基层常用公文写作要领Word文档格式.docx
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关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转(<
×
日报&
)发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”,如果改写为:
市计委关于转发国家计委办公厅批转《×
日报》发行工作会议纪要的通知,就简明多了。
2.批转和转发性通知。
这类通知是针对被批转或转发的公文而发的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,组成了批转性或转发性通知。
正文包括两个部分:
转发对象和批注意见。
转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。
批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。
批转性通知的批语和转发性通知的按语,可长可短,应看具体情况而定。
有的照批照转,只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。
“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。
”有的强调重点,在写明态度、评价和要求之后,再结合实际情况,对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神,突出加以强调,以引起重视。
有的补充完善,对所转发的公文除作出基本肯定外,还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。
但一般情况下,批语和按语不易过多,以免与转发、批转文件内容重复。
3.要求执行和周知性通知。
引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
4.要根据转发公文的不同情况,恰当使用习惯用语。
如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语;
提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。
5.任免通知。
除法定机关的主要领导人外,其他任免一般采用“通知”。
任免通知正文只写明经某级组织决定,任命(或免去)某人担任某项职务即可。
有的还写明任期和待遇。
三、通报的写法
通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。
(一)表扬性通报:
正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹是这类通报的主要内容。
在直述式通报中,这部分内容直接在通报中叙述,写得详细些。
在转述式通报中,这部分内容已出现在通报的附件中,就不必再重叙述先进事迹了,只须概括地强调或突出要点。
直述式通报在介绍先进事迹时,应做到:
第一,要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。
第二,要实事求是,不能任意夸大、渲染。
第三,要重点突出,涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的,就把事实写得详细些,无关紧要的可一笔带过或略而不记。
先进事迹的意义和先进经验,是通报的主旨。
着重表彰先进事迹的通报,应在介绍事迹的基础上,说明其意义。
表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定,它通常写在通报的末尾部分。
希望和要求,既包括对被表彰者的勉励和期望,又包括对广大群众的号召和希望。
这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神,针对当时形势需要有感而发,力求符合实际,有针对性,概括、鲜明、不千篇一律。
“
(二)批评性通报:
这类通报的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外,着重是要从被通报的事件中吸取教训,以典型事例对群众进行教育,以防类似事件的发生。
其惩戒作用十分突出。
这类通报,有的是批评错误、公布处分决定,行文较短。
有的除批评错误、宣布处分外,侧重于分析情况,总结教训,指导改进工作,篇幅就要长些。
正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
(三)情况通报:
分为叙述情况;
分析情况,阐明意义;
提出意见和要求。
情况通报也是我们在工作中使用较多的一种通报种类。
如《关于2004年度探矿权年检有关情况的通报》。
四、报告的写法
报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告(如《关于上报年度会计报表的报告》)等。
1.工作报告。
这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。
这类报告是报告中应用最为广泛的一种。
它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。
格式上,每一部分可标出序数分项写,或列出小标题来写。
根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可以写成专题性的。
综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。
可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。
如《xx局xx年工作总结》
专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。
它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。
前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。
它不一定在工作结束后才写,常常是在工作进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转。
如《关于x省清理整顿公司工作的报告》以及我局地质灾害现场会经验材料。
2.情况报告。
这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后,向上级作出的报告。
它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。
向上级提出工作建议的报告,也属这一类。
如《xx市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告》。
3.答复报告。
这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。
正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。
有的先写依据,后答复;
有的边写依据,边答复。
如《xx市财政局关于市民政干部学校有关情况的报告》。
五、请示的写法
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。
结尾常以请求语作结,习惯用的有”以上意见是否妥当,请批示“、”妥否?
请指示“、”当否?
