
五、客户服务人员行为准则
1、基本原则
◇遵时、守信、守纪律;
◇尊重客户,重视每一位客户;
◇尽心、尽职、尽责,维护公司声誉,保守公司商业技术;
◇要有强烈的集体荣誉感和责任心;
◇热爱本职工作,遵守职业道德,用客服人员应有的活力和不懈的精神与同行竞争;
◇在工作中要按自己的职权要求开展工作,不得擅自越权行事;
◇要服从公司整体利益,服从部门经理/主管的领导,协助同事完成公司安排服务工作;
◇努力学习,不断地提高业务水平;
◇同事之间要经常互相交流自己的工作经验;
◇通过提供适当的信息、建议和指导帮助客户做出正确的选择;
◇客服人员应妥善保管各类档案和数据资料;
◇确保公司环境的优雅、整洁;
确保电脑设备与其它硬件设施的完好。
如发现公司设施有遭到破坏,任何客服人员都有义务维护它或向上司反映情况。
2、礼仪规
礼仪是特定区域人们交往时所认同的准则和行为规。
1)仪表、仪容方面
客服人员工作时,男性应穿戴整齐,不能留长发、染发,不能留长指甲,严禁不修边幅、蓬头垢面、衣着不整、萎靡不振地上班。
女性在工作中尽量穿职业套装,适当对外貌进行修饰,着淡装,可以适当使用香水,一般不可佩戴过多的手饰。
头发应清洁、整齐,没有头垢、头屑。
无论女性还是男性在工作中应避免皱眉、眯眼、咬唇、作怪脸、挖鼻等不良习惯性小动作。
2)仪态方面
客服人员在工作中:
应有的站姿:
腰要挺直、胸部微挺,两肩放平,不能驼背。
头部保持端正,两眼平视,双臂自然下垂,双手不要环抱胸前,也不要叉腰或是插入衣袋。
一般情况下,两腿应绷直,不要东倒西歪或左摆右晃。
应有端正的坐姿:
入座时,要轻要稳,不要赶步。
坐下后,头部要端正,面带微笑,双目平视,嘴唇微闭,下颌微收。
双肩平正放松,挺胸、立腰,两臂自然弯曲,双手放在膝上,掌心向下。
女性亦可以一手略握另一手腕,置于身前,双腿自然弯曲,双膝并拢,双腿正放或侧放。
不要翘二郎腿,尤其不要跷着二郎腿还上下踮脚晃腿,两手不要漫不经心地拍打扶手。
应有稳健的走姿:
行走时,上身要正直,头部要端正,双目平视、肩部放松、挺胸、立腰,腹部略微上提,两臂膀自然前后摆动,走时步伐要轻稳。
行进间不要将手插在衣裤里,也不要背着手,不要摇头晃脑,不要因懒于立腰而使身体在行进间扭来扭去,走路时脚步要利落,有鲜明的节奏感,表达出同望人的精神。
3)态度方面
①客服人员树立良好服务态度的重要性
服务态度可以表现为:
客服人员按规定向客户提供的服务容和客服人员的态度。
它应该包括客服人员主动向客户提供规定的服务项目和发自心的良好服务,使客户得到完善的享受和必要的帮助。
服务态度是使客户在感官上、精神上感受到的亲切感,这种亲切情绪的体验,不是抽象的,而往往要通过客服人员以礼节、礼议作为媒介,通过面部表情、语言和神态来表达。
良好的服务态度具体表现了的管理水平和客服人员的修养,使客户能够以此被衬托出“光亮”。
②提倡微笑服务
客服人员要在工作岗位上表现出诚恳、热情、和蔼、耐心,做到微笑服务。
时刻保持良好的工作情绪,处于宁静的心境。
微笑可以通过电波传递。
3、服务用语规
客服人员在工作岗位上,应牢记和熟练自如地运用诸如“请”、“您好”、“”、“对不起”、“请原谅”、“没关系”、“不要紧”、“别客气”、“早上(中午、下午)好”、“您忙”、“再见”。
(1)直接称谓语:
“先生”、“小姐”、“某某先生”、“某某小姐”、“某经理”、“某总”“某老板”等。
(2)间接称谓语:
“那位先生”、“那位小姐”等。
(3)欢迎语:
◇“欢迎您致电弘毅伟业”
◇“欢迎您来我公司看看”
◇“感您对我们公司的支持”
(4)问候语:
“您好”、“早上好”、“下午好”、“好久不见,您好吗?
