ENN推广项目ERP数据清理方案0430V1Word下载.docx
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计划预算
数据
人力资源
在建工程
数据管理团队
2.1.2职责与工作要求
●项目经理
⏹职责与工作要求
◆项目经理项目经理对ERP数据清理工作以及数据收集工作的进度和质量负责
◆处理数据收集(清理)工作中的重大问题
◆批准数据收集(清理)方案以及相关数据奖惩制度
◆批准数据工作相关费用预算
◆协调和调配数据收集(清理)工作中所需的人力物力等各项资源
◆对数据工作进行监督、指导和考评
●数据管理团队
▪根据项目总体计划,制定项目部数据收集(清理)方案与计划
◆制定数据收集标准,明确数据清理要求,编制企业数据收集(清理)方案及指导手册等
◆对企业数据收集(清理)工作进行指导,跟踪协调数据工作的进度和质量
◆处理企业数据收集(清理)工作出现的问题,制定相关解决方案,负责检查企业提交的数据
◆各阶段新增数据的整理和导入
◆负责主数据编码的生成和反馈
◆负责期初数据的导入
●企业组
◆检查跟踪企业数据收集(清理)工作的质量和进度
◆培训和指导企业进行数据收集(清理)工作
◆负责收集整理企业提交的各类数据,检查并跟催企业数据提交情况
◆负责企业收集的各类数据的签署工作,对合格的数据提交数据检查和导入小组
2.2ERP推广企业数据组组织构架
2.2.1组织构架
ERP数据管理组
物料数据收集组
客户供应商主数据收集组
人力资源数据收集组
计划预算数据收集组
财务数据收集组
业务数据清理组
库存物资数据清理
财务往来及资产清理
在建工程项目数据清理
整体接驳合同清理
企业信息化负责人
2.2.2职责
●数据收集(清理)领导小组
◆企业数据收集(清理)工作的领导机构,对企业ERP数据清理工作以及数据收集工作的进度和质量负责。
由企业经理班子人员组成,总经理任领导小组组长,信息化负责人为执行组长
◆批准企业数据收集(清理)方案以及相关数据奖惩制度
◆协调各部门工作,调配人力物力等各项资源
●企业信息化负责人
◆组织、协调、落实ERP数据收集清理的具体工作,调配各项资源确保数据工作顺利进行
◆负责企业和信息化项目部数据相关工作对接
◆根据项目总体方案与计划,组织制定本企业数据收集(清理)计划
◆确定本企业数据工作的组织及人员分工
◆处理数据收集(清理)工作中的较大问题
◆统一协调公司各部门工作,跟踪处理数据清理和收集工作的进度和质量,对数据收集(清理)进度负责
◆对数据收集(清理)涉及部门和人员进行考核激励
●企业ERP数据管理组
⏹人员要求:
设组长1人,业务数据清理小组和若干主数据组,组员若干,具体人数视企业实际情况而定
◆数据管理组组长建议由企业信息化负责人兼任或财务部主任担任。
◆业务清理小组负责企业ERP相关的业务数据的清理和收集工作,主要负责处理市场、工程、财务部门的业务数据的清理。
◆物料组人员由企业物资管理部门熟悉公司物资,具有物资采购和库存管理经验的人员组成
◆客户供应商组人员,由财务应收应付会计、市场部,物资供应部,综合办人员组成
◆财务组人员由企业财务部主管会计组成
◆人力资源组由企业人力资源部门人员组成
◆计划预算组人员由企业绩效管理部或计统科人员组成任
◆数据管理组制定本企业数据收集(清理)计划
◆负责按照企业数据收集(整理)计划和方案进行数据收集和清理工作,保证数据收集和清理工作的进度和质量
◆对数据收集的质量和进度负责
◆负责收集数据的审核,确保提交数据的及时性、准确性,保证数据的质量和进度要求
◆对各部门数据收集情况进行检查,每周组织例会,总结本周数据收集(清理)的进度,问题数据解决的状况,存在的问题,以及制定下周工作计划
●业务数据清理小组
◆负责企业业务数据的清理工作,按方案清理和收集业务业务数据,并负责提交信息化项目部企业组,业务数据清理组织主要由以下4个小组组成,分别负责库存物资、财务帐务及资产、接驳合同和工程项目数据的清理和收集。
◆库存物资数据清理小组:
∙负责对库存物资进行盘点,对盘点数据和财务进行对帐,负责废旧及闲置物资的清理、报批处置等;
小组成员由企业财务部资材会计、物资管理部及二级库库管员组成,由物资管理部门牵头。
◆财务帐务及资产清理小组:
∙负责对财务帐务的核对清查,对财务往来、历史坏帐进行帐务处理,负责对固定及闲置资产的清理和盘点、报批处置等;
财务往来帐清理,尤其是对财务坏帐进行彻底处理和核对;
小组成员由财务部门和资产管理部门人员组成。
◆整体接驳合同清理小组:
∙负责对整体接驳合同台帐清理核对(主要包括财务有客户余额的合同),小组成员由财务部会计,市场部、工程技术部人员组成,由财务部门牵头。
◆工程项目数据清理小组:
∙负责上线前工程项目数据,含已竣工未结算、未竣工未结算、已完工财务挂科目余额的项目(工程项目包括投资类、销售类和费用类项目)的清理和核对,小组成员由财务部会计,市场部、工程技术部、工程公司(施工方)人员组成,由工程技术部门牵头。
3.总体计划
3.1ERP推广三期项目数据工作计划
3.1.1总体计划
彩排上线
上线
6月
7月
准备阶段
2月
3月
4月
5月
8月
1月
12月
11月
数据清理阶段
主数据收集与盘点
彩排数据准备导入阶段
上线数据准备导入阶段
时间
阶段
主数据收集
盘点
上线支持
7.13-8.7
项目准备
11.18-12.05
蓝图设计
12.08-2.6
系统实现
2.9-4.30
最后准备
5.4-7.10
系统上线
7.10
数据清理
(业务动态数据)
图2-1ERP推广三期项目数据工作总体计划
3.1.2阶段性计划
●准备阶段(2008-11.18-2009-02.02)
负责部门
序号
任务描述
要求完成时间
备注
项目部
1.
重新完善修正数据清理要求
2008-11-28
2.
向企业明确数据清理具体要求
2008-12-25
3.
确定企业数据收集(清理)方案及指导手册
2009-01-16
4.
数据收集方案与指导手册培训
2009-01-22
企业
确定企业数据组的数据组组织架构、数据组长
确定企业数据组的具体组织、人员(物料组、客户供应商组、财务组、人力资源数据组、计划预算数据组,业务数据清理组),企业根据数据收集(清理)方案,制定主数据收集策略及方式(安排培训、明确组织和责任人)
企业数据收集工作要求讲解,并现场指导实例收集
2009-02-06
制定企业数据收集(清理)制度与奖惩方案
表2-1准备阶段重点数据工作安排
●数据清理阶段(2009-12.25-2009-04.30)
库存物资盘点,盘点数据和财务对帐
2009-04-24
固定资产盘点数据(含LPG钢瓶)
废旧物资及闲置资产处置
财务帐务清理,尤其是对坏帐进行彻底处理和核对
5.
整体接驳合同台帐清理核对(主要包括财务有客户余额的合同)
6.
工程项目数据,含已竣工未结算、未竣工未结算的项目、已完工结算但财务仍挂余额的数据(工程项目包括投资类、销售类和费用类项目)
7.
清理情况提交项目部
2009-04-29
从数据清理工作开始后,每月提交企业组
8.
完成清理报告提交项目组
2009-04-30
9.
开展4月份业务动态数据并提交4月份业务数据
2009-05-08
进度跟踪和质量控制(每月月底最后一次周例会进行汇报)
质量监控及技术指导,协助解决处理数据清理工作中的重大问题
表2-2数据清理和准备阶段重点数据工作安排
●主数据收集与盘点阶段(2009-02.02-2009-07.02)
企业数据收集方案培训
2009-02-02
进行第一轮SAP财务主数据准备
2009-03-06
进行第一轮SAP物料主数据准备
进行第一轮SAP客户与供应商主数据准备
进行第一轮SAP人力资源主数据准备
企业提交第一轮SAP主数据(按照模版)
进行第二轮SAP财务主数据核对
2009-04-07
10.
进行第二轮SAP物料主数据核对
11.
进行第二轮SAP客户与供应商主数据核对
12.
进行第二轮SAP人力资源主数据核对
13.
企业提交第二轮SAP主数据(按照模版)
14.
进行第三轮SAP财务主数据收集
15.
