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保管员操作流程MicrosoftWord文档
保管员日常业务操作流程
1.验收
1.1物资到罗中后,由分管保管员与使用部门联系后决定卸车地点,卸至现场的物资原则上由使用部门负责卸车(吊车可由库房负责开票,但必须确定费用由谁承担),出现使用部门不愿卸车的情况时,由保管员请示库房领导。
1.2保管员根据供应部采购员填写的交验单、合同明细表、随货装箱清单或发货清单进行物资验收。
1.3对于数量较多、体积较大或单个质量较重需卸在露天库内的物资,以及直接卸至现场的物资,保管员至卸货现场进行验收;对于装卸组负责卸车的零散物资,由装卸组将物资配送至各个库房,保管员根据随货交验单清点物资件数是否与交验单上相符,如相符则在装卸组货物配送登记本上签字确认。
对于有货无交验单或有交验单无货的情况,保管员须及时与相关采购员联系,根据情况及时做出相应处理。
1.4保管员在验收物资前应仔细审核交验单,交验单上供应商、合同号、填单日期、材料名称、规格型号、计量单位、交验数量、采购员等内容均为必填项,如有缺失及时与采购员联系要求其补足。
1.5保管员根据供应部采购员填写的交验单、合同明细表、随货装箱清单或发货清单、到货验收单仔细验收所到物资,所到物资与验收单据上的名称、规格型号、数量必须一致,且外观完好,如有不符或破损及时与采购人员反馈,保管员依情况及时做出相应处理。
对于合同中规定货物生产厂家的,保管员还须核对所到货物生产厂家是否与合同约定一致,另所有到货必须有生产合格证,劳保用品必须要有三证一标志,即:
生产许可证、产品合格证、安全鉴定证和安全标志。
1.6煤、润滑油、盐酸、硫酸、液碱、编织袋等物资到货后,须通知质检部取样化验,保管员根据交验清单及质检部检验报告单办理入库手续,新增危化品必须要有安全使用说明书。
1.7设备、设备专用配件、电器等专业性较强的物资,或单位价值较高的物资需会同设备部人员或使用部门技术人员一起验收,验收后根据验收情况填制材料验收单或设备验收单,参与验收的人员在验收单上签字确认。
如验收中未发现问题,随交验单附二份验收单作为入库单附件(一份由统计员随入库单第二联返供应部,一份与入库单第一联装钉存档),若有问题验收单则作为向供应部采购人员反馈问题的依据,保管员应将所有验收单另留一份存档备查。
1.8到货反馈。
当到货出现差异时,保管员先电话告知采购员,之后在OA中发起到货反馈流程,对差异情况进行简单说明(如数量不符、破损、无交验清单、无电子单、无资料等),并写明到货日期、交验清单号、合同号、供应商、采购员等信息,指明对方科室,最好能对到货进行拍照,放在附件内,之后点击提交,采购员对该事项进行处理后,流程会返回保管员处,保管员若对处理结果满意,点击办结,若不满意则重新点击提交。
1.9对于我公司承担运费的物资,保管员在验货后须及时将编号为1/n的交验单签名返给司机,以便于司机持单至地磅房过磅(回皮)并计算运费,地磅房计算运费后,将第三联给司机,由其据此联结算运费,一二联返相关保管员处。
1.10由供应部采购员填制交验单转交使用部门,不需办理入库的物资,保管员收货后,及时通知使用部门,让其领走,领用人在交验单上签名,保管员将交验单留存备查,并据交验单登记入当日到货记录中以备查。
1.11保管员每天必须根据当日到货情况在电脑上详细登记到货记录。
到货记录登记要求:
到货记录为当日所有到货的详细记录,不论是否有交验单均要详细登记。
