仓储工作手册试行.docx
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仓储工作手册试行.docx
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仓储工作手册试行
仓储部工作手册(试行)
仓储部职能
仓储部的基本职能,通俗来讲,是“三个好”,即“把好关、记好帐、看好库”,细分一下就是把好出库、入库关;记账要一笔一清,及时盘库,账实相符,平时做好仓库的防水、防火、防盗、防潮等安全措施,确保物资安全。
仓储部的高级职能,有库存预警,为生产和运营提供可靠的、有价值的库存数据,规避因库存原因产生的断货、停产等不应该发生的事故;成本分析职能,即根据汇总和单项的出入库数据,分析原材辅料和产品的投入产出比,为财务部门提供可靠数据支持。
此外,仓储部还有一些辅助职能,比如协调装卸、发运等。
我们公司目前的仓储管理,短期内应以“称职地履行基本职责”为任务。
1、入库管理
1、对入库前的各类物资进行点数或过磅,与相关单据核对,并如实记录。
2、审核入库物资的质量检查情况,把质量检查作为入库的前置手续;
3、把入库过程中发现的其它问题,及时通报给采购部门或生产部门。
二、出库管理
1、严格履行出库审批流程,正常情况下,相关节点手续缺一不可;
2、对出库手续完整的物资,按出库单写明的数量或重量进行点数或称重,并如实记录;
3、在能力许可的范围内,对出库物资的外观和内在质量进行检测,最大程度的杜绝残次品、不合格品出库。
4、把出库库过程中发现的其它问题,及时通报给营销部门、生产部门、采购部门或其它部门。
三、物资保管
1、仓库规划,包括规划存放区域,设计各类物资的摆放规则、位置,合理利用仓容及各类资源;
2、加强学习,基本了解各类物资物料的物理和化学属性,做好防潮、防热、防暑、防爆、防尘、防不良反应等可能导致变质、破损的保护措施;
3、重点做好消防管理,消除消防隐患;
4、做好人走落锁,日常排查门窗坚固性,确保不发生失盗事故;
四、记账统计
1、所有出库、入库的物资,必须第一时间记账,一笔一清,包括实际出入库数量、不合格品数量、废旧数量等,确保账实相符;
2、每月25日对库存物资进行盘点,记录在库物资的各项数据,向财务部提交库存盘点数据;
3、对可能出现的盈库或亏库进行原因分析和责任划分,拿出解决草案。
存数据。
4、对原材辅料的消耗情况进行统计,为成本分析提供准确数据。
对激增或锐减的原材辅料使用,结合成品出入库情况,初步分析其合理性。
五、库存控制
1、核定和掌握各种物资的安全库存(安全库存由杜总牵头,采购部、生产部、制定,仓管部执行),并严格控制,保证库存合理。
2、对各类物资进行动态管理,及时提报采购计划,或通知相关部门提出采购计划。
3、对仓库内发生的滞料、废料进行统计,提出处理意见,经总经理同意后予以及时处理。
六、物资装卸、搬运及配送管理
1、组织协调做好各类物资的装卸、搬运、出入库及库内搬移工作。
2、做好给类物资的分拣、拆包,产成品的包装、打包工作。
3、做好库内物资的理货、配货工作。
并及时将物资送达生产现场或指定地点。
4、做好叉车的调度、养护及管理工作等。
仓储部日常管理制度
一、严格履行出入库流程。
核查所有流程节点完整性和真实性。
保证流程不受任何部门和个人无故更改。
仓储人员对出入库流程审查不严,违规出入库的,无论是否造成经济损失,每次罚款50元;仓储人员本身擅自更改流程的,无论是否造成经济损失,每次罚款200元。
(造成经济损失的处罚办法,见下述);紧急情况下的先出库、后补手续,按照《物资出库管理办法》规定执行。
二、准确无误、及时记账。
所有出入库(包括借出)物资物料必须在现场清点,确认无误,并在第一时间统计记账,一笔一记,禁止事后补录。
因仓储人员记账不及时或不准确导致的账实不符,无论是盈库还是亏库,每次罚款50元。
仓储人员故意记假账的,一经发现,直接开除。
三、及时统计和提报报表。
每日将昨天的出入库情况,包括实际入库、残次品、不合格品等所有数据,统计成表,提报给销售内勤、财务及总经理。
确保账实相符。
因统计问题造成的账实不符,无论是盈库还是亏库,每次罚款50元。
亏库无法落实原因的,按照亏库物资价值的80%,由直接责任人、部门负责人按照7:
3比例承担。
四、做好物资的日常保管。
按照仓储职能中第三项的要求做好日常管理工作。