进行第三轮SAP物料主数据收集
16.
进行第三轮SAP客户与供应商主数据收集
17.
进行第三轮SAP人力资源主数据核对
18.
企业提交第三轮SAP主数据(按照模版)
19.
制定4月份盘点计划和要求
2009-04-27
20.
宣讲盘点要求和具体操作
2009-04-28
21.
进行物料实物盘点
22.
提交盘点差异报告
2009-05-05
按盘点表数据收集模版提交
23.
财务与业务共同分析差异,并提出解决方案
24.
处理盘点差异
2009-05-12
25.
制定5月份盘点计划和要求
2009-05-25
26.
2009-05-26
27.
2009-05-29
28.
提交盘点差异报告,提交盘点表(签字确认)
2009-06-02
29.
2009-06-05
30.
2009-06-08
31.
制定6月份盘点计划和要求
2009-06-22
32.
2009-06-23
33.
2009-06-29
34.
2009-07-01
35.
2009-07-02
36.
提交盘点表(签字确认)
37.
完成数据收集,并提交各项数据
2009-07-08
下发第一批物料客户供应商SAP编码清单
2009-03-01
企业组收集第一轮主数据并检查核对检查,提交新增SAP主数据申请
2009-03-10
汇总检查第一轮主数据并反馈企业,生产机新增SAP主数据,并将SAP编码反馈企业
2009-03-18
下发第二批物料客户供应商SAP编码清单
2009-04-01
制定并下发业务动态收据收集方案
组织企业进行动态数据收集培训
企业组收集第二轮主数据并检查核对检查,提交新增SAP主数据申请
2009-04-10
汇总检查第二轮主数据并反馈企业,生产机新增SAP主数据,并将SAP编码反馈企业
2009-04-18
下发第三批物料客户供应商SAP编码清单
企业组收集第三轮主数据并检查核对检查,提交新增SAP主数据申请
2009-05-10
2009-05-18
彩排盘点期初数据整理及导入
上线盘点期初数据整理及导入
进度跟踪和质量检查
表2-3收集阶段重点数据工作安排
●彩排数据准备与导入阶段(2009-05-25-2009-06-05)
提交彩排系统SAP财务主数据,企业组汇总整理
签字版
提交彩排系统SAP物料主数据,企业组汇总整理
提交彩排系统SAP客户与供应商主数据,企业组汇总整理
提交彩排系统SAP人力资源主数据,人力资源组汇总整理
提交彩排系统SAP库存物资盘点数据,企业组汇总整理
提交彩排系统SAP未清整体接驳订单,企业组汇总整理
提交彩排系统SAP在建工程数据(含接驳订单与在建工程匹配关系),企业组汇总整理
提交彩排系统SAP计划预算数据,企业组汇总整理
提交彩排系统SAP财务动态数据,企业组汇总整理
确认彩排系统数据转换方案
2009-05-20
完成彩排系统静态数据检查导入
2009-06-01
完成彩排系统动态数据检查导入
收集整理企业提交的各类数据,检查并跟催企业数据提交情况
质量控制
表2-4上线准备阶段重点数据工作安排
●上线数据准备与导入阶段(2009-06-20-2009-07-09)
提交生产系统SAP财务主数据,企业组汇总整理
2009-06-22
提交生产系统SAP物料主数据,企业组汇总整理
提交生产系统SAP客户与供应商主数据,企业组汇总整理
提交生产系统SAP人力资源主数据,人力资源组汇总整理
提交生产系统SAP库存物资盘点数据,企业组汇总整理
提交生产系统SAP未清整体接驳订单,企业组汇总整理
提交生产系统SAP在建工程数据(含接驳订单与在建工程匹配关系),企业组汇总整理
提交生产系统SAP计划预算数据,企业组汇总整理
提交生产系统SAP财务动态数据,企业组汇总整理
2009-07-05
确认生产系统数据转换方案
2009-06-20
完成生产系统静态数据检查导入或扩充
2009-06-30
完成生产系统动态数据检查导入
2009-07-09
表2-5上线准备阶段企业重点数据工作安排
●上线支持(2009-07-10-2009-08-07)