到货记录要求详细登记到货日期、交验单号(若到货时无交验单,可以暂空,待交验单带来后补填)、物资名称、规格型号、单位、数量、供应商(若到货时无交验单,可以暂空,待交验单带来后补填)、合同号(若无合同号填零采;若到货时无交验单,可以暂空,待交验单带来后补填)、承运车号、承运单位(若属厂家送货无法确定的可不填)、采购员、验收人、申购部门、入库日期、入库单号(入库日期及入库单号此两项若到货为不需办入库的可以不填,但必须在入库单号栏内填加批注简单说明不办入库的原因)。
各组应将各自到货记录详细登记并妥善保存以备查(要求到货记录电子版要保存时间为三年以上),组长、班长要定期检查到货记录。
1.12编织袋厂物资。
编织袋厂物资到货后,由值班班长负责清点接收,只需清点件数与交验单件数无误后,单独存放,待有车至编织袋厂时,将货装上车后,与司机当面交接(只点件数),并填写相应交验清单,由司机签名后,第三联留存,第一、二联交由司机带至编织袋厂,带货后,值班班长需及时与编织袋厂保管员电话通知。
2.入库
2.1物资经验收,外观完好、数量相符、名称规格无误后,保管员在交验单、合同明细表、随货装箱清单或发货清单上填写实收数量及验收日期并签名确认,验收结束后,保管员需及时将可以办理入库手续的交验单在软件中找到相应的接收单办理采购入库单,打印后与验收单据附在一起,每5天返至统计员处,由统计员统一返至供应部材料会计处。
2.2物资如暂时无法办理正式入库手续,为不影响使用部门办理出库手续,保管员可先办理预入库手续(如柴油、汽油等)。
待办理正式入库前再将预入库冲回。
2.3组织间转移入库。
各库存组织间物资可转移,由转入部门与转出部门沟通协商后,由转入部门在OA上提交库存组织调拨申请,经转出部门同意后,由库房负责人分发至保管员处,保管员根据该申请在EBS软件中办理库存物资组织间转移业务。
办理组织间转移业务后,库存物资由转出部门库房移出至转入部门库房内。
其中,编织袋厂库存组织与其他库存组织间的转移后,要办理入库手续。
3.出库
3.1保管员根据领料部门在EBS软件中提交的物料搬运单,生成出库单,凭打印后的出库单发放物资。
3.2对于管制类材料,在软件中制作出库单时必须认真检查领料部门提报物料搬运单审核人是否符合规定,工具、劳保类物资须车间主任以上级负责人审核;炸药、雷管、放射源、剧毒药剂等材料须部门经理级负责人审核。
施工单位领用甲供物资时,保管员必须核实签字人为该单位授权人。
协作单位采用转帐形式领用物资时,保管员必须核实签字人为该单位授权人。
3.3在发放物资前,保管员需仔细核对出库单上的材料编码、材料名称、货位号等信息,根据这些信息准确发放材料。
3.4对于使用部门提出需直接卸于现场的物资,在卸货前由保管员与使用部门相关人员联系,卸完货并清点无误后,使用部门须打借条、或在设备验收单签字确认、在交验单上签字确认等方式办理手续。
否则保管员不可将货卸至使用部门现场。
3.5工具、劳保类物资发放完毕后,保管员必须根据出库单登记工具、劳保卡,并要求领用人当时在卡上签字确认,特殊情况下可以要求领用人发放前在工具、劳保卡上签字确认(如以车间或班组为单位领用工具、劳保时),或要求领用人发放后在工具、劳保卡上签字确认(如领用人员离罗中较远,可由代办人员打借条领出工具、劳保卡带至领用人处,事后由代办人员将签字确认后的工具、劳保卡返回库房),亦可采用由代办人员在工具、劳保卡上代签的方式,但代签人员必须具备相当的资格(分管领用人员班长级以上人员);夜班值班人员不得发放工具、劳保,特殊情况下,请示库房主任,库房主任同意后,采用打借条的形式办理。
3.6炸药、雷管、剧毒药剂、易制毒药剂、放射源、易制毒化学品发放后,必须当时根据领料单登记与之相应的发放登记薄、发放台帐,并由领用人员在发放登记薄、发放台帐上签字确认。
炸药、雷管、剧毒药剂、放射源、易制毒化学品发放登记薄、发放台帐,由各组妥善保存以备查,保存时间为三年以上。