仓储部理应排除的各类隐患,因疏忽大意没有排除,或已经意识到隐患而自信能够避免,导致物资受损的,视具体情况给予仓储部经济处罚,由直接责任人和部门主管按照7:
3比例承担。
五、做好库存预警工作。
对有明确安全库存标准的物资,在临近预警线时,必须提前通知使用部门和采购部门。
因统计不精确或疏忽大意没有及时提报,导致不良事件发生的,视具体情况给予仓储部经济处罚,由直接责任人和部门主管按照7:
3比例承担。
六、做好各部门、车间的组织协调工作。
成品出入库数量、质量不合格品数量,需要和质检、车间共同确认的,必须组织共同确认。
否则,因此造成的数据争议,由仓储人员负责解决;叉车、机器等的维修保养,及时通报给设备部或综合办,确保运行状态良好。
否则,因此影响正常工作的,事具体情况给予经济处罚。
仓储工作人员应有的职业道德和素养
仓储的职能,直接和企业的财、物挂钩,地位等同。
财务人员要求一分钱都不能差,所以对仓储人员的要求也很高。
1、严谨。
手续不全的物资出入库,一概不予办理。
清点数量必须严格,记账必须精准,精确到不能再精确的程度。
2、负责。
仓储人员必须有高度的责任心,任何不符合手续的事项,无论是谁,无论是哪个部门,都不存在可以商量的余地,更不存在人情的问题。
3、诚实。
仓储人员的工作行为,无论是准入,还是放行,还是记账,必须实事求是,一是一,二是二,不得有任何弄虚作假,隐瞒真相的行为,这是上升到道德层面的问题。
4、好学。
出入库的物资,种类繁多,特别是涉及到保管安全的问题,哪样东西怕潮,哪样东西怕热,哪样东西易氧化等,以及如何做好防护措施,这些东西需要在平时通过产品说明书、网络等加强学习,逐步积累经验。
5、沉稳。
仓库的事琐碎繁杂,急不得,快不得,仓储人员不要带情绪工作,必须沉稳踏实。
****销售出库管理办法(试行)
****/B001.0116.03-2013
1、总则
1.1目的
本办法为规范销售出库流程,明确相关各方权责,确保销售工作与财务、仓储工作衔接的流畅性和严密性。
1.2适用范围
办法适用公司所有产品的销售出库。
2.销售出库流程图
产品定价
(总经理审批)
2.1真空管出库流程
仓储部日报表报销售内勤(真空管内勤)
业务人员填写销售订单
内勤根据订单,落实库存
采购包装箱
库存不能满足本次订单需要
库存满足本次订单需要
下达变更工艺通知单,车间生产
销售内勤下达《包装计划单》及《配比单》
财务部出具收款收据交内勤
内勤通知客户打余款
客户打款
仓储部安排包装
下达《销售通知单》
仓储根据实际装车情况制作《销售出库单》,业务员亲自或委托确认签字
装车
下达《发货计划单》
销售、仓储、财务三方确认销售出库和销售通知单数据吻合
门卫检查手续放行
2.2.1整机预付款出库流程
仓储部提报整机库存报市场部
客户订货
订单评审会。
确定销售价格及政策,形成记录表。
销售内勤落实整机及其它物品是否满足需要
填写采购计划单(走正常采购计划提报和入库流程)
库存不能满足本次订单需要
库存满足本次订单需要
销售内勤制作销售通知单
销售订单下达仓储部
财务确认收款无误,制作收据,交内勤
仓储安排包装、并准备其它组件
仓库根据实际装车情况制作销售出库单,业务人员亲自或委托确认签字,内勤制作销售回执单
安排出库、装车
内勤根据评审会记录,制作其它物品领料单,经分管副总审批
门卫检查手续放行
客户填写回执单
客户对账
销售内勤制作日常台账和客户档案。
月度汇总,副总审核
财务对账
仓库对账
报总经理
2.2.2整机货到付款出库流程
仓储部提报整机库存报市场部
客户订货
订单评审会。
确定销售价格及政策,形成记录表。
销售内勤落实整机及其它物品是否满足需要
填写采购计划单(走正常采购计划提报和入库流程)
库存不能满足本次订单需要
库存满足本次订单需要
内勤制作销售通知单,经分管副总审批
仓储安排包装、并准备其它组件
内勤将通知单下达仓储部
内勤根据评审会记录,制作其它物品领料单,经分管副总审批
安排装车
仓库根据实际装车情况制作销售出库单,业务人员亲自或委托确认签字.内勤制作销售回执单
财务开具收款收据
门卫检查手续放行
客户交款,并填写回执
内勤制作销售台账和客户档案
财务确认收款,向内勤开具收款收据
以下流程按照2.2.1执行
2.3毛坯管出库流程(销售)
产品定价
业务员填写销售订单
内勤落实库存情况
内勤下达工艺变更通知
库存不满足
库存满足
车间生产后,履行入库流程
通知客户打款,财务确认收款后,向内勤开具收款收据
