代理公司入围投标服务方案咨询方案机构设置与管理制度及项目专业配置代理方案风险控制及异议投诉处理措施Word格式.docx
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一部项目成员
二部项目负成员
项目管理组织架构框图文字详述
(2)岗位职责及职责分工项目负责人岗位职责:
项目负责人是本项目招标业务的最高策划者、组织者,负责招标业务的组织、指导、审批、协调工作,主要岗位职责如下:
2.1、严格执行中华人民共和国招投标法、中华人民共和国政府采购法等文件精神。
2.2、负责本项目组成员招标业务工作的领导、指挥、指导工作。
2.3、负责与项目业主进行协调、沟通工作。
2.4、负责审批招标工作进度计划方案;
2.5、负责审批招标公告、资格预审文件;
2.6、负责审查资格预审情况书面报告;
2.7、负责与业主洽商,采取合法、科学、合理的办法确定入围投标单位;
2.8、负责编制招标文件及审核招标文件的答疑;
2.9、负责组织开标、评标工作;
2.10、负责审批招标投标情况书面报告;
2.11、负责审查拟定的主要合同条款。
2.12、负责督促项目组成员及时进行招标资料的整理、归档工作。
项目组成员是本项目招标业务的执行者,负责招标业务的实施工作,主要岗位职责如下:
严格执行中华人民共和国招投标法、中华人民共和国政府采购法等文件精神;
3.1、负责服从项目负责人的统一领导、指挥工作;
3.2、负责编制整个项目的招标工作进度计划安排;
3.3、负责持项目立项批文或协助业主到建设行政主管部门办理报建登记,并提交工程建设项目发包初步方案;
3.4、在发布公告前五日,向相关主管部门办理招标事宜备案,按招投标规定提交相关资料;
3.5、负责起草招标公告或资格预审文件;
3.6、在相关主管部门发布招标公告,必要时可在其它媒体上发布;
3.7、按招标公告约定的报名方式接受报名;
3.8、对报名的被确认的投标申请人进行资格预审;
3.9、负责起草资格预审情况书面报告及将审批确定的资格预审情况书面报告送政府采购交易中心备案;
3.10、负责招标文件、招标文件答疑补充文件的起草、发放工作;
3.11、负责招标文件及招标文件答疑补充文件到政府采购中心的备案工作;
3.12、负责开标时间、地点的确认工作;
3.13、负责评标专家抽签确认工作;
3.14、负责招标代理项目的开标、评标工作;
3.15、负责评标报告的起草及招标备案审批工作;
3.16、负责在相关网站进行中标公示;
3.17、负责中标通知书的领取、发放工作;
3.18、负责中标单位与业主签订施工合同的备案工作;
3.19、负责整个招标代理项目的资料整理、归档工作。
(4)健全的质量控制制度
工程质量控制目标是使最终完成招标并确定中标人和招标过程资料的质量,完全符合招标代理合同、《中华人民共和国招投标法》、工程所在地相关法律法规等的要求,确保为合格有效的招标代理项目。
质量控制制度
(1)组织制度
严格执行《中华人民共和国招投标法》、《河南省实施中华人民共和国招投标办法》等国家强制性技术标准,落实招标人、招标代理单位、招标管理部门、监督管理部门和投标人的责任。
贯彻执行《中华人民共和国招投标法》及建设工程当地相关法律法规的招投标程序,加强事前控制。
具体措施如下:
1)首先要在公司内部建立健全招标代理机构,由有丰富的工程招标代理经验的招标代理工程师及相关专业代理工程师、招标代理人员等组建成项目工作组,完善职责分工及有关招标代理制度,建立分工明确的质量保证体系和质量责任制,责任到人。
2)严格按照公司制定的质量控制程序对招标代理质量进行控制,严格合同评审和招标公告、招标文件的审批制度。
3)审查报名单位的报名文件企业资质等级、营业范围、人员及业绩要求是否符合招标公告要求,按资格预审文件要求的合格标准审核;
评标时协助审查投标单位投标文件符合性审查,协助专家评审投标文件。
4)为招标人提出专业的招标建议,协助招标人选择高素质、有能力的承包商承接工程任务。
5)组织召开招标会、答疑会、现场踏勘、开标会、评标会等活动,严格按招标公告要求时间接受报名、发放招标文件、答疑文件、接受投标投标文件、开标、评标等工作。
6)按工程所在地招标主管部门要求完成招标基础资料备案、招标过程资料、
招标结束后全过程情况资料备案。
7)整个招投标活动在质疑时间内接受有效投诉或质疑,并对投诉或质疑进行回复处理,避免违法违规行为的出现