3.7发放物资应遵循先进先出的原则,发放完毕后保管员在出库单上签名,并要求领料人签名。
保管员每周将出库单第一联返至统计员处,由统计员月底统一装钉存档。
3.8组织间转移。
各库存组织库房间物资可调拨,办理组织间转移业务时,由转入部门与转出部门沟通协商后,转入部门在OA上提交库存组织调拨申请,经转出部门同意后,由库房负责人分发至保管员处,保管员根据该申请在EBS软件中办理库存物资组织间转移业务。
办理组织间转移业务后,库存物资由转出部门库房移出至转入部门库房内。
4.借出物资
4.1为保障生产的正常进行,在特殊情况下,保管员可采取先由领用部门打借条借出物资,后由领用部门补办领料申请单的方法。
4.2每组专设一本借条本,物资借出时统一在本组借条本上打借条。
借条上必须写明借物单位、借物人签名、借物人电话号码、物资名称、规格型号、编码、数量、用途、库房经办人签名、审核人签名(库房分管该物资组长级以上人员)、借物期限(3-5天)。
4.3炸药、雷管、放射源、易制毒药剂、剧毒药剂等管制类物资不允许打借条;劳保、工具及单位价值较高(1万元以上)的物资借出时,须经库房主任在借条上签字同意方可借出,或当时由保管员打电话请示,库房主任同意借出,事后由经办人找库房主任在借条上补签字。
4.4白天上班时间借出物资时,必须要经过库房内分管该类物资组长级以上人员核准签字同意;夜班时间遇有特殊情况时,值班人员可先借出物资,但夜班人员早上交接班时,必须让值班班长在借条上核准签字同意。
4.5对于部分使用部门要求卸至现场的物资,因库房未办理入库手续或暂时无法办理入库手续,导致使用部门无法办理出库手续的,可采用由使用部门先打借条的方法(此类物资借出时间可相应加长)。
4.6领用部门打借条的人必须具备一定资格(如班组长、车间管理员等)且具有良好信用,保管员必须定期清理自己分管物资的借条(不允许超过一周,有特殊情况时,在借条上写明原因并经班长核准)。
5.外借外售
5.1与我公司有协作关系的外单位,也可在库房领用物资,但保管员必须核对该物资的库存量,在保证库存量能够满足我公司需要的前提下,才可发放。
特殊情况下(如库存量过低时或协作单位领用劳保、工具、钢材、化学品、设备等物资时),必须经总库主任同意才可发放,炸药、雷管、放射源、剧毒药剂等管制类物资不得对外发放。
5.2外借外售物资,需在该物资帐面价格的基础上加收百分之三十的管理费,协作单位可选择两种结算方式,即:
转帐或现金。
其他出库单,材料销售出库单上的单价及金额分为成本价与结算价两部分,成本价为库房帐面价,结算价为加收百分之三十管理费后的价格。
5.3采用转帐结算方式时,协作单位必须向总库提供加盖过该单位公章的授权书,授权书上应有签字有效人的签名样本。
在办理每笔外售业务时(采用转帐结算的),需提前征得公司计财部同意,确保外售款项能扣回。
发放前,保管员在软件中提交物料搬运单,经总库负责人审核后,保管员在处理物料搬运单界面,点击外售领料-其他转帐或外售领料-物业转账,打印时选择外售出库单打印。
单据生成后打印出由协作单位签字有效人在外售出库单上领料人栏签字后,将第三联返协作单位领料人员;第二联返至统计员处,由统计员返财务;保管员根据第一联发放材料,发放完毕后,在单上签名并留存,月底时与本月出库单交由单统计员统一装订。
5.4采用现金结算方式时,发放前,发放前,保管员在软件中提交物料搬运单,经总库负责人审核后,保管员在处理物料搬运单界面,点击外售领料-现金,打印时选择外售出库单打印。
