02OA系统管理员说明书.docx
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02OA系统管理员说明书
协同OA办公自动化系统
系统管理说明书V5.20
大连华天软件有限公司
2011年12月
目录
书中使用到的符号4
系统管理功能简介5
一、基础数据设置6
1.1系统常用设置7
1.1.1公司格言设置7
1.1.2文档管理员设置7
1.1.3投票管理员设置7
1.1.4桌面顶部滚动消息设置7
1.1.5桌面底部导航信息设置8
1.1.6公共网址设置9
1.1.7公章维护9
1.1.8文件类型维护10
1.1.9登录设置11
1.1.10单点登录设置11
1.1.11密码设置12
1.2系统默认数据设置13
1.2.1默认桌面定义13
1.2.2系统默认用户设置14
1.2.3提醒信息发送模式设置15
1.2.4允许论坛匿名发帖16
1.2.5允许领导信箱匿名发送16
1.2.6实用工具网址链接16
1.2.7内部IP地址设置16
1.2.8消息默认标题设置17
1.2.9审批默认标题设置18
1.2.10显示天气预报18
1.2.11天气预报默认城市设置18
1.2.12LOGO设置19
1.2.13结账日设置19
1.3菜单及文字项设置19
1.3.1设置系统显示文字19
1.3.2菜单项设置20
二、部门管理22
2.1导入部门23
2.2同级部门排序24
2.3新建部门24
2.4部门信息24
2.5导出部门25
三、用户帐号25
3.1导入帐号25
3.2查看个人资料26
3.3调整部门27
3.4新建用户27
3.5初始化密码30
3.6批量设置30
3.7用户排序30
3.8查询31
四、权限组设置31
4.1新建权限组31
4.2设置权限组人员32
4.3设置权限组权限33
4.4查询34
五、公共通讯组34
5.1新建通讯组35
六、系统日志35
6.1日志查询36
6.2删除日志36
七、文档基础设置36
7.1新增文档模块37
7.2文档管理员设置37
7.3索引设置37
7.4文件类型维护38
八、后台数据管理39
8.1通知管理39
8.1.1编辑通知39
8.1.2置顶和取消置顶40
8.1.3删除40
书中使用到的符号
在本书中,以下符号被当作特殊含义的符号使用。
名称
符号表示为
例如
画面,对话框
<>
<发送通知>画面
按钮
【】
[发送]按钮
键盘
【】
[Alt]键
文本输入框等画面上的项目
【】
[接收者]输入框
菜单
【】【】
菜单上[信息发布][通知][发送通知]
系统管理功能简介
系统管理模块是针对OA系统功能的整体设置。
系统管理模块通常只对负责维护OA系统的管理人员开放,对于其他OA用户不给予该模块的可见权限和修改权限。
OA系统安装完毕后,由OA管理员负责建立组织架构、录入人员,并建立不同人员对应的岗位树。
当部门、人员、岗位都设置完毕后,根据单位的实际状况,给不同人员分配对应的权限,确保对应人员管理对应负责的部门。
对应全体人员公用的功能,可优先在基础数据设置中进行设置。
具体的设置方法请参照下面具体说明。
一、基础数据设置
系统基础数据的设置,分为系统常用数据设置、系统默认数据设置和菜单及文字项设置。
基础数据设置,是oa系统的基本设置,可设置公司名称、公司格言、桌面显示格式、设置公章、考勤时间,还可以设置发送消息的标题格式、菜单显示的文字,并可对菜单的排序进行调整。
在系统主画面左侧的功能菜单中选择[系统管理][基础数据设置],在主画面区会显示<基础数据设置>画面,如下图示:
图1.1系统基础数据设置
1.1系统常用设置
基础数据设置,可调整公司格言,设置文档管理员、投票管理员,对桌面顶部、底部进行默认设定,并对系统中用户的登录方式及密码方式做统一设定。