8)整个招标过程由工程所在地工程建设主管部门对项目招标代理活动进行监督,使整个工程招标活动处于受控状态。
(2)经济制度
建设项目投资的有效控制是工程建设管理的重要组成部分,贯穿于工程建设的全过程。
建设单位在控制工程代理过程中必须发挥主导作用,如何合理确定和控制工程代理、把建设项目投资控制在批准的限额内并随时纠正发生的偏差,以保证项目投资目标的实现,是建设单位的目的和任务。
招标文件作为招投标过程乃至于工程项目实施全过程纲领性文件,是整个工程项目代理控制关键。
一个不完善招标文件,会给日后施工管理与代理控制带来麻烦和纠纷,引起索赔。
1)提高招标使用的勘察、设计文件精度,勘察,设计的深度、精度如何,对工程的成功与否至关重要,在施工招标阶段更是如此。
2)提高招标文件暨工程量清单编制的严密性、准确性,施工单位常常是利用招标文件中某些条款的不确定性向建设单位索赔,以达到增加盈利的目的。
3)做好施工招标过程中的商务标评审工作,施工招标过程中的商务标评审是最终确定中标单位的关键,也是投资控制选择真正合理低价的保证。
(3)技术制度
1)委托合同阶段质量控制技术措施
①操作要求
在接受委托时,应对项目基本情况、招标类型、资金来源等进行充分了解,在此基础上,确定该项目是需要招标还是直接发包,是实施公开招标还是邀请招标。
为达到这一操作要求,必须核实项目批文、资金来源,了解委托招标的要求等。
②控制要点
委托合同中要求须相当清楚,双方权利与义务要十分明确。
2)招标文件编制阶段质量控制技术措施
符合国家有关法律、法规要求;
符合项目特征要求;
合同主要专用条款(如工期、质量、材料、结算等)须表达清楚、明确。
在设计招标文件中,对设计方案中的相关专业设计技术要求,应有清晰的描
述(设计技术要求由委托方及设计咨询单位提供),使设计投标人对招标要求有足够的理解,使设计标更能体现先进性和竞争性。
在施工监理招标文件附件中,应有招标图(初步设计图或施工图),图纸或光盘均可,以便投标方能在投标书中,对监理大纲的服务内容、服务方法提出针对性及切实可行的做法和措施,而不是仅作一般化的叙述。
施工招标文件的附件资料,应尽可能提供招标图(初步设计图或施工图),图纸或光盘均可,使投标方对招标项目有比较清晰的概念,投标报价更为确切,使技术标在整个施工过程中更具针对性。
在设备、材料招标文件中,对设备性能、使用要求、材料品种、工艺制作、供货方式和结算方式等,要进行详细描述。
Ⅰ.工程承包方式和范围的划分。
也就是分标策划,通过项目结构分解,项目分拆为若干个合同段,项目的分标方式,对承包人来说就是承包方式,对整个工程项目实施有重大影响,分标策略决定了与招标人签约的承包人的数量,决定着项目的组织结构及管理模式,从根本上决定合同各方面责任、权力和工作的划分,所以它对项目的实施过程和项目管理产生根本性的影响。
招标人通过分标和合同委托项目施工任务,并通过施工合同实现对项目的目标控制。
;
Ⅱ.合同种类的选择。
在工程实践中,合同种类有很多,基本形式有单价合同、固定总价合同、成本加酬金合同等。
不同种类的合同,有不同的应用条件、不同的权力和责任的分配、不同的付款方式,不同的风险分配方式,应根据具体情况选择合同类型。
可以在一个合同中采取上述合同类型的组合形式,也可以在同一项目合同规划的各个合同中分别采取不同的合同形式。
Ⅲ.招标方式的确定。
我国招标投标法规定招标方式有公开招标和邀请招标。
现行法律法规对公开招标和邀请招标的适用范围都有明确的规定。
在公开招标情况下,潜在投标人数量多、范围广,投标人之间充分地平等竞争,有利于降低工
程代理,提高工程质量,缩短工期。
但招标周期长,招标人有大量的招标管理工作。
在邀请招标情况下,招标人可以根据工程特点,有目标、有条件地选择和邀请三个以上的若干个投标人参加投标,采用这种招标方式,招标人的事务性管理工作较少,招标用的时间较短,费用较低。
Ⅳ.合同条件的选择。
合同协议书和合同条件是合同文件中最重要的组成部分。
在工程实践中,招标人可以按照对工程目标的需要和期望起草合同协议书和合同条件,也可以选择合同示范文本标准的合同条件。
在具体工程项目应用时,可以针对工程特点,对合同示范文本标准合同条件作修改、补充,在合同专用条款内写明具体约定。
Ⅴ.重要的合同条款的确定。
重要的合同条款包括支款方式、合同价格的调整方式,双方合同风险的分担等。