单据生成后打印出由协作单位签字有效人在销售出库单上领料人栏签字后,领料人员持销售出库单至财务交款,保管员需要告知领料人员,必须在当日办理完交款领料手续,过期作废,财务人员收款后在销售出库单上签名,并将第二联留存,第三联由协作单位领料人员留存,协作单位领料人员凭财务人员签字确认后的销售出库单第一联至库房领料,保管员认真审核财务人员签字确认过的销售出库单第一联无误后,发放物资,保管员在发放物资前可以要求领料人出示交款收据。
发放完毕后,保管员在外借外售单第一联上签名并留存,月底时与出库单一起交由统计员统一装订。
若出现开票后领料人员当天未交款领料的,保管员须及时在软件中对已办销售出库单进行退回(杂项入库)。
6.退库
6.1入库退库。
物资经验收,办理入库手续后,出现以下情况时,须办理退库(入库)业务。
A在使用过程中发现质量问题,经与采购员联系,采购员与供应商协商后同意退货或换货;B冲预入库,办理正式入库时。
办理退库(入库)业务时,分两种情况,A在用EBS软件之后所发生的退库(入库),在接收-退货中办理;B在用EBS软件之前发生的退库(入库),保管员在EBS软件中事务处理-杂项事务处理-杂项出库中办理,要简要说明退库(入库)原因,并写明所退入库单日期及单号,票据打印后,保管员签名确认后,交统计员处,月底时由统计员统一装订。
6.2出库退库。
物资办理出库手续后,出现以下情况时,须办理退库(出库)业务。
A领用部门领用物料后,发现存在质量问题的;B领用部门领用物料后,发现错领或多领的(设备若已转固不在此范围内);C离职人员退还虽领用但尚未使用的工具、劳保;领用部门退回已领用物资时,保管员需对退回的物资仔细检查,若发现有使用过痕迹的(物资无质量问题),不予办理退库。
在办理应用物资管理软件之前的退库(出库)业务时,单价采用原领料单上的单价。
领用部门将退库的物资退回库房,放到保管员指定位置后,保管员在EBS软件中事务处理-杂项事务处理-罗钾领用退料中办理,要简要说明退库(出库)原因,并写明所退出库单日期及单号,票据打印后,保管员签名确认后,交统计员处,月底时由统计员统一装订。
7.退、换货
7.1物资验收后当出现以下情况时:
A到货与交验单不符的;B到货与申购计划不符的;C到货存在质量问题的;D供货商多发的。
经与采购员联系后需办理退货或换货业务。
7.2在物资验收时就发现问题,保管员与采购人员联系后确定要退、换货的,保管员需在交验单上简单注明原因,并在交验单相应位置注明退、换货,不办入库字样;若是验收时未发现问题,并已经办理过入库手续,在使用过程中发现问题的,经与采购员联系后,确定需办理退、换货手续时,需先办理退库(入库)业务。
参照5.1条款办理。
7.3所有退回物资,保管员必须对其进行牢固包装,并在所退回物资的外包装上明显标识收货人姓名、收货人联系方式、物资名称等信息。
7.4保管员办理退、换货业务时,需填制交验单,在交验单上写明所退货名称、规格、数量等相应信息,另需注明接货采购员名字及联系电话,由拉货司机在交验单上签名后,第一联保管员留存备查,二三联交由拉货司机带至采购员处。
保管员当日据交验单在电脑上登记退、换货记录,以备查。
物资退回后保管员须及时通知采购员接货,并跟踪此事直至采购员接到货为止,并将相关信息(如什么时间与谁联系的等内容)在电子退、换货记录中登记。
8.库房整理
8.1存放。
物资到货经验收无误后,保管员将物资按类别分别在库房内货架上摆放,或在库房内及露天货场内按物资类别分类堆放。
库存物资摆放或堆放时要求整齐有序、便于清点数量,对于露天堆放的物资要加盖蓬布做好物资防晒、防雨工作。
8.2标识。
每种库存物资都要有明确清楚的标识。
对于在库房内货架上摆放的物资,保管员要在货架的相应位置贴上磁性材料卡,在磁性材料卡上填列物资名称、规格型号及材料编码等信息,并将磁性材料卡转轮上的数字调为目前的库存量。
