管理信息系统的系统分析.ppt
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管理信息系统的系统分析.ppt
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1,可行性分析,可行性分析是通过分析新系统需要的信息技术、可能发生的投资和费用、产生的效益,确定将开发的管理信息系统成功的可能性。
2,一、可行性分析的任务和内容,明确开发应用项目的必要性和可行性。
MIS的开发是来自合作伙伴的需要、竞争对手的挑战,或者是其它行业管理信息系统发展水平,或者是新的信息技术出现等。
3,技术上的可行性,含义:
指根据现有的技术条件,能否达到用户所提出的要求,所需要的物理资源是否具备,能否得到。
这里的技术条件是指已经普遍采用、确实可行的技术手段,而不是正在研究中没有把握的新技术。
技术条件包括:
硬件、系统软件、应用软件、技术人员。
4,经济上的可行性第一步评估开发和运行成本第二步评估预期的财务收益第三步风险/收益分析风险/收益分析:
分析比较成本与收益,并了解在新系统开发上的风险,确定项目是否值得开发。
5,收益(直接)收益来源,增加生产力降低操作费用减少劳动量降低计算机开支降低外购费用降低职员和专家费用降低开支增长率减少设备费用,减少成本增加收入,6,风险/收益分析,利益可能无法获得实施费用超过预算实施时间超过预计技术未达到预期效果系统与现有软硬件不兼容,慎重检查,确定开发,常规项目,避免,项目风险,低,高,高,低,7,二、可行性分析报告,(3)所需资源、预算和期望效益,(4)对项目可行性的结论,8,可行性分析结论应明确指出以下内容之一:
(1)可以立即开发,
(2)改进原系统,(3)目前不可行,或者需推迟到某些条件具备以后再进行。
9,1.对象,现行系统(包括手工系统和管理信息系统),2.目的,完整掌握现行系统的现状,发现问题和薄弱环节,收集资料,为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。
第二节详细调查概述,10,3.原则,用户参与原则,使用部门的业务人员,主管人员,设计部门的系统分析人员,系统设计人员,做到系统开发人员和管理人员互补不足,共同研究存在问题和解决方案。
11,4.方式,一般常见的详细调查方式有:
1)召开调查会,3)全面业务需求分析的问卷调查,4)深入实际的调查方式参加业务实践,2)访问,12,1、MIS建设=组织结构的重新设计,新信息系统的设计=对组织有目的的改造,组织结构设计进行组织结构设计,确定合理的组织形式,确定公司合理的集权、分权原则、设计有效的管理体制。
按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门、生产部门。
为什么要进行管理业务调查?
13,组织结构调查的内容,组织内部的部门划分,领导与被领导关系,信息资料的传递关系,物资流动关系与资金流动关系,各部门的工作内容与职责,各级组织存在问题以及对新系统的要求等,指的是一个组织(部门、企业、车间等)的组成以及这些组成部分之间的相互关系。
14,组织结构结构图,2、,组织结构结构图,2、,16,组织结构结构图,2、,17,18,例:
某高校出版社的组织结构图,19,20,二、管理功能调查,为了实现系统的目标,系统必须具有各种功能。
功能即完成某项工作的能力。
21,销售计划管理,某销售系统的管理功能图,22,23,三、管理业务流程调查,24,管理业务流程图(FlowChart),25,图例说明,表格制作,信息传递,数据/文件存档,收集资料,人员,单位,已订货,未订货,27,习题1,根据对业务流程的文字描述绘制某企业的订货业务流程图:
采购员从仓库收到缺货通知后,查阅订货合同单,若已订货,则向供货单位发出催货请求,否则就填写补充订货单交供货单位。
供货单位发货的同时,向采购员发出提货通知单。
28,习题1答案,图某企业的订货业务流程图,29,习题2,根据某储蓄所存取款业务绘制业务流程图:
储户将填好的存(取)单及存折送交分类处理处。
分类处理按两种不同情况分别处理。
如果是存款,则将存折及存款单送交存款处处理。