招标人应根据项目建设特点和工程情况综合考虑制定。
招标人制定恰当的合同条件对项目目标的实现有重要的意义。
特别是要慎重考虑双方工程风险的合理分担,承发包双方工程风险的合理分担的基本原则应是通过风险分担激励承包人努力完成项目的投资、进度、质量目标,达到最好的工程经济效益,使项目参与各方都得益,出现多赢的局面。
Ⅵ.招标文件的按时发放等。
3)工程量清单编制审核阶段质量控制技术措施
加强与委托方的沟通,详细了解代理招标项目的主要情况、投资来源、现场环境等,必要时需与设计沟通,对图纸中不明确之处进行澄清及细化。
分部分项子目要紧扣招标图纸内容,深度要符合图纸要求;
项目特征及工作内容的描写要清楚明确,不模棱两可。
要求报价的材料和要求分析的综合单价应选项明确,单位和内容应前后统一;
对一些主要部位、数量较大、容易变化的子项,可针对性地多列几项子目要求报价,使投标报价更能符合实际工程要求。
清单工程量计算的准确程度;
清单报价条目、措施费条目的编制与实际工程贴切的准确程度;
要求分析的综合单价和主次材料报价以及暂定价编排设置的合理程度。
4)招标文件发放阶段质量控制技术措施操作要求:
必须按招标文件约定的时间,向符合投标资格要求的投标人发放招标文件。
5)答疑会及答疑文件阶段质量控制技术措施
在答疑会上,应对投标方书面提出的问题,统一作出清楚明确的答复,把答疑会文件至招标管理部门备案后,按时发至每一个合格的投标方手中。
答疑会会议纪要答复的具体内容与所提的问题要相符;
答疑会纪要应按时发放至每个投标人,并做好相应记录。
6)开标会阶段质量控制技术措施
做好投标签到和开标记录;
检查投标书密封性和完整性以及委托书的合法性;
投标书的书面版本和电子版本要具有一致性。
准时有序开标,对于迟到投标人拒绝参加投标;
防止串标。
7)回标分析阶段质量控制技术措施
回标分析是对投标书进行甄别分析的一个重要步骤。
要判别投标书是否存在重大偏差,是否存在废标情况。
回标分析还应对投标总价、措施费、人工材料、设备单价等进行对比分析,对其中报价明显不合理之处重点进行分析,并将分析结果报告评标委员会,由评标专家作出是否属于废标或要求补正说明的判断。
要协助评标专家对报价进行分析、询标,联系督促投标单位及时补正、说明等。
回标分析的准确程度和详尽程度。
8)评标会阶段质量控制技术措施
控制要点:
是否按规定抽取评标专家,专家名单是否严格保密;
评标内容是否做到保密,评标的公平公正度如何,是否存在暗示引导;
对评标中出现的问题是否切实加以落实和解决;
评标报告的完整性如何,评标报告是否对专家评委提出的意见和结论进行清晰的归纳和小结。
9)中标通知书阶段质量控制技术措施控制要点:
中标通知书和未中标通知书是否按时发放。
10)合同阶段质量控制技术措施
尽量采用国家或地方标准合同文本。
在招标文件中要对专用条款内容,尽可能进行约定和细化。
中标的商务标、技术标的相应主要内容需写入合同内,中标的商务标、技术标应作为合同的组成部分。
合同作为履约过程的法律文件,应注意其严密性、完整性和规范性。
11)流程表阶段质量控制技术措施
流程表作为操作和监管记录,在公开招标过程中,对每一个环节都要及时地进行记录,并当场由各相关方签字确认。
流程表记录是否及时、清楚、完整等。
12)备案、存档、归档保存阶段质量控制技术措施
①操作要求:
招标工作结束后,招标代理单位应将全部过程成果文件(招标文件及工程量清单、答疑文件、中标通知书、评标表格及报告、回标分析、流程表等)整理成册,送达备案单位备案和招标单位存档,并做好本单位归档的工作。
归档的文件资料需符合协会的招标代理工作规范和本单位的归档要求。
招标备案的及时性、完整性;
各类表式填写的客观真实性和完整程度;
归档资料的完整性、条理性和清晰程度。
13)整体评价总结阶段质量控制技术措施
对已完成的项目要进行评价总结,应针对招标过程中的公正度、招标文件和工程量清单编制的规范及深度,由本单位相关人员和委托方作出评价总结。
对提出的问题要落实整改措施。
招标投标法律法规执行的程度;
按时、按规定召开答疑会和开标评标会议;
招标工作小组的协作、协调和配合程度;
招标代理与招标单位的交流、解释工作;
委托方的评价意见及建议;
招标工程师诚信自律的执行情况。
(4)合同制度
1)根据招标代理委托合同,真落实合同约定的权利、义务、责任。
按照招标代理委托合同规定时间完成各项招标任务。