对于在库房内或露天库堆放的物资,要在物资前立标识牌,在标识牌上写明物资名称、规格型号及材料编码等信息,或将物资名称、规格型号及材料编码等信息直接写在物资上。
8.3定位。
新入库物资保管员需在物资管理软件中给出该物资货位号,对其进行定位。
货位号的编制规则:
货位号共7位,由阿拉伯数字、汉字及英文字母组成。
第一位为阿拉伯数字1-6代表库房号,第二位为汉字甲乙丙丁代表具体库房,第三四五位为阿拉伯数字001-999代表货架号,第六位为英文字母ABCDE代表货架层数,第七位为阿拉伯数字1-9代表每一层中的具体货位。
8.46S工作。
保管员每周要对自己分管的库房及露天库进行彻底打扫,并保持库房内的整洁、清洁,清理出的垃圾等杂物,要放到库房门口或露天库路口不妨碍正常通行处,由装卸组人员进行清理。
库房内主通道不允许存放物资,物资验收摆放完毕后,要将通道内的包装箱等杂物及时清理干净,随时保持物资储存区及库房内主通道畅通。
8.5对保质期有要求的物资,在入库时,就要在物料标签卡上注明物资到期时间,在物资到期前3个月,要向使用部门以书面形式反馈。
9.物资申购
9.1对于由库房负责申购的常用物资,当低于最低库存量时,保管员需及时在EBS软件上提交采购申请,之后申请会同步到OA,由提交人在OA上点提交后,流程会到库房负责人处,经库房负责人审核后,申购流程会通过EBS软件到供应部。
8.2对于EBS中没有的新增物资,使用部门提报采购申请前,需登录OA软件在存货主数据维护界面提交新增编码的申请,使用部门需在存货编码新增申请单上填写物资名称、规格型号、计量单位、用途等信息,经科级负责人审核后提交总库;总库负责人在OA上收到该申请单后,根据该物资在库房的分类将申请单分派至各保管员处,由保管员根据该物资的属性,依据存货档案中原有该类物资的次序,在EBS库存主数据维护界面新增存货大类编码及存货编码(目前编码为10位数,前1、2位表示一级分类编码,3、4位表示二级分类编码,5、6位为三级分类编码,7-10位为流水号)。
对于新增二级码,需及时向系统管理员反馈,由系统管理员在软件中及时为保管员开通权限后再增加物资编码。
9.月底返票
9.1每月月底结帐后,在24日之前,保管员须将本月发生的领料单第一联返至统计员处,由统计员统一装钉存档,保管员必须将票据按出库单流水号的顺序进行排列(出库单从上往下的顺序为流水号从小到大)。
9.2每月月底结帐后,在24日之前,保管员须将本月入库的交验单第一联与相对应的机打入库单附在一起返至统计员处,由统计员统一装钉存档,保管员必须将票据按入库单流水号的顺序进行排列(从上往下的顺序为流水号从小到大,交验单放在相对应的出库单上)。
9.3每月月底结帐后,在24日之前,保管员须将本月发生的销售出库单第一联返至统计员处,由统计员统一装钉存档,保管员必须将票据按销售单流水号的顺序进行排列(从上往下的顺序为流水号从小到大)。
10.盘点
10.1为保证所分管物资帐实相符,保管员每月需对各自所分管物资最少自盘一次,如出现差异及时分析原因,及时做出相应处理。
10.2库房各班须定期对各组保管员所分管的物资进行一定比例的抽盘,对于在抽盘中出现的差异,保管员无法给予合理解释的,将对保管员予以一定处罚。
11.废旧物资处理。
11.1各部门废旧物资处理前,由各部门先找设备部人员鉴定,鉴定后同意按废旧物资处理的,各部门将处理申请以工作联系函的形式发到库房,库房留存备查。
11.2收到各部门关于申请处理废旧物资的联系函后,库房经办人员草拟关于废旧物资处理询价的工作联系函,经库房主任审核签字后,发往供应公司,由其询价。
11.3供应部询价报告经公司领导批准后由供应部经办人员转发至总库,收购商在公司计财部交押金、并在总经办办理通行证后至罗中。