内勤下达销售通知单
安排装车
清点指定区域报废及发货数量
仓储根据实际装车情况,填写销售出库单
报废管带包头的,重新分拣后归拢包装
以下流程参照2.1执行
工艺变更通知单下达给镀膜车间
2.4毛坯管出库流程(镀膜车间加工)
销售内勤根据订单情况,落实库存不能满足需要后
工艺变更通知单下达给窑炉车间
根据镀膜车间指定的存放区,出库
镀膜车间填写《领料单》
产品入库
3.相关规定
3.1销售人员在与客户沟通时,关于产品价格,原则上一律按照公司既定数据,特殊情况时,必须请示分管副总,严禁私自定价。
销售内勤必须审视产品价格,公司既定价格之外的价格政策,必须有分管副总审核并报总经理审批。
3.2订单评审会一般由销售人员、销售内勤、部门经理、分管副总和总经理参加,必要时采购部和工程专业技术人员参加。
《订单评审会记录表》由总经理审批。
记录表原件由销售内勤存档,复印件一份交财务。
3.3《销售出库单》形成后,车辆出厂前,业务人员须到现场核对改单据上载明的发货品名、规格、数量和其它属性等,并签字确认。
业务人员因故不能亲自确认的,须委托他人代签,受托人的签字与委托人具备同等效力。
无法找到受托人的,电话请示分管副总,由分管副总指定他人代为确认签字,与委托人签字具备同等效力。
3.4《销售回执单》由销售内勤根据《销售出库单》和《领料单》制作,一式两联,客户填写后自留一联,送货人员带回一联交销售内勤。
3.5销售内勤负责将所有销售资料等整理成档案,作为公司机密资料保管,严禁任何部门和个人越权过问和查阅,否则一律以泄露公司秘密论处。
3.6车辆进厂装货前,须由销售内勤复印驾驶员本人行车证、驾驶证和身份证,并与业务员、客户或物流公司确认驾驶员信息无误,方能通知门卫准入厂区。
3.7《销售出库单》一式三份,销售内勤、仓储部、门卫各执一份,作为月度对账的依据。
3.8销售内勤负责制作销售台账,每月5号汇总,经分管副总审核后,分别与财务部门和仓库对账,确认无误后,报总经理审阅。
4、本办法自总经理签发之日起执行,原相关制度、流程和记录表格自行废止。
****物资领用和借用管理办法(试行)
****/C001.0113.03-2013
1、总则
1.1目的
本办法为合理设置相关节点和权限,进一步明确和规范物资出库流程,确保账实相符。
1.2适用范围
办法适用公司所有部门、车间及子公司
1.3本办法所称的物资,指已经履行采购计划和验收入库手续,数量和质量确认无误的物资、设备、工具、材料、产品、办公劳保等一切在帐物资。
2、生产用物资出库流程
2.1流程图如下:
节点
部门
职责
权限
备注
1
车间内勤
根据生产实际需要,填写出库单。
填报计划
1、部门或车间无内勤时,可由车间或部门负责人直接提报。
2、车间用原材辅料、常用备品备件由车间按月度提报使用计划,生产副总一次性审批,车间交付仓库一份。
当月在此定额范围内的物资领用,由车间主任直接审批;超出定额之外的追加领用计划,需生产副总审批。
3、维修工具的领用,必须由生产副总审批。
4、生产急需领用的物资或工具必须由生产副总审批,但起缺位时,必须由仓储部直接电话请示生产副总获批后出库,并在其返岗后立即补办手续。
2
车间主任
审核所需物资的必要性,型号规格的适配性
审核
3
生产副总
复核所需物资的必要性,型号规格的适配性
审批
4
仓储部
检查上述手续的完成性,点检所需物资的库存情况,办理出库入账手续
出库
2.2记录表格采用公司现行统一印制的《出库单》。
3、非生产用物资的出库,参照以上流程,由部门经理审核,分管副总审批。
劳保用品的领用,由部门(车间)主任审核,人力资源根据劳保用品定额管理办法审核,仓库发放。
4、物资临时借用流程
4.1物资借用是指因临时事项,需要借用仓库物资,事项结束后归还仓库的行为。
4.2物资借用记录表(见附件)
4.3物资借用流程:
部门填写《物资借用记录表》→(借用部门经理签字)→(仓储部经理意见)仓储借出→借用人归还。
5、行政仓库出库流程
5.1行政仓库的非办公用品出库,一律由综合办内勤填写领用单,由总经理审批后领用。
总经理缺位时,由常务副总代签。
二者同时缺位时,由行政总监代签。
上述人员均缺位时,由综合办主任电话请示总经理后代签。
5.2烟、酒等招待物品,由内勤同时在《招待申请单》上如实填写,作为报销凭据之一。
烟、酒等已经领出,但实际有结余的,由领用人交回仓库,内勤同时在《招待申请单》上写明并签字。