文档管理员,可删除系统内其他人员上传在知识管理、下载中心、电子期刊等模块下的文件。
通常,只有管理员才拥有文档管理员的权限。
其他人员,不赋予文档管理员权限。
1.1.1公司格言设置
⑴单击[公司格言设置]按钮,显示<公司格言设置>画面。
⑵在[公司格言]输入框输入公司格言,单击[保存]按钮,完成操作。
图1.2公司格言设置
1.1.2文档管理员设置
文档管理员具有下载中心、知识管理、规章制度下的所有文件的修改和删除权限。
但个人文件柜的文件,文档管理员无法修改。
个人文件柜中的文件只能个人维护个人的。
单击[文档管理员设置],显示<文档管理员设置>画面。
添加文档管理员的人员。
单击“保存”,完成存档。
1.1.3投票管理员设置
投票管理员具有对已发起的所有投票具有修改和删除的权限。
单击[投票管理员设置],显示<投票管理员设置>画面。
添加投票管理员的人员。
单击“保存”,完成设置。
1.1.4桌面顶部滚动消息设置
设置桌面顶部滚动消息后,桌面底部文字为设置后对应的文字。
⑴单击[桌面顶部滚动消息设置]按钮,显示<桌面顶部显示消息>画面。
⑵在[消息内容]输入框中输入顶部显示消息。
单击[保存]按钮,完成操作。
会提示退出oa系统并重新登陆,重新登录后桌面顶部显示刚刚设置的消息。
图1.3桌面顶部滚动消息设定
另外,桌面顶部信息,也可以显示通知、新闻、公告的标题。
根据对应的单选框设定,选择按时间发布顺序显示、显示重要的通知、新闻、公共或显示本月本月内的重要信息。
1.1.5桌面底部导航信息设置
设置桌面底部导航信息后,桌面底部的链接文字会自动显示设置后的文字。
通过点击对应的文字,可直接访问对应的网站网址。
单击[桌面底部导航信息设置]按钮,显示<桌面底部导航信息设置>画面。
图1.4桌面底部导航信息设定
1、新建
单击【添加】按钮,显示设置页面。
输入显示名称和对应的网址后,单击【保存】按钮,可在桌面的底部显示刚刚设置的显示名称,单击名称,可直接访问对应的链接地址。
图1.5设定导航网址
2、修改
选择要修改的导航信息,单击【修改】按钮,显示设置界面。
可修改输入名称和对应的网址,修改完毕后保存即可。
3、删除
⑴在<桌面底部导航信息>画面中选中要删除的公章。
⑵单击[删除]按钮,在确认对话框中确认删除操作
1.1.6公共网址设置
设置常用的网址后,如果公共网址设置在桌面首页,可在桌面上直接访问该网站。
如果公共网址模块不在桌面,则看不到设置好的公共网址。
1、添加公共网址
单击[公共网址设置]按钮,显示<公共网址设置>画面。
⑴单击[添加]按钮,输入显示名称和链接网址。
再单击[保存]按钮,完成公共网址的设置。
2、修改公共网址
⑴在<公共网址设置>画面中选中要修改的网址。
⑵单击[修改]按钮,在确认对话框中确认本次操作。
3、删除公共网址
⑴在<公共网址设置>画面中选中要删除的网址。
⑵单击[删除]按钮,在确认对话框中确认本次操作。
1.1.7公章维护
可以上传公章,并可限定公章的使用人。
在公文收发文或者审批流转中的word文档中用到的公章,可在此处进行维护。
扫描公章后制成公章图片,然后通过公章加密软件进行处理后上传到oa系统当中。
公章加密后的文件名后缀.esp,华天动力官网提供公章加密软件下载。
1、新建公章
单击[公章维护]按钮,显示<公章维护>画面。
图1.6公章维护界面
⑴单击[新建]按钮,输入印章名称后,上传印章文件。
⑵输入印章名称后,单击[浏览…]按钮,在本地机器上选择要上传的印章,选好后单击[上传]按钮,将该印章文件上传后,弹出上传成功的提示信息。
再单击[保存]按钮,完成该印章的存档。
单击【选择】按钮,设置可使用该印章的人员。
图1.7上传公章
