行政机关合同管理制度Word格式.docx
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(1)对方具有签约资格(法定代表人或法人代表);
(2)内容符合法律和政策规定;
(3)双方具有履约能力;
(4)没有超越公司经营范围及经办人授权范围;
(5)条款完整,文字准确,签约手续完备;
(6)草案交部门主管。
2、组织合同谈判。
重大或法律关系复杂的合同谈判,必须在行政部的指导或参与下进行;
3、起草合同、组织协调、督促承办合同的履行,并及时将合同的履行情况向本部门及行政部报告;
4、承办合同的签订、变更、终止、解除并及时协助委托代理人办理有关手续;
5、办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;
6、收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料并归档。
第五章管理程序及权限
第六条凡在授权范围内洽谈的合同,经行政部,并经总经理同意方可成立。
经法定代表人或法人代表审核,签字后,在行政部盖章,必要时可请律师审核,工商部门鉴证。
第七条除公司总经理同意外,一律不得擅自对外部门或个人提供经济担保。
第八条合同发生变更或解除时,合同经办人应及时填写合同变更通知单(见附表三)并通知本部门和行政部。
第九条行政部协同经办人对合同变更,解除的正式文件,函电作出处理,以书面形式答复。
第十条合同履约过程发生违约事项,应按合同条款规定处理;
合同经办人应及时通知本部门和行政部,不得自行决定免罚。
第十一条合同争议或变更事项其协商结果须形成书面协议,作为原合同补充,并按协议执行。
第十二条合同纠纷协助商不成,应及时向有关部门和公司领导汇报。
和行政部整理、收集完整的合同文件、资料,并通知律师,根据合同规定,向有关机构提请仲裁或诉讼。
第六章签订合同的准备工作
第十三条签订合同的准备工作对于防范合同风险,保障公司的合法权益,具有重要意义。
公司签订的合同,均须经过事先准备并履行审查手续。
第十四条重大合同项目应成立由合同承办部门、相关
职能管理部门和行政部参加的谈判小组。
第十五条各承办部门在签订合同的准备工作中,必须严格审查下列事项:
1合同主体的审查。
主要有:
对方签
约部门或个人是否具有签约主体资格;
经营
范围;
履约能力;
资信情况及委托代理权限。
2合同手续的审查。
委托代理手续;
法律、法规规定须经有关部门批准、登记的手续等;
3合同内容的审查。
合同标的物是否合法;
合同约定是否完整、可操作;
权利、义务及违约责任是否明确;
文字表达是否准确、严谨、妥当。
执照、许可、证明或授权等书面材料,审查时应当核对原件。
合同对方为委托代理人身份的,应当留存委托代理书原件。
第七章合同的审查和批准
第十六条签订合同的准备工作已经完成,并对合同主要内容达成一致后,合同承办部门填报“合同会签审批表”将合同的有关文件同时分送各职能部门进行专业会审,然后由行政部进行综合审查。
第十七条需要送审的合同文件主要有。
1拟签订的合同文本;
2对方当事人主体资格、资信能力等有关资料;
3合同的其他必备文件。
4重大合同需提供有公司领导批准的项目可行性报告。
第十八条承办部门对合同的审查,主要是根据本专业的法规、政策和业务管理的规定,对合同的政策可行性、经济可行性、技术可行性等方面进行专业审查并出具审查意见书。
审查意见应具体、明确,审查期限不超过2天。
第十九条行政部会同法律专业人士对合同的审查,主要是根据国家法律和承办部门提供资料,审查当事人的主体资格,合同内容是否符合国家法律、政策的规定,合同法律条款是否完备,合同审核、签订的手续是否按规定的程序办理等,以保证所签合同合法有效。
行政部应当在收到全部材料之日起5日内出具审查意见
书,提出意见,重大或需要协调的合同,应在收到全部材料之日起10日内提出。
第二十条行政部认为合同背景不清或资料不全,可能影响本部门审查工作的,应及时通知承办部门说明或补充。
审查期限于事实查清或材料补齐之日起重新计算。
第二十一条审查部门提有修改意见的,应同时提供合同审查意见书;
承办部门未完全采纳审查部门意见的,还应当附有《审查意见未采纳说明》。
第二十二条合同承办部门应结合审查部门意见,与对方当事人进行充分协商,修改合同送审稿,形成正式合同文本。
第二十三条合同经过事先准备和审查程序后,报送公司财务总监审批,经财务总监审批后,报送法定代表人或法定代表人授权的负责人批准。
第二十四条报批的合同文件包括:
正式合同文本,合同会签审批表。
第二十五条公司对外签订合同应当使用合同专用章。
并在用《用印登记表》(见附表二)上登记备案。
合同专用章启用后,合同文本上均不得加盖部门公章、内部机构章等其他印鉴。
第二十六条法律、行政法规规定应当办理批准、登记、公证等手续或公司认为需要公证、见证的合同,合同签订后应当办理批准、登记、公证、见证等手续。
第八章合同的签约
第二十七条公司对外发生经济往来,除标的额较小
(万元下)或能即时清结的外,均须签订书面合同;
虽能即时清结但属批虽、交易额较大,或当时难以监测产品内在质虽和技术性能及容易引起纠纷的交易,也应签订书面合同。
第二十八条公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。
委托代理人必须依据授权委托书(见附表四)规定的权限和范围签订合同。
第九章合同章和合同文本保管
第二十九条凡订立,变更,解除的经济合同,应当使
用合同专用章方可生效。
第三十条合同专用章由专人保
管,任何部门、人员不得借用、代用合同章,违反规定造成的后果,由印章保管人负责;
发生遗失,应及时报告处理。
第三十一条使用合同专用章或办理授权手续,应持有“合同会签审批表”及公司领导批准的合同文本。
第三十二条签订合同应当使用工商行政管理部门监制的合同统一文本或参照规范文本,具体份数按实际情况确定,但我方至少留存四份,行政部一份、财务一份、承办部门一份、档案室一份。
第三十三条档案管理员对生效的合同,建立档案,及进分类,整理,立卷,统一装订归档。
如需调阅,根据权限调用。
第十章考核与奖罚
第三十四条任何部门和个人不得为弄虚作假、循私舞弊、推卸责任的违法行为
提供证明、证照、帐户、凭证以及其它便利条件。
第三十五条违反本办法的,行政部视情节轻重报请分管领导批准后分别给予警告、辞退等处分,并收回授权委托书。
第三十六条违反本办法或合同承办人员玩忽职守、滥用职权、循私舞弊的,法律、法规已有明确规定的,从其规定;
法律法规未作规定的,合同管理部门视其情节轻重,书
面报分管领导批准后分别给予扣除一定比例的奖金或工资、
追回损失、通报批评的处分,或给予辞退,触犯刑律的,移
送司法机关追究法律责任。
第三十七条有下列情形之一
者对责任者酌情扣发奖金
1、违法或违反公司规定签订合同的;
2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍
或发生纠纷的;
3、没有代理权、超越代理权或代理权丧失后签订合同
的,但法定代表人在一个月内追认代理的除外;
4、没有对合同对方进行资信审查,或资信审查不认真、不准确,给公司造成经济损失的;
5、由于承办部门及个人的原因造成我方违约的;
6、对方违约给我方造成损失而未及时给予追究的;
7、拒绝、阻碍合同管理人员依法执行职务的;
8、对检举和揭发者进行打击报复的;
9、不按时将已签订的合同交行政部备案的;
10、履行过程中,因部门之间相互推诿影响合同的履行,而造成较大经济损失的;
11、变更或解除合同时不依法办理,从而发生纠纷造成经济损失的;
12、因我方不按期履行合同而败诉的,视其给公司所造成的损失大小给予处罚;
13、有意逃避行政部审查的;
14、不负责任、玩忽职守,错签合同或购进伪劣产品的;
15、与对方蓄意通谋签订合同的;
16、应采用而未采用书面形式订立合同的。
第三十八条发生第三十八条行为造成经济损失的,对
责任者给予该条款规定处罚的同时,按下述规定再予处罚:
篇二:
合同管理制度
第一条为加强合同的管理,规范和约束公司的经营行为,维护公司的合法权益,杜绝风险存在,根据《合同法》及有关法律法规,结合公司的实际情况,特制定本制度。
第二条公司对外发生以下业务,均须以书面形式签订合同。
1、对外投资(接受投资);
2、借入(借出)款项(不含公司内借款);
3、分两次以上收(付)款的单笔业务;
4、服务期限在4个月以上的单次收(付)款业务;
5、单次付款(收款)金额在10,000元以上的生产经营用原材料、机器设备(产品)采购(销售)业务。
第三条合同标的具备招投标条件的,一般通过招投标程序再订立合同。
第四条公司对合同实行专业归口管理,法人委托书管
理,合同专用章管理。
第五条本制度适用于x公司。
第六条本制度由总则、合同相关部门的职责、合同订立条件、合同主要内容、合同订立、合同履行和评价、合同的变更解除、合同纠纷的处理、合同章及合同的管理、附则十部份组成。
第二章合同相关部门的职责
第七条公司的合同主管部门为法务部(行政暂兼),全面负责法律咨询、法律事务和合同管理的日常工作,其具体职责:
1、负责联系公司聘请法律顾问,法律顾问参与企业合并、分立,投资、入股等重大合同谈判、签约的法律咨询服
务;
负责对公司委托审查的合同提出法律意见,供决策参考:
接受委托处理各类合同纠纷的协商、调解,代理仲裁、诉讼案件等法律事务工作;
2、参与公司重大工程、采购及投资项目的谈判;
负责从财务角度对合同进行审核把关;
3、负责管理公司合同专用章,建立合同台账,填写合同报表,保管合同文本、变更函件与合同有关的资料,办理合同资料年终归档,建立合同档案(合同档案原件由行政部、财务部各执一份)。
第八条合同承办部门指公司内部需签订合同的部门;
合同承办部门由业务对口的分管领导负责;
承办人指具体负责合同签订的公司员工。
1、合同承办部门主要职责:
在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;
依照“谁签订合同谁负责”的原则,对本部门所承办签订合同的主体资格,履约能力的可靠性,合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果负直接、主要责任;
负责按质、按虽、按时全面履行合同,避免出现违约给公司造成损失;
协调对方及与合同相关部门的关系。
2、合同承办人主要职责:
承办人对客户资信调查的真实性负直接责任;
负责本部门合同文本及相关文书的起草,送部门负责
人修改,再由法务人员斟酌完善;
送相关部门会签;
呈送分管领导复核审批;
及时掌握合同履行的进展情况,发现问题及时向部门经理汇报,并提出解决问题的意见和建议;
负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同的有关文件,及时送交合同主管部门行政部、财务部归档。
第三章合同订立条件
第九条公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。
承办人依据经相关权限人签字审批后的“合同评审签发单”代表法定代表人签订合同。
承办人未办理“合同评审签发单”对外签订的合同无效(其经办人将负全责)C
第十条合同承办部门对经办的合同,经审查具备以下条件的,方可办理签约手续。
1、“合同评审单”中的评审流程已完成;
2、依据合同性质确定合同类别,正确使用合同示范文
本;
3、对方应具有的条件:
对新客户(供应商)的营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠;
对已有业务关系的客户(供应商)应审查其以往付款情况,以及近期经营状况有无负面的重大变动;
所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计虽合格证、建筑工程资质证、装修资质证、物业管理资质证、广告许可证等相关法定证件齐备;
正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续;
合同签订人的身份、资格,合法有效。
4、合同内容具有合法性、严密性、可靠性。
合同条款齐备、文字准确,风险控制到位。
第四章合同主要内容
第十一条合同主要内容包括如下八项:
1、当事人的基本情况:
①当事人的姓名(自然人)或名称(经济组织);
②法定代表人(负责人);
③住所(自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地);
④电话、传真;
⑤营业执照号;
⑥银行账号;
2、合同标的:
标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。
如买卖合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等;
3、数
4、质虽;
5、价款、结算方式和付款方式;
6、履行期限、地点和方式;
7、违约责任;
8、解决争议的办法。
第五章合同订立
第十二条合同订立程序,一般包括调研准备阶段和治谈签约两个阶段。
第十三条调研准备阶段
l、订约资格与履约能力的调查。
按照对客户资信调查的规定,对新开客户要即时调查,长期客户要定期考查的要求,合同正式签订前,对于新客户,承办部门需填写“前期调查表”,对客户资信情况做出评价,部门负责人签字,作为审批合同的附件;
2、可行性研究。
确定了目标市场与客户关系后,应根据公司的经营意图和自身特点、市场需求制定出经营方案。
作为对外洽谈、交易的依据。
第十四条洽谈签约阶段:
1、合同谈判:
合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责;
重大或法律关系复杂的合同应由合同主管领导和承办部门联合组成谈判小组。
合同谈判小组负责人由董事长确定。
合同承办部门为合同谈判小组牵头部门,负责对谈判要点进行纪录,形成“谈判会议纪录”并由谈判小组成员签字确认。
2、合同起草:
合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负责,必要时可由律
师根据谈判要点起草和修正。
合同起草应做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、风险控制到位。
3、合同评审:
合同承办部门的承办人员应填写“合同评审单”,将合同文本、合同对方资料、招标相关资料送至相关要限人评审,必要时还须提供合同签订背景情况说明。
若评审人提出有需要修改的地方,应由承办人修改后重新执行修改、复审及完善。
合同金额评审人权限,合同总价在300,000元以下的总经理为最终评审人;
合同总价超过300,000元的,董事长为最终评审人;
合同条款评审人分为专业评审人和一般评审人两种。
一般评审人根据合同金额确定最终评审人(评审小组人员由董事长选定);
工程类合同
1本制度所称建设工程指建筑工程、设备安装工程、基础设施工程(供水、供电、煤气燃气、供暖、通讯、智能化、小区配套、环境工程、公建)等;
2工程合同由工程部负责起草、谈判。
建设工程合同条
款的起草应参照《建设工程施工合同示范文本》(GF-91-02
01)第83号)及《建设工程价款结算暂行办法》(财建[20XX]369号)。
建设工程合同及合同预算须送造价审计部、财务部审核;
3工程合同需经工程师(质虽、工期、形象进度等技术部分)、预算师(合同价款、计价方式、费用、经济签证等)、财务经理(付款方式)进行专业评审后,方可提交合同承办
部门的分管副总(就合同条款的合法性、完整性负第一责任)、总经理、董事长进行一般评审。
工程类合同评审附属文件包括:
施工图、预算书、招标文件、投标文。
合同对方
应提供施工资质证复印件
合同均需财务经理进行专业评审后,提交合同承办部门的分管副总(就合同条款的合法性、全面性)、总经理、董事长、进行一般评审。
4、合同定稿:
合同由承办部门经理和分管领导根据评
审意见定稿。
若评审人会签的有“需修改”意见,则需重新修改和评审。
对于评审意见无法达成一致同意的,为不耽搁时间将由合同金额最终评审人直接定稿(附公司文件号)
历次“合同评审签发单”作为最新“合同评审签发单”的附
件,合同承办部门不得废弃。
5、签字盖章:
定稿的合同,承办人可凭“合同评审单”签字,并持“合同评审单”申请加盖合同专用章。
公司合同一律盖“合同专用章”,凡申请盖公章的,须由合同专用章保管人签字同意。
6、合同原件资料归档:
所有合同一般公司留存两份。
7、外部有关于续:
法律法规规定需经专门机关批准的合同,合同签订后应由承办部门办理审批手续;
凡国家规定需经有关部门登记或备案的合同,必须向规定的部门申请登记或备案;
凡按有关规定必须鉴证的合同,必须申请鉴证;
法律规定或合同约定进行公证的合同
必须进行公证。
第六章合同履行和评价
第十五条合同的履行阶段
1、承办部门负责组织、协调合同规定的公司义务的全
面履行,督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。
合同承办人应将合同的履行情况及时向董事长汇报;
2、合同签订后,承办部门应在2日内将合同文本复印件送达与履行合同有关的部门并将合同义务分解落实;
3、对应验收的标的物,应由有关部门验收后签署验收证明。
对验收不合格或与合同规定不符的标的物,应由承办部门在即日提出书面意见,按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议,尽快采取适当措施解决;
4、凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的,财务部有权拒绝办理。
财务部经理应随时督促合同承办部门保障合同双方如约履行合同;
5、合同承办部门应定期对到期合同履行情况进行检查。
问题较大的应书面上报董事长。
第十六条总结评价阶段
合同承办部门要对重大合同的履行情况按进行总结,分析执行结果,评价合同伙伴,总结经验教训。
第七章合同的变更、解除