请批复“、”以上意见如可行(或如无不妥),请批转有关单位执行“等。
撰写请示应注意:
第一,要控制使用,当用才用。
必须办理而在自己职权范围内又不能解决,确实需要请示上级的才可行文请示。
不要动辄请示,把矛盾上交。
第二,要一文一事为宜,切忌把不相关联的问题放在一个请示里,使上级无法批复,影响工作。
第三,要按级请示,确实必须越级请示的,也应同时抄送直接的上级机关。
如果一项请示涉及不止一个上级机关,应当以主管此项请示的上级机关为主送单位,其他为抄送单位,避免职责不明,耽误处理时间。
除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,也不要同时抄送同级和下级机关。
第四,它的格式也包括标题、正文和结尾。
它的标题一定要写明事由,不能光写”请示“,以提请上级机关注意,及时处理。
注意:
写请示,语言要谦逊,态度要诚恳;
原因要说明,不批准的后果要表达,要让上级感到不批准就说不过去。
六、意见的写法
意见是《办法》中新增加的文种。
主要用于对重要问题提出见解和处理办法。
从行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。
作为上行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。
作为下行文,可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。
意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。
引言要写明提出意见的事由、依据和目的。
正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。
结尾,对贯彻意见提出具体要求。
意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
七、函的写法
函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间,涉及各方面的公务联系,都可使用。
较为正规的公函,格式可分为三部分:
开头,包括标题、编号和受文单位。
标题可由发函单位、事由、文种组成。
正文是函的主要部分,要看不同用途来确定写法。
去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚,以便得到对方的支持、理解或回答。
复函,要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复,不能含糊其词,模棱两可,不着边际。
结尾包括结束语及署名、日期。
结束语如去函的”为要“、”为盼“、”为感“、”为荷“,复函的”待此复函“、”此复“等。
也可不写结束语,正文写完即结束。
撰写函件应注意:
第一,要写得内容专一、集中、中心突出,一般要一函一事。
第二,要有分寸。
对上应尊重,对下应谦逊,对平行或不相隶属机关,应以礼相待。
语气应力求平和、礼貌。
要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。
第三,恰当使用习惯用语。
八、会议纪要的写法
办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。
专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。
关于减轻农民负担问题的会议纪要。
一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。
甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。
正文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。
若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。
专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。
这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。
专题会议纪要也可采用这种写法;
若多项议题,可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意:
第一,会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,因此,要定好纪要必须做好处理材料的工作。
要广泛搜集会议材料,全面掌握会议情况;
要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛选;
要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织好材料。
第二,纪要篇幅不宜过长,语言要简明扼要。
纪要常用第三人称进行叙述,如”会议认为“、”会议强调“、”会议指出“、”会议号召“、”会议决定“之类。
第三,会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内容必须真实、准确。
因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努力作好会议记录。
九、述职报告的写法
(一)述职报告的特点
述职报告是党政机关,人民团体、企事业单位的干部,向主管领导部门、人事部门或选区的选民,或本单位的职工群众,陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。
主要特点是:
自述性、自评性、报告性。
自述性,就是要求报告人,自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。
因此,必须使用第一人称。
自评性,就是要求报告人,依据岗位规范和职责目标,对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况,作自我评估、自我鉴定、自我定性。
对工作的走向,前因后果,要叙述清楚,评得恰当;
所叙述的事情,要概叙,让人一目了然,并从中引出自评。
但要强调:
切忌浮泛的空谈,切勿引经据典的论证,定性分析必须在定量证明的基础上进行。
报告性,就是要求报告人,明白自己的”身份“,以被考核、要接受评议、监督的身份,履行职责做报告。
语言必须得体,应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸,不可夸夸其谈,哗众取宠。
要注意将”工作总结“同述职报告区别开来。
工作总结,可以是单位的、集体的、也可以是个人的,其写作角度是全方位的,即凡属重大的工作业绩,出现的问题,经验教训,今后工作设想等都可以写,而述职报告却不同,它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况,往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。