2、修改公章
⑴在<公章维护>画面中选中要修改的公章。
⑵单击[修改]按钮,在确认对话框中确认本次操作。
3、删除公章
⑴在<公章维护>画面中选中要删除的公章。
⑵单击[删除]按钮,在确认对话框中确认本次操作。
4、印章排序
如果已经上传印章,可对印章进行排序。
单击【印章排序】按钮,显示公章维护界面。
在顺序处通过输入数字的大小,可对印章进行排序。
数字越小,排序越靠前。
1.1.8文件类型维护
实现不同的后缀文件名,对应不同的图片显示。
在网络硬盘、人文件柜、知识管理、规章制度等处会调用此处的设置。
单击[文件类型维护]按钮,显示<文件类型维护>画面。
图1.8文件类型维护
1、新建
单击[新建]按钮,显示<文件类型设置>画面。
图1.9新增文件类型
输入图标文件的扩展名,通过点击“浏览”上传图标文件,然后保存。
即可实现上传图标、对应扩展名的文件类型兴建。
同类型的文件,就自动以上传的图标作为标识。
2、修改
⑴在<文件类型维护>画面中选中要修改的图标。
⑵单击[修改]按钮,在确认对话框中确认本次操作。
3、删除
⑴在<文件类型维护>画面中选中要删除的图标。
⑵单击[删除]按钮,在确认对话框中确认本次操作。
1.1.9登录设置
针对OA系统的安全,对系统登录的模式和显示样式做设定。
单击[登录设置]按钮,显示<登录设置>画面。
图1.10登录项设置界面
●开启图形码验证:
开启图形码,登录时需要正确输入验证码才可登录。
默认不开启图形码验证功能。
●使用USBkey:
USBkey是类型银行U盾的硬件设备,启动该功能需要插上USBkey并争取输入密码才可登录。
●登录窗口最大化:
全屏显示OA界面。
●使用唯一ID登录:
只允许当前用户ID登录。
如有其它人已经登录,则后登录的顶掉原先登录的帐号。
●开启生日提醒:
在oa系统内人员生日的当天,给对应人员发祝福消息。
●在线帮助设置:
可在OA服务器根目录下的htoa文件夹下设置帮助文档,便于使用者了解系统功能。
1.1.10单点登录设置
登录OA系统时,可挂接其他系统的登录界面。
单击[登录单点设置]按钮,显示<单点登录管理>画面。
1、新建
单击[新建]按钮,显示<单点登录信息设置>画面。
图1.11单点登录信息设置
●登录系统名称:
登录系统的系统名称。
●登录URL:
设定要访问的网站网址。
●用户名输入框名称:
输入网址源文件下用户名对应ID。
●密码输入框名称:
输入网址源文件下密码对应ID
●字符集:
选择当前系统的字符集。
●说明:
输入对应的文字说明。
图1.12单点登录用户名和密码ID设置
打开对应的URL网址,右键查看该页面的源代码。
查询到对应的帐号和密码对应的ID名称。
在单点登录处设置完成,点击【保存】即可。
再次登录时,即可选择设定好的登录方式。
1.1.11密码设置
可对OA系统的初始密码的校验方式进行设定,增加安全性。
单击[密码设置]按钮,显示<密码设置>画面。
图1.13密码设置
●开启初始密码强制修改:
开启强制修改密码,即系统内的所有帐号密码不能为默认的初始化密码123456,必须改成其他的复杂密码。
●密码校验强度为弱时禁止保存:
对密码的安全性做校验,如果密码的安全级别很低的密码,在修改时系统不允许保存。
1.2系统默认数据设置
可设置默认桌面定义、设置发送消息、审批默认标题、设置生日提醒内容、设置匿名和实名发送、设置天气预报启动状态和默认城市等。
1.2.1默认桌面定义
此处是对所有人员进行桌面的预定义,可设定必选项,一旦设定必选项后,该功能就不能从桌面上取消。
可以设定是否允许用户自定义桌面。
如果设定为允许用户自定义桌面,普通用户可以通过桌面拖动或者个人设置中的桌面定义来定义自己的个性化桌面。
