OFFICE办公软件之EXCELWord文档格式.docx
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OFFICE办公软件之EXCELWord文档格式.docx
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列宽参数:
8.38厘米
表格的制作思路:
1.分析需要制作的表格结构(列宽如何调整、行高如何调整);
2.建立EXCEL文件后调整表格中的列宽、行高效果;
3.为所选的表格范围增加它的框线效果;
在EXCEL软件中,默认的情况下所有的表格区不带有框线效果,打印时看不到框线;
因此需要用户手动为其所选择的范围增加“框线”效果,打印时才能看到表格框线;
4.设置单元格的合并效果:
选择至少两个或者两个以上的单元格→点击工具栏上的“合并”按钮;
5.启动打印预览,查看表格的打印效果;
文件菜单→打印预览命令(进入打印预览界面)
点击“预览界面”中的“关闭”按钮即可退出打印预览返回表格编辑界面;
与此同时,表格区中将出现“分页符”
设置EXCEL中的用纸环境:
文件菜单→页面设置命令
A.调整纸张方向;
1.列数较多的表格用横向纸张;
2.行数较多的表格用纵向纸张;
B.调整纸张上表格的对齐方式:
水平居中、垂直居中
C.调整纸张上的页边距;
备注:
页边距越小、表格区范围越大;
D.设置表格的“页眉”/“页脚”效果;
E.设置顶端行标题打印效果;
文件菜单→页面设置→点击“工作表”标签→点击“顶端行标题”右侧的红色按钮选择需要设置的“行标题”;
EXCEL中输入内容:
EXCEL软件提供的内容区是一个非常庞大的表格区,用户输入的数据是以“单元格”为单位进行输入的;
删除内容:
选择对象→使用“Delete”
输入成批相同的数据:
选择需要输入的数据范围→输入数据(内容)→Ctrl+Enter
输入有规律的数据:
利用了单元格右下角的“填充标记”;
EXCEL中格式的设置:
在该软件中,所有的格式处理必须以“单元格”为单位进行设置;
它的格式分为:
文本格式和特有的数字格式的处理;
文本格式:
包括了字体类型、文字大小、对齐方式、文字颜色的修改;
以上的“文本格式”的设置直接通过“格式工具栏”上的按钮来完成;
调用工具栏:
视图菜单→“工具栏”命令
数字格式的设置:
针对EXCEL中数字有效的格式;
1.货币样式:
为所选的数字增加货币符号以及2个小数数位;
2.百分比样式:
为所选的数字增加百分比符号;
数字格式的设置不影响数字的大小;
3.数字(中文大写/小写)格式:
选择对象→格式菜单→“单元格”→点击“数字”标签→选择“特殊”→中文大写数字或者中文小写数字;
4.数字的文本格式:
不参与计算的数字被称之为文本格式的数字;
这些特殊的数字有:
身份证号码、手机号码……
快捷方法:
单引号+数字
英文标点符号状态下的单引号;
设置文本格式的数字是为了区分出表格中不参与计算的数字,防止数字计算的出错;
5.用户自己定义的数字格式:
选择对象→格式菜单→单元格命令→数字标签→点击“自定义”→在右侧“类型”下方增加参数即可;
6.恢复默认的数字格式:
选择对象→格式菜单→单元格命令→数字标签→“常规”
EXCEL中条件格式的建立:
根据用户设置的条件(数据范围),将数据范围内的数字显示指定的文本格式;
操作方法:
选择对象→格式菜单→“条件格式”(进入条件格式设置界面)
A.设置用户需要的数据范围;
B.点击“右下方”的格式按钮设置具体的“文本格式”;
例如修改字体颜色、加粗文字、倾斜文字……;
删除已经设置的条件格式:
进入“条件格式”设置界面→点击界面下方的“删除”按钮→勾选需要删除的条件格式即可;
同时设置多个条件格式:
(最多允许同时设置3个)
进入“条件格式”设置界面→点击“添加”按钮
所设置的条件格式不能出现数据范围的冲突;
EXCEL:
能对制作好的数据表格实现数据的计算;
数据计算方式之一:
公式的使用:
公式用来表示单元格与单元格之间的运算关系;
加减乘除(+-*/)
选择存放公式的单元格后→输入“=”→选择第一个参与计算的单元格→输入运算符号→选择下一个参与计算的单元格;
公式所得到的计算结果是一个变量;
它会随着参与计算的单元格数据的改变而自动更新;
乘方的表达符号:
^
Excel数据计算方式之“函数”的应用:
通过函数可以得到特定的计算结果;
1.求和函数:
SUM
该函数用于求所选区域的总和
选择存放计算结果的单元格输入“=”→输入函数名称(选择参与计算的数据范围);
例如:
=SUM(H2:
H24)
输入完函数后使用Enter结束用户的操作;
2.平均值函数:
AVERAGE
=AVERAGE(H2:
3.最大值函数:
MAX
4.最小值函数:
MIN
5.计数函数:
COUNT
6.开方函数:
SQRT
求所选对象的“开方”结果
注意:
EXCEL的状态栏上可以反应出用户所选数据的计算结果
右击“计算结果”可以选择计算的方式;
利用工具栏上的“函数”按钮快速提取五个常用的函数
操作方法:
使用“函数”按钮后→选择参与计算的数据范围即可;
使用函数按钮前,必须选择存放计算结果的单元格;
条件计数函数:
根据用户设置的条件,对所选的数据区域进行数据个数的统计;
设置条件的运算符号:
>
:
大于
<
小于
=:
大于或等于
小于或等于
不等于
函数名称:
COUNTIF
操作:
选择存放函数的单元格→
输入“=”COUNTIF(选择参与计算的数据范围,“输入条件”)
条件求和函数:
SUMIF
根据用户指定的条件范围内的条件,进行相应数据的求和运算;
输入“=”SUMIF(选择条件范围,“输入条件”,选择参与计算的数据范围)
所有标点符号状态必须使用“英文标点符号”状态;
判断函数:
IF
特点:
用来判断某一个单元格是否能满足用户所设置的条件,并且将满足条件或者不满足条件的结果值反应出来;
操作:
=IF(选择判断的单元格以及判断的标准,“成立的结果值”,“不成立的结果值”)
排名函数:
RANK
反应出指定单元格在所选数据范围内的数据名次
=rank(选择需要排名的单元格,选择排名数据范围→点击“F4”,0)
数据处理:
实现EXCEL所制作的电子表格的排序、筛选、分类汇总等操作;
数据清单:
是指由用户创建的数据表格
记录:
数据清单范围内的每一行数据;
字段:
数据清单范围内的每一列数据;
字段名:
每个字段的第一个单元格的文字内容;
快速添加记录的方法(记录单)
将现有的表格(数据清单)转换成为非常直观的“对话框”形式;
用户只需在对话框内完成数据的添加即可;
鼠标停留数据清单中→数据菜单→“记录单”(进入记录单设置界面)
点击“新建”按钮:
添加新记录
点击“删除”按钮:
删除记录
点击“上一条/下一条”:
翻阅记录
添加的记录自动出现的数据清单的最后一行;
排序:
将现有的记录按照一定的规律进行排列;
鼠标停留在表格中→数据菜单→排序命令→选择“主要关键字”(现有表格中的字段名)
升序:
从小到大;
降序:
从大到小;
筛选:
设置筛选的条件,满足条件的记录显示,不满足条件的记录自动隐藏;
自动筛选设置:
鼠标停留在表格中→数据菜单→“筛选”→“自动筛选”(使用后所有的字段名右下方出现“筛选”按钮)
筛选按钮:
1.“全部”:
取消当前字段的筛选条件;
2.“前10个”:
设置最大/最小几项
3.“自定义”:
设置用户自己定义的筛选条件;
(自行定义筛选的数据范围);
自定义中的筛选条件可以同时设置2个;
多个条件之间的关系分为:
与:
表示设置的两个条件必须同时满足;
或:
表示设置的两个条件满足其中一个即可;
高级筛选:
可以将筛选结果从原有表格中提取出来单独形成一个数据表格;
使用方法:
1.手动设置筛选条件:
筛选条件中必须包含有表格中的“字段名”以及具体的筛选条件
2.鼠标停留在数据清单中→数据菜单→筛选→“高级筛选”
(进入高级筛选设置界面)
A.选择筛选的方式(选择第二种,“将筛选结果复制到其他的位置”)
B.列表区域:
选择筛选的整个表格范围;
C.条件区域:
选择用户设置的条件数据范围;
D.复制到:
选择新表格的起始单元格;
高级筛选的多个条件设置方法:
并排设置多个条件表示“与”运算:
学历
年龄
本科
40
同一列中相邻的单元格设置表示“或”运算:
部门
物流部
财务部
分类计算:
根据用户所选择的字段名进行分类汇总计算,计算的方式可以是求和、求平均值、求最大值等等;
1.使用分类汇总命令之前必须按分类的“字段名”进行排序;
2.数据菜单→分类汇总(进入分类汇总设置界面)
A.分类字段:
选择用户所依据的分类的字段名;
B.汇总方式:
选择具体的计算方式;
C.汇总项:
选择(勾选)参与计算的字段名
分类计算中,用户应用的字段名有两个;
一个是:
分类的字段名;
另一个是:
参与计算的字段名;
删除分类汇总效果:
鼠标停留在数据清单中→数据菜单→分类汇总命令→点击“全部删除”按钮;
数据有效性:
在EXCEL中可以设置用户所选择的单元格的数据范围;
选择需要设置的数据范围→数据菜单→有效性→设置允许输入的数据类型(整数、小数、日期……)、数据范围→设置“出错警告”中的文字内容!
→点击“确定”
图表的使用:
图表能非常直观的反应现有表格中数据的变化情况;
方便用户找到数据变化的规律;
插入菜单→“图表”命令
A.选择图表的类型
B.选择图表中的“源数据”
C.输入图表选项中的标题内容、显示/隐藏图例、网格线……
D.确定图表的位置(一般用默认的位置)
冻结窗格:
方便用户翻阅数据较多的表格记录;
选中需要固定行的下一行→窗口菜单→“冻结窗格”
取消冻结:
窗口菜单→“取消冻结窗格”
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