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2.3需求部门需在购买特定物资时,务必将物资名称、规格型号、数量、以及特殊性标注明确,如没有特殊标注,采购部将按照通用名称进行购买。
2.4采购:
采购形式分采购部集中采购和授权有关部门自主采购,采购部集中采购又分合同采购和市场采购。
采购
2.4.1合同采购:
.公司采购合同严格按照合同审批流程执行,采购合同必须由公司负责人签订签署后方可执行。
.合同限额:
如为本地供应商,采购物资金额在1万元以上需与之签订采购合同;
如为外地供应商,采购物资金额在1元以上需与之签订采购订单,采购金额在2万元以上签订采购与合同。
.已签订合同由采购部负责跟进、监督,保证按合同要求顺利完成采购任务。
如出现问题,采购部应及时提出建议或补救措施,并及时告知需求部门。
2.4.2市场采购:
采购部整合各需求部门的采购申请,对于统一上报的物资,由采购部统一询比价进行采购配送发放,零星的物资采购采购责任人在区域内部自行采购。
2.4.3授权有关部门自主采购:
.对于需求部门因突发情况而产生的临时性采购,采购部可授权相关责任人进行采购行为。
.集团公司各职能部门发生的业务招待物资采购及相关的一切事务,采购部统一交由公司行政部完成。
3.采购申请递交时间:
3.1固定资产、备品备件计划:
需求部门需在每月的25号到26号将下月的需求计划汇总,依照文件审批流程审批完毕后上报采购部,由采购部门制订全月采购计划及资金预算计划,各部门计划责任人可以依据采购部物资类别及采购周期(附件四)追踪物资到货,对于未能及时到货的物资采购部收到情况反馈于一日内以书面形式进行解释说明,不可抗力因素除外,并与部门负责人沟通解决事宜。
注意:
月度采购计划之外,原则上不允许有紧急采购发生(以下两种情况除外:
1、突发临时状况;
2.经营计划之外的情况),否则给予责任人、分管副总各负激励50元/次;
采购物资未按照采购周期到货,给予采购专员、采购分管责任人各负激励50元/次。
3.2低易耗、办公类、耗材类、劳保类、土产五金类计划:
各职能部门依据部门运营情况及采购周期进行月度《采购申请审批表》制定,依照文件审批流程审批完毕后上报采购部,于每月度的25号到26号上报,采购部将整合各部门季度采购申请表进行物资询比价,择优选择合适供应商进行合作。
对于优质供应商,可以签订年度采购合同,进行订单式采购。
各部门有权依据采购周期实时了解需求物资动态,对于未能及时到货的物资,采购部收到情况反馈于一日内以书面形式进行解释说明,不可抗力因素除外,并与需求相关负责人沟通解决事宜。
(对于年度合作客户,采购部会不定期组织相关部门负责人进行市场性价比抽查,对于不诚信客户采取计入公司合作客户黑名单,三年内不与合作)。
如遇特殊情况而产生的临时性采购,需求部门须进行书面材料说明,禁止打电话或者语音告知,相关部门负责人进行审核确认签字,经采购部同意后方可采购,后补《采购申请审批表》手续,季度采购申请审批单每季度可临时补充一次,除此采购部将不予接收并给予场部门负责人负激励50元/次;
采购物资未按照采购周期到货,给予采购责任人、采购分管责任人各负激励50元/次。
4.采购入库:
4.1采购完成后,要及时入库。
一般情况下要求当天完成入库工作,遇采购量大或特殊情况,需由分管领导批准,在限定时间内完成入库工作。
4.2采购物资到货,库管按采购计划验收到货物资的名称、数量、是否有破损等,如有破损,及时通知采购相关责任人,采购责任人将按照《退换货审批表》(附件五)流程办理,库管按照实际验收数量入库。
.对于供应商直配的需求部门,请需求责任人依据采购计划验收到货物资,及时完成物资入库,并将到货物资入库单审核签字拍照发送于采购部相关责任人。
5.出库:
采购部门将到货物资及时告知需求部门,需求部门依据采购申请单到库房领取物资,库管制作物资出库单,杜绝无单出库,需求部门责任人签字。
四、财务付款、报销账事宜:
1.付款:
1.1需财务付款时,由采购部持签字齐全的《采购申请表》(附件一)(采购申请表要求为电子打印版不能图改)、《采购厂家选定及对比说明报告》(附件二)、《合同或协议》原件交财务部,经采购负责人、分公司财务负责人、分公司总经理签字后,出纳付款。
零星、分散、网上等采购可先直接填写《借款单》经采购负责人—分公司总经理签字后出纳付款。
1.2分期付款或支付尾款需要经办部门填写《采购申请表》经部门负责人—分公司负责人—分公司财务负责人签字后交出纳付款。
2.报销:
2.1报销流程:
负责采购的部门根据所属报销条件要求的单据,手续齐全后递交财务部,各子公司财务负责人根据报销条件严格核对后,进行冲、销、挂帐务处理,同时出具收据,写明此笔业务的来龙去脉,一式三份,留底一份,入帐一份,交报销人一份,以便业务核实。
2.2报销时限:
要求本月已付款采购项目原则上必须于本月完成票据冲账业务,原则上不允许跨月账务冲销,如确实有特别情况,需在冲销账务时附情况说明。
办公用品等在物品到货后三个工作日内完成报账工作;
工程采购、特殊类采购类在物品到货后五个工作日内报账。
2.3报销类别要求:
办公用品、日杂消耗类:
负责采购部门报销时需持发票(或销售清单)、入库单、合同(或采购订单)。
工程用品类:
负责采购部门报销时需持发票(或销售清单)、库管、工程部负责人员签字的入库单、合同(或采购订单)。
食堂类:
负责采购部门报销时依照《食堂管理规定》报销。
2.4凡采购只涉及三种单据《采购申请表》、《借款单》、《报销单》,付款厂家及金额事先知道的填写《采购申请表》;
事先不知道的填《借款单》,待货到厂冲帐后补填《采购申请表》;
食堂类、费用类、招待类报帐填《报销单》。
每月各采购部门将本月采购物品汇总,填报《采购明细汇总表》、《供应商欠款明细表》经部门领导审核签字后于次月3日下午5:
00前报分公司总经理、分公司财务部。
2.5下列情形不予报销或不予全额报销:
①不是由指定部门采购、而其他用物、用料部门私自采的物品,有关领导一律不予报销审批,财务部门一律不予报帐。
②采购回来的物品质量低劣或同等质量、规格而价格高于市场价者,一经发现并落实,本次问题采购物品全部由采购人员或部门负责。
同时按本次问题采购二倍的量给予处罚。
③采购部门不能按时完成报帐工作,超时后,财务部要严厉督促,并因超时而只能报销应报金额的50%。
④因手续不全或审批程序不对,财务部门一律不予报销。
⑤财务部门若因执行制度不严,出现人情报帐、违规报帐,每出现一笔,财务部门审批人要承担违规部门三倍的罚款。
金基集团
2018年4月18日
附件一:
JL7.3-05
附件二:
L7.3-07
采购厂家选定及对比说明报告
经过价格、发样质量检验方面的对比,因为XXXX供应商综合条件要高于其他供应商,所以最终选定XXXX作为本次采购合作供应商、对比结果如下:
供应商
质量
单价
运费
税点
合计
(内部表格)
附件三:
采购申请审批表
申请部门:
填报日期:
年月日
采购类别:
□固定资产□生产资料□办公、日用品□易耗品□其它
购置原因说明(数量、使用情况):
序号
名称
规格型号/配置
数量
单位
估值单价
(元)
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
备注:
制表人:
资产管理员:
部门经理:
分公司总经理:
采购总监:
财务总监:
董办:
注:
申购物品较多,可添加为附件形式。
附件四:
物资类别及采购周期
类别
品类
采购周期(天)
固定资产
采购周期是针对正常情况,但如果出现付款不及时、采购量大,供货商备货所用时间、天气问题物流延迟等非正常情况出现,会导致周期延长。
汽车备品配件
轮胎
机油
普通备品备件
土产日杂
劳保用品
印刷材料
办公用品
易耗品
设备设施
附件五:
退换货审批表
No:
0000000
部门:
申请人:
申购日期:
类型:
□换货
□退货
申请日期:
产品信息
产品名称
规格
型号
数量
金额
退(换)货原因:
需求部门批复意见:
采购部门批复意见:
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