桌面定义可分为两种,一种是管理员定义,另一种是个人自定义桌面。
个人定义桌面是在管理员定义桌面的基础之上的,管理员可以将自定义桌面的权限分享给所有用户,也可以指定所有人使用统一规范的桌面环境。
设置系统默认桌面和用户自定义桌面权限。
取消允许用户自定义桌面的对号,便可将系统桌面锁定在固定的样式。
如果保留当前桌面应用到所有用户的对号,则所有用户的界面统一且不可改变。
当然,此对号可以选一个,也可以都选,可根据具体的需求来设置。
如果不给用户自定义桌面的权限,则桌面的界面固定,用户不能改动。
图1.14默认桌面定义
单击【默认管理定义】,对桌面进行设置,全打上对号的时候,是允许用户自定义桌面和将当前桌面应用到全部用户,但是用户具有更改的权限。
单击【保存】,用户自身可对桌面进行调整和移动。
设置中间功能模块(设置右侧功能)
其实,系统可分为三个版块,即左边功能列表、中间功能模块和右边功能模块。
其中,左边功能模块是固定且不能改动的。
而中间模块和右边模块是可以人为设置的。
单击【设置右侧功能】,开始设置中间版块的功能,假若不单击【设置右侧功能】,则设置的是中间模块功能。
通过箭头指示,将待选功能和已选功能相互转换。
设置必选功能
选中已选功能中的某个功能模块,单击【设置必选】和【取消必选】,即可设置该功能模块是否是必选功能。
其中,必选功能模块不能被最小化、最大化,也不能被关闭,可确保此功能模块的使用。
桌面模块的自由拖动
桌面模块可自由的拖动,满足用户在后台设置的繁琐,可使桌面更加的简洁、直观,而且易于操作。
只需单击要拖动的模块,进行鼠标拖动,然后在要放置的位置便可(可以放置的时候会有红线提示)
1.2.2系统默认用户设置
默认帐号设置可设置用户是否有发送全体消息和文件的权限,可设置单条信息最大发送人数。
设置登录模式的网络验证和是否使用USBKEY.设定个人文件柜,电子邮件和每次上传附件的容量大小。
对消息设置是否弹出消息提醒。
默认帐号的设置只对新建帐号起限制作用。
对于新增的帐户的个性化设置,可进入帐号维护中进行修改。
●允许发送给全体用户。
在发送消息时对是否允许发送给全体用户进行控制,有些需要限定帐户,不允许发送给“全体人员”,以免信息泛滥。
●限制单条信息的最大发送人数,同样是为了避免有的员工一发消息就发选全体人员,通过该项设置后,超过定人数后信息就不能发送了。
●使用IP认证,指的是该帐户只能在指定的IP段才能登陆。
●使用内网认证,指的是该帐户只能用内网的IP才能登陆,内网的IP定义在“内网IP设定”功能中进行定义。
●必须使用USBKEY,选中该项表示该帐号只能采用USB-KEY登陆。
●个人文件柜最大容量:
指的是个人文件柜最大可以使用的空间。
●电子邮件可用空间:
指的是电子邮件可用的最大空间。
●每次上传附件的最大容量:
控制单个上传文件的最大限制。
●弹出消息设置,现在的系统中有消息等来时都会自动弹出提醒,有些客户觉得弹出消息太多了,在此可以进行定义,需要哪些消息弹出就选中。
如果选中“允许用户修改以上设置项目”表示对于弹出消息的控制,用户自己也能进行修改。
如果不选中,就只能通过管理员来修改该帐号的弹出设置。
以上三项是为了有限进行服务器的空间管理。
单击[系统默认用户设置]按钮,显示<默认帐号设置>画面。
对用户权限、登陆模式、可用空间、客户端和弹出消息提醒进行设置。
图1.15默认帐户功能设置
1.2.3提醒信息发送模式设置
设置提醒信息发送的模式,可以是邮件提醒、短消息提醒或者短信提醒。
⑴单击[提醒信息发送模式设置]按钮,显示<信息发送模式设置>画面。
⑵选择要指定的信息发送模式,单击【保存】,完成操作。
图1.16提醒信息发送模式设置
1.2.4允许论坛匿名发帖
对论坛是否可以匿名发贴进行控制。
