伟库网上记账使用手册.docx
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伟库网上记账使用手册
网上记账平台使用手册
产品名称:
网上记账平台
版本号:
2.8
日期:
2009年07月30日
目录
手册前言3
应用说明3
基本概念3
第一节开通网上记账平台服务5
第一步:
开通服务5
第二步:
建操作员6
第三步:
给服务分配操作员7
第二节系统启用9
第三节基础设置10
第一步设置基础档案10
第二步录入期初余额12
第三步设置辅助信息13
第四步设置系统选项15
第五步设置权限分工16
第四节日常使用指南18
录入凭证19
自动凭证确认23
凭证列表25
第五节期末处理指南34
期末损益结转并结账34
反结账40
第六节查看会计账簿指南41
第七节查看会计报表58
资产负债表58
利润表63
应交增值税明细表68
现金流量表68
手册前言
应用说明
记账平台是面向入门级小企业,提供标准财务记账服务的在线财务管理软件。
记账平台主要面向服务业和商贸企业,也适用于核算业务简单的制造企业,主要帮助用户厘清账目、提高做账效率,并最后生成标准的财务报表。
记账平台的主要思路是简单、易用、灵活,以适应非专业会计的做账需求。
使用记账平台日常做账的流程为:
基本概念
网上记账平台的用户包括两类:
帐套主管和一般操作员。
●帐套主管:
除包括一般操作员的所有功能外,还缺省具有系统启用、权限分工和系统重建等重要功能的权限。
●一般操作员:
缺省有基础信息维护、凭证录入和审核、期末处理、账簿和报表查询能功能的权限。
运营平台是伟库网的伙伴管理、客户管理平台。
●在线销售部通过运营平台管理伙伴;
●伙伴通过运营平台管理自己的客户,在运营平台上为客户开通、关闭业务。
运营平台为客户开通业务分为正式开通和试用开通两类。
●正式开通:
在客户付款后,伙伴为客户进行充值,在运营平台中描述为“代订购”;
●试用开通:
为了让客户能够自己体验,要为客户的伟库网账号开通试用功能,在运营平台中描述为“试用开通”。
第一节开通网上记账平台服务
第一步:
开通服务
登录运营平台,为企业建立基础档案,开通网上记账平台服务。
开通服务分为“试用开通”和“正式开通”两种方式。
具体步骤如下:
1.伙伴用自己的帐号登录伟库网,可以进入到运营平台(如图一),点击左边菜单“用户档案”,进入客户档案界面,点击“新增”。
(图一)
2.点击“新建公司”,输入登录名、邮箱、密码、企业名称等信息项,完毕后保存。
(图二)
3.保存后在运营平台上看到新建的企业(如图三)。
(图三)
4.试用服务开通。
如果给客户试用,点击“试用开通”(图三)。
选择相应的公司,选择试用服务“网上网上记账平台”(图四)。
(图四)
5.正式开通。
如果客户已付费,点击“代订购”(图三)进入付费界面。
选择客户公司,选择“网上网上记账平台”,输入购买许可数和服务期限(图五)。
(图五)
第二步:
建操作员
1.用注册的登录名和密码登录,进入“操作员管理”(图八)。
(图八)
2.点击“新建操作员”,逐一设置企业的操作员用户名和密码(图九)。
(图九)
第三步:
给服务分配操作员
1.点击“我的服务”(图十一),可以看到所有开通的的服务。
(图十一)
2.选择一个企业,单击链接按钮“分配操作员”,系统显示出此企业所有的操作员,选择给此服务分配的操作,单击“完成”按钮(图十二)。
(图十二)
第二节系统启用
当一个公司试用或购买了用友的“财务服务”,单击使用此服务:
如果此服务是第一次使用,转入系统启用页面(图十六)。
(图十六)
输入相应内容,单击“启动”按钮,进入系统首页(图十七)。
(图十七)
第三节基础设置