(二)述职报告的写法
述职报告一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。
1.标题
述职报告的标题,常见的写法有三种:
①文种式标题,只写《述职报告》。
②公文式标题,姓名时限事由文种名称,如《×
19×
至19×
试聘期述职报告》、《19×
年至19×
年任商业局长职务的述职报告》。
③文章式标题
用正题,或正副题配合,如《19×
年述职报告》、《思想政治工作要结合经济工作一起抓——×
造纸厂厂长王×
的述职报告》。
2.抬头
①书面报告的抬头,写主送单位名称如”×
党委“、”×
组织部“或”×
人事处“等。
②口述报告的抬头,写对听者的称谓如”各位代表“、”各位委员“、”各位同志“,或”各位领导,同志们“。
3.正文
述职报告的正文,由开头、主体、结尾三部分组成。
①开头
开头,又叫引语,一般交代任职的自然情况,包括何时任何职,变动情况及背景;
岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识;
对自己工作尽职的整体估价,确定述职范围和基调。
这部分要写得简明扼要,给听者一个大体印象。
②主体
主体,是述职报告的中心内容,主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题,要强调写好以下几个方面:
对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况;
对上级交办事项的完成情况;
对分管工作任务的完成情况;
在工作中出了哪些主意,采取了哪些措施,作出哪些决策,解决了哪些实际问题,纠正了哪些偏差,做了哪些实际工作,取得了哪些业绩;
个人的思想作风、职业道德,廉洁从政和关心群众等情况;
写出存在的主要问题,并分析问题产生的原因,提出今后改进的意见和措施。
这部分,要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。
由于这部分内容涉及面广,量多,所以宜分条列项写出。
”条“、”项“要注意内在逻辑关系安排好。
③结尾
结尾一般写结束语。
用”以上报告,请审阅“、”以上报告,请审查“、”特此报告,请审查“、”以上报告,请领导、同志们批评指正“等作结。
4.落款
述职报告的落款,写上述职人姓名和述职日期或成文日期。
署名可放在标题之下,也可以放文尾。
十、调查报告的写法:
(毛泽东〈兴国调查〉)
调查报告大致可分为三类:
综合调查报告(社情调查)、专题调查报告(研究型、总结型、探讨型、披露型)、考察报告。
特点是:
以事喻理,重在说明;
材料求实,刻意求真;
形式多样,适应性强。
在调查研究,获取大量材料数据的基础上,可以着手写调查报告。
一般分为前言、正文、结语三部分。
(一)前言。
包括的内容:
一是说明调查的缘起和目的—调查什么,解决什么问题;
二是说明调查的对象和范围;
三是调查的经过—时间、地点、过程等。
(二)正文。
可分为横式结构和纵式结构两种:
一是横式结构,将内容概括为若干平列的部分,分别说明和阐述。
二是纵式结构,将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织,前面的内容是后面的前提和条件,后面的内容是前面的发展和结果,次序不能颠倒。
在写作时要注意做到:
既要实事求是,全面反映情况,又要有鲜明的倾向性,防止材料罗列;
要详略得当,点面结合,有概述、有典型,防止以偏盖全;
要以说明、叙述为主要表达方式,用事例和数据说话,防止过多的议论和说理。
(三)结语。
可以是前面内容的概括和补充,也可以是对策和建议。
文字可长可短,但要提供有实际价值的东西。
调查报告,重在事实清楚,说明充分,观点突出,对策有效。
十一、工作总结的写法
总结,就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价,以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。
它主要回答的是”做了什么“、”怎么做“、”做到什么程度“的问题,是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。
大体上分为综合性总结和专题性总结。
综合性总结又叫全面总结,展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。
一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。
如政府工作报告、单位年度工作总结等。
专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结,内容单纯、集中、详尽、具体,有一定的思想深度,往往起到典型引路、推动全盘的效果。
如年度依法行政工作总结等。
(一)总结的结构形式。
常见的有:
1、分点式。
将内容按性质和主次分点平列,各点之间有一定的逻辑关系,有事例、有分析、有结论,优点是行文简洁、生动活泼,但很难把握。
一般用于带全局性的专题总结。
2、小标题式。
将内容分为若干个小标题,按成功的原因、经验,或者阶段性标志来写。
多用于专题总结。
3、条目式。
内容以工作项目分列为一个条目,每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。
多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。
4、板块式。
这是我们常用的基本格式。
就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分,按照”总—分—总“的思路进行安排。
目前,我局年度总结采用的是这种格式。
5、全文贯通式。
既不分条列项,也不用小标题,而是按一定的顺序全文贯通、一气呵成,多用于专题总结。
但也难以把握,写不好就成了大杂烩。
(二)总结的组成。
不论那种格式,都包括标题、正文、落款,而正文也包括开头、主体、结尾三部分。
1、开头。
也叫前言、导语,主要概述基本情况、总的评价,给人以总体印象。
要求是简单精练、突出重点、有吸引力。
2、主体。
主要包括:
一是过程和做法。
讲清楚原计划做什么?
采取的办法和措施,工作步骤、主要环节。
这里要突出对新的、复杂的工作的总结,起到启迪和借鉴的作用。
二是成绩和经验。
这是衡量一篇总结价值的地方。
成绩指取得的物质和精神成果,经验是取得这些成绩的原因和方法。
要详实、具体、言之有物;
要条理清楚,或按逻辑关系、因果关系、时间顺序,或以主次轻重为序。
既有一般情况,又有典型事例、统计数据、对比说明;
要力求上升到一定的理论高度。
三是问题和教训。
写问题时,要注意找准一些明显的”瓶颈“问题,也要找准一些关系全局的深层次问题。
(三)写总结注意事项。
一要从总体上分析都有那些工作?