如果开启表示允许匿名发贴,如果不开启表示不允许匿名发贴,系统管理员可以根据单位的特点,决定是否开启。
单击[允许论坛匿名发帖]按钮,改正原有的论坛发帖识名状态。
即原来是停用,单击后转为启用;原来为启用状态,单击后转为停用。
1.2.5允许领导信箱匿名发送
对领导信箱是否可以匿名发送进行控制。
如果开启表示允许匿名向领导发送信息,如果不开启表示不允许匿名发送,系统管理员可以根据单位的特点,决定是否开启。
单击[允许领导信箱匿名发送]按钮,改正原有的领导信箱发送状态。
即原来是停用,单击后转为启用;原来为启用状态,单击后转为停用。
1.2.6实用工具网址链接
可设置公司的网站网址,也可修改其他实用工具的网址。
修改后,可通过桌面左侧的“实用工具”模块直接转到对应的网站。
设置实用工具中各页面的链接网址。
单击[实用工具网址链接]按钮,显示<实用工具网址链接>画面。
输入链接网址,单击[保存]按钮,完成操作。
1.2.7内部IP地址设置
单击[内部IP地址段设定]按钮,显示<内部IP地址段设定>画面。
图1.17内部IP地址段设定
1、新建
⑴单击[新建]按钮,在<内部IP地址段设定>画面新建地址段。
⑵输入起始IP和终止IP(IP地址的输入格式为###.###.###.###),单击[保存]按钮,在<内部IP地址段设定>画面显示新IP地址。
图1.18起始IP设定
2、修改
⑴选择IP地址。
⑵单击[修改]按钮修改地址段。
显示<内部IP地址段设定>画面。
⑶输入内容,单击[保存]按钮,在<内部IP地址段设定>画面显示修改后的IP地址。
3、删除
⑴选择要删除的IP地址。
⑵单击[删除]按钮删除地址段。
⑶系统弹出确认对话框[确实要删除数据吗?
],确认删除请单击[确定]按钮。
否则单击[取消]按钮取消本次操作。
1.2.8消息默认标题设置
可预先设置消息标题的模式。
比如想设置某年某月某日+用户名的消息标题,那么就依次点击追加年、追加月、追加日,追加用户姓名。
那么发送消息的默认标题即使年月日+姓名。
保存后,设置生效。
图1.19消息默认标题设置
1.2.9审批默认标题设置
可预先设置消息标题的模式。
比如想设置某年某月某日+用户名+模板名称的消息标题,那么就依次点击追加年、追加月、追加日,追加用户姓名、追加模板标题。
那么发送审批的默认标题即使年月日+姓名+模板标题。
保存后,设置生效。
图1.20审批默认标题设置
1.2.10显示天气预报
可设定oa系统主画面的天气状况。
可设定具体的城市,则直接显示该城市当前的天气状况。
只有oa服务器连通外网的才可以启动桌面的天气预报。
如果oa服务器不能连通外网,只是局域网内部使用,可将天气预报设为停用状态。
单击[显示天气预报]按钮,改正原有的天气预报标识状态。
即原来是停用,单击后转为启用;原来为启用状态,单击后转为停用。
当天气预报启动状态时,oa系统主画面的显示当天的天气状况。
使用人可自主设定具体城市,直接显示该城市当前的天气状况。
1.2.11天气预报默认城市设置
管理员可设定OA系统默认城市的天气预报。
如果管理员将当前设置应用到全部客户,那么所有用户的桌面都显示辽宁大连的天气预报。
如果管理员不将当前设置应用到全部用户,那么就是该用户显示辽宁大连的天气预报,其他人员可以自定义自己桌面的天气预报默认城市。
图1.21天气预报默认城市设置
1.2.12LOGO设置
点击【logo设置】按钮,显示logo设置界面。
图1.22LOGO设置
标识的四种颜色,选中后对应的这种风格下的logo标识。
点击“浏览”选中已经做好的LOGO图片,点击上传。
再点击应用到当前风格,则对应风格下logo完成替换。
如果点击的是应用到所有风格,则四种风格的logo全部替换。
1.2.13结账日设置