使用企业操作员的用户名和密码登录伟库网,点击进入“网上记账平台”。
(图二十)
第一步设置基础档案
在网上记账平台首页(图二十一),点击“基础设置-会计科目档案”,进入“会计科目档案”(图十五),按照预先的规则做会计科目设置。
系统已经内置了代码值,如果觉得系统内置的不合适,可以修改,否则可跳过本步骤。
(图二十一)
(图二十二)
3.在“基础设置”界面,进入“外币档案”为企业设置外币档案(图二十三)。
如果此企业需要进行外币核算,则需要进行外币档案的设置,否则可跳过本步骤。
(图二十三)
4.在“基础设置”界面,进入“项目档案”,为企业设置项目档案。
如果此企业需要进行项目核算,则需要进行项目档案的设置,否则可跳过本步骤。
(图二十四)
第二步录入期初余额
1.在“基础设置”界面,进入“录入科目期初余额”,可以维护科目的期初余额,并可以进行期初余额试算平衡和年初数试算平衡(图三十)。
(图三十)
2.在“基础设置”界面,进入“权限分配”,点击“权限设置”,为企业中的角色分配权限(图三十一)。
(图三十一)
第三步设置辅助信息
1.在“基础设置-辅助信息-凭证模板”界面,进入“凭证模板”,可以批量导入凭证模板,也可以对不需要的凭证模板进行删除。
(图三十二)。
(图三十二)
2.在“基础设置-辅助信息-凭证摘要”界面,进入“凭证摘要”,可以批量导入凭证模板,也可以对不需要的凭证模板进行删除。
(图三十三)。
(图三十三)
3.在“基础设置-辅助信息-凭证字号”界面,进入“凭证字号”,可以维护凭证字号信息。
(图三十四)。
(图三十四)
4.在“基础设置-辅助信息-结算方式”界面,进入“结算方式”,可以维护结算方式信息。
(图三十五)。
(图三十五)
5.在“基础设置-辅助信息-计量单位”界面,进入“计量单位”,可以维护计量单位信息。
(图三十六)。
(图三十六)
第四步设置系统选项
1.在“基础设置-系统选项”界面,进入“系统选项”,可以查看系统选项信息。
(图四十)。
(图四十)
第五步设置权限分工
1.在“基础设置-权限分工”界面,进入“权限分工”,可以给各个操作员设置权限。
(图四十一)。
(图四十一)
第四节日常使用指南
1.使用操作员用户名和密码登录伟库网。
(图五十)
2.进入网上记账平台。
(图五十一)
单击网上记账平台,进入系统
(图五十二)
首页提供了业务导航图和常用查询功能,常用功能可以在导航图点击,和直接点击导航菜单项效果一样。
录入凭证
录入凭证
选择菜单“账务处理—录入凭证”,进入录入凭证页面(图五十三);
(图五十三)
点击“摘要”列(图五十四),显示下拉菜单,可以选择一个摘要;也可以直接输入摘要
(图五十四)
点击“科目”列(图五十五),显示下拉菜单,可以选择一个科目;也可以直接输入科目代码
(图五十五)
输入借方或者贷方金额(图五十六);
(图五十六)
输入另外一条分录(图五十七)。
(图五十七)
保存此凭证,此凭证生成了凭证编号(图五十八)。
如果此凭证是非多借多贷凭证,系统还给此凭证自动分配了现金流量。
(图五十八)
只有审核前的凭证可以修改和删除;审核后的凭证就不能修改和删除了,只有取消审核后才能进行修改和删除。
在凭证卡片中删除凭证
你可单击一个凭证的凭证号链接按钮,进入凭证卡片界面
(图五十九)
详细查看该张凭证后,再单击“删除”。
注意:
审核后的凭证不能进行删除,只有取消审核后才能进行删除。
只能删除当前会计期间,以及当前会计期间以后的凭证,其他会计期间的凭证不允许删除。
在凭证卡片中取消审核凭证
您也可单击一个凭证的凭证号链接按钮,进入凭证卡片界面。
(图六十)
详细查看该张凭证后,再单击“取消审核”。
给一个现金凭证分配现金流量
在查看凭证时,如果系统判断此凭证需要分配现金流量表,则按钮"分配现金流量"可用.