2)招标代理委托合同完成后,定期实行回访制度,对招标代理服务进行考核评分。
(5)健全的管理制度
5.1项目管理规制度
1)招标工作由公司领导主持,招标部主办、综合部协办、其它部门配合招标工作,招标工作以国家、行业及公司的相关管理规定为依据。
2)招标部的主要职能:
投标单位资质预审,编制招标文件,发标,评技术标,控制整个招标工作进度,并负责招标资料的收集、整理、归档、保存,以及负责组织安排全过程的招标小组的会务,在上述各阶段的招标工作中,以招标部为主持者。
3)招标部的主要职能:
主持开标,评经济标,主持谈判在上述各阶段的招
标工作中,以合约部为主持者。
4)一般工程施工或监理单位采用公开招标与邀标相结合的办法,甲供材料设备的招标一般采用邀标的形式进行。
5.2项目招标工作必须遵循以下制度:
1)公开、公正的原则。
2)全面招标原则:
凡是符合招标条件的工程项目都宜以招标方式确定承包单位。
3)工程性质与施工能力相结合的原则。
4)资质审查原则:
所有投标单位都要经过严格的资质预审,符合项目要求的投标单位才有资格参加项目投标。
5)合理低价中标原则:
选择的中标单位应是在满足招标综合要求的前提下,报价较低且合理。
6)透明公正原则:
整个招标过程务必有充分的透明度,各部门间积极配合、全面沟通、信息共享、杜绝暗箱操作。
7)保密原则:
要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作,以防影响招标的公正与效果
5.3招标工作必须遵循的工作制度:
1)根据工程需要工程部提出工程招标或采购申请、投标单位或供应商考察工作申请及领导批复。
2)参与投标单供、应商位的考察和选择投标单位、供应商。
3)将考察结果上报常务副总经理、总经理审定。
4)组织招编制招标文件。
5)招标部、财务部、综合部等相关部门传阅招标文件,并提出建议或意见。
6)招标部修改招标文件,报常务副总经理审批。
7)组织进行招标文件的发放与工程现场答疑,合约部参与。
8)招标部接收投标单位的投标文件。
9)负责组织公司各相关职能部门进行评标和开标,招标部主持开标会。
10)将评、开标结果报送常务副总经理审批决定。
11)招标部编制合同,将合同报公司总经理审批。
12)公司总工程师、常务副总经理根据招标工作情况组织相关人员对招标工作进行审查,并将审查结果纳入绩效考核。
5.4罚则
违反本规定进行招标,将对有关人员给予批评或通报批评。
已造成严重后果者应追究其法律责任。
5.5开标关键环节标准化流程及稽核制度
开标程序及要求
1)开标程序
A开标由招标人或其委托的招标代理机构主持并宣布开标会议开始。
B开标前,应先验证出席开标会议的各投标单位法定代表人或其委托代理人的身份。
C开标时,由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况。
D密封情况经确认无误后,由招标人或其委托的招标代理机构按招标文件规定的唱标顺序当众拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件中的其他主要内容。
E投标单位的法定代表人或其委托代理人签字确认开标记录。
2)开标稽查制度
A开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。
B开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
C投标人必须出席开标会议,并按照递交投标文件的先后顺序签到。
D在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达或未送达指定地点的,为无效投标文件,招标人应当拒收。
F投标人如对开标现场出现的问题有疑义,应当场书面提出,招标人及招投标监督机构应及时答复,并做好书面记录及录音、录像资料。
G.对于技术标暗标评审的,必须在监管人员监督下进行开封和编号,并及时封存编号信息;
暗标评审完毕后,应封存评标结果,再开启编号信息公布投标人名称。
评标程序及要求
3)评标程序
A宣布评标会议开始:
招标人或其委托的招标代理机构人员主持评标会议,公布评标委员会、投标单位及监督人员名单。
B宣布评标工作纪律:
监督人员宣读评标委员会工作纪律,评标委员会成员填写承诺书。
C介绍项目情况:
主持人介绍招标项目情况,宣读招标文件的主要条款,提供评标所需材料,无关人员退场。