点击【结账日设置】按钮,显示结账日设置界面。
(此处结账日为人力资源系统的结帐日期设定)
图1.23结账日设置
1.3菜单及文字项设置
可以对菜单显示文字、桌面显示文字和权限组显示文字自定义修改,可以修改菜单的排列顺序和每个菜单的上下级关系。
可以增加菜单项,对客户已有的B/S系统地址连列到系统中来,在系统中快捷打开。
1.3.1设置系统显示文字
可以修改华天系统中的所有的文字,包括画面文字及菜单文字。
下例所示是把系统画面及菜单中所有包括“公司”全部显示出来,在输入框中可以进行修改如把“公司”改为“单位”,这样系统中所有画面中显示的“公司”均会被“单位”所替换。
注:
用户发送的任何信息不会有任何变动。
设置系统显示文字:
即菜单名字的修改。
比如原来oa系统上显示的公文收文,而使用者想显示收文,那么就可通过设置系统显示文字来实现。
单击[设置系统显示文字]按钮,进入系统文字修改画面。
图1.24系统文字修改
可自主选择菜单模块或菜单文字进行查询,查询后可对查询结果直接进行修改。
修改完成后,单击【保存】按钮,重新登陆oa系统则显示修改后的菜单文字。
单击【按列表显示】按钮,列出所有菜单项。
选择对应的菜单模块,可修改对应的画面文字和菜单文字。
修改完毕后,可实现对该模块的菜单文字和画面文字的修改存档。
1.3.2菜单项设置
菜单项设置的功能同菜单顺序调整,可调整菜单顺序,也可删除自定义的新菜单。
点击【菜单项设置】,显示菜单设置界面。
图1.25菜单设置
●自定义菜单:
即用户可自定义菜单。
用户通过自定义新的菜单,实现与自定义开发相整合。
●新建/修改菜单:
在原有的菜单体系下,加挂一个自定义名称的链接。
●上下级菜单排序:
调整菜单显示的主菜单和子菜单的顺序。
●同级菜单排序:
调整同一级别菜单显示的上下次序。
●删除:
新建的菜单项可以删除,系统自带的功能菜单不允许删除。
⑴自定义菜单
点击【自定义菜单】按钮,显示菜单设置界面
图1.26自定义菜单设置
输入对应的菜单名、菜单的ID号、对应的内容描述后,给对应的菜单分配合适的权限组。
则对应权限组的人员登录OA后可看到自定义的菜单项。
⑵新建菜单
单击【新建】按钮,显示菜单设置界面。
图1.27新增菜单设置
●菜单名称:
依次填写菜单名称。
●上级菜单:
选择所属的上级菜单
●链接目标:
在连接目标处输入具体链接,可将其他系统或模块直接挂接到oa系统当中。
●选择权限组:
选择该菜单隶属的权限组。
●菜单图片:
上传该菜单对应的显示图片,若不上传指定图片,系统会以默认图标显示。
●设置好菜单后,保存设置。
重新登陆后系统会显示刚刚设置的菜单。
⑶上下级菜单排序
选择任意一个菜单,单击【上下级菜单排序】按钮,可调整菜单的排序。
比如选取短消息下消息草稿箱,单击“上下级菜单排序”按钮,可从上级菜单中选则要新的上级菜单,则消息草稿箱在重新登陆后自动转到设定好的上级菜单中。
图1.28上下级菜单排序设置
若想将二级菜单升级为一级菜单,只需要在上级菜单选项中,选择无上级即可。
另外,如果想修改菜单名称,只需直接在菜单名称后对应的输入框直接修改后保存即可。
⑷同级菜单排序
选择任意一个菜单,单击【同级菜单排序】按钮,可调整同级菜单的排序。
显示具体的菜单排序界面,选择菜单名称后,通过右侧的向上和向下指示标识,可对应的向上或向下调整菜单的顺序。
保存确认完成,重新登陆系统后会按照设置的顺序显示菜单顺序。
图1.29同级菜单排序设置
⑸删除菜单
选择菜单名称,单击删除按钮可删除所选菜单。
删除确认完成后,重新登陆系统已删除的菜单不再显示。
(删除菜单只能删除使用人后添加的菜单,系统本身自带的菜单无
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