与领导有效沟通的技巧和方法.doc
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与领导有效沟通的技巧和方法
沟通是双向的,也只有双向的沟通才能达到沟通的真正目的。
然而,在实际管理中,能真正做到双向有效沟通的却寥寥无几。
在很多书籍中,大都是站在管理者的角度去讲述如何沟通的,而站在被领导者的角度去阐述的却很少,那么被管理者该如何与上级沟通呢?
作为一个下属,只有保持与领导进行积极有效的沟通,才能产生良好的互动效果,才能得到领导有效的指导和帮助,而且还可以在资源分配中争取到更多的资源。
下属要有效地与上级进行沟通,进而能有效地影响上级,需要做到如下几点。
1、拥有良好向上沟通的主观意识。
由于领导工作比较繁忙,无法顾及得面面俱到,所以,下属要时刻保持与领导进行沟通的意识,不仅要埋头于工作,还要有效地保持与上级的沟通和适时有效地展示自己,让自己的能力和努力得到领导的肯定。
只有与领导保持有效地沟通,才能获得领导器重而得到更多的发展机会和空间。
其次,还要持一种真诚和尊重领导的态度与领导进行沟通,领导能坐到今天这个位置上,大多都是自己努力的结果,然而领导也不是圣人,也有失误之时,也许在有些方面还不如你,千万不能因此而具有居高临下的傲气之感。
最后,还要会换位思考,遇到事情时,要经常想想,如果我是领导,我该如何处理此事,进而获得对上级领导处理方法的理解。
2、寻找与上级有效沟通的渠道。
我们日常给上级回报工作时,常常把向上级上报工作变成“忽悠”应付上级差事的工具,其实,如何有效地利用“回报”这个工具与上级进行有效沟通是每一位被管理者认真思考的问题。
被管理者要善于研究上级领导的个性和做事风格,能够根据领导的个性寻找到一种有效、简洁的沟通方式,这才是沟通的关键。
当我们的沟通渠道被外界阻碍时,要及时建立新的沟通渠道,一定要让领导知道你在做什么?
做到了什么程度?
遇到了什么困难?
需要什么帮助?
不要期盼你遇到问题的时候,领导都能未卜先知且能及时伸出援助之手,有效的沟通才是达成成功的唯一途径。
其次,还要掌握良好的沟通时机。
要能够抓住每一个沟通时机,不一定非要在正式场合与上班时间,也不要仅仅限于工作方面上的沟通,偶尔沟通沟通其他方面的事情也能有效增进你与领导的默契。
3、掌握有效的沟通技巧。
在与领导进行沟通时,要先学会倾听,对领导的指导要加以领悟与揣摩,在表达自己意见时要让上级感到这是他自己的意见,巧妙借领导的口陈述自己的观点,赢得领导的认同与好感,让沟通成为工作有效的润滑剂而不是误会的开端。
日常工作中有时侯由于沟通方式或时机等不当,造成与领导沟通出现危机,让领导产生误会与不信任时,要及时寻找合适的时机积极主动的给予解释清楚,从而化解领导的“心结”。
被管理者要清楚,与上级进行沟通不同于与下级和同级沟通,其在沟通中有很多技巧和方法,需要在日常工作和生活中去积累。
向领导请示汇报的程序和要点
(一)、向领导请示汇报的程序。
1.仔细聆听领导的命令。
一项工作在确定了大致的方向和目标之后,领导通常会指定专人来负责该项工作。
如果领导明确指示去完成某项工作,那一定要用最简洁有效的方式明白领导的意图和工作的重点。
此时不妨利用传统的5W2H的方法来快速纪录工作要点,即弄清楚该命令的时间(when)、地点(where)、执行者(who)、为了什么目的(why)、需要做什么工作(what)、怎么样去做(how)、需要多少工作量(howmany)。
在领导下达完命令之后,立即将自己的记录进行整理,再次简明扼要地向领导复述一遍,看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方,并请领导加以确认。
如领导要求完成一项关于ABC公司的团体保险计划,应该根据自己的记录向领导复述并获取领导的确认。
可以说:
“总经理,我对这项工作的认识是这样的,为了增强我们公司在团体寿险市场的竞争力(why),您希望我们团险部门(who)不遗余力(how)于本周五之前(when)在ABC公司总部(where)和他们签订关于员工福利保险的的合同(what),请您确认一下是否还有遗漏。
”如果领导对关于目标的理解点头认可了,那么可以进入下一个环节。
2.与领导探讨目标的可行性。
领导在下达了命令之后,往往会关注下属对该问题的解决方案,他希望下属能够对该问题有一个大致的思路,以便在宏观上把握工作的进展。
所以,作为下属,在接受命令之后,应该积极开动脑筋,对即将负责的工作有一个初步的认识,告诉领导你的初步解决方案,尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识,对于在自己能力范围之外的困难,应提请领导协调别的部门加以解决,应该快速的反映行动的步骤和其中的困难。
【自检】所负责方案的可行性和有可能出现的障碍是什么?