(图六十一)
用户就可单击此按钮,打开现金流量分配界面,给此凭证分配现金流量。
(图六十二)
自动凭证确认
选择菜单“账务处理—自动凭证确认”,进入自动凭证确认页面(图六十一);
(图六十三)
单击“查看详情,可以查看此凭证(图六十二),此时的凭证状态为“草稿”,没有凭证编号
(图六十四)
单击确认自动凭证,可以确认此自动生成的凭证为正式的凭证(图六十三),生成凭证编号。
凭证的状态为“提交”
(图六十五)
凭证列表
查找凭证
1.在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”。
左侧凭证过滤界面分为上下两种类型的查询。
一类是常用查询,另一类是自定义查询。
(图六十六)
在“快捷查询”中单击一个过滤条件的链接按钮,右侧凭证列表就刷新,显示出此过滤条件的结果。
在“自定义查询”中有若干过滤条件,每个条件分为两个部份:
左边一列为过滤项目,右边一列显示此过滤项目的值。
可以选择设置若干查询条件。
单击“开始查询”按钮,则显示查找出的凭证列表。
查看凭证
1.在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”。
2.凭证列表中显示了所有已存在的凭证,在每条凭证信息所在行的“字号”列都是一个链接按钮。
如图所示。
(图六十七)
3.单击此按钮,则转入到该张凭证卡片界面,缺省此界面为查看状态。
(图六十八)
修改凭证
1.在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”(图六十七)。
2.凭证列表中显示了所有已存在的凭证,在每条凭证信息所在行的“字号”列都是一个链接按钮,单击此按钮,则转入到该张凭证卡片界面,缺省此界面为查看状态。
(图六十九)
3.点击“修改”按钮,该张凭证转为编辑状态。
(图七十)
4.将凭证信息修改后,单击“保存”保存所修改的内容。
修改后,制单人为修改者。
注意:
已审核凭证不能修改,只有取消审核后才能进行修改;可以修改当前会计期间、当前会计期间以后的期间的凭证。
本系统支持对当前会计期间的前一个会计期间的凭证进行新增、修改,在做这些操作后,系统会自动调用期末处理向导,进行结账。
前一个会计期间以前的凭证不允许修改。
如果要修改这种凭证,需要进行反结账操作,反结账到此凭证的期间再进行修改。
修改一个凭证日期月份时,可选择的月份为:
当前会计期间、当前会计期间以后月份,当前会计期间的上一个月。
当用户选择其它月份时不能修改。
删除凭证
1.在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”,显示出凭证列表(图六十七)
2.凭证列表中显示了所有已存在的凭证,对于状态为“提交”的凭证,在每条凭证信息所在行的“操作”列有“删除”按钮
3.单击“删除”,系统给出是否确认删除的提示。
4. 单击“是”按钮,则凭证列表被更新,删除此凭证。
审核凭证
会计登录系统,单击菜单“财务处理-凭证列表”,进入凭证列表页面,可以查看到需要审核的凭证(图六十七)
会计人员可批量审核凭证,也可以单张审核凭证。
会计人员可通过单击按钮“批量审核”,可以批量审核凭证。
会计人员也可以单击“凭证编号”,进入凭证查看页面(图七十一)在此页面单击“审核”,审核此凭证。
(图七十一)
在凭证列表中取消审核凭证
在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”。
凭证列表中显示了所有已存在的凭证,对于状态为“已审核”的凭证,在每条凭证信息所在行的“操作”列有“取消审核”按钮
(图七十二)
单击“取消审核”,则凭证列表被更新,此凭证的状态更改为“提交”。
对凭证号重新排号
如果凭证列表中存在断号现象,或者要调整某几个凭证的顺序,就需要用到凭证号重排功能。
1.在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”。
2.凭证列表中显示了所有已存在的凭证,凭证列表上有“凭证号重排”按钮。
(图七十三)
3单击“凭证号重排”,系统弹出一个新窗口,如图
(图七十四)
证字号:
重派那个凭证字号的凭证号。
起始序号:
从本月的几号凭证开始排号,默认是第1号。
重排方式:
分为以下两种:
*按相邻凭证补缺方式重新排号,此选项默认选中;
*按凭证日期重新排号,即凭证日期相同时,按实际录入的时间先后排序
4. 选择单击“确定”按钮,此窗口关闭,凭证列表被更新,凭证号进行了重新排序。
注意:
只能对当前会计期间的凭证进行重排号。
批量分析凭证的现金流量?