D产生评委会主任:
评标委员会成员推举产生或者由招标人确定评标委员会主任,负责人主持评标工作。
E熟悉招标文件:
评委认真研究招标文件,熟悉评标方法、废标条件及评标标准等相关内容。
F评标:
评标专家根据招标文件规定的评标方法和标准,首先进行符合性审查;
然后按照量化评分表格,对通过符合性审查的投标文件进行系统评审和比较;
在正式打分前,各评委应向评委会通报评审中发现的问题,评委会主任负责整理汇总。
G质询与澄清及项目经理答辩:
评标委员会应以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或者补正,投标人应采取书面形式进行澄清或者说明,并签字确认;
投标人澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。
招标文件规定对项目经理进行答辩或面试考核的,应按招标文件规定执行。
H形成评标报告:
评标委员会主任主持计算各评委评分,形成书面评标报告。
对打分明显不合理的评委,应要求其当场澄清原因。
评标报告由评标委员会全体成员签字,对评标结论持有异议的评标委员会成员可以书面方式阐述其不同意见和理由。
4)评标稽查制度
A招标人依法组建的评标委员会负责评标,评委会名单一般应于开标前2小时以内随机从当地专家库中抽取确定,在中标结果确定前应当保密。
业主评委应当具备评标专家的相应条件,工程项目主管部门人员和行政监督部门人员不得作为专家和评委会成员参与评标。
评委在评标前应填写书面承诺、主动回避,认真熟悉和领会评标办法及评分标准,评标中应独立评审,坚持原则,公正评标。
B评标现场应有监控录像设备或录音设备,有可靠的隔离措施;
评标过程中评委不得离开评标现场,不得擅自与外界联系。
(6)项目组专业配置及岗位设置
职务 主要职责划分
项目负责人
项目负责人,负责整个项目的运作,包括签订招标代理合同、项目备案、招标公告、预审文件、招标文件的沟通、定案。
负责开标时招标人及监督人的接待、负责开标会、评委会。
负责整个项目的质量、进度、成本控制及推进,负责整个与项目相关的一切事宜。
技术负责人
提供技术支持、终审招标公告、招标文件、澄清修改文件等其他成果文件。
审核人员 复审招标公告、招标文件、澄清修改文件等其他成果文件。
项目负责人助理
负责协助项目负责人一起参与项目沟通、联络,负责做好一切项目负责人安排的工作。
包括招标代理合同、项目备案、招标公告、预审文件、招标文件的起草、修改。
负责将定案的招标文件送至相关部门备案,负责招标公告及中标公示的发布,保证金收取表,负责开标现场招标人签到表、监督人签到、评标表格的发放、汇总分数,评标报告的起草。
负责资料汇编、中标通知书的编制等。
负责项目结束后档案的交接。
主持人
负责按下列程序进行开标:
(1)宣布开标纪律;
(2)公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称,并点名确认投标人是否派人到场;
(3)宣布招标人、唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名;
(4)由招标人、投标人、监标人共同检查投标文件的密封情况;
(5)按投标人签到的逆顺序宣布投标文件;
(6)按照宣布的开标顺序当众开标,公布投标人名称、投标报价、质量、工期及其他主要内容,并记录在案;
(7)投标人代表、招标人代表、监标人、记录人等有关人员
在开标记录上签字确认。
项目组成员
负责开标现场投标文件及样品的收取,开标前水果、笔记本、打印机、投影仪、摄像机、台签、条幅、信封、话筒的准备及调试等。
负责开标后将投标文件分套,并分发给评委老师。
负责项目负责人的其它安排。
负责开标前表格制作、幻灯片准备、开标用招标文件的复印、开标一览表现场记录、资料汇编、的制作等。
评标时负责打印表格。
评标现场签字表必须由项目负责人和评委会主任审查后方可签字。
(二)代理方案
(1)保证业务流程合法合规、时效性
工作流程 主要工作内容及步骤 应填写的各项记录 备注
一、签定代理合同
1.接受业主的委托
2.收集所有立项建设相关批文
3.合同审查
4.签定代理合同及授权委托书确定项目负责人
1.合同审批表
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