存款处理处取出底帐登记后,将存折退还给储户;如果是取款,则将存折及取款单送交取款处理处,该服务台取出底账及现金,记账后将存折与现金退给储户。
从而完成存(取)款处理过程。
30,习题2答案,图某储蓄所的存取款业务流程图,31,习题3,根据某工厂成品库管理业务绘制业务流程图:
某工厂成品库管理的业务过程如下:
成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台帐。
发货时,发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库,并发货,同时填写三份出库单,其中一份交给成品库保管员,由他按此出库单登记库存台帐,出库单的另外两联分别送销售科和会计科。
32,习题3答案,车间,入库单,保管员,库存台账,销售科,发货单,发货员,出库单,会计科,出库并发货,33,34,管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图,虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程。
但是还是没有完全脱离一些物质要素(如产品、单据等)。
35,一、数据流程调查的内容,1收集原系统全部输入单据(如入库单、收据、凭证)、输出报表和数据存储介质(如账本、清单)的典型格式。
2弄清各环节上的处理方法和计算方法。
36,3在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度(如每月制作几张)、发生的高峰时间及发生量等。
4在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型(数字、字符)、长度、取值范围(指最大值和最小值)。
37,二、数据的来源,1现行组织机构2现行各系统或部门的业务流程3各种会议的决议4计算机文件(或数据库)系统的数据组织结构5上级下达的各种文件和各项任务指标6与本单位有关的其它单位的有关信息7其它各种报表、报告、图表,管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到:
38,三、数据流程图,全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具,它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。
39,2数据流程图的特征,
(1)抽象性,
(2)概括性,抽象性:
表现在它完全舍去了具体的物质,只剩下数据的流动、加工处理和存储;概括性:
表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来,形成一个整体,无论是手工操作部分还是计算机处理部分,都可以用它系统地表达出来。
40,外部实体,数据流,数据存储,数据处理,图数据流程图的基本图例,外部实体:
是指不受系统控制,本系统以外的人或事物。
数据处理:
是指对数据的逻辑处理,它表达了对数据处理的逻辑功能。
数据流:
说明数据的流动方向及其名称。
数据存储:
用来表明数据保存的地方,如数据文件、文件夹、账本。
3.数据流程图的基本符号,41,由于实际数据处理过程常常比较繁杂,故应该按照系统工程的观点,采用自顶向下逐层分解的方法绘制。
画出顶层数据流程图画出其余各层数据流程图画出总的数据流程图,4.数据流程图的画法,42,S,1,2,3,1.1,1.2,1.1,1.3,2.1,2.2,2.3,2.4,3.1,3.2,3.3,E,E,E,E,E,E,自顶向下逐层分解,43,第2层,等有货再发货订货单,D2(订货单),发货票,发货票,付款通知单,P1,D3(订货单),44,确定数据流程图的总体功能;找出数据流程图的起点与终点,它们是外部实体,是系统的边界;找出外部实体的输出数据流与输入数据流:
从外部实体的输出数据流出发,按照系统的逻辑需要,逐步画出一系列逻辑处理,直到找到外部实体所需的输入数据流,形成数据流的封闭;按照上述的步骤,画出所需的子图。
绘制数据流程图的具体步骤,45,应注意的问题,1、正确的命名,数据流:
“入库单”、“出库单”“数据”、“信息”、“输入”、“输出”,处理:
“计算工资”、“产生发票”“处理”、“加工”,46,数据存储:
F1/F2/Fn,处理:
顶层图只有一张,故不编号。
下一层图的编号为0,图中加工的编号为0.1/0.2/0.3,通常省去0,所以加工的编号就是P1/P2/P3,如图所示。
数据流:
D1/D2/Dn,2、正确的编号,47,数据流(DataFlow),数据流表示数据在系统中的流动。
在数据流的上方写上数据流的名称。
例如:
5、数据流的表示,48,可能的数据流,学籍卡,学籍变动表,49,多个数据流的表示,例某公司的顾客可能寄来订货单、支票、退货请求,或前来询问某件事,如果把这些数据全部表达出来,这个数据流程图就不好看了。
50,多个数据流的表示(续2),第二种解决方法:
51,5数据流程图的作用,
(1)系统分析员用这种工具自上向下分析系统信息流程;
(2)可进一步作数据分析,可向数据库设计过度;(3)对应一个处理过程,可用相应的程序语言来表达处理方法,向程序设计过渡。
52,实例根据下述业务过程画出订货处理的数据流程图:
采购员从仓库收到缺货通知单后,立即进行订货处理,即查阅订货合同,若已订货,向供货单位发出催货请求,否则,填写订货单交供货单位,供货单位发出货物后,立即向采购员发出取货通知。
某企业的订货业务流程图,货,54,仓库,缺货通知单,订货,订货合同单,供货单位,补充订货单,催货通知单,提货通知单,仓库,缺货通知单,供货单位,采购员,订货合同单,催货通知单,订货单,提货通知单,55,某仓库管理系统按以下步骤进行信息处理,试画出其数据流程图。
(1)保管员根据当日的出库单和入库单通过出库处理和入库处理分别将数据输入到“出库流水帐”和“入库流水帐”,并修改“库存台帐”。
(2)根据库存台帐由统计、打印程序输出库存日报表。
(3)需要查询库存时,可利用查询程序在输入查询条件后,到库存台帐去查询,显示查询结果。
自己动手练习:
56,自己动手练习答案,某仓库管理系统数据流程图,57,习题6.3教材P130,某银行存储所存(取)款过程如下:
储户将填好的存(取)单及存折送交分类处理处。
分类处理处按三种不同情况分别处理。
如果存折不符或存(取)单不合格,则将存折及存(取)单直接退还储户重新填写;如果是存款,则将存折及存款单送交存款处处理。
存款处理处取出底帐登记后,将存折退还给储户;如果是取款,则将存折及取款单送交取款处理处,该服务台取出底帐及现金,记帐后将存折与现金退给储户。
从而完成存(取)款处理过程。
试按此画出数据流程图。
58,习题6.3答案教材P130,储户,存取单,存折,合格存折、取款单,合格存折存款单,存折及现金,存折,不合格存取单、存折,某银行存储所存(取)款数据流程图,59,数据存储“定货单存档”包括哪些内容?
处理“判定定货处理方式”是如何处理的呢?
第五节数据字典,数据流程图描述了系统的分解,即描述了系统由哪几个部分组成、各个部分之间的联系等等,但是还没有说明系统中各个成分的含义。
60,数据字典的含义,61,数据字典的内容,对数据流程图中的六个方面进行具体的定义。
数据项,数据结构,数据流,处理逻辑,数据存储,外部实体,62,一、数据项的定义,数据项又称为数据元素,是最小的数据组成单位,是不可再分的数据单位。
如:
学号、姓名等,具体包括:
(1)数据项的名称、编号、别名和简述;
(2)数据项的长度;(3)数据项的取值范围;,63,复杂的数据结构,DS4,64,65,四、处理逻辑的定义,仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。
66,67,P02-03,68,五、数据存储的定义,数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构,而不涉及它的物理组织。
69,对数据流程图上各种成分的定义必须明确,易理解,惟一。
命令、编号与数据流程图一致,必要时可增加编码,方便查询、检索、维护和统计报表。
符合一致性与完整性的要求,对数据流图上的成分定义与说明无遗漏项。
格式规范,风格统一,文字精练,数字与符号正确。
编写数据字典的基本要求,70,示例,
(1)年交易额在5万或5万以下,则不给予折扣;
(2)对于年交易额在5万以上时:
如果无欠款,则给予15%的折扣;如果有欠款,而且与本公司的交易关系在20年以上,则折扣为10%;如果有欠款,而且与本公司交易关系在20年以下,则折扣为5%。
订货折扣政策如下:
第五节描述处理逻辑的工具,71,一、判断树(判断树),72,一、判断树(判断树),73,一、判断树(判断树),74,决策表又称判断表,为描述这类加工逻辑提供了表达清晰、简洁的手段。
二、决策表(判断表),75,二、决策表(判断表),决策表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具,这里仍以处理用户订货的例子来说明。
76,决策表的编制方法是:
列出所有的n个条件;列出所有的条件组合;按全部条件组合列出其对应的行动方案;整理方案。
有些条件组合在实际中可能是矛盾或无意义的,需要将它们剔除;某些不同组合条件下的行动是相同的,需要将它们合并。
二、决策表(判断表),77,二、决策表(判断表),决策表将所有的条件列在表中,通过条件的组合,表明应采取的策略。
判定表特别适用于条件很多,而且条件相互组合,相应的动作也很多的情形。
78,练习,某商业中心按以下决策规则确定商品的订货决策:
当某商品的库存量低于储备量时,就应订货;当库存量高于或等于订货点时,不应订货;当库存量低于订货点,且该种商品上月销售金额大于或等于5000元时应订货,小于5000元时,不订货。
试按此画出库存订货判断表,内容包括决策规则号、条件和应采取的行动。
79,练习答案,库存定货判定表,80,三、结构英语表示法,专门用来描述基本加工的逻辑功能的一种规范化语言,介于自然语言和程序设计语言之间。
81,IF欠款时间30天IF需求量库存量THEN立即发货ELSE先按库存发货,进货后再补发ELSEIF欠款时间100天IF需求量库存量THEN先付款再发货ELSE不发货ELSE要求先付欠款,三、结构英语表示法,82,可行性分析,管理业务调查,数据流程调查,组织结构调查,管理功能调查,业务流程调查,数据流程图,数据字典,处理逻辑的表达,第六节系统化分析,83,我们所得到的业务流程、数据流程是否存在不足之处呢?
通过对原有系统的调查和分析,找出原系统业务流程和数据流程的不足,提出优化和改进的方法,给出新系统所要采用的信息处理方案。
有必要,84,一、分析系统目标,对详细调查报告中提出的系统目标作再次考察,对项目的可行性和必要性进行重新考虑,并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标,使系统目标适应组织的管理需求和战略目标。
85,
(1)确定新系统目标的原则:
适用性经济性整体性
(2)确定新系统目标的依据:
以现行系统存在的问题作为系统开发的突破口。
按照管理的三个层次,先易后难地进行开发。
86,二、分析业务流程,分析原有系统中存在的问题,以对现有业务流程进行重组,产生新的更为合理的业务流程。
业务流程分析过程包括以下内容:
1原有流程的分析,2业务流程的优化,3确定新的业务流程,4新系统的人机界面:
确定人和机器的分工,87,三、分析数据流程,与业务流程的改进和优化相对应,数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容。
数据流程分析的内容包括:
1原有数据流程的分析,2数据流程的优化,3确定新的数据流程,4新系统的人机界面,88,图书馆管理信息系统借书业务流程图,借书业务数据流程图,读者,图书管理员,借书信息、借书证号,借书情况,F1,借书情况,查询图书,1.1,借书信息,查询结果,待填借书卡,已填借书卡,三、分析数据流程,89,读者,图书管理员,借书信息、借书证号,借书情况,F1,新系统借书业务数据流程图,借书情况,查询图书,1.1,借书信息,查询结果,待填借书卡,已填借书卡,对原系统进行改进,得出新系统数据流程图:
核对借书人信息,1.2,借书人信息,核对结果,借书人员信息,F2,核对借书人身份,90,四、功能分析与子系统划分,为了实现系统目标,系统必须具备一定的功能。
功能就是做某项工作的能力。
目标,A功能,B功能,G功能,B1功能,B2功能,B3功能,使用U/C矩阵在系统规划阶段进行,91,五、数据分析,对系统调查所收集的数据以及统计和处理数据的过程进行分析和整理。