问题数据纠正与遗漏数据补入
2009-07-25
新增变更数据收集与录入
检查企业数据提交情况
质量监控及技术指导
表2-6上线支持阶段重点数据工作安排
3.2方案涉及企业范围及部门
3.2.1企业
本方案涉及ERP系统3期推广的上线企业,包括燃气公司,工程公司及物流公司。
3.2.2部门
本企业物资供应部、工程技术部、市场部以及其它的采购部门,财务部、资产管理部门(含综合办、工程、技术等部门)、综合办及其他相关部门,以及工程公司、物流公司的各相关部门。
4.业务数据清理内容
4.1.1业务数据
4.1.1.1企业业务数据清理内容包括:
∙库存物资盘点数据
∙固定资产盘点数据(含LPG周转钢瓶)
∙废旧物资及闲置资产处置
∙财务帐务清理,尤其是对财务往来、坏帐进行核对和处理
∙整体接驳合同台帐清理核对(主要包括财务有客户余额的合同)
∙工程项目数据,含已竣工未结算、未竣工未结算、已完工已结算财务仍有余额的项目(工程项目包括投资类、销售类和费用类项目)
说明:
业务数据及动态数据,数据清理工作将对以上业务数据进行清理,清理工作将持续到4月底,数据清理工作的质量直接影响上线前的数据收集工作。
资产划分、废旧物资及闲置资产处置、财务坏帐处理、接驳合同、在建工程清理核对是数据清理工作的重点,均须在上线前处置完成。
5.业务数据数据清理具体收集方案详述
5.1库存物资盘点数据清理要求、步骤及模版
5.1.1数据清理步骤及时间要求
5.1.1.1清理数据:
∙2008年12月份(年底)对库存物资进行彻底盘点,盘点结束后,和财务进行对帐核对,对库存废旧闲置物资进行彻底清理,并上报相关部门进行处置;
∙以后每月月底对所有库存物资进行盘点和核对,并和财务部门进行对帐核对,2009年1、2、3月每月月底提交盘点差异报告和废旧闲置物资处置完成情况给项目部。
∙差异报告只提交有差异的部分,包括实物的数量金额以及财务账帐面数量和金额,每月盘点结果必须和财务帐面余额进行核对。
∙1、2、3月份盘点结束后,次月2日前提交盘点差异报告,12日前处理完成盘点差异;
5.1.2数据清理流程
5.1.2.1盘点对帐清理步骤及要求
∙盘点数据的清理包括所有进行库存管理的物资,包括财务挂账的废旧闲置物资(办公劳保用品除外);
∙燃气公司进行业务拆分之后,库存管理也需要进行拆分管理,盘点需要分资产公司和销售公司进行盘点和对账;
∙库存拆分需要按照财务账面进行,各个公司需要制定库存拆分细则,作出库存分类清单文件;
∙企业负责组织盘点对账工作,对于产权属于企业、仓库管理人员属于华鼎的仓库,华鼎配合执行,并由企业提交相关文件;
∙盘点采用盲盘;
∙盘点由各部门库管执行,财务监盘并在原始盘点表上签字;
∙数据清理期间的盘点各个企业按照每个公司每个库存地进行盘点;
∙盘点包括各个物资管理仓库:
物资部门仓库、维修所营业厅仓库以及其它SAP上线后作库存管理的2级仓库;
∙盘点对帐要求:
各部门的盘点结果要和财务部门对帐,找出差异原因,按照公司相关规定制定出差异处理方案,并按照制度进行相关帐务调整;
盘点的差异处理完毕后,按照要求每月提交盘点差异报告和处理结果;
∙盘点工作在数据清理期间每月月底按照数据清理计划进行。
盘点对帐工作第一次要求在5天完成;
以后每次要求2天完成;
盘点结果由相关负责人员签字后,企业负责人将盘点结果按照数据清理计划要求提交项目部相关企业组。
信息化项目部各企业组负责将盘点报告提交到项目部集成方案组。
5.1.2.2补充说明
∙盘点过程中发现的库存差异,财务与业务部门共同分析差异,并提出解决方案,企业查明原因后,必须上报相关部门和领导进行处理,每月在提交盘点差异报告前要有解决方案,并在每月12日前处理完成;
∙盘点后进行报废处理的物资,经相关部门鉴定后报批处置,公司已经报批的废旧物资,4月30日前统一处理完毕;
5.1.3数据模版
∙无
5.2整体接驳合同台帐清理要求、步骤及模版
5.2.1数据清理步骤及时间要求
∙2
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