精算软件简易自学资料Word格式文档下载.docx
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同时支持对单据中每一行商品单独开发票,需在单据格式配置中放出发票类型及发票号码字段。
4.表头数据选择:
在单据名称下方,提供了「供货商」、「经手人」、「仓库」、「税率」、「备注」5个字段,其中「供货商」、「经手人」、「仓库」从基本资料中读取,用户可使用三种方式录入:
1)直接在字段后的文本框中录入相关名称或拼音码后敲击回车键,进行模糊查找;
2)鼠标双击文本框,弹出基本资料对话框,从中进行选择;
3)鼠标单击文本框后的放大镜按钮,弹出基本资料对话框,从中进行选择。
「税率」字段不能选择,必须手工录入,然后按回车键生效,影响表格中每一行的税率。
「备注」字段中录入单据相关文字信息。
5.商品选择:
在单据表格中的编码字段和商品名称字段都可以快捷的录入商品信息。
双击商品名称即会出现【商品资料】窗口,选定商品后双击即可确定,或使用拼音模糊查询方法及品名模糊查询办法,也可将多条商品选择成蓝色后点击工具栏选择按钮一次选择多条商品信息(多选商品可结合CTRL或SHIFT键)。
若采购新产品只需点击增加,即进入【商品信息录入】窗口,输入新品信息后保存即可;
1)如:
品名为“海尔冰箱”的商品,其拼音码为“HEBX”,在商品输入框中可输入“HE”、“BX”、“海尔”、“海尔冰”等都可以查询出该商品。
2)品名的多选择:
在弹出的品名选择框中,鼠标左键+CTRL或者鼠标左键+SHIFT,可多选商品或进行连选。
如图8-1所示:
图8-1
3)在商品类别较多的情况下,用户可能需要连续选择某一类别下的商品,此时可以在品名选择框中单击鼠标右键,选中「定位选择」选项,系统会自动记录上一次选择的类别,在第二次弹出品名选择框时自动跳到该类别下面。
要清除该设置,去掉「定位选择」选择即可。
此处选择商品可参考章节5.3.2中编码左匹配。
6.列拖动、列排序:
该功能可方便用户将单据每一列的显示顺序按照自己操作习惯来显示以提高用户的录入速度。
操作步骤如下:
1)用键盘上的SHIFT键或者CTRL键+鼠标左键单击列标题可选中需要拖动的列(这两项操作的区别是:
SHIFT是连选,从某列到某列,CTRL是单选或者跳选)选中后的列会变成黑色,如图8-2所示:
图8-2
2)左键一直点中所选中的列的标题(显示为黑色的列)开始拖动,这时会出现拖动符号,左右拖动至自己想要的位置。
在拉动的过程中鼠标左键需一直点中,不可松开。
3)列排序指对每一列,在有数据的情况下,鼠标点击列名,出现绿色小三角符号;
此时可对该列数据进行排序。
7.多账户收付款:
在单据左下方「账户」处点击放大镜按钮或直接回车,弹出【多账户收付款】窗口,在该窗口中可同时使用现金收付和账户收付。
8.整单折让:
在单据左下方提供一个「折让金额」选项,可在此对单据进行整单抹零。
如:
某销售单据销售金额总共995元,实收990元,这时可在金额处输入990元,折让金额处输入5元即可。
该处的折让金额计入财务中的销售折让科目。
9.直接条码录入,支持扫描枪:
在所有的业务单据中均支持条码录入商品,在「条码录入框」中可以手工输入条码,也可使用扫描枪扫描条码。
录入条码后直接在单据中显示商品信息。
10.无成本赠送:
在业务单据中对于每一行商品可选择是否为赠送商品,先在「格式配置」中放出赠送字段,该字段提供三个选项:
1)普通商品:
表示不进行任何形式的赠送,为系统默认值。
采购入库单中为正常采购,销售出库单中为正常销售。
2)有成本赠品:
出入正常库,同时记入相应财务账的赠送类科目或获赠类科目。
3)零成本赠品:
出入无成本商品库,不会对财务账产生任何影响;
无成本商品库为独立虚拟库,在正常库存中不包含无成本库商品库存量。
无成本赠送功能仅在采购入库单、采购退货单、销售出库单、销售退货单、零售单、零售退货单中提供。
11.单据退出:
业务数据录入完成后,可直接选择是存入草稿还是单据过账。