”、“好久没听到您的声音,您好吗?
”
(5)祝贺语:
◇“祝您节日快乐!
◇“祝您圣诞愉快!
◇“祝您新年快乐!
◇“祝您生意兴隆!
(6)告别语:
“再见”、“欢迎您再次致电弘毅伟业新技术。
(7)应答语:
◇“我能为您做些什么吗?
◇“有什么可以帮到您?
◇“您还有别的事情吗?
◇“您还有别的问题吗?
◇“这会打扰您吗?
◇“如果您不介意的话,我可以……吗?
◇“请您讲慢一点。
◇“不必客气。
◇“没关系。
◇“这是我们应该做的。
◇“我明白了。
◇“好的。
◇“是的。
◇“非常感!
(8)道歉语:
◇“实在对不起。
◇“请原谅。
◇“打扰您了。
◇“完全是我们的过错,对不起。
◇“您的提醒。
◇“我们立即采取措施,使您满意。
◇“请不要介意。
4、客服人员忌用语与行为
(1)忌用语
◇“这个问题我不会处理。
◇“这个问题我们公司不能给您解决。
◇“这个问题我们要过一段时间才能给您解决。
◇“这个问题这么简单,您自己不会解决吗?
◇“您是不是干##的?
◇“您有没有上过学(学过管理或##)?
◇“我现在很忙,您下次再打来吧?
(2)忌用行为
◇超过三声振铃接听或拒听;
◇与客户发生争辩、争吵;
◇一口拒绝客户的要求;
◇做过服务后,不管问题解决与否,就将客户远远抛在脑后;
◇随便向客户承诺;
◇将客户的数据信息公开;
◇在接听时,摔话筒;
◇一边吃东西一边接;
◇接时漫不经心;
◇故意对客户大嚷大叫;
◇独断独行,不听取别人意见,也不将好的工作经验传授于人;
◇从不与上司或同事交流与沟通;
◇工作没有效率,做事拖拖拉拉;
六、如何处理客户抱怨
客户的抱怨是“金”,是客户信任我们的表现,是我们改进服务标准、改进服务流程的基石。
处理好一个抱怨,就是留住一个客户,树立一次良好的口碑,从而使客户更加忠诚;
处理好一个抱怨,也是自我能力的一次提升。
一)正确处理客户抱怨的意义
1、客户对我们提出抱怨是客户信任我们的表现,是客户还希望继续使用我们服务所发出的信号,对我们不信任的客户会保持沉默,将业务转交给其他公司。
客户的抱怨可以让我们了解自己的服务存在的差距,从而改进我们的服务流程和服务标准,提升我们的服务质量。
2、一位客户的抱怨得到了圆满解决,他会将此次满意的经历告诉给他的客户,至少会是三个以上。
根据有关影响力的研究,一个人可以影响27个人左右,例如传销就是从身边的亲戚开始下手的。
还有据专业研究机构研究说明,对客户抱怨的圆满解决,其广告效应比媒体广告效应高两到三倍。
3、问题被圆满解决了的客户将会比其他客户更加忠诚,他们甚至会积极地赞美并宣传公司的服务。
4、有效解决有难度的抱怨,会提高员工今后与客户打交道的技巧。
二)引起客户抱怨的情况
1、技术人员操作失误:
网络推广时间延误;
没有按照客户要求的格式和容发布;
正常运营时间中出现故障无常浏览或文件丢失;
服务项目有差别;
与承诺的服务事项不符;
与同事工作沟通不够;
服务态度有问题;
服务器使用过程中发生安全问题;
2、客服人员操作失误:
客户所制定的产品容不完整或缺少有效信息项;
没有与时与技术部沟通,时间延误;
在与公司的部交流过程中衔接出现差错;
与客户沟通不够,有意欺骗客户;
处理问题不与时;
语言表达不规;
客户流程不符合要求;
客户自身操作失误,但为免于处罚而转嫁给公司;
客户有意刁难等。
3、不可抗力因素:
自然灾害、通讯事故等所造成的延误和损失。
以上情况都会导致客户对服务的抱怨,我们对客户抱怨处理的不同结果,会使公司与客户的业务关系发生变化。
三)客户抱怨处理流程
第一步:
鼓励客户抱怨
虚心承受客户抱怨,耐心倾听对方诉说。
客户只有在利益受到损害时才会将抱怨转变为投诉。
因此要专心倾听。
让客户的怒火尽情发泄,在他们的愤怒发泄完之前,你是不可能帮他们解决任何问题的。
如果客户的怨气不能够得到发泄,他就不会听你的解释,以至针锋相对,最终造成双方沟通的障碍,局面无法收拾。
许多难缠的客户在表达不满时,会表现得比较激动,怨气十足。
尽量不要打断他们,更不能告诉他们“冷静一下”那怕是你礼貌的说“请您冷静一下好吗?
”,因为你得到的回答永远是:
“你凭什么叫我冷静!
”只有让客户将不满发泄出来后,他的情绪才会逐渐平稳下来,理智性更强。
因此此时冷静的人应该是你自己。
记住,永远不要和发怒的客户去争论。
即便你完全理解了对方的意图,也不要去反驳。
第二步:
理解客户的感受
客户肺活量再大,也会有最后没力气,或者停下来喘口气的时候,这时候就是你跳起来说:
“我听明白您的话了”的时候了,这会让他觉得自己的力气和唾沫没有白费,并且与时说明你对客户发火的理解和歉意,“发生这么严重的事情,难怪您今天会这么大的火气,以前每次跟您联系我都非常高兴,因为您总是……我对发生这样的事情深感歉意。
”,
让客户感受到愤怒和委屈被人理解。
但不要解释事情的原因,即使你理解了客户此时的心情,对客户还未平稳的情绪而言,马上解释事情的缘由无异于火上浇油。
因为他会认为你在推卸责任,不想解决问题。
这是处理客户抱怨的大忌,也是我们常犯的错误。
很多时候事情的本身不是你的责任,但是即使事情不是你干的,客户也会认定错全在你。
这种情况下你还是不得不准备好承受所有的责备,以至于做好要面对客户提出的一些过分要求的心理准备。
对于你,此时应能承受压力,面对客户始终面带微笑。
提醒自己:
当一个人怒发冲冠时,他才不管你是谁、你帮他做了多少事呢。
你只是他在气头上抓到的第一个发泄对象而已。
他所说的话都不是出于私愤,都不是针对你个人。
有时候你虽然做过很多尝试,对方依然出言不逊,甚至不尊重你的人格。
你要镇定自己,保持冷静,然后再找适宜的机会解决问题。
第三步:
重复事情的经过
通过重复客户抱怨的事情经过,以明确你真正了解了客户的问题。
如果你没有了解到客户发怒的原因,客户会变得更加生气。
他会认为你根本不明白问题出在哪儿。
换句话说,他会认为你根本没有听他讲话。
有时,即使你认为问题已经很清楚了,可对方不这样认为。
重复客户抱怨事情的过程,也是为了达到缓冲客户情绪的目的,过渡客户的激烈态度。
同时在重复事情经过的过程中,你要收集有助于解决问题的信息,避免尽早下结论,把所有的事实都调查清楚。
并要注意引导客户的思路,将事情引入有利于自己处理结果的方向。
但要注意:
即使你发现问题是客户自身的原因造成的,也不能马上指出客户的错误,并且永远不能把错误指向客户,因为即使此时你让客户知道是客户自己的失误造成的问题,让客户会感觉到自己态度激烈没有理由,对你来说客户的投诉是解决了,但你忽略了客户的心理,也就是说客户会感觉没有“面子”,更深一层的涵义是客户的自尊心没有得到满足。
造成他的心理会产生新的抱怨,是一种潜在情绪上的,对一些我们所说“小心眼”的人,也许会耿耿于怀,在以后的服务过程中“找碴”,扳回自己的“面子”。