如果科目的现金流量流入流出设置发生变化,可能需要按此规则批量分析凭证的现金流量。
1.在“账务处理”菜单中,单击“凭证列表”。
2.凭证列表中显示了所有已存在的凭证,凭证列表上有“批量分析凭证的现金流量”按钮。
(图七十五)
3.单击“批量分析凭证的现金流量”,系统出现提示信息,让用户进行确认,如下图
(图七十六)
4.用户进行确认后就重新分析这些凭证的现金流量。
分配完成后系统给出提示
(图七十七)
在凭证列表中批量打印凭证
可以在凭证列表中进行批量打印凭证。
在凭证列表中按各种组合条件进行查询,查询的结果如下图
(图七十八)
单击“凭证批量打印”按钮,弹出一个打印业务选项窗口,如下图所示:
(图七十九)
可用设置以下内容:
凭证的尺寸规格:
可选项有以下两种:
210mm×120mm(5行分录)和210mm×140mm(6行分录)
结算备注:
选择后,打印结算备注,否则不打印
辅助核算:
选择后,打印辅助核算,否则不打印
对于数量外币列有三种选项:
可选项有“不打印”、“在需要时打印”和“总是打印”。
在打印时数量和外币列是共用的,即数量和外币金额使用一列,单价和汇率使用一列。
“在需要时打印”指在打印凭证时,对于包含数量外币科目的凭证打印数量外币列,不包含数外科目的凭证不打印数量外币列。
凭证落款设置:
对于审核人和制单人的落款,默认取凭证中自带的,但在打印时用户可以统一修改为固定字符的姓名。
用户打印时修改的审核和制单只在打印时使用,不影响原有凭证的内容。
会计主管、记账、出纳的落款完全由用户在打印时手工输入,用户不输入时则留空。
4.单击“确定”按钮,除了“审核”和“制单”不保存,其他的设置都保存起来,下次再打印的时候作为默认值显示出来。
然后进入打印WEB页面,IE浏览器界面如下:
(图八十)
在此页面可以直接打印,也可以进行打印页面设置。
对于IE浏览器,还可以进行打印预览。
5.单击“打印”按钮,可以直接进行打印。
单击“打印”按钮,可以进行打印。
6.单击“打印页面设置”按钮,弹出打印页面设置界面,
在此页面可以进行线性和字体的设置。
单击“确定”按钮,设置的内容都保存起来,下次再打印的时候作为默认值显示出来。
7.单击“打印预览”按钮,可以进行打印预览
第五节期末处理指南
期末处理由“期末损益结转并结账”和“反结账”两个功能组成。
期末损益结转并结账
期末损益结转并结账包括期初试算平衡、审核未审核凭证、期末损益结转和结账四个步骤。
系统通过一个向导,引导您按步骤进行操作,如果一个步骤没有完成,不能进行下一个步骤。
注意:
当前期间如果未做任何凭证时,期末损益结转并结账时系统提醒用户,但不限制用户进行结账。
如果当前期间的凭证存在凭证号的断号现象,系统给出相应提示,用户可以转换到凭证列表页面,进行凭证号的重排。
(图九十)
第一步期初试算平衡
系统允许在不录入期初余额的情况下录入凭证,也可以在录入一部分期初余额后,期初余额试算不平衡的情况下进行录入凭证。