第十七条合同虽已签订,但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为,严重损害公司利益的,合同承办部门应及时与对方协商变更或解除合同,并以“工作审批单”逐级审批汇报,申请采取合法有效的措施,制止危害行为的发生,必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。
第十八条对于工程类合同在执行过程中涉及经济签证的,合同承办部门应根据明确的修改图纸,则按图纸计算变更工程虽;
如无明确图纸须进行现场丈虽确认,并绘制图纸或拍照录像,以保存第一手原始资料。
第十九条经双方协商变更、解除合同的内容,应签订书面协议,签订的补充协议按正常合同依本制度的规定办理手续,作为原合同的附件进行管理。
第八章合同纠纷的处理
第二十条合同违约必须依法承担违约责任。
对方违约要按规定索取违约金,如造成经济损失还应索取赔偿金;
我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门查清原因,以
“工作审批单”形式逐级审批后按规定办理违约金和赔偿于续。
第二十一条发生合同纠纷后,承办部门应首先及时与对方协商解决。
因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我公司合法权益不受侵犯;
因我公司责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽虽采取补救措施,减少我公司损失;
因双方责任引起的
篇三:
郑州市行政机关合同管理办法郑州市行政机关合同管理办法
第一条为加强对行政机关订立、履行合同行为的管理预防和减少合同纠纷,维护国家利益和社会公共利益,维护
行政机关的合法权益,保障行政安全,根据有关法律法规,
结合本市实际,制定本办法。
第二条本市行政机关履行职责、提供公共服务或从事民事法律行为时,与公民、法人或其他组织经协商一致,订立合同、协议及其他合意性法律文书,适用本规定。
第三条本规定所称行政机关合同,主要包括下列类型
(—)国有土地、滩涂、水域、森林、荒山、矿山等自然资源的租赁、发包、承包、出让合同;
(二)国有资产的建设、养护、出租、承包、买卖合同;
(三)行政征收、征用、委托合同;
(四)政府采购合同;
(五)行政机关签订的招商引资合同;
(六)行政机关借款合同;
(七)行政机关签订的其他合同。
第四条市政府法制机构统一负责全市行政机关合同的管理和监督工作,并定期向市政府报告实施情况。
政府部门应协助同级政府法制机构做好政府合同的管理工作。
政府及政府部门的法制机构具体负责本单位的合同管理工作。
第五条行政机关订立合同,应当遵循合法、诚信、权
利义务相一致的原则
第六条行政机关订立、履行合同,实行事前法律风险防范、事中法律过程控制、事后法律监督和补救相结合的原则。
第七条行政机关订立合同实行法制审核制度。
行政机关的法制机构具体负责本单位合同的法制审核工作;
未经法制机构合法性审核或经审核不合法的,不得订立合同。
第八条政府订立的合同,由其法制机构负责法制审核;
政府派出机构和政府工作部门订立的合同,由其承担法制职能的机构负责法制审核。
根据政府授权或委托签订的合同,由同级政府法制机构负责法制审核。
第九条行政机关合同管理实行逐级备案制度。
政府部门应于每季度结束后10日内,将本季度本单位
签订合同的目录以及履行合同的情况,向同级政府法制机构书面报备;
下级政府应于每季度结束后20日内,将本季度
本地区行政机关签订合同的目录以及履行合同的情况,向上级政府法制机构书面报备。
第十条行政机关合同由负责签订合同的部门每年清理1次,并将清理情况书面通报政府法制机构。
第十一条行政机关合同的法制审核、备案、清理等工作纳入市依法行政责任制评议考核范围。
第十二条行政机关在订立合同前,应对合同对方当事人的资产、资质、信用、履约能力等情况进行全面了解,对资信不明或资信状况不好,乂无可靠担保单位的,不得与之订立合同。
第十三条合同一般应当具备以下条款:
(一)合同主体的名称或者姓名和住所;
(二)合同标的或者项目的详细内容;
=(三)合同当事人的权利和义务;
(四)履行期限、地点和方式;
(五)违约责任及赔偿损失的计算方法;
(六)合同变更、解除及终止的条件;
(七)合同争议解决方式;
(八)生效条件、订立日期。
第十四条行政机关订立合同不得有下列内容:
(一)超越行政机关职权范围的承诺或者义务性规定;
(二)违反法律规定以行政机关作为合同保证人;
(三)其他违
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