调查数据的汇总分析:
输入数据类:
主要指报上来的报表,即今后下级子系统或网络要传递来的内容要存储的数据类:
主要指各种台账、账单和记录文件,它们是今后系统数据库要存储的主要内容产生的数据类:
主要指系统运行所产生的各类报表等,它们是今后系统输出和网络传递的主要内容,92,然后再对每一类数据进行如下三项的整理与分析:
汇总并检查数据有无遗漏检查数据的匹配情况建立统一的数据字典,五、数据分析,93,数据汇总分析的步骤:
将系统调查中所收集到的数据资料,按业务过程进行分类编码,按处理过程的顺序排列在一起。
按业务过程自顶向下地对数据项进行整理。
将所有原始数据和最终输出数据分类整理出来。
确定数据的字长和精度。
借用U/C矩阵对数据的正确性、数据项特征等进一步进行分析。
五、数据分析,94,运用UC矩阵进行数据正确性分析、数据项特征分析数据正确性分析:
数据守恒原理:
数据必定有一个产生的源,而且必定有一个或多个用途。
在UC矩阵中:
每一个列只能有一个C;每一个列至少有一个U;不能出现空行或空列。
五、数据分析,95,数据项特征分析:
数据的类型以及精度和字长:
合理取值范围:
(输入、校对和审核所必须)数据量:
即单位时间内(如天、月、年)的业务量、使用频率、存储和保留的时间周期等等。
(网上分布数据资源和确定设备存储容量的基础。
)所涉及业务:
即UC矩阵中每一行有U或C的列号。
(业务过程),五、数据分析,96,数据用属性的名和属性的值来描述事物某方面的特征。
一个事物的特征可能表现在各个方面,需要用多个属性的名和其相应的值来描述。
例如对某职工属性名属性值为:
姓名何清性别男年龄54基本工资1000等。
数据属性分析包括:
1.数据的静态特性分析2.数据的动态特性分析,数据属性分析,97,1.数据的静态特性分析指分析:
数据的类型(字符型、数据型、日期型等)数据的长度(位数、小数位数)取值范围(最大值、最小值)发生的业务量(如每天发生几笔)。
2.数据的动态特性分析数据的动态特性分析将数据的属性分为:
固定值属性固定个体变动属性随机变动属性,数据属性分析,98,按动态特性将数据的属性分为以下三类:
固定值属性:
固定值属性的数据,其值基本上固定不变,叫做固定值属性数据。
例如,工资系统中的职工姓名和应得工资等。
固定个体变动属性:
这类数据项,对总体来说具有相对固定的个体集,但其值是变动的属性。
例如,工资系统中,电费扣款一项,被扣款人员变动不大,但每人所扣电费则每月都在变化。
随机变动属性:
这种数据项,其个体是随机出现的,值也是变动的。
例如,工资系统中的病事假扣款。
五、数据属性分析,99,六、数据存储分析,首先是分析用户要求,也就是调查清楚用户希望从MIS中得到哪些有用信息,然后通过综合抽象,用适当的工具(如ER图等)进行描述。
七、数据查询分析,通过调查和分析,将用户需要查询的问题列出清单或给出查询方式示意图。
100,八、数据的输入输出分析,分析各种数据输入的目的和适用范围、数据量的大小以及存在的问题。
对各种输出报表(包括手工填写的)的目的和使用范围进行分析,弄清哪些报表是多余的,或者是不符合实际要求的,系统的处理速度和打印速度是否能满足输出的要求等。
101,九、新的数据流程图的绘制,新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的。
完善数据字典,并用工具描述比较复杂的处理逻辑。
102,十、数据处理方式的确定,数据处理的方式可分为两类:
1、成批处理方式按一定时间间隔(小时、日、月)把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。
2、联机实时处理方式面向处理,数据直接从数据源输入中央处理机进行处理,由计算机即时作出回答,将处理结果直接传给用户。
103,1.成批处理方式例如:
订货系统将一天内收到的订货单在计算机处理之前集中起来,并作一定的汇总工作,然后加以处理。
适用场合:
固定周期的数据处理需要大量的来自不同方面的数据的综合处理需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理没有通讯设备而无法采用联机实时处理的情况。