系统也允许在第一个会计期间没有结账前修改某些科目已录入的期初余额。
因此在第一个会计期间结账前,要进行期初余额的试算平衡,其他月份不需要校验此过程。
1.在“账务处理”菜单中单击“期末处理”子菜单,系统显示期末处理向导。
第一个步骤就是期初试算平衡。
系统显示出当前的会计期间,并计算显示出该期间下资产类科目和负债所有者权益类科目的差额。
(图九十一)
如果期初余额全部为零,要提示用户进行修改。
(图九十二)
单击“是”按钮,转入科目期初余额页面。
2.单击“修改”按钮,转入到录入科目期初余额页面。
(图九十三)
3.可以在此页面直接录入非辅助核算科目的期初余额。
如果一个科目为项目辅助核算科目,单击此科目要弹出一个新窗口,显示出所有的项目,您可以分别录入各个项目的期初余额。
4.只能录入末级科目的期初余额,非末级科目的期初余额在保存后自动计算生成。
5.录入完成后,单击“试算平衡”按钮,弹出一个试算结果的对话框。
(图九十四)
在此界面上分别显示出资产、成本、负债、权益、损益的值,并计算出“资产和成本之和”和“负债、权益和损益之和”。
系统计算出“资产和成本之和”与“负债、权益和损益之和”的差值,得出是否试算平衡的结论。
第二步校验未审核凭证
1.在“账务处理”菜单中单击“期末处理”子菜单,系统显示期末处理向导。
当第一步的期初试算平衡完成后,“下一步”按钮可用。
2.单击“下一步”按钮,系统显示出“第二步:
校验未审核凭证”界面。
3.如果当前会计期间有未审核凭证,系统提示用户“当前期间还有未审核凭证,请审核完后再进行下一步!
”,同时显示出所有的未审核凭证。
您可以批量审核所有凭证,也可以一个个审核凭证。
(图九十五)
1) 你可以单击“批量审核”按钮,系统给出提示将所有处于提交状态下的凭证都进行审核,让用户进行确认,用户单击“是”,凭证列表被更新,所有“提交”的凭证的状态都更改为“已审核”。
2) 您也可以选择一个凭证,单击此凭证操作列中的“审核”按钮,则凭证列表被更新,此凭证的状态更改为“已审核”。
您也可单击一个凭证的凭证号链接按钮,进入凭证卡片界面,详细查看该张凭证后,再单击“审核”。
4.如果当前会计期间所有的凭证都已经审核完成了,系统提示“当前期间没有未审核凭证,可直接进行下一步!
”,此页面的“下一步”按钮可见。
注意:
如果系统选项中设置“凭证制单与审核可以是同一人”,当审核人和制单人为同一个人时,系统会提示“制单人和审核人不能为同一人”,不能进行审核。
第三步期末损益结转
月末结账前您可以使用本功能将损益类科目的余额结平;生成的结转凭证日期为结转月份的最后一天。
1.在“账务处理”菜单中单击“期末处理”子菜单,系统显示期末处理向导。
当第一步的期初试算平衡和第二步校验未审核凭证完成后,“下一步”按钮可用。
2.单击“下一步”,给出提示“执行该操作前请确认您没有手动增加损益结转凭证!
该操作将进行期末损益结转并自动生成相关凭证,点击"是"执行此操作,点击"否"取消当前操作并回到账务处理首页!