也可点击退出按钮或者按Esc键,系统自动弹出【退出选项】窗口,如图8-3:
图8-3
1)单据过账直接对已经录入的单据进行合法性检查,若无错误则进行过账,发生相应会计科目变化,同时该单据进入[其他]/[历史单据]中;
进入历史单据中的单据将无法修改账务数据,但是可修改经手人、单据编号和单据备注。
2)存入草稿对单据进行合法性检查,若无错误将单据保存在[其他]/[单据草稿]中,以便随时调用、修改或删除,存入草稿的单据不会对系统数据产生影响;
3)放弃修改不对单据进行检查和保存,直接退出窗口;
4)取消不对单据进行检查和保存,返回到正在录入的单据中。
假如无业务数据在本张单据中,点击退出或按ESC键直接退出。
12.右键菜单快捷功能:
在单据中有数据的行单击鼠标右键,出现功能菜单,下面以采购入库单为例,如图8-4:
图8-4
1)商品信息:
可以关联查询到你所点中的商品的基本信息。
2)单品进价分析:
可以关联查询到你所点中的商品在指定时间段内的所有采购情况。
3)单品售价分析:
可以关联查询到你所点中的商品在指定时间段内的所有销售情况。
4)库存分布状况:
可以关联查询到你所点中的商品在所有仓库中的分布情况。
注:
2)、3)、4)项可参见章节9.5。
5)单据过账(F8):
将单据过账保存,相应库存和财务账发生变化。
6)存入草稿(F5):
将未完成的单据或者暂时不需要过账的单据保存到草稿中,草稿不会使库存和财务账产生变化。
7)格式配置:
选择后弹出【格式配置】窗口,如图8-5:
图8-5
A.锁定列数:
可固定单据中从左开始的列,始终显示在最前面,所固定的列数由用户自己设定。
B.可配置用户需要的列显示,将不需要的列去掉。
通过是否显示的‘√’勾选与否来控制是否显示该列。
C.列名可以根据用户的习惯随意修改。
注意:
如非必须,请不要修改。
8)打印:
将单据进行打印。
详细请参见第十三章打印模块。
9)导出到文件:
可将该单业务数据保存到本机指定目录下形成文件,在弹出的保存对话框中文件默认命名规则为“业务单据名称+单据编号”。
也可手工修改保存的文件名。
10)从文件导入:
将以前导出为文件的业务单据导入系统。
11)批量修改折扣:
该操作实现整单打折功能,选择后在对话框中输入折扣即可。
12)数量乘系数:
将单据中所有商品的数量乘上指定系数。
图8-6
如有两样商品,数量分别是2和8,参照图8-6使用该功能后,数量变为10和40。
13)查找:
选择后,弹出查找对话框,使用该对话框对当前窗口中的数据进行匹配查找。
14)自定义快捷键:
用户可对单据中的各项操作按自己习惯设定快捷键。
系统默认快捷键请参见附录2。
15)右键菜单自定义:
用户可对右键菜单中没有的报表或单据进行添加。
具体操作参见章节6.1。
16)屏幕保护:
调用系统屏保功能。
在操作系统屏幕保护设置中设置好后直接调用即可。
二单据含义;
业务管理
业务单据模块包含有进、销、存所有业务的单据录入,是整个系统的重要组成部分,包括:
采购业务、商品受托代销业务、销售业务、商品委托代销业务及库存业务等等。
1.采购业务流程是:
“采购合同->
采购入库单->
付款单”。
在上述流程中采购合同是作为采购订单来使用的,在采购管理中业务单据过帐后,相应会计科目和数据会发生变化,可参看下表:
业务单据
数据变化及帐务处理
相关查询
采购入库单
先货后款:
库存增加、应付款增加
在库存状况中查看库存变化情况,在现金银行中查询现金银行变化情况,在财务管理中查询应收应付款的变化,另外还有采购入库单统计查询、采购报表查询
货款两清:
库存增加、现金银行减少
采购退货单
库存减少、应付款减少
库存变化、现金银行变化及往来帐变化的查询同上,另外还有采购退货单统计查询
库存减少、现金银行增加
付款单
应付款减少(或应收款增加)、现金银行减少
现金银行和往来帐变化的查询同上。
2.销售作为业务重点涉及销售合同、销售退货、销售收款、往来帐结算业务。
销售类单据功能如下:
在销售管理中各单据过帐后,相应帐务发生变化,具体情况可看下表:
销售出库单
库存减少、应收款增加
在库存状况中查看库存变化情况,在现金银行中查询现金银行变化情况,在往来管理中查询应收应付款的变化,另外还有销售出库单统计查询、销售报表查询
销售退货单
库存增加、应收减少
库存变化、现金银行变化及往来帐变化的查询同上,另外还有销售退货单统计查询
收款单
应收款减少、现金银行增加
销售管理和采购管理在操作上很相似,在对钱流和物流的管理功能上是完全相反的,两者的具体比较如下:
[采购管理]采购入库单:
库存增加,应付款增加或现金银行减少;
采购退货单:
库存减少,应收款增加或现金银行增加;
采购付款单:
库存不变,应付款减少。
[销售管理]销售出库单:
销售退货单:
销售收款单:
库存不变,应收款减少
1、采购订单
1.1在合同右上角的「有效期」字段中可录入该张合同的有效日期,超过该日期,系统会在【自动报警】功能中体现。
1.2一张采购合同就是一张采购订单,保存后可以被采购入库单调用,当该产品到货数量小于合同数量时可以多次调用,直到合同完成为止;
当到货数量等于合同数量时,则视为此合同已完成,已完成的合同不能继续被调用。
1.3当采购合同被再次调用时,只显示该合同未完成的数量和品种。
采购订单账务处理
采购合同虽然是采购管理的一部分,但在实际应用中商品采购并不是一定要进行采购订货的,也可以直接进行采购入库单的录入。
采购合同只做记录用,不会对库存数量及财务账产生影响
2、采购入库单
采购入库单对进销存中的进货环节进行处理。
在使用时应注意以下方面:
1.在单据右上角处可输入「付款期限」,该期限提供两种使用方式:
1)直接在单据上输入,输入时按照YYYY﹣MM﹣DD格式,超过付款期限仍未进行付款操作的单据,系统会进行自动报警提示。
2)在[基本资料]/[供应商、客户资料]中针对每一个往来单位可设置其「收付款期限」,输入具体天数,凡是该往来单位的采购入库单,系统根据单据过账日期和输入的收付款期限天数自动计算实际付款期限,超期同样会自动报警
3)如果商品在采购入库的同时,进行了采购付款,则只需在该采购入库单左下角选取账户填写金额,即可实现与[付款单]相同的作用,发生相关会计科目的变化。
此操作主要用于货款两清的情况。
4)「当前欠款」=「累计欠款」+此单欠款
2.账务处理
采购入库单的账务处理:
A:
增加【库存状况】中相应商品的数量和库存总值;
B:
增加【往来管理】中相应供货单位的应付款(先货后款);
C:
减少【现金银行】中的金额(货款两清)。
3、采购退货单
点击[业务单据]/[采购退货单]菜单,进入【采购退货单】。
采购退货单对进销存中的退货环节进行处理,操作方法与采购入库单类似,使用中应注意:
软件提供多种退货方式:
1.按原单退货:
在退货单录入时,可直接使用单据下方的原进货单按钮,调用原采购入库单进行退货。
2.直接退货:
可直接录入商品进行退货(即不调原单),在成本核算方法为手工指定时,应在弹出的【批次选择框】中选择相应批次。
3.按行退货:
勾选单据下方的「按行退货」选项后,直接录入商品时,会弹出该商品针对该往来单位的【历史采购记录】,用户可参考该记录进行退货。
采购退货单的帐务处理:
由此产生的出库成本额与结算额之间:
●减少[库存状况]中相应商品的库存数量和库存总价;
●减少[往来管理]中相应往来单位的应付款(先货后款)
●增加[现金银行]中的金额(货款两清);
采购退货时允许用户自定义退货结算单价,将放在[财务管理]/[利润表]的进货退货差价科目中。
例如:
某商品A进货价为10元,退货价为8元,在进货退货差价科目中将记录2元。
4、采购换货单
点击[业务单据]/[采购换货单]菜单,进入【采购换货单】。
采购退换货单对进销存中的退换货环节进行处理,操作方法与采购退货单类似,使用中应注意:
1.在退换货单录入时,对应一出库一入库,即分别进行退货出库数据的录入和换货入库数据的录入。
如图:
2.采购退换货时允许用户自定义退货结算单价,将放在[财务管理]/[利润表]的进货退货差价科目中。
3.点击进货历史,可选择两种查看方式:
1)按单退换货:
选择「原采购单」,然后在弹出的【单据列表】中选择要退换货的单据,点击确定将该单据中商品添加到出库表格中。
2)按行退换货:
意即按商品结算,先再点击「按行退货」再录入需退换的商品,,然后在弹出的【历史采购记录】中选择要退换货的商品行。
4.勾选「按行换货」后,录入商品后会自动弹出该商品的【历史采购记录】,
5.如果在做采购退换货单的时候同时选择了有退货比例设置的往来单位和商品,则优先默认往来单位的退货比例来控制可换货额字段。
采购换货单的帐务处理:
由此产生的出库成本额与结算额之间:
●换出部分减少[库存状况]中相应商品的库存数量和库存总价;
●换入部分增加[库存状况]中相应商品的库存数量和库存总价
●增加[现金银行]中的金额(换货差额为负数,货款两清);
增少[现金银行]中的金额(换货差额为正数,货款两清);
●减少[往来管理]中相应往来单位的应付款(换货差额为负数,先货后款);
增加[往来管理]中相应往来单位的应付款(换货差额为正数,先货后款)
5、付款单
点击[业务单据]/[付款单]菜单,进入【付款单】。
付款单针对采购业务中挂账后的单据(包括采购入库单、采购退货单、采购结算调价单、采购退货结算调价单)进行付款操作,进入单据后首先选择「往来单位」、「经手人」,针对任一往来单位,系统提供了三种付款方式:
1.按金额结算:
直接录入账户名称及金额,过账后影响该单位应付账,不对应单据。
2.按单结算:
在「结算方式」处选择「按单结算」,然后在弹出的【单据列表】中选择要结算的单据,点击确定将该单据添加到结算表格中。
如图所示
3.按行结算:
意即按商品结算,在「结算方式」处选择「按行结算」,然后在弹出的【单据列表】中选择要结算的单据中的商品行,输入结算数量。
在使用中应注意以下方面:
1)分批结算:
按单结算可以按每一张业务单据的金额进行分批结算,在结算过程中可以手工指定结算金额,实现分期付款功能。
现有一张金额为100元的单据,使用按单结算,可以每次结算10元,共结算10次。
2)自动冲减:
按单结算支持一次选择多张单据进行结算,如果选择的单据中同时包含采购入库单和采购退货单,系统会进行自动冲减。
现有一张采购入库单,金额为100元,又有一张采购退货单,金额为20元,同时选中这两张单据,系统会自动计算结算金额为80元。
按行结算也支持自动冲减。
3)自动分配:
按单结算一次选择多张单据时,如付款金额不足,可使用自动分配按钮,系统将按单据录入的先后顺序自动分配结算金额。
使用此功能,应先填入付款金额。
4)全部选择:
由于必须使用按行结算才能使用付款结算查询中的商品明细报表,当单据中商品品种较多时,逐一输入结算数量非常麻烦,此时可以在右键菜单中使用全部选择按钮,系统将每一行的数量全部填入,以节约录入时间。
5)同一张单据不能同时使用两种结算方式。
6)勾选「打印结算表格内容」后,打印时,会将下面结算表格中的内容打印出来;
不勾选则只打印上面账户信息。
付款单账务处理:
减少往来单位的应付金额,
减少现金、银行的金额以及影响付款结算查询报表
6、采购结算调价
使用[业务单据]/[采购结算调价],进入【采购结算调价单】。
当采购业务发生后,此时要进行商品结算价格的调整,就必须使用该单据。
商品“水晶星光唇膏”,原采购价为50,一段时间后厂家要对该批货进行价格调整,采购价调整为40,如图8-10:
图8-10
1.删单按钮可对当前窗口中的数据进行清空。
2.原进货单按钮对指定时间段内的原始采购入库单据进行调用。
3.单据表体中黄色的行是商品的原始进货信息,起参考作用,不可修改;
蓝色的行为调整行,可修改。
在图8-10中,我们将单价由50改为40。
4.采购结算单不能直接录入,必须调原进货单。
5.采购结算调价单过账后,只影响相应供应商应付款和退补差价科目、以及采购报表中的采购金额。
----要调库存中该商品的成本价还是用库存成本调价单!
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