104,2.联机实时处理方式特点是面向处理,数据直接从数据源输入中央处理机进行处理,由计算机即刻做出回答,将处理结果直接传给用户。
适用场合:
需要反应迅速的数据处理负荷易产生波动的数据处理数据收集费用较高的数据处理,105,第七节提出新系统的逻辑方案,逻辑方案是系统分析阶段的最终成果,是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法,是今后进行系统设计和实施的依据。
逻辑方案的内容新系统的业务流程新系统的数据流程新系统的逻辑结构新系统中数据资源的分布新系统中的管理模型,106,管理模型,在系统分析中,可以根据业务和数据流程的分析结果,针对每个管理过程信息处理特点,找出相应的管理模型,使管理信息系统更充分运用现代管理科学的成果。
管理模型的种类有:
综合计划模型生产计划管理模型库存管理模型财务成本管理模型统计分析与预测模型等,107,系统分析报告,1、引言部分(名称,开发目标,主要功能,开发背景等),2、系统目标和开发的可行性,3、现行系统概况A现行系统现状调查说明:
包括组织机构图,系统目标、功能结构图、业务流程图、业务流量以及存在的薄弱环节等。
B系统需求说明:
用户需求及主要存在的问题等。
4、新系统的逻辑方案1)新系统拟定的业务流程及业务处理方式2)新系统拟定的数据指标体系和数据流程3)新系统的逻辑结构及数据资源分布4)新系统拟采用的管理方式、算法或模型5)与新系统相适应的管理制度和运行体制建立,108,小结,109,一、MIS开发过程:
提出问题逻辑模型物理模型计算机可执行模型,二、系统分析的任务:
新系统的逻辑方案设计,“做什么”,三、MIS开发的可行性分析和详细调查,1、可行性分析的任务2、可行性分析报告3、详细调查,
(1)必要性
(2)可行性,
(1)调查对象、目的
(2)调查原则(3)调查方法,四、管理业务调查,1、组织结构调查2、管理功能调查3、管理业务流程调查,
(1)业务流程调查的内容
(2)调查目的(3)调查工具,管理业务流程图表格分配图,五、数据流程调查,1、数据流程调查的内涵2、数据流程调查的内容3、数据流程调查的工具DFD,本章知识体系1,110,现实世界:
问题,观念世界逻辑模型,数据世界物理模型,计算机世界计算机可执行模型,管理信息系统的开发过程,111,七、描述处理逻辑的工具,1、判断树2、判断表3、结构英语表示法,八、系统化分析,九、提出新系统逻辑方案,本章知识体系2,六、数据字典,1、什么是数据字典2、为什么还要编制数据字典?
3、数据字典的内容,112,1、系统分析的具体工作不包括()可行性分析详细调查系统化分析提出新系统的物理模型,2、在决定开发管理信息系统之前,首先要做好系统开发的()可行性研究系统化分析数据库设计新系统的逻辑设计和物理设计,D,A,113,3、在可行性分析中,经济可行性分析的工作主要包括()检查管理是否规范计算机技术是否满足用户要求对项目的经济效益进行评价领导是否支持,C,4、系统详细调查的主要内容有()计算机的性能管理业务状况数据流程MIS的运行效率,BC,114,5、描述管理业务的图表有()管理业务流程图和表格分配图数据流程图和表格分配图管理业务流程图和数据流程图管理业务流程图和框图,A,6、数据流程图的特性包括()一般性和特殊性具体性和抽象性抽象性和概括性一般性和具体性,C,115,7、有关数据流程图作用描述不正确的是()反映系统中的决策与控制过程从总体上描述系统的逻辑功能、系统内各部分的信息联系及系统外部各有关事物的联系反映系统中数据流动规律系统逻辑模型的主要描述工具,A,8、系统分析阶段的最终成果是()DFD图新系统的逻辑方案流程图详细调查报告,B,116,9、开发MIS系统分析阶段的任务是()完成新系统的逻辑设计完成新系统的功能分析完成新系统的物理设计完成新系统的数据分析,A,10、数据字典的建立应从()阶段开始系统设计系统分析系统实施系统规划,B,117,11、管理业务流程图可用来描述()处理逻辑数据流程作业顺序功能结构,C,12、决策树和决策表用来描述()逻辑判断功能组织过程数据流程功能关系,A,118,13、在系统分析阶段,图中的四种符号用于绘制()数据流
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