”,单击“是”
(图九十六)
3.如果当前会计期间损益科目有发生额,就输出生成的期末损益结转凭证,否则不生成此凭证。
注意:
如果当前会计期间是12月,还要生成一张利润结转凭证。
把本年利润科目的余额转入到未分配利润科目中去。
第四步结账
系统提供的结账功能是指把某一个期间的所有账册、凭证封存,结账只能每月进行一次。
1. 在“账务处理”菜单中单击“期末处理”子菜单,系统显示期末处理向导。
当第三步结转期末损益完成后,“下一步”按钮可用。
2. 单击“下一步”,系统转入“第四步:
完成结账”页面。
(图九十七)
3.系统显示出结账的会计期间,并提示出此会计期间的期的工作检查已经完成,可以结账。
系统会显示出下个会计期间,提示结账后期末余额结转为下一个会计期间的期初余额,当前会计期间变为下一个会计期间。
4.单击“结账”,系统给出提示
(图九十八)
单击“确定”,当前会计期间变为下个会计期间,并且界面转到利润表页面,可缺省查询上个期间的利润表。
注意:
如果在期末处理的期间,有其他操作员修改保存或者新增凭证,系统会给出相应提示,让用户重新进行期末处理。
(图九十九)
点击“确定”按钮,让用户重新进行期末处理。
反结账
如果结账后发现错误或发现还有凭证未录入则需要反结账,通过反记账可自动返回到结账前的状态。
本系统支持逐月反结账,自动生成的结转凭证可删除,支持跨年反结账。
1.在“账务处理”菜单中单击“期末处理-反结账”子菜单,系统显示反结账界面。
(图九十)
2.单击“反结账”按钮,系统执行反结账操作,当前会计期间变为前一个会计期间,系统自动生成的结转凭证被自动删除。
第六节查看会计账簿指南
会计账簿是由一定格式、相互联系的账页组成,以会计凭证为依据,用以序时地、分类地、全面地、系统地记录,反映和监督一个单位经济业务活动情况的会计簿籍。
总账
总账又称总分类账,是按照总账科目设置的,反映总账科目各个月份合计借方发生合计、贷方发生合计、余额情况的账薄。
总账根据明细账汇总得到。
可以选择不同的科目范围、不同的会计期间来查看总账
第一步:
在“账务处理”菜单中单击“总账”,默认期间范围是本月,选择科目“现金”
(图一百零一)
如果此科目是数量核算的,如下图
(图一百零二)
去掉复选框“数量”前的勾,单击“查询”,就不显示出“借方数量”、“贷方数量”和“余额数量”等数量列了。
如果此科目是外币核算的,如下图
(图一百零三)
去掉复选框“外币”前的勾,单击“查询”,就不显示出“借方外币”、“贷方外币”和“余额外币”等外币列了。
如果此科目是数量外币核算的,如下图
(图一百零四)
明细账
明细账是按照科目设置的,按照发生顺序记录该科目发生的明细情况,并按月合计当月的借方发生、贷方发生、余额情况的账薄。
每填制一张关于该科目的凭证,则在该科目明细账上记录一笔。
可以选择不同的科目范围和来不同的会计期间范围查看明细账。
按照以下步骤查看明细账:
第一步:
在“账务处理”菜单中单击“明细账”,默认为当前会计期间
第二步,默认显示的科目为资产类的科目。
单击一个科目,右侧更新为此科目的明细账。
(图一百一十)
如果此科目是数量核算科目,如下图:
(图一百一十一)
去掉复选框“数量”前的勾,单击“查询”,就不显示出“借方数量”、“贷方数量”和“余额数量”等数量列了。
如果此科目是外币核算科目,如下图:
(图一百一十二)
去掉复选框“外币”前的勾,单击“查询”,就不显示出“借方外币”、“贷方外币”和“余额外币”等外币列了。
如果此科目是数量外币核算科目,如下图:
(图一百一十三)
去掉复选框“数量”前的勾,单击“查询”,查询结果就不显示出“借方数量”、“贷方数量”和“余额数量”等数量列了。
去掉复选框“外币”前的勾,单击“查询”,查询结果就不显示出“借方外币”、“贷方外币”和“余额外币”等外币列了。
第三步:
系统默认查询的期间范围是本月,如果需要修改总账查询的期间,可以选择更换期间范围。
更改查看期间范围后、单击“开始查询”,右侧更新为相应会计期间的总账。
科目余额表
科目余额表反映在一个时间范围内的科目发生额合计和余额情况。
同时该表还提供科目的期初余额、从年初到查看月份的累计发生额。
该表的数据从凭证汇总得到。
如果你要查看某些科目的发生额和余额,或科目在一定期间范围内的汇总情况,可通过更改查询条件来达到。
1、在“账务处理”菜单中单击“科目余额表”。
默认的期间范围是本月,默认的科目范围为全部,即开始科目和结束科目都为空。
(图一百二十一)
2、默认科目级次为1,即查询的结果只显示出1级科目。
您可以重新指定科目级次。
如指定显示级次为2,单击“开始查询”,显示的结果就显示出1级科目和2级科目
(图一百二十二)
3、可以选择开始科
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