5.3办公用品的领用,符合《办公用品管理办法》中定额管理的,由综合办内勤做好台账后直接发放。
超出定额的,由行政总监审批。
版 次
第一版
批 准 人
日期
有效期限
审核部门负责人
日期
起草部门负责人
日期
起草部门
总经办
起 草 人
日期
山东****物资入库管理办法(试行)
****/B013.01.10.11-2012
1、总则
1.1目的。
为规范物资入库流程,确保入库物资的数量和质量,特制订办法。
1.2适用范围。
本办法适用于****公司所有采购物资物资的入库管理。
1.3本办法所称的物资,包括由公司出资购买、来客来访馈赠需要入库及其它所有权归公司所有、需要入库的物品。
2、入库验收主体
2.1产品入库的质量检验,由质检部负责抽检、验收。
2.2办公用品、耗材,招待物品,宣传用品,促销物品等进入行政仓库的物品,由综合办内勤或内勤组织使用部门(个人)负责验收。
2.3原材辅料的质量验收,由质检部组织使用车间负责验收;设备、工具、配件等的质量验收,由质检部组织提报部门或使用部门负责质量验收;仓库负责数量验收。
2.4来客来访馈赠需要入库及其它所有权归公司所有、需要入库的物品,由总经理授权综合办或其它部门验收或登记入库。
3.入库流程
3.1
采购部
核对数量
原料入库流程
3.2备品备件、劳保用品、辅材等采购入库流程
采购部
核对数量
上交每日报表
填写物料卡
入账
退货
通知
分管副总
按区域放置
通知
采购部
通知
质检部组织检验
不合格
合格
备品备件
劳保用品
辅料来料
3.3产品入库流程
3.3.1毛坯管入库流程
仓管人员
上交毛坯管产量日报表及入库单
仓储部
称量数量
镀膜车间
核入数量
入账
按区域放置
上交每日报表
填写物料卡
仓储部
填写《入库单》
镀膜车间碎玻璃
采购部根据磅单填写
《请购单》
质检部组织进行质量判定
外购碎玻璃
碎玻璃入库
3.3.2碎玻璃入库流程
入账
仓储部
二次核对数量填写《物料卡》
上交每日报表
仓储部、镀膜车间
共同到场鉴定后处理
摆放到待选区
摆放到指定区域
摆放管子人员
按照指定区域进行摆放再次分拣
仓储部、镀膜班长
核对数量填写《入库单》
高频
分拣(专职质检)
3.3.3真空管入库流程
上交每日报表
办理物料卡
入账
包装组
携《发货计划单》(需摆放在仓储部指定区域)
仓储部
填写《入库单》
仓储部
清点数量(包括包装后成品、破损和不合格品)
3.3.4包装入库流程
4.相关规定
4.1采购质量验收分为直接验收和间接验收。
可直接验收是指通过感官验收或借助工具等其它条件,能够事先进行质量判定;间接验收,是指必须在使用过程中,根据实际情况才能进行质量判定的验收。
4.1.1直接验收时,质检和采购人员必须亲临现场,共同确认验收结果;因故不能到现场确认的,须委托他人代为确认,受托人行为与委托人具备同等效力;间接验收结论出具前,须通知质检部和采购部人员到现场确认,因故不能到现场确认的,须委托他人代为确认,受托人行为与委托人具备同等效力。
间接验收时,仅有使用部门(车间)单方面意见,不具备履行流程继续履行的效力。
4.1.2直接验收的结论,以使用部门(车间)的意见为主导;间接验收结论无法形成共识的,由质检部上报分管副总处理。
4.2无产品质量抽检记录的,仓储一律拒绝入库。
分批次入库的产品,质检部每批至少应抽检一次。
仓储人员接收质量抽检记录时,务必将产品批次、存放区域等详细登记。
4.3所有由公司出资购买的物品物资,必须履行入库手续。
《验收单》和《入库单》是采购人员报销账务的必需凭证,否则,财务不得履行报销流程。
4.4质检部接到采购部获批的《请购单》后,须根据技术和质量要求,做好质量验收准备工作,并根据实际情况决定质量验收主体。
质检部在组织验收主体时,应和采购部门、验收部门充分沟通,合理调度时间,避免验收主体缺位造成的流程受阻。
采购部在到货前,应提前质检部做好质检准备。
4.5仓储部验收物资数量前,必须检查质量验收记录。
无完整手续的质量验收记录,仓储部不得办理入库手续。
入库单一式两份,仓储、采购各执一份。
4.6采购将入库单交付仓库后,仓库人员需要将物资防盗仓库内部(人手不够时,可通知综合办协调组织人员),禁止置于库外。
物料摆放必须按照规划好的区域进行拜访,不得随意搁置,特殊情况下6小时内必须规整到位。
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