这些工作在全局中的地位?
各个方面的关系等等,然后再列提纲;
二要抓住关键,通过对大量材料的研究,找出带有规律性的东西。
而不能罗列材料,记流水帐,这样的材料没有生气。
如有些汇报事例列的很清楚:
x年x月x日干什么,x年x月x日干什么;
三要叙议得当,准确清楚,善于安排和摆布材料。
也就是说,要把材料放在最能说明观点的位置上。
十二、领导讲话的写法
时下,不少人感到领导讲话稿越来越难写。
这个难,我体会一是难在”多“上。
随着思想的解放,发展的加快,开放的扩大,领导方式的转变,领导的公务活动越来越多,涉及的领域越来越宽,撰写领导讲话的任务也就越来越重。
二是难在”新“上。
由于一些新的事物、新的观点探讨的性质较强,可供参考的内容不多,比较难写。
三是难在”度“上。
有些命题,有时感到难以把握,或难以准确把握。
这个难,充分说明领导的思维越来越活,听众的口味越来越高,形势发展越来越快。
我觉得下面几句话,可能会给我们一些帮助:
第一句话,关门”当领导“。
一篇文稿的成功与否,首先取决于领导是否认可,是否满意。
可以说,这是文稿的”生命线“。
这就要求我们在文稿的立意上,尽可能地领会领导意图,体现领导意图,实现领导意图。
具体地讲,就是要求我们在写作构思过程中,一定要进入”忘我“境界,忘记自己的身份,关起门来做领导,从领导的角度去思考问题。
如何把握领导的意图呢?
一是从党和国家的大政方针中学习。
特别要注意了解每个时期突出强调的方针政策,因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现,把握住这个方面就会把握住领导的总体思路。
二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。
领导活动是领导意图的具体体现,了解领导活动动态,有助于加深对领导意图的理解,同时有利于把领导意图具体化。
三是从领导者思考的热点问题中发掘。
要掌握领导日常谈论的重要思路和观点,并对其连贯思索,这样对领导的思想情况就会有系统、整体的理解。
四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。
根据个人的思维习惯、讲话习惯写作,使文稿与讲话者的特征基本吻合起来,以求达到更好的效果。
最好是当面征询领导对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施,澄清一些模糊问题。
这样可避免写出文稿后再作较大改动,甚至推倒重来。
第二句话,少说”普通话“。
领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。
权威性可以说是固有的,因而思想性、鼓动性如何,是一篇文稿成功与否的关键环节。
思想越丰富,听者就越入神;
鼓动性越强,领导就越满意。
文稿要体现较强的思想性、鼓动性,必须少说”普通话“。
就像”烧菜“一样,必须有特点、讲口味,才能赢得”消费者“。
少说”普通话“,就是要讲领导想说的话。
有的领导喜欢文风平实,语言纯朴;
有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整;
有的注重文稿的思辩性、逻辑性;
有的强调文章内容的实在。
作为文秘人员,一定要对领导的文风爱好透彻了解,因人而宜,写出符合领导”口味“的文稿来。
少说”普通话“,就是要讲群众想听的话。
在考虑领导身份的同时,也不能忽视听众的身份。
要针对听众的不同身份,注意运用符合听众身份的语言,并适当地穿插一些符合听众习惯的事例,这样才能使讲者”动情“、听者”入神“。
如在机关干部会议上的讲话,要讲究点文采,理论性、逻辑性可以强一些。
如果听众是基层干部和群众,就要注意语言的平实,必要时引用一些民谚俗语,这样,才有可能拉近与听众的心理距离,收到较好的效果。
少说”普通话“,就是要讲反映真实情况的话。
这里有两点必须把握住:
一是分寸的把握。
不讲没有做或做不到的话,不讲夸大的话,不讲”过头话“。
二是场合的把握。
领导讲话必须考虑效果。
只适宜在一定范围或部分人员中讲的,就不要在全体人员大会上讲。
第三句话,执笔”三分主“。
有了这”三分主“,我们展示才华就有了机会、就有了空间。
做好这”三分主“,重在创新。
创新是一切工作进步的动力,是事物发展的要求。
起草领导讲话稿也不例外。
讲话稿只有创新,才能打动读者,才能发人深省,才能更好地传达意旨。
具体来说,一要注重观点的创新。
观点是讲稿的生命和灵魂。
绝不能当”二道贩子“,贩卖别人的东
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