3.拟定详细的工作计划。
在明确工作目标并和领导就该工作的可行性进行讨论之后,应该尽快拟定一份工作计划,再次交与领导审批。
在该工作计划中,应该详细阐述你的行动方案与步骤,尤其是对工作时间进度要给出明确的时间表,以便于领导进行监控。
【自检】写出一份关于行动方案的的计划书。
4.在工作进行之中随时向领导汇报。
现在,已经按照计划开展工作了,那么,应该留意自己工作的进度是否和计划书一致,无论是提前还是延迟了工期,都应该及时向领导汇报,让领导知道现在在干什么,取得了什么成效,并及时听取领导的意见和建议。
5.在工作完成后及时总结汇报。
经过部门同事的共同努力,终于完成了这项工作,当大家都在兴高采烈地欢庆成功之时,仍不应该有松懈的理由。
应该及时将此次工作进行总结汇报,总结成功的经验和其中的不足之处,以便于在下一次的工作中改进提高。
同时不要忘记在总结报告中提及领导的正确指导和下属的辛勤工作。
至此,一项工作的请示与汇报才算基本结束。
千万不要忽视请示与汇报的作用,因为它是和领导进行沟通的主要渠道。
你应该把每一次地请示汇报工作都做得完美无缺,领导的信任和赏识也就会慢慢加深了。
说服领导的技巧
对于领导的指示,要认真执行。
那么,怎样说服领导,让领导理解自己的主张、同意自己的看法呢?
请看以下要点:
(一)、选择恰当的提议时机。
刚上班时,领导会因事情多而繁忙,到快下班时,领导又会疲倦心烦,显然,这都不是提议的好时机。
总之,记住一点,当领导心情不太好时,无论多么好的建议,都难以细心静听。
那么,什么时候会比较好呢?
通常推荐在上午10点左右,此时领导可能刚刚处理完清晨的业务,有一种如释重负的感觉,同时正在进行本日的工作安排,适时的以委婉方式提出意见,会比较容易引起领导的思考和重视。
还有一个较好的时间段是在午休结束后的半个小时里,此时领导经过短暂的休息,可能会有更好的体力和精力,比较容易听取别人的建议。
总之,要选择领导时间充分、心情舒畅的时候提出改进方案。
(二)、资讯及数据都极具说服力。
对改进工作的建议,如果只凭嘴讲,是没有太大说服力的。
但如果事先收集整理好有关数据和资料,做成书面材料,借助视觉力量,就会加强说服力。
(三)、设想领导质疑,事先准备答案。
领导对于方案提出疑问,如果事先毫无准备,吞吞吐吐,前言不搭后语,自相矛盾,当然不能说服领导。
因此,应事先设想领导会提什么问题,自己该如何回答。
(四)、说话简明扼要,重点突出。
在与领导交谈时,一定要简单明了。
对于领导最关心的问题要重点突出、言简意赅。
如对于设立新厂的方案,领导最关心的还是投资的回收问题。
他希望了解投资的数额,投资回收期,项目的盈利点,盈利的持续性等等问题。
因此你在说服领导时,就要重点突出,简明扼要地回答领导最关心的问题,而不要东拉西扯,分散领导的注意力。
总之,被管理者在与上级进行沟通时,首先要树立一种积极主动沟通的意识,其次还要找到合适的沟通渠道和掌握一定的沟通技巧。
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