收购商至罗中后,由库房经办人员通知处理废旧物资部门、罗中计财科、保卫科人员共同监磅、监装、清点;车辆装好待过磅计算出重量或清点后填制废旧物资处理单,由各部门经办人员签字确认,库房经办人员需根据收购商所交押金额掌握其拉运废旧物资的数量。
11.4库房经办人员将各部门签字确认后的废旧物资处理单存档备查,并据以登记废旧物资台帐。
12.值班及巡检
12.1中午值班。
库房保管员现按12小时工作作息制度,中午吃饭时实行轮换值班制。
每个实物管理班必须留一名值班人员(轮换吃饭)。
中午遇有使用部门领料时,值班人员不得以分管保管员不在为由推托领料人员,必须及时发货。
如果使用部门未提交物料搬运单,可视事情急缓,由使用部门班长或车间管理员以上级人员打借条后发货,或者电话请示库房主任。
12.2库房巡检。
每日下班前半小时,保管员要对各自分管库房进行巡检,检查水、电、暖是否正常,门窗是否关闭等,并在巡检表中填列,检查结束后,切断电源。
检查中发现问题,及时在交班会上进行汇报。
12.3消防设施点检:
保管员每月须定期对库房内消防设施进行点检,检查后在点检卡上签字。
若发现问题,及时向班长及安全员进行反馈。
12.4夜班。
夜班人员每日下前20分钟至库房接班,由值班班长与其交接,值班班长须告知夜班值班人员值班期间注意事项,并将值班记录及夜班借条移交给值班人员。
每日早8:
40分前由值班班长至库房与夜班人员交接,值班人员将值班记录移交给值班班长,并汇报值班期间事项。
12.5夜班人员借条须与白班借条本分开,遇有领用部门夜间紧急领料时,由领用部门有权限打借条人员打借条,每日早上交接班时,与值班记录一同交由库房值班班长签字,并由值班班长将借条分别转至各组。
12.6巡逻。
夜班人员值班期间,每间隔2小时须对库房进行一次巡逻,巡视线路包括1-6号库每个库房门口及露天库门口,若有异常情况值班人员须及时进行处理,若超出自己能力之外,及时电话通知值班班长,值班班长接到电话后须及时赶赴现场进行相应处理,若无法处理时及时汇报库房主任。
为了便于核查,值班人员须用手电照射所经过的各处监控摄像头。
值班人员须及时、真实填写值班记录。
12.7打扫卫生。
夜班人员每天早上交班前,须将办公室前及围栏门口的环境卫生进行打扫。
由值班班长进行检查,若不合格责令值班人员打扫干净后方准许其交班。
13、工作月报
13.1各组须在每月22日之前向本班班长(本班班长休假时,报至值班班长处)上报当月工作月报。
班长审核签字后上报库房主任。
13.2工作月报按固定格式填报。
本月工作完成情况不得少于5项内容,下月工作计划不得少于3项内容。
14.帐外实物管理
14.1各部门在库房内寄存物资必须经总库主任同意方可办理。
14.2经总库主任同意后,库房经办人员须指挥各部门将寄存物资放在库房内指定地点,并堆放整齐,需要进行防雨、防晒处理的,当时就让寄存部门人员加盖蓬布。
14.3物资堆放好后由库房经办人员给各部门出具寄存证明,寄存证明一式两份,由寄存部门经办人员及库房经办人员签字确认。
14.4寄存部门领用寄存物资时,须出具领条,并由经办人员(经办人员须具备相应资格如班组长、车间管理员等)在领条上签名。
14.5库房经办人员将双方签字确认后的寄存证明存档备查,并据以登记实物帐,发放后将领条存档备查,并据以登记实物帐(实物帐要求登记寄存部门、物资名称、规格型号、寄存数量、寄存时间、领用数量、领用日期、存放位置等信息)。
14.6在此操作流程实施前寄存的物资参照此流程进行操作(备品备件组设备所带备品备件及辅材工具组的随机工具)。
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