如果客户针对你“找碴”,那你就惹上了“麻烦”。
你会发现你无法与客户沟通,无法让客户配合你。
这也是“客户永远是对的”这句话的真正涵义。
第四步:
转换客户的要求
当客户确认你已经理解了他的感受,并了解事情的经过后,接下来的问题是了解他对解决事情的要求,当客户感觉到已经有人在关心问题结果的时候,对立的情绪会平稳,也就达到缓和气氛的的目的。
以后的解释才会产生一定的效果。
避免对客户的要求说“不”。
无论到什么时候,客户最不愿意听到的就是自己的要求被拒绝,他们肯定会立刻不高兴的。
想想“客户永远是对的”这句话。
同时要找出客户最关心的是什么,这是问题得到解决的关键,面对一个情绪激烈,或者理智不清的人,他有时候会提出很多要求,有的也是过分的,因此你应分析什么才是客户最关心的问题,同时要考虑公司的利益,引导客户的思路将要求进行转换,找出达到客户要求与公司利益的平衡点。
记住对客户的要求不是你重复的容,你重复的容是事情的经过,如果你把客户的要求也重复了,那么就等于给了客户信心,坚定了他对自己要求的坚持态度,认为你会为他解决问题,会出现客户“希望越大,失望越大”的情况。
要学会给自己解决问题时留有余地,否则在后面的问题解决过程中,你会把自己置于一种“险境”。
希尔顿饭店有一条训导:
“承诺做好,送上最棒”,就是告诉我们在服务过程中,面对客户做出承诺时,要留有余地,然后努力去做,可以达到超出客户期望的效果。
了解客户要解决客户抱怨时,即不能说“不”,也不能给客户过大希望的艺术性表达。
需要多动脑筋多总结经验。
第五步:
积极协调抱怨的解决方法
根据你了解的情况,详细核实事情的经过,了解事情真正的原因,结合客户的要求,给客户提供多种解决问题的方法,供客户选择。
当客户面对两种以上的选择的时候,思维会受到一定程度的限制,承受意见也会更快。
不要总想着你无法为他们做什么,而要想着你可以为他们做些什么。
如果问题一时无法按客户的要求得到解决。
你应先与客户沟通,让他了解事情的每一步进程,争取圆满解决抱怨,并使最终结果超出客户的预期,让客户满意,从而达到在解决抱怨的同时抓住机会,不让客户丢失。
如果你不得不拒绝客户的要求,也要当机立断,立刻表达清楚。
出现这种情况是我们最头疼的问题,因为你要从新面对客户再次的激烈态度。
解决的方法是反过去看第四步,你的“险境”出现了,因为你没有将客户的要求处理好。
所以把自己变得更加被动。
抱怨出现后要用积极的态度去处理,不应回避,不要把客户的要求扔在一边,不要自欺欺人,以为情况会像红酒一样自己变得越来越好,相反最后客户还是会主动找上门的,并且因为对他们的要求被置之不理而更加恼怒。
如果你想放弃这个客户,那么你连客户的都不用再接了,听到是他打进的,你就马上挂掉,此时你会心情豁然开朗,事情的主动权掌握在你的手里了,只要你对最终会出现的后果已经充分考虑好了,并相信自己处理这些“麻烦”比“处理”这个客户要容易的多。
第六步:
反馈结果并表示感
首先要再次表示道歉,将自己认为最正确的一套方案提供给客户,如果客户提出异议,可再换另一套,待客户确认后再实施。
结果让客户满意要对客户的理解和支持认表示感。
如果还是不能让客户满意
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